Statut: vigent · Texte en vigueur au 23/10/2026 · Données jusqu’au BOPA du 22/10/2026 · Publiée au BOPA núm. 57, any 2024 (22/05/2024) · Page complète (historique des versions)
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Le présent Règlement régit l'utilisation des moyens numériques dans l'Administration générale, dans le cadre établi par la Loi 14/2023 , du 3 juillet, portant texte consolidé du Code de l'Administration.
1. Le présent Règlement est applicable à l'Administration générale, entendue comme le Gouvernement d'Andorre et les organes placés sous sa direction.
2. Le présent Règlement est également applicable aux usagers, entendus comme les personnes physiques et les représentants des personnes morales ou bien les personnes morales par l'intermédiaire de leurs représentants ou mandataires accrédités, ayant la capacité d'agir, lorsqu'ils utilisent des moyens numériques dans leurs relations avec l'Administration générale.
3. Le présent Règlement est applicable au reste de l'Administration publique, aux comuns et aux quarts et aux organes qui en dépendent, à d'autres entités et aux organismes autonomes ou entités parapubliques, lorsque les conventions correspondantes le prévoient, dans les champs d'application correspondants.
1. Le présent Règlement s'applique aux actions auxquelles participe l'Administration générale qui sont réalisées par des moyens numériques, et concrètement aux suivantes :
a) Les relations avec les usagers qui ont un caractère juridico-administratif.
b) La consultation par les usagers de l'information publique administrative et des données administratives détenues par l'Administration générale.
c) La prestation des services numériques en tant qu'ensemble des services publics, procédures administratives et démarches auprès de l'Administration générale et de l'administration communale, lorsqu'il existe des conventions, accessibles par voie électronique, conformément aux dispositions du présent Règlement.
d) Les services numériques sont le résultat des processus de l'Administration générale et constituent l'ensemble des activités développées par l'Administration générale par voie électronique.
e) Le traitement de l'information obtenue par l'Administration générale dans l'exercice de ses prérogatives.
2. Pour rendre possible l'action administrative numérique, le présent Règlement :
a) Fixe les principes directeurs pour l'impulsion et le développement de l'administration numérique dans le domaine de l'Administration générale, orientés vers une vision centrée sur les citoyens.
b) Établit les droits et les devoirs qui doivent régir les relations des usagers avec l'Administration générale dans les services numériques.
c) Régit les conditions et les effets juridiques de l'utilisation des moyens numériques dans l'instruction des procédures administratives de l'Administration générale.
d) Régit la présence de l'Administration générale et le modèle sur Internet.
e) Établit les instruments et le modèle de fonctionnement interne pour la qualité et l'amélioration continue de l'accueil des citoyens, spécifiquement le système de consultations, de plaintes et de suggestions des services numériques.
f) Crée et régit le Portail général de l'Administration, le Siège électronique de l'Administration générale, le Registre électronique de l'Administration générale, le tableau d'affichage et d'autres instruments de l'administration numérique conformément à la Loi 14/2023 , du 3 juillet, portant texte consolidé du Code de l'Administration.
g) Crée le Registre électronique des représentants et régit le système de représentation par des moyens électroniques.
h) Régit l'utilisation des moyens électroniques par les organes collégiaux de l'Administration générale.
i) Établit les systèmes d'identification et d'accréditation dans le domaine de l'Administration générale, conformément aux dispositions de la Loi sur les services de confiance électronique et du Code de l'Administration.
j) Établit le modèle de gouvernance des services numériques.
3. Les principes généraux contenus dans le présent Décret sont applicables aux communications et informations échangées avec les usagers qui ne sont pas soumises à une réglementation spécifique.
4. En ce qui concerne le Siège électronique du Gouvernement, son champ d'action s'étend aux organismes déterminés dans les instruments de collaboration avec d'autres administrations publiques que, le cas échéant, formalise l'organe responsable de la transformation numérique, conformément aux dispositions de la disposition additionnelle deuxième de la Loi 14/2023 , du 3 juillet, portant texte consolidé du Code de l'Administration et de la Loi 32/2017 , du 20 décembre, de collaboration entre l'Administration et les comuns et entre les comuns. De même, le présent point est également applicable aux organismes publics et aux entités de droit privé dépendant de l'Administration générale qui, en raison de leur rattachement au droit public, doivent utiliser des outils numériques qui, en application des normes, doivent fournir un service au citoyen au moyen des sièges ou sous-sièges.
L'action de l'Administration, par voie électronique, est régie par les principes généraux prévus suivants :
a) Le respect du droit à la protection des données à caractère personnel dans les termes établis par la législation applicable, dans les autres lois spécifiques qui régissent le traitement de l'information et dans leurs normes d'application.
b) Principe d'égalité, afin qu'en aucun cas l'usage de moyens numériques ne puisse entraîner l'existence de restrictions ou de discriminations à l'égard des usagers qui entrent en relation avec l'Administration générale par des moyens non électroniques, tant en ce qui concerne l'accès à la prestation de services publics qu'en ce qui concerne toute action ou procédure administrative, sans préjudice des mesures visant à encourager l'utilisation des moyens numériques.
c) Principe d'accessibilité à l'information et aux services numériques dans les termes établis par la réglementation en vigueur, dans les limites des possibilités technologiques à la disposition de l'administration numérique, afin de garantir l'accessibilité pour les groupes qui le requièrent, en particulier pour les personnes âgées et les personnes en situation de handicap.
d) Principe de légalité quant au maintien de l'intégrité des garanties juridiques des usagers établies dans le Code de l'Administration.
e) Principe de sécurité dans la mise en œuvre et l'utilisation des services numériques par l'Administration générale, en vertu duquel est exigé au moins le même niveau de garanties et de sécurité que celui requis pour l'utilisation de moyens non électroniques dans l'activité administrative.
f) Principe de proportionnalité, en vertu duquel ne sont exigées que les garanties et mesures de sécurité adaptées à la nature et aux circonstances des différents services numériques et actions. De même, ne sont demandées aux usagers que les données strictement nécessaires au regard de la finalité pour laquelle elles sont sollicitées.
g) Principe de responsabilité et de qualité, selon lequel l'Administration doit garantir la mise à disposition, par des moyens numériques, d'une information complète, authentique, véridique et actualisée, claire et compréhensible et accessible aux citoyens, et la prestation de services doit conduire à l'évaluation et à l'amélioration constante, avec la collaboration des citoyens.
h) Principe de neutralité technologique et d'adaptabilité au progrès des techniques et des systèmes de communications électroniques. L'Administration générale doit utiliser de préférence des standards ouverts ainsi que, le cas échéant et de manière complémentaire, des standards d'usage généralisé par les usagers, dans la limite de ses possibilités.
i) Principe de simplification administrative et de minimisation, par lequel sont réduits de manière substantielle le nombre et la complexité des formalités, les temps et les délais des services numériques, et est amélioré le service aux citoyens par l'usage des moyens numériques, dans le but de parvenir à une intégration des processus.
j) Principe de transparence, de publicité et de traçabilité de la procédure, par lequel l'usage de moyens numériques doit faciliter la plus large diffusion, publicité et transparence des actions administratives ainsi que l'adoption de systèmes et d'applications pour la traçabilité des actions menées par l'Administration et les citoyens dans les relations administratives par voie électronique.
k) Principes d'efficacité, d'efficience et d'économie, en vertu desquels la mise en œuvre des moyens numériques au sein de l'Administration générale est guidée par les critères suivants : l'impact et l'utilisation, par les usagers, des services fournis dans l'accomplissement de leurs fins ; les groupes de population auxquels ils s'adressent ; les améliorations réalisables pour la prestation du service ; l'intégration des systèmes de relation avec les usagers, avec le reste de l'organisation et avec les systèmes d'information ; le niveau d'effort technique, organisationnel et économique requis ; la maturité et la disponibilité des technologies, et la coordination entre les services.
l) Principe d'interopérabilité, par lequel l'Administration doit garantir l'adoption des standards d'interopérabilité et veiller à ce que les systèmes d'information utilisés soient compatibles et capables de partager des données et des documents avec d'autres.
m) Principe de personnalisation et de proactivité, par lequel la personnalisation et la proactivité dans l'accueil des citoyens s'entendent comme la capacité de l'Administration, à partir de la connaissance acquise par l'usager final du service, à fournir des services pré-remplis et à anticiper ses éventuels besoins.
n) Principe d'omnicanalité des moyens, par lequel les applications et les systèmes d'information doivent permettre aux personnes intéressées qui ne sont pas tenues d'utiliser les moyens numériques de changer le canal par lequel elles entrent en relation avec les administrations publiques, en assurant l'intégrité et la sécurité juridique de l'ensemble de la procédure.
o) Principe d'innovation dans la création des services numériques en tant qu'impulsion pour la création de nouveaux services numériques conformément à l'évolution et à l'amélioration permanente de la prestation des services publics, en tirant parti de tout le potentiel de l'innovation et de la technologie, en créant de la valeur publique et en plaçant l'expérience des personnes au centre de la conception du service. De même, impulsion de la prestation de services numériques en tenant compte des procédures associées à un service public, afin de faciliter aux personnes un traitement unifié des services.
L’Administration a les devoirs suivants :
a) Promouvoir l’usage du canal numérique, en menant des actions visant à réduire la fracture numérique.
b) Offrir un accès gratuit aux outils d’accès aux services numériques, en particulier encourager l’usage des services de certification électronique.
c) Maintenir actualisée, objective, utile, véridique, sûre, réutilisable et accessible l’information publique diffusée par le biais de son portail institutionnel et des services auxquels il est possible d’accéder, en se conformant aux principes directeurs du présent Règlement.
d) Permettre au citoyen de formuler des consultations, des suggestions et des réclamations, et y répondre.
e) Faciliter l’accompagnement dans l’usage de ces moyens numériques et fournir des informations et des conseils sur les aspects techniques et juridiques de l’usage des moyens numériques et sur les conditions de fonctionnement, d’accès et de réutilisation de l’information et des services électroniques.
f) Conserver sous format électronique les documents et les données faisant partie du dossier.
g) Se coordonner au sein de l’Administration et avec d’autres administrations et entreprises parapubliques et privées afin de proposer des solutions intégrées et unifiées.
h) Le devoir de ne pas demander de documents ou d’informations déjà en possession de l’Administration, ce qui implique que : i. Si l’organe administratif qui instruit la procédure possède les données ou les documents ou y a accès par voie électronique, il doit les verser à la procédure. ii. Si l’organe administratif qui instruit la procédure ne possède pas les données ou les documents, il doit les demander à l’organisme qui les détient, et doit les obtenir par voie électronique par le biais de ses réseaux institutionnels ou par consultation de la Passerelle d’échange de données et de documents de la Principauté d’Andorre ou d’autres systèmes électroniques habilités à cet effet. iii. Si, exceptionnellement, l’organe administratif qui instruit la procédure ne peut pas obtenir les données ou les documents, il peut exiger de la personne intéressée la présentation du document original, ou la confrontation des copies qui ont été produites avec le document original au moyen de la présentation de ce dernier, conformément aux dispositions de la législation.
i) Mettre en ligne toutes les informations, tous les formulaires et tous les services et, lorsque le circuit complet n’est pas possible, permettre au moins le téléchargement et le lancement du service numérique.
j) Assurer la confidentialité et la sécurité des communications entre l’Administration et le citoyen dans la mesure de ses possibilités.
1. Les usagers jouissent des droits suivants :
a) Le droit d’entrer en relation avec l’Administration par des moyens numériques, de présenter des documents, d’accomplir des formalités et des procédures et, de manière générale, d’exercer les droits et les facultés que leur reconnaît l’ordre juridique administratif, en toute validité et sécurité, sauf dans les cas où une norme ayant rang de loi prévoit l’utilisation d’un moyen non électronique ou dans les cas où l’usage d’un moyen non électronique découle d’une norme ayant rang de loi.
b) Le droit à ce que l’Administration s’adresse à eux par ces moyens numériques et d’obtenir des documents sous formats électroniques.
c) Le droit de ne pas présenter de documents qui se trouvent en possession de l’Administration générale ou des autres administrations publiques avec lesquelles la première a signé une convention d’échange d’informations.
d) Le droit d’accéder à leurs informations administratives par des moyens numériques.
e) Le droit d’accéder à l’information publique figurant sur le Siège électronique, pour autant que les moyens le permettent.
f) Le droit d’accéder aux services numériques et de les utiliser indépendamment des outils technologiques employés, dans des conditions de sécurité technique et juridique.
g) Le droit à la confidentialité et à la protection de ses données personnelles ainsi que les autres droits que lui confère la réglementation en matière de protection des données, en particulier le droit à ce que les informations personnelles ne puissent être traitées à aucune autre fin.
h) Le droit d’agir par l’intermédiaire d’un représentant dans les services numériques.
i) Le droit de participer, au moyen de suggestions ou de tout autre moyen de recueil d’informations auprès des usagers, à l’amélioration des services numériques.
j) Le droit d’être informé de la transmission d’une demande reçue par l’autorité non compétente à l’autorité compétente.
2. Les usagers ont les devoirs suivants :
a) Le devoir de fournir des informations véridiques, complètes et actualisées, adaptées aux finalités pour lesquelles elles sont demandées.
b) Le devoir de respecter les conditions d’utilisation.
c) Le devoir d’utiliser les canaux et les procédures créés pour chaque cas.
d) Le devoir de conserver les documents et tous éléments d’identification personnels et incessibles utilisés dans les relations administratives par voie électronique.
e) Le devoir de garantir la véracité des données et leur actualisation, sans préjudice des conditions d’utilisation qui, le cas échéant, sont établies.
f) Le devoir d’entrer en relation avec l’Administration par des moyens numériques conformément aux dispositions de l’article 7.
1. Conformément à l'article relatif aux droits et obligations découlant de l'utilisation de moyens électroniques dans l'Administration publique de la Loi 14/2023 , du 3 juillet, portant texte consolidé du Code de l'Administration, sauf disposition contraire d'une loi, sont tenues de communiquer avec l'Administration publique exclusivement par voie numérique les personnes ou entités indiquées ci-après :
a) Les personnes physiques et morales qui exercent une activité professionnelle, marchande, commerciale, industrielle ou de nature analogue, dans l'exercice de ces activités.
b) Toute personne physique, morale ou entité ayant des salariés à sa charge, dans l'exercice des activités visées à la lettre précédente.
c) La personne qui exerce une activité professionnelle en représentation d'une personne intéressée.
2. Sauf si une loi établit l'obligation de communiquer avec l'Administration publique par voie numérique, les personnes non soumises à l'obligation prévue au paragraphe précédent peuvent choisir, lors de l'engagement de la procédure, le mode de communication avec l'Administration publique, sans préjudice du caractère électronique de la gestion.
3. Afin que la voie de la Seu electrònica soit utilisée de manière préférentielle pour l'instruction des démarches, l'Administration publique doit faciliter l'accompagnement dans l'utilisation de ces moyens numériques.
4. À titre exceptionnel, les personnes tenues d'utiliser les moyens numériques peuvent demander à l'instructeur du dossier l'utilisation d'autres mécanismes dans leurs relations avec l'Administration publique, et doivent justifier de l'impossibilité de communiquer par voie électronique. Il est statué sur la demande dans un délai de cinq jours, et la décision n'est susceptible d'aucun recours.
5. Le personnel de l'Administration publique, dans les relations internes de l'Administration publique, agit exclusivement par voie numérique, en utilisant la signature électronique pour la souscription des documents administratifs.
1. Le modèle de présence sur Internet de l'Administration générale constitue une partie essentielle des services numériques et de l'information du citoyen par voie télématique.
2. Ce modèle relève de la stratégie d'administration numérique que le Gouvernement définit dans les projets ou programmes, selon le calendrier et les ressources prévus à cet effet.
3. Ses finalités et caractéristiques sont définies par l'organe compétent en matière d'administration numérique au moyen d'un protocole.
4. En tout état de cause, il est composé :
a) Des domaines qui constituent le Portail électronique de l'Administration et de la Seu electrònica, ainsi que des sous-domaines qui leur sont liés et rattachés.
b) Des éléments communs du modèle, qui garantissent la qualité et l'homogénéité des contenus et services des sites web du Gouvernement, et qui définissent et organisent les ressources nécessaires à leur fonctionnement.
c) Du moyen d'accès aux services numériques au service du citoyen au moyen des sièges électroniques correspondants.
1. Les contenus et services qui constituent la présence sur Internet de l'Administration générale et de ses organismes et entités rattachés doivent être liés à l'exercice des fonctions et à la prestation de services propres aux organes qui la composent, et doivent renvoyer, le cas échéant, à la Seu electrònica institutionnelle.
2. Pour le meilleur accomplissement de sa mission de service, le portail institutionnel peut intégrer des liens, contenus et informations de tiers, à titre purement informatif et sans que cela n'implique aucune autorisation de ces contenus ni aucune prise de responsabilité à l'égard de ces contenus. Le tout sans préjudice du respect des dispositions de la législation en matière de propriété intellectuelle et de réutilisation des informations du secteur public prévue par la législation en vigueur.
3. En tout état de cause, une information complète, actualisée et fiable doit être fournie, et la sécurité de l'accès à cette information et aux services doit être garantie, ainsi que l'accessibilité pour les personnes en situation de handicap.
4. Le contenu des sites web proposé par les différents ministères doit suivre le schéma et la politique de communication du Service de communication du Gouvernement.
Le modèle de présence sur Internet du présent Règlement et les éléments de l'administration électronique régis par les chapitres 3, 4, 5 et 6 du présent Règlement sont régis par la date et l'heure fixées par référence au temps universel coordonné (UTC), ainsi que par le calendrier officiel correspondant à la paroisse d'Andorra la Vella, qui doivent figurer de manière visible sur ces éléments.
1. El model de presència a Internet d’aquest Reglament i els elements de l’administració electrònica regulats en els capítols 3, 4, 5 i 6 d’aquest Reglament han d’estar disponibles cada dia de l’any i durant les 24 hores del dia, excepte per una situació extraordinària o per incidències tècniques.
2. Quan per raons tècniques es pugui preveure que els serveis digitals no han d’estar operatius, l’Administració ho ha d’anunciar amb el màxim d’antelació possible.
3. La Seu electrònica i el Registre electrònic han d’informar de la suspensió temporal del servei i, si escau, de la previsió de la durada i de l’adopció de mesures correctives.
4. En els casos d’interrupció no planificada, i sempre que sigui possible, l’usuari ha de veure un missatge en què se li comuniqui la interrupció del servei.
5. Mentre duri qualsevol de les situacions dels punts anteriors, l’òrgan competent pot determinar, mitjançant una resolució expressa, l’ampliació dels terminis afectats. Tret de causa justificada, tots els terminis que haguessin de vèncer mentre duri la incidència s’amplien automàticament fins al dia hàbil posterior a la restitució del funcionament.
1. L'Administration générale n'est pas responsable, sauf indication contraire, du contenu, de l'intégrité, de la véracité ou de la mise à jour d'aucun des liens ou hyperliens pouvant figurer dans les sites web et dans les services numériques du présent règlement qui relèvent d'un organisme ou d'une administration publique différente. Elle n'est pas non plus responsable de l'accès par les utilisateurs, ni du résultat obtenu à la suite de cet accès, ni des dommages et préjudices qui peuvent en découler.
2. Dans ce cas, les sites web et les services numériques du présent règlement établissent les moyens nécessaires pour que l'utilisateur sache si le lien ou l'hyperlien auquel il accède relève d'un organisme ou d'une administration publique différente.
3. Tous les sites web et les services numériques régis par le présent règlement doivent intégrer un avis juridique, la politique en matière de cookies et la politique de confidentialité homogène et institutionnelle.
4. Les administrations autres que l'Administration générale sont responsables des liens ou hyperliens communiqués au Gouvernement d'Andorre.
1. Est établie la politique de noms de domaine de l'Administration générale et de ses organismes et entités dépendants, qui doit maintenir une cohérence adéquate avec la structure des sites web du Gouvernement. Son organisation est hiérarchisée :
a) Govern.ad constitue le domaine de niveau supérieur à partir duquel est défini le Portail électronique du Gouvernement, et les sous-domaines existant à tout moment sont organisés en lien avec ce dernier. Tous les sites web, contenus et services qui constituent la présence de l'Administration générale et de ses organismes et entités dépendants sur Internet doivent être affichés et diffusés sous ce domaine principal.
b) Govern.ad constitue l'image et la marque sur Internet et donne accès au Siège électronique des services publics de l'Administration générale et de ses organismes et entités dépendants.
c) La publicité des différents sites web de l'Administration générale et de ses organismes et entités dépendants, qu'ils aient ou non souscrit un domaine, doit faire référence au sous-domaine dépendant de govern.ad qui leur a été attribué.
d) Nonobstant les dispositions du paragraphe précédent, la publicité des sites web auxquels ne correspond pas un sous-domaine propre doit faire référence à l'adresse électronique liée à govern.ad à laquelle ils se situent.
2. De nouveaux domaines peuvent être enregistrés lorsque l'une des conditions requises suivantes est remplie :
a) Que l'attribution du nom de domaine corresponde à un organisme doté de la personnalité juridique propre.
b) Que le nom de domaine corresponde à une marque déposée dont l'Administration générale et ses organismes et entités dépendants sont titulaires.
c) Que le nom de domaine présente une nette capacité d'identification intuitive, pour les citoyens, avec l'un des domaines thématiques définis en application du présent règlement.
d) Que la souscription du nom de domaine soit effectuée afin d'éviter des usages inappropriés. Ainsi, de nouveaux domaines peuvent être enregistrés pour : i. Empêcher l'association de l'Administration générale et de ses organismes et entités dépendants à des activités sans rapport avec l'exercice de la charge de leurs compétences. ii. Éviter toute confusion sur les fonctions ou des services fournis dans le cadre de celles-ci. iii. Préserver l'image institutionnelle du Gouvernement. La réunion des conditions requises indiquées au paragraphe 2 doit être justifiée auprès de l'organe auquel est attribuée la compétence en matière de gestion des sites web du Gouvernement, lequel émettra un avis favorable préalablement à la demande d'enregistrement du nom de domaine. L'entité chargée d'attribuer les domaines doit veiller au respect de cette condition requise prévue. Les domaines souscrits doivent assurer la redirection vers les contenus et services fournis sous le domaine principal, govern.ad.
3. Un protocole d'action doit établir :
a) L'organisation des sites web auxquels correspondent des sous-domaines du domaine de niveau supérieur.
b) Les critères de détermination des noms des sous-domaines.
c) Les conditions requises auxquelles doit satisfaire la redirection vers le domaine « govern.ad ».
d) Les critères d'enregistrement dans les différentes catégories existantes, dans l'utilisation de domaines de deuxième ou de troisième niveau.
Les sites web de l'Administration générale et de ses organismes et entités dépendants suivent, outre les principes directeurs de l'article 4, ceux d'intégration, de personnalisation, de hiérarchisation et de segmentation. Pour concrétiser ces principes, il doit être procédé, entre autres, à :
1. Articuler le modèle de présence sur Internet de manière cohérente, sur la base de l'utilisation des éléments communs qui garantissent une navigation et un aspect visuels homogènes, le respect des normes technologiques et d'accessibilité web et l'intégration dans l'infrastructure technologique institutionnelle.
2. Organiser et structurer les contenus selon différents niveaux de détail, destinés à couvrir les différents besoins des citoyens.
3. Faciliter la navigation, l'information et l'orientation des citoyens en fonction du choix ou du profil de l'utilisateur.
4. Structurer le portail govern.ad et ses sites web dépendants afin que l'accès à l'ensemble des contenus et services puisse être organisé par :
a) Collectifs ou groupes de personnes destinataires.
b) Domaine thématique : pour la détermination des sites web de domaine thématique, il doit être tenu compte de la réunion de circonstances telles que le caractère interdépartemental et interinstitutionnel de la matière ou son identification avec un domaine d'intérêt spécifique pour un secteur important des citoyens.
c) Domaine organisationnel, département, organisme ou entité.
1. L'organe compétent en matière de gestion des sites web du Gouvernement doit publier et tenir à jour sur le portail www.govern.ad l'inventaire des sites web du Gouvernement et des applications.
2. Pour créer, modifier ou remanier substantiellement, ou supprimer un portail ou une application web, doivent être suivis les protocoles ou procédures établis à cet effet conformément au système de gouvernance.
3. La gestion des sites web doit viser le bon fonctionnement du système, l'intégration de tous ses éléments et l'optimisation des ressources qui y sont affectées.
4. La gestion des sites web du Gouvernement doit être décentralisée et distribuée. L'attribution des fonctions doit répondre à des critères de proximité de l'organe administratif qui détient la responsabilité de maintenir et de mettre à jour l'information et de gérer les services numériques, conformément aux dispositions du chapitre premier du titre II du présent règlement.
1. Le Portail électronique de l'Administration générale est l'adresse électronique, à la disposition des citoyens au moyen de systèmes de communications électroniques, qui contient l'information institutionnelle du Gouvernement et des organes placés sous sa direction, constitue l'entrée vers le Siège électronique et le Registre électronique, et représente le moyen d'accès aux services numériques que le Gouvernement met au service des citoyens.
2. Le Portail électronique du Gouvernement doit fournir des informations d'autres administrations conformément aux accords correspondants selon la réglementation en vigueur.
1. Le Portail électronique du Gouvernement, à l'adresse www.govern.ad, constitue le canal de base pour la relation électronique de l'Administration générale et de ses organismes et entités dépendants avec les citoyens et est établi aux fins des dispositions de l'article relatif à ce portail de la Loi 14/2023 , du 3 juillet, portant texte consolidé du Code de l'Administration.
2. Le Portail électronique du Gouvernement est la propriété du Gouvernement d'Andorre, qui garantit la véracité, l'intégrité, la sécurité et la mise à jour de l'information et des services auxquels il est possible d'accéder, et doit également respecter les principes d'accessibilité, de neutralité, de qualité et d'interopérabilité du système.
3. La gestion et l'administration des contenus incombent à l'organe chargé de la communication du Gouvernement sous l'autorité du responsable de la communication du Gouvernement. La maintenance et l'amélioration technologique relèvent de l'organe chargé de la transformation numérique.
Le Portail électronique du Gouvernement comporte le contenu minimal suivant :
a) Le Siège électronique principal du Gouvernement et les sous-sièges.
b) Le Registre électronique général.
c) Le Service d'accueil des citoyens par voie télématique.
d) Le tableau d'affichage.
e) Le portail de la transparence, le portail du gouvernement ouvert pour la participation citoyenne et le portail des données ouvertes.
f) Le Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre .
g) D'autres sites web du reste de l'Administration publique : les comuns et les quarts et les organes qui en dépendent d'autres entités, ainsi que les organismes autonomes ou entités parapubliques.
Le Siège électronique est l'adresse électronique de l'Administration générale à laquelle on accède depuis le Portail électronique du Gouvernement et par laquelle les citoyens, les entités et les autres administrations publiques peuvent accéder à l'information et aux services numériques. De même, le Siège électronique constitue le lieu d'accès des personnes intéressées aux dossiers auxquels elles sont parties.
1. Il est créé le Siège électronique principal du Gouvernement, qui est identifié de manière univoque par le domaine https://www.e-tramits.ad et par lequel on accède à tous les services numériques et à l'information sur ces services fournis par l'Administration générale.
2. Le Siège électronique principal du Gouvernement peut offrir les services numériques d'autres administrations conformément aux conventions correspondantes selon la réglementation en vigueur.
1. Le Siège électronique principal du Gouvernement est la propriété du Gouvernement d'Andorre, qui garantit la véracité, l'intégrité et la mise à jour de l'information et des services auxquels il est possible d'accéder par le Siège lui-même.
2. La gestion et l'administration du Siège incombent :
a) La gestion des contenus et des services mis à la disposition des citoyens incombe aux organismes qui contribuent par des contenus au Siège au moyen des mécanismes qui sont prévus.
b) La gestion technologique du Siège relève de la compétence de l'organe responsable de la transformation numérique.
c) Les contenus communs du Siège et la coordination avec les départements et les organismes qui y sont intégrés sont gérés par l'Office des processus conformément au modèle de gouvernance.
1. Les sièges électroniques doivent être identifiés au moyen de certificats qualifiés d'authentification de site web ou d'un moyen équivalent permettant d'établir une communication sécurisée.
2. Les contenus publiés sur le Siège électronique de l'Administration générale doivent respecter les principes directeurs du présent Règlement et en particulier ceux d'accessibilité et d'utilisabilité, conformément aux normes établies, aux standards ouverts et, le cas échéant, à d'autres qui sont d'usage généralisé.
3. Le Siège électronique de l'Administration générale doit être doté des mesures de sécurité garantissant l'authenticité et l'intégrité de ses contenus, ainsi que l'accès permanent, sauf dans les cas prévus par le présent Règlement.
4. Les personnes intéressées accèdent aux services numériques et aux dossiers auxquels elles sont parties par l'espace personnel, lequel requiert l'identification électronique de la personne intéressée, au moyen des systèmes prévus à l'article 35 du présent Règlement.
5. Afin de se conformer aux dispositions de la Loi 29/2021 , du 28 octobre, qualifiée de protection des données personnelles, le consentement du citoyen est requis pour le traitement automatisé de ses données nécessaire au bon fonctionnement des services numériques du présent Règlement. Ce consentement, qu'il n'est pas nécessaire de réitérer, est donné par voie électronique et sans préjudice de l'exercice des droits établis par ladite Loi qualifiée.
6. Une fois la demande présentée, cette demande est adressée au Registre électronique général et un justificatif électronique de réception de l'enregistrement visé à l'article 30 du présent Règlement est remis à la personne intéressée.
Le Siège électronique de l’Administration générale dispose, conformément au Code de l’Administration, du contenu minimal et des services spécifiques suivants :
a) La liste des services numériques inclus dans le Catalogue des services numériques disponibles et les informations y afférentes, qui comprend les actes administratifs automatisés de l’Administration.
b) L’accès aux sièges dépendants créés conformément à l’article relatif aux Normes de création des sièges électroniques de l’Administration publique du Code.
c) Un système de consultation et de suggestions destiné aux usagers afin de garantir l’amélioration continue des processus et des démarches administratives.
d) L’espace personnel, qui est le moyen par lequel chaque personne intéressée peut accéder à ses informations, à diverses communications dans la procédure administrative, pour gérer d’autres avis, aux documents et au suivi des démarches administratives qui la concernent ainsi qu’aux notifications et communications, au moyen de procédures sécurisées garantissant l’intégrité et la confidentialité de ses données personnelles. Cet espace contient les données de base de l’usager qui seront utilisées par défaut dans le traitement administratif. On y accède au moyen d’une signature électronique qualifiée ou d’un cachet électronique qualifié.
e) Le service électronique de notifications.
f) Le Registre électronique des représentants, avec indication des démarches et des procédures pouvant faire l’objet d’une procuration, accessible depuis l’espace personnel.
g) Service de prise de rendez-vous et d’accueil virtuel du citoyen.
h) La liste des formulaires et des modèles normalisés pour tous les canaux de relation avec les citoyens.
i) Le service de vérification de l’authenticité et de l’intégrité des documents émis par les organes, les organismes publics et les entités de droit public compris dans le champ du Siège électronique.
j) Un espace pour la formulation de consultations, de suggestions et de réclamations par voie électronique, dans lequel est indiquée la possibilité d’utiliser d’autres moyens non électroniques avec les mêmes effets.
k) Un système pour les paiements des citoyens à l’Administration.
l) Une information visible et sans équivoque indiquant qu’il a la qualité de siège électronique.
m) Système d’accueil numérique prévu à l’article 64.
n) Tout autre contenu d’intérêt pour le citoyen devant figurer sur le Siège électronique, tel que la facturation et les marchés publics électroniques, les mentions légales, la politique en matière de cookies, etc.
1. Est créé le Registre électronique général de l’Administration générale en vertu de l’article qui régit les registres de l’Administration publique de la Loi 14/2023 , du 3 juillet, portant texte consolidé du Code de l’Administration.
2. Le Registre électronique général est unique pour tous les organes de l’Administration générale dans leurs procédures soumises au droit public de l’Administration générale, et la gestion fonctionnelle relève de la responsabilité de l’organe responsable de l’accueil du citoyen en coordination avec les autres ministères et départements. La conception, la mise en place, la gestion technique et la sécurité de la plateforme technologique et du service numérique pour la présentation des demandes, écrits et communications accessibles depuis le Portail électronique incombent à l’organe responsable de la transformation numérique.
3. Le Registre électronique est l’application institutionnelle dans laquelle doivent être inscrites les écritures correspondantes et les mouvements d’entrée et de sortie des documents présentés ou remis de l’Administration générale.
4. Le Registre électronique général doit être pleinement interopérable avec les registres des autres administrations publiques, de manière à en garantir la compatibilité technologique et l’interconnexion, conformément au schéma d’interopérabilité régi par le Décret 460/2022 , du 9 novembre.
5. Le Registre électronique doit être relié à toutes les solutions technologiques comportant un échange de documents entre le Gouvernement et des tiers et, le cas échéant, au système de gestion documentaire institutionnel du Gouvernement.
Le Portail électronique de l’Administration publique sert d’entrée au registre général électronique. Le Siège électronique est un point d’accès général au Registre électronique, sur lequel sont publiées les conditions requises techniques minimales nécessaires pour l’accès et l’utilisation par cette voie.
1. Peuvent être présentés au Registre électronique les types de documents suivants :
a) Documents électroniques normalisés, qui ne disposent pas d’une procédure ou d’un formulaire normalisé sur le Siège électronique, correspondant aux services numériques, de l’Administration générale.
b) Les demandes, écrits et communications adressés à d’autres administrations publiques avec lesquelles une convention de collaboration a été conclue et qui disposent d’un service numérique défini sur le Siège.
2. Toute demande, tout écrit ou toute communication que l’usager présente devant le Registre électronique autre que ceux indiqués au point précédent, ou qui ne remplit pas les conditions requises techniques et de validation nécessaires pour l’accès au Registre électronique, doit être réputé non présenté, sans produire aucun effet, et sans préjudice de la communication immédiate de cette circonstance à l’usager et de l’indication, conformément à la réglementation en vigueur, des registres et des lieux habilités.
3. Ne sont pas réputés présentés au registre les documents qui contiennent un code malveillant ou un dispositif susceptible d’affecter l’intégrité ou la sécurité du système. En tout état de cause, l’usager sera informé de cette circonstance.
4. L’Administration générale publie sur son Siège électronique la liste des documents électroniques normalisés visés au paragraphe 1. a du présent article et la liste des documents admis adressés à d’autres administrations publiques avec lesquelles a été conclue la convention de collaboration visée au paragraphe 1. b .
L’Administration générale n’admet la présentation à son Registre électronique que des écrits, demandes et communications qui intègrent et respectent tous les mécanismes d’identification et d’attestation de la volonté des citoyens conformément aux dispositions du présent Règlement.
1. À l'initiative des usagers ou à la demande de l'Administration générale, il peut être présenté des documents accompagnant les demandes, les écrits et les documents présentés, ainsi que de la documentation complémentaire, pourvu qu'ils respectent les standards de format et les conditions requises de sécurité qui sont déterminés dans les Normes techniques d'interopérabilité et de sécurité, ainsi que d'autres standards de format approuvés par l'Administration générale.
2. Lorsque cette documentation n'est pas présentée dans le même acte que la demande, l'écrit ou le document, l'usager doit indiquer le numéro d'enregistrement de la demande, de l'écrit ou du document qu'elle accompagne ou complète.
3. Les dispositions du paragraphe 1 du présent article s'entendent sans préjudice du droit de l'usager de présenter la documentation annexe et complémentaire au Registre électronique par tout autre moyen admis par la réglementation en vigueur.
1. Les mouvements d'entrée et de sortie de documents doivent être inscrits en tenant compte des prescriptions des services de gestion documentaire, et en tout état de cause avec le détail prévu au paragraphe suivant et en respectant l'ordre chronologique de réception ou de sortie des documents, avec l'indication de la date et de l'heure auxquelles ils se produisent et l'attribution d'un numéro unique et séquentiel.
2. Chaque inscription effectuée doit comprendre :
a) Un numéro unique attribué.
b) L'identification du service ou de la procédure administrative ou de tout autre élément qui a été effectué.
c) La date et l'heure auxquelles le document est présenté ou sort.
d) La date à laquelle l'inscription est effectuée.
e) L'identification de la ou des personnes intéressées.
f) L'organe administratif expéditeur, le cas échéant.
g) La personne ou l'organe administratif destinataire de l'envoi.
h) La preuve cryptographique de son intégrité et, le cas échéant, la typologie documentaire et la référence du contenu du document enregistré.
3. Les registres des inscriptions d'entrée et de sortie doivent être stockés électroniquement avec toutes les garanties d'intégrité, de disponibilité, d'authenticité, de confidentialité et de conservation de l'information.
4. Une fois l'enregistrement effectué, les documents doivent être transmis aux destinataires ou aux unités administratives compétentes en raison de la matière, aux fins de leur traitement.
1. Le système d'enregistrement électronique doit émettre automatiquement un récépissé ou justificatif, qui doit être remis à la personne intéressée et qui doit comprendre la date et l'heure de présentation et le numéro d'entrée au registre, ainsi que l'identification des autres documents qui, le cas échéant, l'accompagnent, et la preuve cryptographique de leur intégrité. Le récépissé doit comporter un cachet électronique du système.
2. Le citoyen doit disposer d'une copie de la demande ou de l'écrit présenté dans le dossier correspondant dans l'espace personnel du Site électronique.
3. L'absence d'émission du récépissé ou, le cas échéant, la réception d'un message indiquant une erreur ou une défaillance dans la transmission implique que la réception n'a pas eu lieu.
1. La présentation d'un document un jour non ouvrable pour l'Administration générale est réputée effectuée à la première heure du premier jour ouvrable suivant, sauf si une norme permet la présentation un jour non ouvrable. À cet effet, dans l'inscription d'entrée sont inscrites comme date et heure de présentation la date et l'heure auxquelles la réception a effectivement eu lieu, et les documents concernés sont considérés comme antérieurs aux documents présentés ultérieurement. Sont retenues comme date et heure d'entrée zéro heure et une seconde du premier jour ouvrable suivant.
2. Lorsque la présentation d'un document est destinée à une autre Administration publique, la computation est déterminée par la date et l'heure auxquelles l'inscription est effectuée au registre électronique de l'Administration publique compétente pour statuer. À cet effet, le Registre électronique du Gouvernement effectue l'entrée et la sortie datées conformément à la présentation et à l'envoi du document.
1. Le tableau d'affichage de l'Administration générale est doté des mécanismes nécessaires, tels que ceux de signature électronique et d'horodatage, entre autres, pour justifier de manière probante la diffusion publique de l'information publiée dans cet espace.
2. La publication des actes ou des communications au moyen du tableau d'affichage électronique ne se substitue en aucun cas à la notification personnelle, sauf dans les cas prévus par la réglementation administrative.
3. La publication au tableau des édits électroniques est complémentaire de la publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre .
4. L'accès au tableau des édits électronique ne requiert aucun mécanisme de justification de l'identité du citoyen ou de la citoyenne.
Doivent être publiés au tableau électronique :
a) Les avis, les accords, les résolutions et les communications émis par le Gouvernement d'Andorre dans l'exercice de ses compétences, conformément aux dispositions légales ou réglementaires qui le prévoient.
b) Les projets et études mis à la disposition des citoyens aux fins d'information publique.
c) Les autres informations déterminées par le Gouvernement.
1. L'Administration générale peut utiliser les systèmes suivants pour son identification électronique et pour l'authentification des documents électroniques qu'elle produit :
a) Systèmes de cachet électronique fondés sur un certificat électronique qualifié ou reconnu, en cas d'action administrative automatisée.
b) Signature électronique des organes unipersonnels et des personnes au service de l'Administration générale.
2. Les actes administratifs peuvent être pris de manière automatisée, pourvu que soient remplies les conditions requises établies pour les actes administratifs par la réglementation administrative applicable et par le présent Règlement. À cet effet, l'Administration générale détermine l'utilisation du cachet électronique correspondant, conformément aux conditions requises par la Loi sur les services de confiance électronique.
3. Les systèmes de signature électronique dont a été dotée la personne ayant la qualité d'organe unipersonnel ou de personnel au service de l'Administration générale servent à l'identifier et à vérifier son habilitation, conformément aux prévisions suivantes :
a) L'Administration générale doit fournir les systèmes institutionnels de signature électronique adéquats pour son action électronique, dans les fonctions attribuées à chaque rôle.
b) L'Administration générale doit prévoir et planifier les besoins de signature électronique institutionnelle, afin de garantir la dotation effective des différents systèmes et services.
1. L'identification et l'attestation de la volonté des usagers peuvent s'effectuer au moyen des mécanismes suivants :
a) L'utilisation de la signature ou du cachet électronique qualifié constitue une condition requise suffisante pour identifier les usagers et tenir pour attestée la volonté de ceux qui présentent par voie électronique des documents dans toute procédure ou démarche conformément aux dispositions du présent Règlement.
b) D'autres systèmes de signature ou de cachet électronique qui, sans être qualifiés, sont adéquats pour garantir l'identification des usagers et, le cas échéant, l'authenticité et l'intégrité des documents électroniques, à la discrétion de l'Administration générale, conformément aux critères suivants : i. Les caractéristiques des canaux électroniques qui ont été mis en place pour accomplir la démarche. ii. La proportionnalité entre la condition requise imposée et l'incidence que la démarche concrète peut avoir sur la sphère juridique de la personne intéressée. iii. L'exigence formelle de signature relative à l'écrit présenté par la personne qui peut être établie par la réglementation de procédure administrative générale ou sectorielle. iv. Le niveau de sécurité juridique, en fonction des risques associés à l'opération. v. La disponibilité de la technologie et des ressources de l'Administration générale.
2. L'Administration générale, au moyen d'une convention avec l'Office des services de confiance électronique de la Principauté d'Andorre, fournit les mécanismes d'identification et d'attestation de la volonté aux usagers qui en font la demande, dans les termes prévus par la Loi sur les services de confiance électronique.
3. L'Administration générale publie la liste des systèmes de signature ou de cachet électronique non qualifiés qui sont admis dans ses relations avec les usagers. Cette liste doit comprendre, au moins, des informations sur les éléments d'identification utilisés, ainsi que, le cas échéant, les caractéristiques des certificats électroniques admis, les prestataires qui les délivrent et les spécifications de la signature ou du cachet électronique qui peut être apposé avec lesdits certificats.
4. Les demandes, les écrits et les documents électroniques présentés par les usagers doivent intégrer le mécanisme d'identification et d'attestation défini dans chaque cas.
5. Les usagers sont tenus de corriger tout vice de forme résultant du non-respect des conditions requises d'identité, d'intégrité et d'authenticité prévues par le présent article. L'admission des mécanismes prévus aux paragraphes précédents est subordonnée à leur réglementation dans la politique de signature électronique et doivent se conformer au Règlement établissant la Politique de gestion du document électronique du Gouvernement d'Andorre.
1. L'engagement de la procédure administrative à la demande d'une partie par des moyens numériques s'effectue exclusivement par la présentation des demandes sur le Siège électronique ou au Registre électronique régis par le présent Règlement. Cette demande doit remplir les conditions requises établies par le présent Règlement et par la réglementation administrative. À ces fins, l'Administration générale doit mettre à la disposition des personnes intéressées les modèles ou systèmes électroniques normalisés de demande correspondants.
2. Pour les démarches et procédures pour lesquelles aucun modèle ou système électronique de demande spécifique n'a été établi, l'Administration s'oblige expressément à mettre à la disposition des personnes intéressées un modèle ou un système électronique de demande générique.
3. L'engagement d'office de la procédure administrative par des moyens numériques s'effectue au moyen des systèmes institutionnels de gestion des dossiers adaptés à l'action électronique, avec le rattachement correspondant au Registre électronique.
1. Les programmes, les applications et les systèmes d'information utilisés dans chaque cas pour fournir les services numériques doivent garantir le contrôle des délais, l'enregistrement de la date et de l'heure et l'identification des personnes et des organes responsables des actes et des procédures, et garantir en outre l'ordre de traitement des dossiers.
2. L'exercice des droits dont bénéficie l'usager pendant le traitement du dossier administratif est garanti au moyen de la communication et de la notification prévues par le présent Règlement.
1. Les procédures qui sont traitées et clôturées sur support électronique garantissent l'identification et l'exercice de la compétence par l'organe compétent, au moyen de l'un quelconque des instruments d'identification et d'authentification du document produit conformément au présent Règlement.
2. L'acte ou la décision mettant fin à une procédure électronique doit remplir les conditions requises prévues par la réglementation administrative.
3. Le transfert de documents électroniques s'effectue conformément à la procédure de changement de support prévue par le présent Règlement ou par la réglementation concordante.
1. La notification doit être pratiquée de préférence par voie électronique et, en tout état de cause, lorsque la personne ou l'entité intéressée est tenue de communiquer par voie électronique ou demande à la recevoir par cette voie.
2. La notification est réputée valablement pratiquée le jour où la personne intéressée ou son représentant accède à son contenu.
3. Les notifications par voie électronique doivent être pratiquées par comparution dans l'espace personnalisé du Siège électronique de l'Administration générale. Celle-ci deviendra la procédure générale de notification électronique du Gouvernement. Aux fins des procédures administratives d'office menées par un agent public habilité conformément aux réglementations sectorielles et dont le résultat est la notification, la notification peut être effectuée dans l'espace personnel établi dans le présent Règlement ou par un autre moyen électronique habilité conformément à ce dernier.
4. Après l'écoulement de quinze jours à compter de la mise à disposition de la notification à la personne intéressée sur le Siège électronique, s'il n'y a pas eu d'accès au contenu, la notification est réputée refusée et les dispositions du Code de l'Administration s'appliquent, la notification étant réputée valablement effectuée. La date de notification aux fins de la présente disposition s'entend comme le lendemain de l'expiration du délai de quinze jours. Le système doit permettre la lecture ultérieure du contenu de la notification. 5 Le document électronique de notification doit contenir toutes les informations prévues par le Code de l'Administration pour son efficacité.
6. La personne intéressée accède à la notification régie par le présent article au moyen de sa signature électronique, qui doit être qualifiée et reconnue par le Gouvernement.
7. La disponibilité des notifications pour les personnes non tenues d'utiliser l'espace personnel du Siège électronique du Gouvernement requiert l'acceptation préalable et initiale de ces personnes en tant qu'utilisatrices de la notification électronique et de cette voie pour rendre effectives les notifications qui correspondent aux services numériques.
8. L'acceptation de la notification électronique est une condition nécessaire au traitement électronique des services numériques sur le Siège électronique du Gouvernement. Cette acceptation devient effective du fait de l'accès au Siège électronique.
9. Dès le moment de l'acceptation, le système procède à l'immatriculation au service de notification électronique et informe l'utilisateur de manière claire du fait qu'il est immatriculé au service de notification électronique. Cette immatriculation peut être révoquée ultérieurement en personne. Tant qu'elle n'est pas révoquée, l'utilisateur est informé de son immatriculation dans l'espace personnel.
10. Si l'Administration générale développe un environnement électronique coopératif dans lequel peuvent être publiées, entre autres, des notifications électroniques provenant de toute administration, ces administrations y adhéreront pour publier leurs notifications et incluront sur le Siège électronique un lien permettant d'y accéder. Cet environnement requiert que les citoyens s'immatriculent à ce service de notification électronique conformément au mécanisme établi à cet effet.
11. La notification électronique n'est pas pratiquée dans le cas d'actes contenant des éléments incompatibles avec la conversion électronique. Elle n'est pas non plus pratiquée pour les actes ayant pour objet la remise à la personne intéressée de moyens de paiement sous format physique.
12. L'environnement électronique doit conserver les preuves appropriées, tant de la mise à disposition de la notification que de l'accès par le destinataire, y compris la date et l'heure de la mise à disposition et la date et l'heure de l'accès au contenu.
13. Dans le cas des notifications adressées à des personnes intéressées qui doivent les recevoir sur papier, une copie de la notification doit également être mise à disposition dans l'environnement de notification électronique. L'accès par la personne intéressée à cette copie électronique produit également les effets juridiques de la notification.
1. L'environnement électronique de notification doit envoyer un avis au moment de la mise à disposition, adressé au dispositif électronique ou à l'adresse de courrier électronique indiqués par la personne intéressée. Ces avis n'ont pas d'effet de notification et, en cas de divergence entre l'avis et la notification, la notification prévaut toujours. De même, les éventuels dysfonctionnements du système d'avis ne conditionnent pas l'effectivité de la notification électronique. L'absence de cet avis ne conditionne pas l'efficacité de la notification.
2. La personne intéressée peut communiquer, par l'intermédiaire de l'environnement électronique de notification, les données d'identification du dispositif ou l'adresse où elle souhaite recevoir les avis mentionnés au paragraphe précédent, et peut indiquer si elle souhaite les recevoir des deux manières.
1. L'Administration générale doit promouvoir de manière préférentielle les procédures administratives qui se déroulent au moyen d'un système d'information programmé sans nécessiter l'intervention directe d'un agent public.
2. Les mécanismes d'action administrative automatisée dans les procédures administratives traitées par le Gouvernement d'Andorre se déroulent conformément au Décret 187/2021 , du 2-6-2021, portant approbation du Règlement de l'action administrative automatisée.
1. Le dossier électronique est l'ensemble ordonné et indexé de documents et d'actes servant d'antécédent et de fondement à la décision administrative, ainsi que les diligences visant à l'exécuter. Le dossier doit contenir une copie électronique certifiée de la décision adoptée, le cas échéant, conformément à la procédure.
2. La foliotation des dossiers électroniques, conformément au plan directeur de préservation des objets numériques du Gouvernement, est réalisée au moyen d'un index électronique, signé ou scellé par l'organe agissant, selon le cas. Cet index garantit l'intégrité et l'immuabilité du dossier électronique et permet de le récupérer chaque fois que nécessaire. Un même document peut faire partie de plusieurs dossiers électroniques. Si le dossier électronique doit être transmis à un autre organisme avant la fin de son traitement, un index électronique provisoire peut être élaboré.
3. Les dossiers doivent intégrer des métadonnées afin d'en faciliter la classification, le classement, la description, l'indexation, la consultation et la diffusion, ainsi que la disposition finale de leur cycle de vie, conformément au modèle de gestion du document et du dossier électroniques du Gouvernement.
4. Lorsque la personne intéressée demande l'accès au dossier, la demande peut être satisfaite par la mise à disposition par voie numérique.
1. Est considérée comme document électronique l'information de toute nature sous forme électronique, stockée sur un support électronique selon un format déterminé par les politiques de documents du Gouvernement, et susceptible d'identification et d'un traitement différencié.
2. Le catalogue des formats et standards doit suivre la Politique de gestion du document électronique du Gouvernement et la réglementation concordante ultérieure qui peut être publiée. Les formats des documents admis au Registre électronique doivent être publiés sur le site électronique correspondant, en veillant à la neutralité technologique.
3. Les documents présentés par les personnes intéressées doivent avoir le format prévu par l'Administration, conformément au modèle de gestion du document et du dossier électroniques du Gouvernement.
4. Si les documents présentés ont un poids ou un volume qui ne permet pas de les présenter par le Registre électronique général, ils doivent être déposés sur la plateforme que l'Administration a mise en place pour ces cas.
5. L'Administration émet des documents électroniques pour consigner les actes administratifs, sauf si leur nature exige une autre forme d'expression et de consignation plus appropriée.
6. Les documents électroniques doivent avoir garanties l'authenticité et l'intégrité de leur contenu, ainsi que la conservation de l'apparence et de la fonctionnalité d'origine et, le cas échéant, la confidentialité, pendant le délai établi par la réglementation en vigueur en matière d'archives et de documents.
7. Les documents électroniques doivent incorporer un horodatage qualifié sur leur signature électronique et les métadonnées, entendues comme toute information en format électronique associée aux documents électroniques, de caractère instrumental et indépendante de leur contenu, destinées à la connaissance immédiate et automatisable de l'une quelconque de leurs caractéristiques, afin de garantir la disponibilité, l'accès, la conservation et l'interopérabilité des documents.
1. Conformément aux principes de simplification administrative et d'interopérabilité entre administrations, l'Administration générale promeut la suppression des documents papier, qui sont remplacés, chaque fois que cela est possible, par des documents électroniques ou par des transmissions de données.
2. Tant dans le cas des documents électroniques que dans celui de la transmission de données, la délivrance, le traitement et les effets sont régis par les dispositions du présent Règlement, du Schéma national d'interopérabilité, du Schéma national de sécurité de la Principauté d'Andorre et de la réglementation en matière de protection des données à caractère personnel, ainsi que par le reste de la réglementation applicable à la procédure administrative.
3. L'Administration générale facilite l'accès des autres administrations publiques aux données relatives aux usagers qui sont en sa possession et se trouvent sur support électronique. La mise à disposition des données s'effectue conformément au schéma d'interopérabilité de la passerelle d'échange de données et de documents de la Principauté d'Andorre.
4. Dans le cadre des principes régis par le présent Règlement, l'Administration générale promeut la conclusion de conventions avec des entités publiques afin de simplifier l'obtention, la transmission et, le cas échéant, la validation de documents électroniques par des transmissions de données. La production des certificats prévus par les normes en vigueur régissant les procédures et les actes administratifs peut être effectuée au moyen de certificats électroniques, avec pleine validité et efficacité, conformément aux dispositions relatives à l'interopérabilité dans la politique de signature et de cachet électroniques du Décret 460/2022 , du 9-11-2022, d'interopérabilité de la Principauté d'Andorre.
1. Des copies électroniques des documents électroniques qui font partie des dossiers de l'Administration générale peuvent être générées. Ces copies peuvent être totales ou partielles et peuvent être générées dans un nouveau format ou l'original peut être conservé, pourvu que leur contenu soit respecté. Ces copies peuvent être générées par des systèmes d'action administrative automatisée lorsque cela est prévu.
2. Des copies électroniques des documents papier figurant dans les dossiers de l'Administration générale, ou présentés aux bureaux de traitement avec le citoyen, peuvent être générées. La copie électronique doit être générée au moyen de la procédure de numérisation garantissant la qualité de l'image obtenue et son identité avec le document produit. Les copies électroniques doivent incorporer les métadonnées attestant leur caractère de copie, ainsi que celles spécifiques au processus de numérisation.
3. Les copies générées dans l'un quelconque des cas prévus aux paragraphes précédents peuvent avoir le caractère de copie authentique lorsque le document dont elles sont issues est un original ou une copie authentique. Dans ce cas, la procédure de copie est celle qui résulte de la procédure établie par le Décret 89/2023 , du 22-2-2023, de numérisation qualifiée.
4. L'Administration peut fournir des copies sur support papier de ses documents électroniques, par l'incorporation dans le document papier d'un code de vérification électronique ou d'un élément analogue permettant la vérification sur le Site électronique, ainsi que par l'indication du délai maximal pendant lequel l'Administration s'oblige à tenir cette copie précise à disposition aux fins de vérification.
1. Les documents qui font partie de dossiers normalisés, tant engagés que déjà clôturés par l'Administration générale, doivent être intégrés à l'archive électronique.
2. L'archive électronique, qui peut disposer de différents dépôts ou supports pour stocker les documents électroniques produits dans l'exercice des fonctions accomplies par l'Administration, doit obéir au système de gestion documentaire défini dans le modèle de gestion documentaire du Gouvernement et doit respecter les mesures de sécurité garantissant l'intégrité, l'authenticité, la confidentialité, la qualité, la protection et la conservation des documents stockés. En particulier, elle doit assurer l'identification des usagers et le contrôle des accès et le respect des garanties prévues par la législation en matière de protection des données, ainsi que la récupération et la conservation à long terme des documents électroniques produits par l'Administration qui le requièrent, conformément aux spécifications relatives au cycle de vie des services et systèmes utilisés.
3. L'Administration générale peut conclure des conventions ou des accords avec d'autres entités pour l'archivage définitif de ses documents électroniques, pourvu qu'elles respectent les garanties du paragraphe précédent et la réglementation relative à l'archive nationale.
1. L'Administration doit disposer d'un système unique de gestion documentaire, qui doit faciliter, entre autres aspects, la transparence de l'organisation et le traitement correct de l'information et de la documentation dans les phases active et semi-active, ainsi que leur conservation et leur disponibilité dans la phase inactive.
2. Le système de gestion documentaire doit suivre les dispositions du décret en vigueur à chaque moment relatif à la Politique de gestion du document électronique du Gouvernement.
1. Le présent chapitre crée et régit le fonctionnement du Registre électronique des représentants de l'Administration générale en tant que système permettant d'entrer en relation avec l'Administration générale par voie électronique par l'intermédiaire de tierces personnes, qui doivent remplir les conditions requises établies dans le Code de l'Administration.
2. Chaque service communique et inclut, au préalable, dans le Registre des services numériques les actes relevant de sa compétence et pour lesquels, en raison de leur nature et de leur réglementation, la représentation est acceptée, qui se trouvent ainsi habilités au sein du Registre.
3. La représentation inscrite au Registre électronique des représentants n'est valable que pour les démarches et les actes effectués par voie numérique.
Sont inscrites au Registre électronique des représentants de l'Administration générale :
a) Les personnes qui octroient les pouvoirs ou les représentations à des tierces personnes pour agir en leur nom, par voie électronique, devant l'Administration générale, ainsi que les personnes mandatées.
b) Les personnes habilitées à la représentation qui ont signé une convention avec l'Administration générale.
c) Les professionnels ou entités qui, en raison de leur nature, exercent devant l'Administration générale pour le compte d'autrui.
d) Les personnes employées par les professionnels ou entités précédents. La liste des personnes, entités et professionnels visés aux paragraphes b et c , aux fins de pouvoir les choisir dans cette liste et d'inscrire les pouvoirs au Registre électronique des représentants, doit être publique, à l'exception de ceux qui communiquent expressément à l'Administration générale leur volonté de ne pas y être rendus publics.
1. Les personnes qui mandatent d'autres personnes pour agir en leur nom devant l'Administration générale, par voie numérique, doivent obligatoirement justifier l'octroi du pouvoir de représentation par l'un des moyens suivants :
a) S'il s'agit d'une personne physique, par la comparution personnelle du mandant devant l'Administration générale ou au moyen de documents normalisés approuvés par cette dernière.
b) Dans tous les cas, par voie électronique, au moyen de l'un des systèmes d'identification et d'authentification prévus par la réglementation relative à la représentation, à la signature électronique et au cachet électronique.
2. Les pouvoirs prennent effet à compter de la date de leur inscription au Registre électronique des représentants de l'Administration générale. Dans le cas visé au paragraphe 1. b , l'inscription au Registre est automatique.
3. Le mandant qui demande à recevoir les notifications par voie électronique peut donner pouvoir à une seule personne pour la réception électronique de ces communications et notifications par l'intermédiaire du siège électronique.
4. Lorsque l'acceptation explicite du pouvoir est exigée selon la réglementation sectorielle de l'acte, ce dernier ne prend effet que lorsque la personne mandatée y consent par l'un des moyens décrits aux lettres a et b du paragraphe 1 du présent article.
1. L'Administration générale peut habiliter les personnes autorisées à représenter des tierces personnes, afin qu'elles accomplissent certaines démarches électroniques au nom de ces dernières.
2. L'habilitation est formalisée au moyen d'une convention précisant les démarches et procédures faisant l'objet de la représentation ainsi que les conditions à remplir. Ces conventions sont souscrites par les organes compétents pour la décision des procédures faisant l'objet de la représentation, après rapport préalable de la direction.
3. Les personnes habilitées doivent disposer de la représentation nécessaire pour chaque acte. L'Administration générale peut leur demander, à tout moment, de justifier la représentation, et celle octroyée au moyen des documents normalisés approuvés par l'Administration générale est valable. L'absence de représentation suffisante donne lieu à l'engagement des responsabilités correspondantes.
1. Les pouvoirs décrits à l'article 50 qui sont inscrits au Registre électronique des représentants de l'Administration générale ne prennent effet qu'à l'égard des démarches et procédures auxquelles se réfère expressément le pouvoir octroyé et qui ont été consignées dans le modèle correspondant. S'il s'agit d'une représentation générale, le pouvoir prend effet pour toutes les démarches des procédures figurant dans le Catalogue des services numériques de l'Administration générale et qui, conformément au Code de l'Administration, servent à présenter des demandes et des déclarations responsables, à formuler des observations et à proposer des preuves, à former des recours, ainsi qu'à se désister d'actions et à renoncer à leurs droits.
2. Le Siège électronique publie les services numériques pouvant faire l'objet d'un pouvoir, ainsi que leur portée et le niveau de sécurité de l'identification et de l'authentification des personnes lorsque celui-ci est octroyé conformément au paragraphe 1. d de l'article 50 du présent chapitre.
3. Les modèles d'octroi des pouvoirs prévus au paragraphe 1.d de l'article 50 sont établis pour l'octroi d'une démarche ou pour une catégorie ou famille de démarches, pour les délais de l'exercice, pour la personne qui reçoit les notifications, ou bien pour l'ensemble de ces aspects. La durée pour laquelle un pouvoir est établi ne peut excéder cinq (5) ans.
4. En tout état de cause, le pouvoir aux fins de la réception des notifications implique que la personne mandante consent à l'utilisation de moyens numériques dans les termes du présent Règlement pour l'accomplissement des notifications par l'Administration générale, lorsque la notification est faite au représentant.
1. Le mandant peut modifier la représentation conférée et inscrite au Registre électronique des représentants de l'Administration générale. La modification peut porter sur les éléments établis au paragraphe 3 de l'article 52. En revanche, la modification des procédures pour lesquelles la représentation a été conférée, du type de représentation ou du mandataire requiert un nouvel octroi de pouvoirs, avec la révocation préalable de la procuration existante.
2. Pour modifier la représentation, l'identification du mandant doit être justifiée et aucune validation de la part de l'Administration générale n'est nécessaire.
3. La modification de la procuration prévue au présent article est communiquée au représentant sur le Siège électronique. Une fois acceptée, elle est communiquée au représenté au moyen du Siège électronique.
1. La représentation inscrite au Registre électronique des représentants peut être radiée :
a) Par l'exécution du pouvoir donné, ou à l'expiration du délai ou à l'épuisement de la finalité pour laquelle il a été conféré.
b) Lorsque le mandant révoque la procuration conférée.
c) Lorsque le mandataire renonce à la procuration, conformément au paragraphe 4 du présent article.
2. La radiation de l'inscription de la procuration prend effet à compter de son incorporation au Registre électronique des représentants.
3. La radiation de l'inscription de la procuration doit être effectuée :
a) Par la comparution personnelle du mandant ou de la mandataire dans les bureaux de l'Administration générale, en présentant ou en signant un document normalisé qui est inscrit au Registre électronique des représentants.
b) Au moyen d'un acte authentique ou d'un acte sous seing privé avec signature légalisée par notaire, présenté dans les bureaux de l'Administration. Ces documents doivent contenir les informations conformément aux documents normalisés et éviter les limitations qui en empêchent le traitement normalisé.
c) Par Internet, au moyen de l'utilisation de l'un des systèmes d'identification et d'authentification prévus par le présent Règlement. Dans ce cas, la radiation se produit de manière automatique. Dans les cas visés aux paragraphes a et b , la radiation au Registre électronique des représentants est effectuée par le personnel fonctionnaire autorisé de l'organe responsable, qui vérifie que la radiation est conforme aux conditions établies.
4. À tout moment, le mandataire peut renoncer à la procuration au moyen du système mis à disposition sur le Siège électronique, qui doit recueillir le consentement du représenté. Si ce système s'avère infructueux, le mandataire peut renoncer à la procuration pour autant qu'il justifie auprès du Registre électronique des représentants que, avant de présenter la renonciation à l'Administration générale, il l'a communiquée à son représenté par tout moyen valablement admis en droit, et la radiation au Registre électronique des représentants ne se produit pas avant ce moment.
Les procurations effectuées par l'un des moyens décrits aux lettres a et b du paragraphe 1 de l'article 50 peuvent être révoquées par l'Administration générale pour autant que cette dernière constate, à tout moment postérieur à l'enregistrement des procurations, qu'il existe des faits qui, par action ou omission du mandataire, sont contraires aux droits que le mandant lui confère ou que le mandataire fait un usage contraire aux normes en tant que représentant, et en particulier dans les cas où la représentation incombe à une personne visée aux paragraphes b et c de l'article 49. Ce fait doit figurer au dossier et doit être dûment motivé. Le mandataire révoqué peut exercer ses droits de recours contre cette révocation conformément au Code de l'Administration.
1. Le Service des Démarches du Gouvernement gère les autorisations des professionnels et des entités qui demandent à s'inscrire et à figurer en tant que représentants au Registre électronique des représentants de l'Administration, conformément aux articles 52 et 53 du présent Règlement.
2. Le Service des Démarches est compétent pour les services numériques faisant l'objet de la représentation et est chargé de vérifier le remplissage des formulaires d'inscription, de radiation et de renonciation à la représentation, qui doivent être disponibles sur le Siège électronique, ainsi que de l'inscription au Registre électronique des représentants.
L'Administration n'est en aucun cas responsable des actions ou omissions des représentants.
Le Registre électronique des représentants doit permettre de consulter les procurations dans les cas suivants :
1. Les mandants doivent pouvoir consulter les relations qui les concernent, tant les relations en vigueur que celles déjà terminées. Ceux qui ne disposent pas de signature ou de cachet électronique qualifié peuvent les consulter en s'adressant au Service des Démarches.
2. Les représentants peuvent consulter leurs relations existantes et celles déjà terminées dans l'environnement prévu à cet effet dans l'espace personnel du Siège électronique.
1. Les organes collégiaux de l'Administration générale peuvent utiliser des moyens électroniques dans leurs actions, en particulier celles relatives à leur fonctionnement interne pour la prise de décisions, pour autant que l'authenticité, l'intégrité, la conservation, la disponibilité et la confidentialité de ces actions soient garanties.
2. Aux fins du paragraphe précédent, pour l'utilisation de moyens électroniques, il est indispensable que les présidents et les secrétaires des organes collégiaux et, le cas échéant, les autres membres des organes collégiaux disposent d'une signature électronique qualifiée, conformément aux dispositions du titre III du présent Règlement, en particulier pour la prise de décisions et les documents qui en attestent.
3. Les règlements intérieurs de fonctionnement de chaque organe collégial peuvent établir des procédures télématiques obligatoires pour leurs membres. La transmission des communications doit être effectuée au moyen de services qui assurent la non-vulnérabilité et l'authenticité conformément à un protocole établi par le Gouvernement ou aux standards communément acceptés, s'il en existe.
1. Les organes collégiaux, conformément à leurs règles de fonctionnement, peuvent générer, signer et, le cas échéant, transmettre par voie électronique :
a) L'ordre du jour des séances.
b) Les convocations des séances.
c) Les procès-verbaux provisoires et les procès-verbaux définitifs des séances.
d) Tous les documents annexés aux documents susmentionnés.
e) Toute autre documentation nécessaire à la bonne tenue des séances.
2. La documentation nécessaire à la bonne tenue des séances doit être envoyée par des moyens numériques, au moment même de la convocation des séances ou ultérieurement. Lorsque cette documentation est disponible à une adresse électronique, cette adresse en garantit l'accessibilité et la sécurité.
3. Les séances des organes collégiaux peuvent se tenir virtuellement et à distance, ainsi que de manière mixte, par l'intermédiaire du Siège électronique principal de l'Administration générale ou de l'un quelconque de ses sièges électroniques dépendants, dès que cette Administration le permet, ou par d'autres moyens tels que la visioconférence, à condition que puissent être attestées l'identité des membres de l'organe collégial, leur participation effective aux débats, ainsi que l'intégrité et l'authenticité des mécanismes d'adoption des décisions.
4. Le lieu des séances tenues à distance et de manière mixte est le siège territorial de l'organe correspondant.
5. La mise à disposition de la documentation accompagnant l'ordre du jour et l'accès à celle-ci peuvent être effectués au moyen d'un référentiel et d'un environnement sécurisé auxquels peuvent accéder l'administrateur des utilisateurs du référentiel et, le cas échéant, les membres de l'organe au moyen de l'un quelconque des systèmes de signature électronique approuvés.
1. Les registres des procès-verbaux et les registres des résolutions ou autres doivent être tenus sur support électronique, soit parce qu'ils sont numérisés, soit parce qu'ils sont créés à l'origine sur un support numérique.
2. Les copies numérisées ou les documents électroniques incorporés aux registres respectifs doivent comporter la signature électronique correspondante ou le cachet d'organe de l'Administration générale attestant leur authenticité.
1. Les procès-verbaux et les autres documents produits par voie électronique conformément aux dispositions des articles précédents doivent être conservés dans le format dans lequel ils ont été créés, ou dans tout autre format garantissant l'identité et l'intégrité des informations nécessaires à leur reproduction. Le procès-verbal peut être remplacé par l'enregistrement de la séance tenue en présentiel ou complété par cet enregistrement, sans préjudice de la nécessité de documenter les décisions adoptées.
2. La documentation électronique est stockée et conservée dans le gestionnaire documentaire institutionnel, conformément au modèle de gestion documentaire du Gouvernement. La documentation est conservée avec la signature électronique originale complétée par l'horodatage qualifié et l'attestation de vérification du certificat électronique sur lequel repose la signature.
3. La délivrance de certificats télématiques des décisions prises doit être effectuée conformément aux dispositions du chapitre deuxième du titre III du présent Règlement.
1. Le régime de notification et de publication applicable aux décisions des organes de gouvernement est celui prévu au chapitre troisième du titre III du présent Règlement.
2. Afin de coordonner l'action des organes internes de l'Administration générale, la communication entre ces organes des décisions contenues dans des documents électroniques signés est valable lorsqu'elle utilise les adresses de messagerie institutionnelles.
1. Le Système d'accueil des citoyens numérique, en tant que partie essentielle des services numériques et afin de fournir un service transversal, complet et cohérent, constitue l'ensemble des processus, services, modalités, niveaux, plateformes, organes et unités administratives qui servent de support aux fonctions des services numériques régies par le présent Règlement. Le système se compose :
a) De l'accueil des citoyens lorsque l'usager se présente en personne.
b) De la présence et du modèle sur Internet.
c) Des modalités mises en place à chaque moment en fonction des progrès technologiques, selon un schéma d'omnicanalité des services de l'Administration générale.
2. L'accueil en présentiel des citoyens repose sur la gestion électronique des services numériques lorsque la personne intéressée se présente devant les autorités et le personnel employé public, et, plus particulièrement, dans les locaux et les bureaux établis à cet effet ou au Service des démarches du Gouvernement.
3. La gestion électronique des services numériques est assurée au moyen des modalités mises en place à chaque moment en fonction des progrès technologiques, lesquelles doivent respecter les normes en vigueur en matière d'accessibilité.
4. La présence et le modèle sur Internet reposent sur le modèle d'administration numérique du présent Règlement et sur les éléments de l'administration électronique régis par les chapitres 3, 4, 5 et 6 du titre II du présent Règlement.
5. À cet effet, le Gouvernement doit établir un protocole de bonnes pratiques et d'information du citoyen afin d'apporter une réponse rapide, aussi complète, cohérente et homogène que possible, quel que soit le canal utilisé, pour répondre aux besoins des citoyens dans l'utilisation des services numériques. Les bureaux de promotion de l'administration numérique sont chargés d'accueillir les citoyens conformément à l'alinéa précédent.
Bureau virtuel d'accueil des citoyens
1. Est créé le Bureau virtuel d'accueil du citoyen (dénommé OVAC) en tant que service d'accueil virtuel à distance du citoyen. L'OVAC est un canal de soutien et d'assistance aux personnes et aux entreprises pour l'accomplissement des démarches administratives, et constitue la base de l'identification sécurisée des citoyens et des opérateurs au moyen de méthodes agiles, afin de générer ainsi une sécurité juridique pour les administrés.
2. Le service doit veiller principalement à offrir des services numériques de manière inclusive et à éliminer les obstacles qui entravent l'accès aux services numériques. Afin de mettre ce service à disposition, l'organe responsable de la transformation numérique du Gouvernement doit établir le catalogue des services, les catégories de personnes qui bénéficient d'un accès prioritaire à ce service et les protocoles d'action permettant de prendre connaissance des actions de ce service. La gestion fonctionnelle relève de la responsabilité de l'organe responsable de l'accueil du citoyen, en coordination avec les autres ministères et départements.
3. La vérification de l'identité et, le cas échéant, d'autres attributs spécifiques de la personne intéressée par ce service est effectuée au moyen de méthodes d'identification telles que la visioconférence ou la vidéo-identification, qui offrent une sécurité équivalente, en termes de fiabilité, à la présence physique, et doit être réalisée sur la base des standards de la réglementation de base applicable en la matière ; en particulier, le Décret 170/2023 , du 19-4-2023, portant approbation du Règlement de vidéo-identification et toute autre réglementation postérieure en la matière régissant les méthodes d'identification à distance par vidéo pour la délivrance de certificats électroniques qualifiés.
4. Le système de vidéo-accueil des citoyens doit contenir et respecter les éléments suivants :
a) Demande de la part du citoyen selon le calendrier de l'Administration, avec possibilité d'intégration avec des outils de prise de rendez-vous.
b) Partage de documents et d'informations avant le rendez-vous avec le citoyen et le fonctionnaire référent pour le service ou la procédure administrative demandé.
c) Identification probante et certifiée du citoyen de manière univoque avant et pendant la visioconférence, conformément au paragraphe 3.
d) En tout état de cause, il convient de garantir la non-répudiation de la signature par la personne intéressée signataire, de sorte que le système doit justifier le lien entre l'expression de la volonté et les données signées avec la personne elle-même. Cette garantie de non-répudiation exige que le système de signature assure une traçabilité adéquate en cas d'audit d'une signature déterminée, en conservant pour chaque signature et pour chaque processus d'authentification au minimum les informations suivantes : i. Date et heure de l'authentification. ii. Nom et prénoms de la personne intéressée. iii. Un numéro d'identification relatif à un document légal du citoyen. iv. Fournisseur d'identité utilisé et niveau de sécurité de l'identification. v. Résultat de l'authentification (réussie ou échouée). vi. Réponse renvoyée et signée. vii. Date et heure de la signature. viii. Condensat cryptographique des données signées, au moyen d'un algorithme d'empreinte numérique (hash) conforme aux spécifications du schéma national de sécurité. ix. Référence au justificatif de signature, au moyen d'un système garantissant l'intégrité du document.
e) Recouvrement des autorisations et des consentements avec leur signature pendant la visioconférence.
f) Exécution et enregistrement de la visioconférence avec procès-verbal vidéo entre les parties intervenantes, le cas échéant. Les communications effectuées par visioconférence doivent être certifiées et doivent disposer de garanties d'intégrité et de confidentialité.
g) Le flux des étapes, les consentements et les signatures nécessaires doivent être prédéfinis et doivent garantir que le flux du processus et la séquence des tâches correspondent au schéma de gestion du document électronique de l'Administration.
h) Collecte des preuves du processus et stockage de celles-ci de manière sécurisée, traçable et immuable.
i) Enregistrement des documents signés, du procès-verbal vidéo et des signatures nécessaires du système de visioconférence pour numériser le processus ou préalablement à l'appel, et génération du rapport archivistique approprié en tant que documents électroniques conformément à la Politique de gestion documentaire du Gouvernement.
La gouvernance implique :
a) La collaboration avec d'autres administrations publiques par les moyens établis de collaboration institutionnelle.
b) Promotion de mécanismes de travail collaboratif et transversal des acteurs de l'Administration générale qui participent à l'administration numérique, afin de proposer des solutions et des propositions de développement et d'innovation tant pour les services numériques que des outils par lesquels ceux-ci sont mis à la disposition du citoyen.
c) L'impulsion, avec le ministère responsable de la fonction publique, de la formation interne et de la gestion du changement que représente l'administration numérique, et en particulier pour s'adapter au niveau de compétences et aux défis numériques.
d) L'organe responsable de la transformation numérique, conjointement avec le Département de la Fonction publique, doivent développer les programmes et parcours de formation et de gestion du changement afin d'adapter les niveaux de compétences du personnel de l'Administration générale aux défis numériques actuels et futurs, dans le but de garantir un accueil approprié du citoyen.
e) L'amélioration de la communication au moyen d'instructions et de protocoles décrivant les critères d'action en matière d'administration numérique et de services numériques, afin que l'organe compétent en matière d'administration numérique les approuve.
f) Ces propositions ont pour objet d'établir les conditions requises et la méthodologie pour identifier, concevoir, mettre en œuvre, maintenir et évaluer les services numériques, et de développer tout ce qui se rapporte à l'administration numérique du présent Règlement.
g) La mise en place de mécanismes de travail collaboratif et transversal avec divers acteurs tant publics que privés afin de proposer des solutions et des propositions de développement et d'innovation tant pour les services numériques que des outils par lesquels ceux-ci sont mis à la disposition du citoyen.
h) L'orientation vers la coordination des différents domaines nécessaires pour offrir des services numériques de qualité, tels que le domaine organisationnel, le domaine juridique, le domaine de la gestion des données, de la gestion documentaire et des archives, le domaine de la protection des données personnelles et le domaine des technologies de l'information.
i) La définition, la coordination et la mise en œuvre de systèmes d'amélioration continue et d'évaluation pour les différents acteurs et en particulier pour les usagers, les services d'accueil du public, les réseaux et les services numériques, afin d'intégrer les nouvelles solutions et technologies de manière homogène dans les différents départements.
1. La planification des objectifs stratégiques, le déploiement et l'amélioration des services numériques sont des fonctions de l'organe responsable de la transformation numérique de l'Administration générale. L'organe responsable de la transformation numérique doit veiller à la création des services numériques selon une vision institutionnelle et transversale et, plus particulièrement, au respect des instruments et des normes permettant de mettre l'administration numérique à la disposition des citoyens.
2. Pour la création, l'amélioration et le déploiement des services numériques, l'organe responsable de la transformation numérique s'appuie sur les bureaux de promotion de la transformation numérique de l'Administration et notamment sur le Bureau des Processus, conformément aux compétences et aux missions qui lui sont attribuées par le Décret 110/2021 , du 31-3-2021, portant approbation du Règlement relatif à la structure organisationnelle, au fonctionnement, aux missions et aux compétences du Bureau des Processus de l'Administration générale.
3. Les bureaux de promotion de la transformation numérique de l'Administration s'appuient sur les différents départements, domaines et unités de l'Administration générale et sur le service d'accueil des citoyens aux fins du paragraphe précédent.
4. Les directions et les départements de l'Administration générale sont chargés d'appliquer les principes définis dans le présent Règlement et les propositions les bureaux de promotion de la transformation numérique de l'Administration afin de garantir la mise à disposition des services numériques.
5. Afin de promouvoir l'administration numérique, chaque département ministériel de l'Administration générale doit se doter des ressources humaines nécessaires pour la rendre effective de manière collaborative et transversale avec les bureaux de promotion de la transformation numérique, laquelle doit veiller, conformément à ses fonctions, à coordonner les actions nécessaires à la gouvernance des services numériques visée au présent article.
6. Aux fins de la transformation numérique et de l'amélioration des processus du Gouvernement, les directions départementales ou les secrétariats d'État responsables et propriétaires des processus doivent identifier, parmi les membres de leurs équipes, les rôles suivants, qui doivent être identifiés dans le catalogue des processus : Le propriétaire de chaque processus : ce rôle est inhérent à la direction du département et il doit valider toute action entraînant une modification du processus et/ou du service.
Le responsable de la définition de chaque processus : il est désigné par le propriétaire du processus.
C'est lui qui possède la connaissance spécifique du processus et la capacité de proposer des améliorations du processus conjointement avec le propriétaire.
Il est l'interlocuteur entre le département, le domaine ou l'unité avec le Bureau des Processus et tous les départements, domaines et unités de l'Administration générale qui font partie de la gouvernance des services numériques.
L'analyste de chaque processus : il est désigné par le propriétaire du processus.
Ce rôle assiste le responsable en ce qui concerne les tâches ou actions spécifiques que comporte le processus.
Le réviseur méthodologique : ce rôle est chargé de garantir que les modèles soient cohérents dans l'ensemble de l'organisation et qu'ils suivent les directives et les règles de modélisation, le plan de classement et l'architecture du Siège électronique, ainsi que les diverses politiques et principes en matière de transformation numérique.
Ce rôle est assumé de manière coordonnée avec les départements du Gouvernement nécessaires en fonction des caractéristiques du processus faisant l'objet de l'amélioration, les bureaux de promotion de la transformation numérique de l'Administration, l'Unité de gestion documentaire et l'organe responsable du projet du Siège électronique.
1. L'Administration générale dispose du Catalogue des processus en tant que système institutionnel d'information permettant de gérer, de rationaliser et de normaliser, de manière systématisée, les informations associées aux processus et services, tant externes qu'internes. On entend par processus et service externe celui qui a pour destinataires les citoyens ou l'opérateur économique, ou une autre administration publique. Et par processus ou service interne celui qui est destiné à l'organisation même du Gouvernement.
2. Le Catalogue des processus contient les données et les informations associées aux processus et services relevant de la compétence des sujets de l'Administration générale, et à ceux qui adhèrent au présent Règlement par voie de convention.
3. Des processus du catalogue qui y sont décrits est extrait le Catalogue des services numériques, qui, conformément au présent Règlement, est mis à la disposition des citoyens dans leurs relations avec l'Administration générale.
4. L'organe compétent en matière de processus est responsable de la gestion fonctionnelle, de la configuration et de la maintenance du catalogue, et il est également responsable de l'immatriculation (déclaration d'embauche), de la radiation, de la modification et de la mise à jour des informations relatives à chacun des processus, et en particulier de ceux qui conduisent aux services numériques de chaque département, organisme ou entité dans le Catalogue des processus.
5. Le Catalogue des processus constitue un ensemble de processus et de leurs usages, avec les instruments organisationnels permettant l'utilisation de solutions institutionnelles de technologies de l'information et de la communication (TIC) afin de parvenir à la normalisation technique, à la standardisation et à la conception des éléments et des procédures des services et des plateformes numériques, et d'harmoniser les services et les processus impliqués dans le développement de la mise en service des services numériques.
1. Le Catalogue des services numériques du Gouvernement est une liste de connaissances complète qui comprend tous les services numériques correspondant aux compétences et aux fonctions de l'Administration générale en format numérique, lesquels ne peuvent être déployés sans avoir été préalablement intégrés au Catalogue des processus.
2. Il sert de guide aux usagers et aux applications pour effectuer de manière sûre et légale les séquences d'opérations et de décisions qui forment le cycle de vie complet d'une procédure administrative déterminée ou d'un service.
1. L'organisme chargé de la transformation numérique établit la planification du développement des services numériques.
2. Il appartient à l'organisme chargé de la transformation numérique de coordonner ce développement.
3. La production de services numériques, conformément au principe de simplification, doit être précédée d'un processus d'analyse, de révision et de rationalisation, tant des conditions requises et de la documentation exigibles, afin d'en réduire au maximum la production, que des processus de gestion interne, afin de réduire les délais de décision et d'y intégrer les améliorations et les automatisations nécessaires.
1. Pour la conception de services numériques, l'organe compétent en matière de processus doit établir le protocole pour les créer en tenant compte des critères, des éléments et des principes du présent Règlement.
2. Les services numériques doivent être créés en tenant compte de l'évolution et de l'amélioration permanente de la prestation des services publics, en tirant parti de tout le potentiel de l'innovation et de la technologie, en créant de la valeur publique et en plaçant l'expérience des personnes au centre de la conception du service, afin de faciliter aux personnes un traitement unifié des services.
3. En tout état de cause, les services numériques, et en particulier ceux qui expriment la volonté de l'Administration, doivent suivre les normes qui les régissent et qui sont publiées sur le Portail électronique du Gouvernement.
1. On entend par service proactif et personnalisé le service numérique qui a pour finalité d'informer et d'effectuer des services numériques des personnes, de manière prédictive et anticipée, sur les services publics auxquels elles peuvent accéder.
2. Les services proactifs et personnalisés sont fournis sur la base des informations obtenues et élaborées par les sujets indiqués à l'article 2 du présent Règlement, en garantissant la protection des données personnelles et l'ensemble des droits et libertés qui leur sont propres, notamment en ce qui concerne le principe de transparence et la définition des garanties appropriées dans la conception des services.
1. L'Administration générale doit mettre à la disposition des personnes intéressées tous les modèles et formulaires électroniques de demande et des autres démarches sur le Siège électronique.
2. Les modèles spécifiques de présentation de demandes et des autres démarches sur le Siège électronique sont d'usage obligatoire pour les personnes intéressées.
3. Les modèles spécifiques de présentation de demandes et, en général, les modèles normalisés pour formaliser les différentes démarches administratives doivent toujours être des formulaires électroniques, doivent être élaborés conformément aux instructions de l'Office des Processus du présent Règlement et doivent toujours être sur support web.
4. Les modèles spécifiques normalisés de demande et des autres documents prévus doivent respecter les critères établis par l'organisme chargé de la transformation numérique.
5. Les formulaires ou systèmes de collecte de données en vue de leur traitement doivent intégrer la possibilité d'exprimer, le cas échéant, le consentement explicite des personnes intéressées pour la finalité dont il s'agit, conformément à la réglementation en vigueur en matière de protection des données.
Les organismes et entités dépendant de l'Administration générale, pour utiliser les outils, plateformes et services numériques de l'Administration générale, doivent élaborer un accord préalable et public de leurs conseils d'administration respectifs en tant qu'acceptation du respect de ce qui est établi dans les présentes dispositions. Les entités et organismes dépendant de l'Administration générale qui, en raison de leur configuration légale, ne disposent pas de conseil d'administration requièrent l'accord explicite et public de l'organe qui les représente pour l'acceptation de ce qui est disposé. L'Administration générale doit permettre l'utilisation des systèmes institutionnels, tant qu'ils ne disposent pas de leurs propres systèmes et n'effectuent pas la migration vers leurs propres systèmes, pendant un délai n'excédant pas deux ans à compter de l'entrée en vigueur du Règlement.
Les services numériques fournis électroniquement par d'autres canaux et sous-sièges continueront d'être fournis comme jusqu'à présent et jusqu'à ce qu'il soit possible de les intégrer ou de les faire migrer vers le Siège électronique. La date effective de la migration doit être publiée sur le canal ou le sous-siège. Les demandes, écrits et communications présentés antérieurement à la migration indiquée dans la présente disposition continuent leur instruction et, le cas échéant, sont résolus au moyen du canal, de la plateforme ou de la procédure par lesquels ils ont été initiés.
Les domaines existants doivent être redirigés vers le domaine principal, “govern.ad”, et vers les éléments de la politique de domaines du Gouvernement du chapitre deuxième du titre II du présent Règlement progressivement, en fonction des disponibilités techniques, des ressources et des moyens matériels et budgétaires nécessaires pour les mettre en œuvre correctement.
Le présent Règlement s'applique progressivement en fonction des disponibilités techniques, des ressources et des moyens matériels et budgétaires nécessaires pour le mettre en œuvre correctement.
Le registre général d'entrée et de sortie de documents de l'Administration générale, ainsi que les autres registres auxiliaires de celui-ci, doivent migrer vers le Registre électronique général du présent Règlement.
La synchronisation de la date et de l'heure s'effectue conformément à l'édit du 2 mars 2022 relatif à la réglementation de l'heure légale devant s'appliquer pendant le quinquennat 2022-2026 et, ultérieurement, conformément à l'édit que le Gouvernement d'Andorre établira aux fins des changements d'heure CET et CEST, le cas échéant.
Chaque département doit désigner des personnes référentes pour impulser la transformation numérique dans le but de faciliter et de favoriser la communication, la diffusion et la mise en œuvre de la stratégie de transformation numérique de l'Administration générale de manière collaborative et transversale. Ces personnes référentes, conformément à l'alinéa précédent, le sont pour couvrir initialement les rôles décrits à l'article 67.6. Elles doivent le faire jusqu'à ce que, dans la limite des possibilités de chaque département, les rôles prévus puissent être définis et pourvus.
Sont abrogées toutes les dispositions de rang égal ou inférieur qui s'opposent à ce qui est disposé dans le présent Règlement, et en particulier le Décret du 1er juillet 2015 publié au BOPA le 8 juillet 2015 portant approbation du Règlement de l'Administration numérique dans le domaine de l'Administration générale de la Principauté d'Andorre, sauf en ce qui concerne ce qui est établi à la disposition transitoire première du présent Règlement, qui sera réputé en vigueur jusqu'à la migration complète vers le Siège électronique général ou un autre sous-siège ainsi réglementé. Toute référence au Décret abrogé précédent sera réputée faite au présent Règlement.
Les modèles normalisés destinés à formaliser les différentes démarches administratives de l'article 73, tant que leur support web sous forme de formulaires électroniques n'est pas toujours possible, peuvent être au format de document portable (PDF) et doivent contenir les éléments nécessaires pour que le citoyen puisse les utiliser afin d'effectuer ses demandes, requêtes et autres actions conformément au présent Règlement. Toutefois, ils sont élaborés conformément aux instructions de l'organe responsable de la digitalisation de l'Administration prévu par le présent Règlement.
Dans toutes les normes qui indiquent qu'il convient de présenter des documents ou des formulaires à Tràmits ou à d'autres bureaux d'accueil des citoyens, il faut entendre que la demande correspondante doit être présentée au moyen du formulaire établi par le Gouvernement, à compter du moment où le Gouvernement le communique, sur le Siège électronique, ou exceptionnellement au Service de Tràmits du Gouvernement avec la documentation requise.
Les paragraphes des articles suivants du Décret 187/2021 , du 2-6-2021, portant approbation du Règlement de l'action administrative automatisée et ses modifications ultérieures sont modifiés :
1. L'article 3, alinéa 1, est modifié et est rédigé comme suit : « Article 3. Habilitation […]
1. L'application de systèmes d'action administrative automatisée à une procédure administrative concrète est approuvée par arrêté ministériel du responsable de la digitalisation adressé au ministère ou à l'administration concernée. »
2. L'article 3, paragraphe 4, est modifié et est rédigé comme suit : « Article 3. Habilitation […]
4. L'annexe I approuve la liste des procédures qui sont soumises à l'action administrative automatisée à l'entrée en vigueur du présent Règlement. Au moyen de la procédure prévue au paragraphe 1, l'annexe I intègre les nouveaux cas d'application de la procédure administrative automatisée, laquelle doit être publiée sur le Siège électronique du Gouvernement d'Andorre, ou dans l'environnement de traitement électronique dans lequel les actions administratives automatisées sont disponibles. »
3. L'article 5, alinéa 2, est modifié et est rédigé comme suit : « Article 5. Accès aux systèmes d'action administrative automatisée […]
2. L'environnement dans lequel le système d'action administrative automatisée est déployé doit permettre l'identification sécurisée du Gouvernement d'Andorre, dans les termes prévus par le Règlement de promotion des services numériques et de leur gouvernance du Gouvernement d'Andorre actuellement, à l'article 22.3. »
Le Décret 110/2021 , du 31-3-2021, portant approbation du Règlement de la structure organisationnelle, du fonctionnement, des missions et des compétences du Bureau des Processus de l'Administration générale est modifié.
1. Le paragraphe 2 de l'article 7 est modifié et est rédigé comme suit : « Article 7. Mémoire et rapports du Bureau des Processus […]
2. En cas de désaccords ou de divergences d'appréciation concernant des propositions d'amélioration du Bureau pour un processus ou un service déterminé, ce Bureau et le responsable du département du processus, du service ou des services doivent motiver leur position devant l'organe responsable de l'administration numérique, afin que ledit organe puisse décider ou statuer. »
2. La lettre c de l'article 4 est modifiée et est rédigée comme suit : « Article 4. Compétences du Bureau des Processus […]
c) Élaborer et tenir à jour la cartographie des processus et le Catalogue des processus de l'Administration générale. »
Le présent Règlement entre en vigueur le lendemain de sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre .