Statut: vigent · Texte en vigueur au 23/10/2026 · Données jusqu’au BOPA du 22/10/2026 · Publiée au BOPA núm. 33, any 2005 (13/04/2005) · Page complète (historique des versions)
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Objet du règlement Le règlement des Archives nationales d'Andorre a pour objectif de garantir l'accès, le traitement et la diffusion du patrimoine documentaire d'Andorre tant de la part de l'Administration de l'État et des organismes et entités qui en dépendent, des entités privées, des personnes physiques et entreprises privées que des administrés.
Définitions Aux fins du présent Règlement, on entend par :
a) Accès : la disponibilité des documents pour leur consultation, au moyen de la procédure de localisation établie.
b) Document : toute expression, en langage naturel ou conventionnel, et toute expression graphique, sonore ou en image, recueillie sur tout type de support matériel.
c) Fonds documentaire : l'ensemble des documents reçus ou produits par les personnes physiques et morales, publiques ou privées, du fait de leur activité et de leurs fonctions au cours de leur existence.
d) Documentation en phase semi-active : la documentation administrative qui, une fois le traitement ordinaire achevé, n'est pas utilisée de manière habituelle par l'unité administrative dans ses activités.
e) Reprographie : l'ensemble des techniques et procédures de copie ou de microcopie applicables aux fonds documentaires.
Conservation et organisation du patrimoine documentaire La conservation et l'organisation du patrimoine documentaire d'Andorre ont pour objectif fondamental de satisfaire les besoins d'information et de documentation en vue d'une gestion administrative correcte, de justifier les droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, et de fournir l'information et la documentation nécessaires à la recherche et à l'investigation historiques.
Fonctions des Archives nationales d'Andorre Les Archives nationales d'Andorre exercent les fonctions suivantes :
a) Recevoir la documentation en phase semi-active d'usage peu fréquent et de conservation permanente produite ou reçue par l'Administration de l'État et par les organismes et entités qui en dépendent, la préserver et la tenir à la disposition des institutions publiques et des administrés.
b) Recueillir, conserver et diffuser les fonds et les documents privés qui, par leur valeur de témoignage, se rapportent à Andorre et présentent une importance particulière.
c) Élaborer les instruments de description nécessaires à une communication correcte de la documentation.
d) Promouvoir les activités de diffusion du patrimoine documentaire dont elles ont la garde.
e) Et toutes autres fonctions impliquant l'organisation et le traitement de la documentation constitutive du patrimoine documentaire d'Andorre.
Le patrimoine documentaire d'Andorre Le patrimoine documentaire d'Andorre susceptible de faire partie du fonds des Archives nationales d'Andorre est constitué par l'ensemble des documents suivants :
a) Ceux produits ou reçus dans l'exercice de leurs fonctions par les pouvoirs publics d'Andorre, y compris les institutions historiques, les entités parapubliques, les personnes physiques et morales gestionnaires de services publics ou les entités à capital social majoritairement public.
b) Ceux de plus de trente ans d'ancienneté produits ou reçus dans l'exercice de leurs fonctions par des entités privées à but non lucratif exerçant leur activité en Andorre.
c) Ceux de plus de cent ans produits ou reçus par toute personne physique ou entreprise privée, et ceux d'une ancienneté moindre qui ont été produits sur des supports dont la péremption est inférieure à cent ans.
d) Ceux produits ou reçus par des personnes physiques privées dans l'exercice de fonctions publiques, en particulier les minutes notariales.
e) Les documents faisant l'objet d'une cession ou d'une donation expresse.
Structure des Archives nationales d'Andorre Article 6.1. Les Archives nationales d'Andorre sont structurées comme suit : Chef d'unité Section des fonds historiques Section des fonds administratifs Section de conservation et de restauration Section des fonds d'images, graphiques et audiovisuels Section d'accueil pédagogique et de l'usager Article 6.2. Les fonctions du/de la chef d'unité des Archives et des sections sont fixées dans les articles suivants. Toutes les sections dépendent du/de la chef d'unité des Archives.
Fonctions du/de la chef des Archives Les Archives nationales d'Andorre étant un service public, les fonctions que le/la chef d'unité des Archives doit exercer conformément aux attributions de collecte, de classement, de conservation, de garde, de diffusion et de service du patrimoine documentaire d'Andorre sont les suivantes :
a) Recevoir, conserver et garder de manière adéquate la documentation.
b) Élaborer, conjointement avec la Direction des archives, les normes de classement, de mise en ordre et de traitement de la documentation de gestion transférée aux Archives par les différents organes et départements de l'Administration centrale et en contrôler l'application.
c) Proposer des directives pour l'implantation physique correcte des documents et indiquer les conditions appropriées que doivent remplir les locaux de dépôt et les installations nécessaires à leur utilisation et à leur sécurité.
d) Entretenir des relations avec les organismes publics et privés pour tout ce qui concerne les Archives.
e) Veiller au bon fonctionnement des Archives et de leurs différentes sections.
f) Garder le sceau des Archives, les clés, les dépôts, la salle de consultation et toute autre de leurs dépendances.
g) Recevoir la correspondance officielle, les requêtes et les demandes et répartir le travail des techniciens d'archives.
h) Élaborer le budget des Archives.
i) Tenir le registre de tous les documents reçus ou prêtés pour leur consultation en y faisant figurer la nature et la dénomination du document ainsi que le demandeur.
j) Établir des règles pour l'utilisation des documents par les usagers et le maintien de leur ordre et de leur intégrité.
k) Tenir une liste des chercheurs indiquant le nom, l'adresse et le sujet de recherche et établir des statistiques annuelles des chercheurs et des usagers.
l) Enrichir le patrimoine documentaire, suivant les directives de la Direction des archives, au moyen de propositions d'acquisition, de donation ou de dépôt lorsque cela est possible.
m) Proposer les mesures nécessaires au bon fonctionnement des Archives.
n) Fixer la politique de conservation, de sécurité, de restauration et de reprographie des fonds gardés aux archives, ainsi que de ceux des autres archives du pays, tant publiques que privées.
o) Faire partie de la Commission d'accès et d'évaluation de la documentation.
p) Déterminer le calendrier de réalisation des instruments de description des fonds des archives.
q) Programmer et exécuter les actions de diffusion culturelle des Archives.
r) Veiller au respect de la réglementation en vigueur en matière d'archives : accès à la documentation, conservation, inventaire et diffusion des fonds documentaires qui composent le patrimoine documentaire d'Andorre.
Ressources humaines, matérielles et techniques Pour l'exercice de ses fonctions, le/la chef des Archives doit disposer, dans la mesure du possible, des moyens adéquats en ce qui concerne les installations, l'espace, le personnel et les instruments matériels et techniques nécessaires.
Section des fonds historiques La section des fonds historiques a pour fonctions les suivantes :
a) Veiller à la récupération de la documentation à caractère historique et à sa conservation.
b) Classer et ordonner la documentation.
c) Collaborer à la réalisation de toutes les négociations et démarches visant au versement de fonds documentaires historiques.
d) Établir les critères et dans la fixation de la réglementation technique pour le traitement archivistique des fonds historiques.
e) Élaborer les inventaires, catalogues et autres instruments de description.
f) Élaborer, appliquer et tenir à jour les cadres de classement des fonds documentaires.
g) Proposer les actions nécessaires à la bonne conservation de la documentation et collaborer à sa divulgation et à sa diffusion.
Section des fonds administratifs La section des fonds administratifs a pour fonctions les suivantes :
a) Veiller à la récupération et à la conservation de la documentation du Gouvernement d'Andorre, des organismes et des entités qui en dépendent et, le cas échéant, d'autres institutions publiques.
b) Classer et ordonner la documentation.
c) Préparer et gérer les transferts documentaires depuis les différents départements et organes de l'Administration.
d) Veiller à la bonne application de la réglementation en vigueur relative à la gestion de la documentation administrative dans la partie correspondant au préarchivage : archives centrales.
e) Établir les critères et dans la fixation de la réglementation technique pour le traitement archivistique des fonds administratifs.
f) Élaborer les instruments de description.
g) Élaborer, appliquer et tenir à jour les cadres de classement des fonds documentaires.
h) Appliquer et proposer l'évaluation et l'élimination de la documentation.
i) Assurer la gestion du prêt et de la consultation de la documentation, tant par l'Administration elle-même que par les administrés, et élaborer les instruments de description.
j) Proposer les actions nécessaires à la bonne conservation de la documentation et collaborer à sa divulgation et à sa diffusion.
Section de conservation et de restauration La section de conservation et de restauration a pour fonctions les suivantes :
a) Élaborer et exécuter les programmes de conservation, de restauration et de sécurité des fonds documentaires qui entrent aux Archives, que ce soit de manière définitive ou temporaire, afin d'assurer une intervention appropriée de restauration et de conservation.
b) Établir les critères, la méthodologie, les techniques et les lignes directrices les plus adéquats pour rétablir l'intégrité physique et fonctionnelle de la documentation.
c) Élaborer, conformément aux personnes responsables des différentes sections, les plans de suivi de l'état de conservation et de sécurité des différents fonds documentaires conservés dans les différentes archives d'origine, tant publiques que privées, de l'ensemble de l'Andorre.
d) Établir conjointement avec les personnes responsables des sections des fonds historiques et administratifs les programmes annuels d'action de duplication et de transfert de support, en fixant les phases périodiques de sécurité et de consultation.
e) L'atelier de reprographie des Archives est rattaché à la section de conservation et de restauration.
Section des fonds d'images, graphiques et audiovisuels La section des fonds d'images, graphiques et audiovisuels a pour fonctions les suivantes :
a) Veiller à la récupération de la documentation à caractère historique et à sa conservation et collaborer à la réalisation de toutes les négociations et démarches visant au versement de fonds documentaires historiques.
b) Exécuter et élaborer les projets d'organisation de ces fonds documentaires qui entrent aux archives, que ce soit de manière définitive ou temporaire.
c) Établir les critères et fixer la réglementation technique pour le traitement archivistique des fonds audiovisuels.
d) Élaborer les inventaires, catalogues et autres instruments de description.
e) Élaborer, appliquer et tenir à jour les cadres de classement des fonds documentaires.
f) Établir les programmes annuels d'action de duplication et de changement de support, en fixant les phases périodiques de sécurité et de consultation.
g) Établir, avec la collaboration de la section de conservation et de restauration, les mesures de conservation de la documentation iconographique et sonore, ainsi que sa protection.
Section d'accueil pédagogique et des usagers La section d'accueil pédagogique et des usagers a pour fonctions les suivantes :
a) Collaborer à la définition du système d'information, de consultation et de prêt de la documentation des Archives.
b) Rechercher, décrire et enregistrer les fonds documentaires sur tout support et de toute provenance qui présentent des valeurs éducatives et pédagogiques.
c) Élaborer et organiser les projets et actions tels que l'accueil des visites pédagogiques, établir les contacts avec différents services et départements des ministères chargés de l'éducation et de la culture afin de mettre en place des ateliers d'histoire et des programmes visant à promouvoir l'investigation et la recherche historiques.
d) Conseiller les usagers qui requièrent une information plus spécialisée.
e) Participer à l'organisation des activités de diffusion des Archives afin de faire connaître le patrimoine documentaire à l'ensemble des citoyens.
f) La gestion de la salle de consultation est rattachée à la section d'accueil pédagogique et des usagers.
Organigramme Article 14.1. Les techniciens affectés aux Archives relèvent du/de la chef d'unité des Archives pour les tâches qui leur sont confiées de manière générale ou ponctuellement dans chaque cas concret. Article 14.2. L'organigramme de fonctionnement interne des Archives nationales d'Andorre s'articule en sections qui reflètent chacune des fonctions d'un service d'archives.
Accès aux documents constitutifs du patrimoine documentaire L'accès des administrés aux documents constitutifs du patrimoine documentaire d'Andorre est garanti conformément aux dispositions de la Loi 9/2003 du 12 juin du patrimoine culturel d'Andorre et du présent Règlement.
Accès aux archives courantes L'accès au fonds du Gouvernement d'Andorre qui constitue les archives courantes est régi par les dispositions de l'article 42 du Code de l'Administration, du 10 avril 1989, et est soumis aux principes généraux qui régissent l'accès aux documents administratifs, y compris les dossiers, et qui résultent des procédures gérées dans les bureaux de l'Administration.
Consultations internes Les consultations des organes qui composent l'organisation administrative du Gouvernement sont considérées comme des consultations internes et sont effectuées conformément aux dispositions des articles 28 et suivants. Les consultations ou demandes d'autres institutions publiques sont soumises aux principes de collaboration et d'assistance mutuelle qui régissent les relations interadministratives.
Restriction d'accès La documentation, dès son entrée aux archives, est en libre accès, à l'exception de celle qui est exclue en vertu des dispositions figurant dans les articles suivants.
Matières classifiées Article 19.1. Les matières classifiées conformément à la législation sur les secrets officiels, ainsi que la documentation qui est expressément exclue par les lois, ou celle dont la diffusion pourrait constituer un risque pour la défense ou la sécurité de l'État ou pour l'élucidation des délits, sont exclues de la consultation publique.
2. Sans préjudice du paragraphe précédent, l'autorité qui a déclaré le secret ou la réserve peut accorder, et dans le cas de documentation de l'Administration générale, par le biais du rapport de la Commission d'accès et d'évaluation de la documentation, une autorisation d'accéder aux documents de ce caractère.
3. Il appartient au/à la chef de l'Area des Archives d'accorder l'autorisation dans les autres cas.
Nota: El text vigent no té apartat 3: la segona frase de l'antic 19.2 passa a ser el nou apartat 3. Es conserva el format «Article 19.1.» del vigent i la numeració literal «2.» i «3.».
Données personnelles Le consentement exprès des intéressés est nécessaire pour la consultation de tous les documents qui contiennent des données personnelles de caractère policier, procédural, clinique ou de toute autre nature, susceptibles d'affecter la sécurité des personnes, leur honneur, l'intimité de leur vie privée et familiale, ou leur propre image. Toutefois, la consultation publique est admise lorsque cinquante ans se sont écoulés depuis leur décès ou sur ordre judiciaire.
Conditions d'accès Dans le cas de documents provenant d'une donation ou d'un dépôt, les conditions établies par les personnes ou institutions donatrices ou déposantes doivent être respectées.
Accès à ses propres données Les personnes concernées ont le droit d'obtenir des informations sur leurs données à caractère personnel, que ce soit par consultation ou par communication des données par écrit ou par copie.
Accès à la documentation sous forme d'original L'accès à la documentation originale est subordonné à la condition que ne soient pas mises en péril les valeurs qui justifient sa conservation. À cet effet, le/la chef des Archives peut refuser la consultation des originaux, sans préjudice de la possibilité d'accéder aux reproductions de l'œuvre fixées sur l'un quelconque des supports dont disposent les Archives.
Refus d'accès L'accès à la documentation peut être refusé tant qu'elle n'a pas fait l'objet d'une classification, d'une restauration ou de tout autre traitement nécessaire pour garantir la fonctionnalité de la documentation.
Effectivité du droit d'accès L'effectivité du droit d'accès régi par le présent Règlement est soumise à l'accomplissement des formalités et des contrôles administratifs qui découlent de l'organisation des Archives, selon les conditions prévues aux articles 32 et suivants.
L'accès aux documents peut s'effectuer :
a) Par consultation gratuite dans la salle de consultation des Archives.
b) Par consultation gratuite télématique et électronique.
c) Par l'envoi de copies, à la charge du demandeur, sans préjudice des limites établies aux articles 41 et 42.
Consultations internes Sont considérées comme consultations internes celles qui, dans l'exercice de leurs fonctions, sont effectuées par les organes faisant partie des institutions publiques et des organismes parapublics. Les autres consultations ainsi que celles que peuvent effectuer d'autres organes ou entités sont soumises aux règles générales et ne sont pas considérées comme internes.
Limitations Les limitations prévues concernant la documentation d'accès restreint ne s'appliquent pas aux consultations internes.
Consultation En règle générale, les consultations s'effectuent dans les locaux des Archives. Dans le cas où la documentation demandée est nécessaire, le service intéressé peut obtenir la documentation conformément aux dispositions des articles 53 et suivants.
Horaires L'horaire d'ouverture des Archives nationales d'Andorre est régi selon les possibilités qu'offre l'horaire de travail du personnel, ou selon ce que déterminent les organes dont il relève, selon le principe consistant à faciliter le plus possible la consultation, tant interne qu'externe.
1. Pour accéder aux Archives, il faut présenter une carte de chercheur quelconque ou un autre document officiel qui identifie l'identité de la personne. À cet égard, les usagers qui accèdent aux Archives pourront justifier de leur identité et consulter sur présentation du passeport ou d'un document d'identification.
2. Les mineurs de 16 ans doivent accéder aux installations et peuvent utiliser les services destinés à la consultation des fonds dans le cadre de programmes pédagogiques préalablement convenus ou autorisés par la direction des Archives.
3. Les Archives permettent l'accès conditionnel aux personnes âgées de moins de 16 ans pour la réalisation de travaux de recherche à condition que soient remplies les conditions requises et la procédure suivantes :
a) Le professeur tuteur du travail de recherche doit prendre contact par écrit avec les Archives pour expliquer la portée et les objectifs du travail ainsi que les informations nécessaires à sa réalisation. L'accès est autorisé selon le système de date et heure convenues, qui doit être établi d'un commun accord avec le professeur tuteur et doit être communiqué par écrit par courrier électronique.
b) Pour accéder à la salle de consultation des Archives, les personnes âgées de moins de 16 ans doivent présenter l'autorisation écrite envoyée au professeur tuteur du travail de recherche, dans laquelle doivent figurer le jour et l'heure convenus pour la visite.
c) Une fois l'accès autorisé, il convient de se soumettre aux conditions générales de consultation et de reproduction prévues dans la présente norme.
4. Les usagers dûment accrédités ont librement accès à la salle de consultation, avec pour seule limitation celle découlant de la capacité physique du local.
5. La consultation des documents mis à la disposition du public par voie électronique ne requiert pas l'identification du citoyen. Toutefois, son identification peut être requise lorsque la demande est faite à des fins de réutilisation et dans le cas de documents soumis à des droits d'auteur susceptibles d'en conditionner l'exploitation, de documents soumis à un délai de restriction ou de documents soumis à d'autres conditions d'utilisation.
6. Les formulaires de demande de consultation doivent informer les usagers du traitement dont feront l'objet leurs données personnelles et de la manière d'exercer les droits que leur reconnaît la réglementation sur la protection des données à caractère personnel.
7. À des fins statistiques ou d'appui à sa consultation, il peut être demandé à l'usager la finalité, le domaine ou la matière de son intérêt. L'usager doit être informé que la fourniture de cette information est facultative.
Demande de documents Sauf disposition expresse contraire, la documentation des Archives nationales d'Andorre est consultée dans la salle de consultation. Pour demander les documents, il faut remplir un bulletin de consultation. Seules trois commandes peuvent être passées simultanément.
Instruments de description des fonds Article 33.1. Les Archives mettent à la disposition des usagers les instruments de description des fonds : guides, inventaires, catalogues et autres. Les usagers peuvent consulter le personnel technique sur toutes les questions relatives à la documentation qui peuvent leur être utiles dans leurs recherches. Le personnel des Archives n'est pas tenu d'effectuer des recherches particulières pour les usagers. Article 33.2. En ce qui concerne les recherches demandées par l'Administration centrale elle-même, elles doivent être formulées par écrit.
Réservation de documentation Les usagers peuvent réserver la documentation qu'ils doivent utiliser pendant plus d'une journée de travail. Le/la chef d'unité des Archives fixe la quantité de documentation et la durée pendant laquelle elle peut être réservée. Les documents réservés peuvent être utilisés par d'autres chercheurs tant que l'usager qui les a réservés ne les consulte pas. Les dictionnaires et les autres ouvrages en libre consultation qui se trouvent dans la salle de consultation ne peuvent pas être réservés.
Obligations des usagers Article 35.1. Les usagers sont responsables des fonds pendant qu'ils les consultent et doivent les traiter avec le plus grand soin. Il n'est pas permis d'écrire sur les documents, ni de les plier, ni de les calquer. Il n'est pas non plus permis de sortir les documents de la salle de consultation. La documentation de grand format, les plans et les cartes sont consultés dans l'espace indiqué. Article 35.2. Les usagers doivent respecter, dans l'exercice de leurs droits, ceux des autres usagers ; par conséquent, aucun comportement ni aucune activité gênante ou inopportune n'est permis.
Soin du matériel L'usager doit prendre le plus grand soin dans l'utilisation des appareils de reproduction d'images mis à sa disposition. S'il en ignore le fonctionnement, il doit se faire conseiller par le personnel des Archives. En cas de fonctionnement défectueux de l'appareil, le personnel des Archives en est informé.
Introduction de matériel personnel dans la salle de consultation Les usagers peuvent être autorisés à utiliser à l'intérieur des Archives leurs propres appareils de travail, pourvu que cela ne cause pas de préjudice à la documentation ni de gêne aux autres usagers, et sous la responsabilité exclusive de l'usager.
Consultation de documents de formats spéciaux La consultation des fonds qui, en raison de leurs formats spécifiques, ne s'effectue pas dans la salle de consultation générale est régie par une norme spécifique.
Accès aux magasins L'accès direct aux magasins est réservé exclusivement au personnel des Archives.
Limitations et conditions spéciales En raison de circonstances extraordinaires, des limitations ou des conditions spéciales peuvent être imposées à la consultation de certains fonds ; ces limitations ne sont maintenues que pendant le temps strictement nécessaire.
1. Les systèmes de reproduction de documents sont l'impression sur papier et la copie numérique.
2. Il peut être fait des impressions des documents électroniques accessibles depuis la salle de consultation et des copies numériques des fonds numérisés dans les cas où cela est techniquement possible, dans le respect constant de la législation en vigueur ainsi que des conditions et exceptions établies par la présente réglementation.
3. Tous les documents qui disposent d'une copie de consultation sur quelque support que ce soit doivent être reproduits à partir de cette copie. Ce n'est que dans des cas exceptionnels et dûment justifiés que l'obtention de la reproduction à partir du document original peut être autorisée, au moyen de la procédure de reproduction jugée la plus appropriée et en fonction de l'état de conservation et des caractéristiques du document.
4. La réalisation de reproductions par l'usager avec ses propres moyens n'est pas autorisée.
1. Le demandeur dispose, dans la salle de consultation, d'un formulaire qu'il doit remplir et remettre au responsable de la salle. Le formulaire mentionne les données personnelles, le système de reproduction, la typologie documentaire, une description du document, le nombre de copies et la date. La véracité des données figurant dans le formulaire et le paiement des droits pécuniaires correspondants sont des conditions requises indispensables pour que le/la chef d'unité des Archives autorise la demande.
2. Le demandeur de reproduction de documents proposés par voie électronique pour un usage autre que la recherche et l'enseignement dispose du formulaire électronique pour s'adresser par voie télématique aux Archives nationales.
Il appartient aux responsables du service de consultation de décider d'accepter les demandes de reproduction transmises par courrier postal ou par voie télématique. La demande doit comporter les données personnelles, une pièce d'identité, le sujet de la recherche et la justification de la demande. Si la demande est acceptée, les reproductions seront fournies lorsque l'intéressé aura acquitté le montant de la reproduction et celui des dépenses afférentes à leur envoi.
Reproduction de documents d'accès restreint Pour obtenir des reproductions de documents d'accès restreint, ainsi que le prévoit l'article 18, il faut obtenir au préalable l'autorisation expresse de l'autorité qui en a établi la restriction et la présenter au Service des Archives au moment de la demande.
Reproduction photographique, micrographique ou numérique Article 45.1. Lorsqu'une reproduction photographique, micrographique ou numérique est autorisée au moyen des moyens propres des Archives, le négatif reste en la possession de celles-ci. Article 45.2. Dans tous les cas - obtention du négatif et du microfilm original de caméra ou master film - le coût de leur réalisation est à la charge du demandeur.
Délais de reproduction Les demandes de reproduction sont traitées dans l'ordre strict de réception des formulaires et sont satisfaites dans les délais minimaux indispensables, compte tenu du type de support sur lequel la reproduction est demandée.
Duplication d'archives Le/la chef d'unité des Archives prend les mesures qu'il/elle juge appropriées pour éviter l'existence d'archives créées à partir de reproductions susceptibles de supplanter les archives d'origine, l'absence de contrôle sur la documentation cédée et le risque que les reproductions soient utilisées à des fins différentes de celles pour lesquelles elles ont été cédées.
Restriction de la reproduction de documents Le/la chef d'unité des Archives peut décider des restrictions dans certains cas de demande de reproduction de documents de fonds spécifiques par un moyen déterminé, justifiées par l'ancienneté, la qualité du support, le format, la manipulation difficile, l'étendue de la reproduction d'un même document et l'état de conservation. Le/la chef d'unité des Archives recherchera la solution la plus appropriée pour satisfaire la demande, y compris le recours à d'autres techniques de reproduction différentes de celle demandée.
Reproduction d'instruments de description La reproduction d'instruments de description de l'archive lui-même qui n'ont pas été publiés et la reproduction de séries entières sont interdites. Échappe à l'interdiction la reproduction intégrale qui a pour principal objectif la sécurité face à d'éventuelles catastrophes naturelles mettant en péril l'existence de la documentation et l'information qu'elle contient.
Exceptions à la restriction de reproduction de documents Nonobstant cette interdiction, la/le chef d'unité de l'Archive peut autoriser la reproduction complète de séries lorsque cette décision comporte des avantages pour l'Archive elle-même. Le Gouvernement d'Andorre participe toujours aux bénéfices découlant de l'exploitation commerciale de la documentation cédée.
Objectif de la reproduction L'objectif de la reproduction est toujours de permettre l'étude et la recherche, ou l'apport de preuves documentaires pour des questions administratives, sauf dans des cas particuliers où d'autres raisons peuvent justifier une finalité différente.
Reproduction et droits d'auteur Le demandeur doit se conformer à tout moment à la réglementation en vigueur en matière de propriété intellectuelle. Le chercheur est tenu, lorsqu'il publie des documents, d'en mentionner la provenance et, en cas de reproduction d'images, le nom de leur auteur. De même, lorsqu'il publie des travaux réalisés à partir de la documentation fournie par l'Archive, le chercheur doit transmettre deux exemplaires, dont l'un sera intégré à la bibliothèque auxiliaire de l'Archive et l'autre à la Bibliothèque nationale d'Andorre.
Reproduction de fonds graphiques, d'images et oraux La reproduction de fonds graphiques, d'images et oraux est régie par les spécifications suivantes :
a) La reproduction, intégrale ou partielle, de la documentation audiovisuelle est permise, mais, en fonction du type d'utilisation, elle sera grevée d'une contrepartie de nature économique dépendant des divers services ou de l'usage public qui est fait du document.
b) En cas d'usage privé sans finalités lucratives ni commerciales, l'usager doit uniquement payer les services qu'il demande.
c) Dans les deux cas, l'usager s'engage à citer les auteurs et producteurs ainsi que la provenance, dans tout type de diffusion. En outre, en cas de réalisation d'une nouvelle production, il doit remettre une copie qui sera intégrée au fonds de l'Archive.
d) Lorsque la propriété intellectuelle des documents audiovisuels n'appartient pas au Gouvernement d'Andorre, la demande de reproduction doit être adressée aux propriétaires desdits documents.
e) La reproduction par photocopie ou microfilm de transcriptions intégrales des documents oraux n'est pas autorisée, pas plus que la duplication des originaux des bandes.
f) Dans des cas exceptionnels, qui doivent être justifiés selon l'appréciation de la/du chef d'unité de l'Archive, sont permises, pourvu qu'il n'existe pas d'interdiction expresse du témoin ou de l'intervieweur, des reproductions fragmentaires des copies de consultation/conservation des bandes, qui ne peuvent excéder 30/40 secondes de durée.
g) Ont le même caractère d'exception les duplications des transcriptions intégrales des textes des entretiens ou documents oraux qui excèdent une demi-page en double interligne.
Prêt interne L'Archive peut effectuer des prêts de documentation aux services administratifs du Gouvernement afin d'en faciliter la consultation et d'accélérer les démarches administratives.
Demande de prêt Les services administratifs qui demandent le prêt d'un document doivent obligatoirement utiliser les bulletins normalisés de prêt de documents :
a) Les bulletins de prêt sont présentés en trois exemplaires et il en est rempli un pour chaque unité documentaire.
b) Une fois le bulletin parvenu à l'Archive et après vérification que les différentes rubriques ont été correctement remplies, il est procédé au prêt du document. Des trois exemplaires du bulletin, l'un est laissé à la place du document à titre de témoin, un autre reste à l'Archive pour le contrôle du prêt, et le troisième est joint au document à prêter, dûment tamponné par l'Archive.
c) Les demandes de prêt de documents transmises par fax ne sont pas admises, sauf dans des cas justifiés.
d) La durée du prêt ne peut être supérieure à 3 mois. Si un service administratif a besoin du document pour une période plus longue, il le communique préalablement afin qu'il puisse être procédé, le cas échéant, à la prorogation de la durée du prêt.
e) Tous les trois mois, l'Archive procède aux réclamations des documents non restitués dans le délai établi. La réclamation est effectuée de préférence par écrit, en transmettant au service concerné une liste des documents non restitués.
Prêt externe L'Archive nationale d'Andorre peut autoriser, dans des cas exceptionnels, le prêt temporaire de documents d'autres institutions extérieures à l'Administration centrale. Cette modalité de prêt externe peut être autorisée lorsque les documents sont nécessaires à une activité de diffusion culturelle. L'Archive dispose d'un règlement technique fixant les conditions requises qui doivent être remplies pour le prêt temporaire de documents ainsi que les conditions techniques minimales qui doivent être remplies pour l'exposition de documents.
Exportations temporaires En ce qui concerne le régime et la procédure d'autorisation des exportations temporaires, il est renvoyé à l'article 19 de la Loi 9/2003 du 12 juin du patrimoine culturel d'Andorre.
Délais Le transfert des fonds provenant de l'Administration centrale à l'Archive nationale d'Andorre, des dossiers dont le traitement a déjà été clos et qui sont conservés en raison de leur valeur historique, testimoniale et/ou informative, peut être effectué à partir de quinze ans après leur décision ou leur approbation.
Forme Les dossiers faisant l'objet d'un transfert doivent être constitués de documents originaux et conformément aux directives indiquées par le Service des archives.
Périodicité et bordereau de transfert Les transferts ordinaires provenant des services administratifs du Gouvernement doivent avoir une périodicité annuelle et sont formalisés au moyen du bordereau de transfert normalisé, en trois exemplaires, et conformément aux normes établies par le Service des archives.
Transfert extraordinaire En cas de versement de documentation par transfert extraordinaire, il est procédé à la formalisation de l'acte de remise au moyen de l'accord pertinent ou de sa matérialisation par un document normalisé.
Cadre de classement Le patrimoine documentaire de l'Administration centrale est organisé sur la base d'un cadre d'organisation générale de ses fonds, qui présente le système de classement adopté dans les archives. Ce cadre est fondé sur des critères fonctionnels et doit permettre l'échange de renseignements et leur récupération globale.
Description On tendra à l'homogénéisation des techniques et des niveaux de description ainsi qu'à leur systématisation au moyen des instruments de description et d'information. L'élaboration de fiches et de manuels d'utilisation seront menées à bien au moyen de groupes de travail constitués de techniciens de l'administration centrale.
Instruments de description Les Archives élaborent des guides, des inventaires, des catalogues, des index, des répertoires, des compilations documentaires et d'autres instruments de description afin de favoriser la diffusion de l'information contenue dans les Archives et l'accès à celle-ci.
Évaluation de la documentation administrative L'élimination, totale ou partielle, de la documentation faisant partie du patrimoine documentaire est interdite. L'évaluation de la documentation administrative est effectuée par la Commission d'évaluation de la documentation du Gouvernement d'Andorre, conformément au Règlement d'organisation de la Commission d'évaluation de la documentation, du 8 juillet 1998, ou à la norme susceptible de le remplacer.
Calendrier de conservation de la documentation Les décisions relatives à la conservation ou à l'élimination de la documentation sont regroupées systématiquement dans un calendrier de conservation élaboré par la Commission d'évaluation de la documentation.
Évaluation de la documentation transférée La documentation transférée aux Archives nationales d'Andorre doit y entrer évaluée dans le délai et selon les conditions fixés par le calendrier de conservation prévu.
Fonction culturelle et éducative des Archives Les Archives, dans l'exercice de leur fonction scientifique et culturelle fournissent les éléments d'information aux usagers, organisent des activités d'animation et de diffusion culturelles, conseillent et soutiennent les initiatives de recherche, élaborent des programmes et des outils pour l'éducation et promeuvent l'échange et la communication avec des associations et des entités publiques et privées, nationales et étrangères.
Animation et diffusion Les Archives réalisent les travaux qui leur sont propres en tant que centre d'information documentaire, ouvrent les portes des archives au public non spécialisé, présentent et divulguent le patrimoine documentaire d'Andorre en tant qu'il constitue un témoignage du développement historique et social d'Andorre, contribuent à l'animation de la vie scientifique et culturelle d'Andorre et élargissent les voies de rayonnement du patrimoine documentaire d'Andorre et des Archives à l'étranger.
Activités Le programme d'activités est orienté essentiellement vers l'organisation d'expositions, de visites collectives, de séminaires, de cours spécialisés, de conférences et de colloques, de services pédagogiques et d'autres activités d'animation culturelle liées au monde de l'éducation, ainsi que de toute autre initiative ayant pour finalité le rayonnement culturel du patrimoine documentaire d'Andorre.
Section d'accueil pédagogique et de l'usager La section d'accueil pédagogique et de l'usager prend les mesures de protection nécessaires des documents qu'elle estime les plus appropriées et évalue leur accessibilité.