Article 42. Dossiers électroniques

Article 42. Dossiers électroniques

1. Le dossier électronique est l'ensemble ordonné et indexé de documents et d'actes servant d'antécédent et de fondement à la décision administrative, ainsi que les diligences visant à l'exécuter. Le dossier doit contenir une copie électronique certifiée de la décision adoptée, le cas échéant, conformément à la procédure.

2. La foliotation des dossiers électroniques, conformément au plan directeur de préservation des objets numériques du Gouvernement, est réalisée au moyen d'un index électronique, signé ou scellé par l'organe agissant, selon le cas. Cet index garantit l'intégrité et l'immuabilité du dossier électronique et permet de le récupérer chaque fois que nécessaire. Un même document peut faire partie de plusieurs dossiers électroniques. Si le dossier électronique doit être transmis à un autre organisme avant la fin de son traitement, un index électronique provisoire peut être élaboré.

3. Les dossiers doivent intégrer des métadonnées afin d'en faciliter la classification, le classement, la description, l'indexation, la consultation et la diffusion, ainsi que la disposition finale de leur cycle de vie, conformément au modèle de gestion du document et du dossier électroniques du Gouvernement.

4. Lorsque la personne intéressée demande l'accès au dossier, la demande peut être satisfaite par la mise à disposition par voie numérique.