Règlement du 14-6-2019 du Service des archives du Commun d'Escaldes-Engordany, du 14 juin 2019

Article 1.

Le Service d'Archives communales (SAC), est un service de caractère administratif et culturel, composé d'un patrimoine documentaire qui a la qualité de domaine public et qui, aux fins de titularité et de gestion, est la propriété du Commun d'Escaldes-Engordany. Le SAC est spécialisé dans la gestion et le traitement des documents qui font partie du patrimoine documentaire du Commun, dans leur conservation et dans leur divulgation. Le SAC se compose de la Section administrative et de la Section historique. On entend également par Archives communales l'installation ou les installations où sont réunis, conservés, classés et diffusés les documents qui composent le patrimoine documentaire du Commun.

Article 2. Notion de Patrimoine documentaire

1. Au sens du présent règlement, on entend par document toute expression en langage naturel ou conventionnel et toute autre expression graphique, sonore ou en image, recueillies sur tout type de support.

2. Font partie du Patrimoine documentaire du Commun d'Escaldes-Engordany tous les documents produits, reçus ou réunis par les sections, départements et/ou services du Commun, les organismes autonomes administratifs et les personnes morales et entités dépourvues de personnalité juridique créées par le Commun ou à participation majoritaire du Commun et les autres entités dont le Commun est membre de plein droit, indépendamment de la date et du support sur lequel ils ont été générés.

3. Les documents faisant l'objet d'une cession ou d'une donation expresse, liés à la Paroisse et à son territoire.

4. Les documents de plus de 100 ans d'ancienneté produits ou reçus par toute personne physique ou morale de la paroisse d'Escaldes-Engordany et ceux d'une ancienneté moindre mais qui présentent une valeur testimoniale, historique et de recherche.

5. Le patrimoine documentaire mentionné au paragraphe précédent, est de titularité publique et, par conséquent, doit demeurer au Commun et ne peut être transféré hors des locaux communaux sauf dans les cas exceptionnels prévus à l'article 41 du présent Règlement.

Article 3. Le Service d'Archives communales

Le SAC est un service rattaché au Secrétariat général ou à l'organe du département précisé dans l'organigramme approuvé par la Corporation et qui coordonne son activité relative à la conservation, au traitement et à la diffusion de la documentation historique avec le Département de la Culture, auquel sont rattachées les Archives historiques d'Escaldes-Engordany, espace qui constitue sa Section historique.

Article 4.

Les fonctions du SAC sont les suivantes :

a) La gestion documentaire du Commun dans les termes indiqués au Chapitre III du présent Règlement.

b) Le traitement archivistique des documents administratifs et historiques.

c) La sauvegarde et la diffusion du patrimoine documentaire et historique du Commun, à des fins de divulgation culturelle, de recherche et de soutien à l'enseignement.

d) L'application des critères d'évaluation et de tri des documents.

e) Garantir l'accès à l'information des particuliers en ce qui concerne les documents placés sous sa responsabilité directe, dans le plein respect du droit à la vie privée et des autres droits protégés par l'ordre juridique andorran.

f) Le conseil à la Corporation sur tous les aspects relatifs au traitement de l'information et des documents.

g) La gestion des équipements et installations des Archives communales, et en général, toutes les fonctions qui lui sont confiées par les organes de gouvernement du Commun d'Escaldes-Engordany.

Article 5.

1. Le SAC exerce les fonctions énumérées à l'article 4 en ce qui concerne les documents :

a) Des secteurs, services, Départements et Unités administratives du Commun.

b) Des organismes administratifs autonomes.

c) Des entreprises, fondations et autres entités dépourvues de personnalité juridique créées par le Commun ou à participation majoritaire du Commun.

d) Des entités dont le Commun est membre de plein droit.

2. Le SAC exerce les mêmes fonctions, à l'exception de celle énumérée à l'article 4.a, en ce qui concerne les documents cédés au Commun par des personnes physiques ou morales.

3. Les documents produits ou reçus par des personnes physiques ou morales gestionnaires de services communaux relatifs à la gestion de ces services sont de titularité du Commun. Le SAC conseille ces personnes en vue d'une application correcte de la réglementation relative aux documents de titularité publique et en supervise l'application. Il verse ces documents aux Archives communales conformément au calendrier de transferts approuvé et, en tout état de cause, à la fin de la relation contractuelle ou de toute autre nature qui liait le Commun à cette personne.

Article 6.

Les documents générés ou reçus par les élus et par les personnes qui les conseillent ou de leur confiance font partie intégrante de la documentation ou des fonds de la Corporation. À la fin de l'exercice de leurs fonctions ou des tâches de représentation politique qui leur sont propres, le SAC prend en charge cette documentation, qui doit demeurer sous la garde des archives courantes du département correspondant ou doit être transférée aux Archives communales.

Article 7.

Les personnes morales énumérées aux points

b) et

c) de l'art. 5.1 doivent transférer périodiquement leurs documents aux Archives communales dûment organisés et décrits, conformément aux instructions du SAC.

Article 8.

Pour une évolution correcte des fonctions qui lui sont propres, le SAC doit disposer d'infrastructures, de moyens et de personnel adéquats. Les installations des Archives communales ont pour fonction unique et exclusive celles établies dans le présent Règlement et ne peuvent en aucun cas être utilisées à d'autres fins. Les zones de travail et de dépôt sont d'accès restreint et les personnes étrangères au SAC ne peuvent y accéder sans être accompagnées par le personnel du Service, sauf circonstances exceptionnelles ou de force majeure.

Article 9.

1. Le SAC dispose d'un technicien pour chaque Section. Il incombe aux techniciens du SAC d'assurer le bon fonctionnement et le bon ordre des installations et du Service lui-même, ainsi que des tâches effectuées par le personnel de soutien placé sous la responsabilité de chacun des techniciens. L'accès aux installations s'effectue sous leur contrôle ou sous celui du personnel de soutien. Il incombe également aux techniciens du Service d'Archives communales de proposer ou, le cas échéant, de décider toute mesure ou action nécessaire visant à améliorer l'exercice des fonctions propres du Service, pour autant que cette mesure ou action corresponde aux attributions qui lui ont été conférées par le Commun.

2. En cas d'absence ou de vacance prolongée du technicien de la Section administrative du Service d'Archives pour cause de congés payés, d'arrêts maladie, de congés, etc., ses fonctions peuvent être assumées en tout ou en partie par un fonctionnaire qualifié désigné par la Junta de Govern.

Article 10.

Les techniciens du SAC ou, à défaut, la personne ou les personnes disposant d'une délégation de signature, peuvent délivrer des copies dûment authentifiées de la documentation placée sous leur garde.

Article 11.

Les techniciens du SAC, dans le cadre de leur action, doivent informer leurs supérieurs hiérarchiques des cas de perte, de dégradation et de spoliation du patrimoine documentaire afin que ceux-ci adoptent les mesures opportunes pour en éviter les conséquences qui pourraient en découler.

Article 12.

Sont également des fonctions des techniciens des Archives communales :

a) Contribuer à une plus grande efficacité et à un meilleur fonctionnement de l'Administration, en fournissant de manière souple et pertinente la documentation nécessaire à la décision relative à une démarche administrative.

b) Participer à la gestion des équipements et installations propres aux Archives communales et veiller à leur bon usage.

c) Émettre des rapports techniques sur l'adéquation des espaces qui doivent conserver le patrimoine documentaire et historique.

d) Assurer le suivi et l'évaluation de l'état de conservation du patrimoine documentaire et historique, ainsi que des locaux, infrastructures et mobiliers propres aux archives, proposer les actions d'entretien nécessaires et veiller à leur bon usage.

e) Établir des mécanismes de contrôle des conditions environnementales et climatiques du dépôt documentaire en en assurant un suivi régulier.

f) Mettre en place des protocoles adéquats pour le contrôle des nuisibles dans les locaux du dépôt des Archives communales.

g) Entretenir des relations avec les différentes entités publiques et privées pour tout ce qui concerne le Service des Archives communales.

h) Proposer l'acquisition des matériels nécessaires.

i) Concevoir l'ensemble archivistique, réglementer et planifier l'activité du SAC, exercer la fonction d'inspection, sur le plan technique, des équipements, etc., veiller au respect de la réglementation en vigueur en matière d'archives.

j) Formuler les propositions d'élimination de documentation conformément au cadre légal et normatif existant.

k) Assurer la garde du sceau du Service des Archives communales, des clés, des dépôts, des salles de consultation et de toute autre de ses dépendances.

l) Diriger, contrôler et attribuer les tâches propres au personnel du Service dans ses Domaines spécifiques d'action, compte tenu des circonstances propres à chaque cas. Le personnel auxiliaire affecté au SAC est placé sous la direction des techniciens du Service dans leurs sections respectives.

m) Coordonner la promotion du patrimoine documentaire historique, au moyen de propositions d'acquisition, de donation ou de dépôt dans les cas où cela est possible.

n) Promouvoir la diffusion du patrimoine documentaire et de l'histoire de la Paroisse au moyen de propositions de manifestations, d'activités et d'événements.

Article 13.

Les employés communaux affectés à la Section administrative du Service des Archives communales sont placés sous la direction du Secrétaire général pour les tâches qui leur sont confiées de manière générale ou ponctuellement dans chaque cas concret.

Article 14.

Les techniciens des Archives communales doivent disposer, dans la mesure du possible, des moyens adéquats en ce qui concerne les installations, l'espace, le personnel, les instruments et les matériels nécessaires au bon exercice de leurs fonctions.

Article 15.

On entend par Système de gestion documentaire l'ensemble des opérations et techniques intégrées à la gestion administrative générale et fondées sur l'analyse de la production, du traitement et de la valeur des documents. Le Système de gestion documentaire doit permettre la planification, le contrôle, l'utilisation, la conservation, le transfert et l'élimination des documents dans le but d'en rationaliser et d'en unifier le traitement afin de parvenir à une gestion efficace et efficiente.

Article 16.

Il incombe au SAC d'administrer le Système de gestion documentaire (SGD), d'en promouvoir la mise en place par le Commun, ainsi que sa mise à jour et son amélioration, avec le soutien des niveaux auxquels l'organigramme du Commun attribue des compétences organisationnelles et techniques.

Article 17.

1. Le Système de gestion documentaire repose sur le Plan de classement de la documentation communale et sur la normalisation des documents, dès le moment de leur création ou de leur réception, en garantissant à tout moment le suivi et la localisation de tout document dans chacun des circuits de l'action administrative, les conditions de son transfert, sa conservation et son accès.

2. Le classement de la documentation sur support électronique et/ou numérique dans la structure d'organisation des fichiers et dossiers en réseau doit coïncider avec le plan de classement fonctionnel de la documentation et ne peut être élargi, modifié ou supprimé que sur proposition du technicien de la Section administrative ou du titulaire du Secrétariat général, après accord de la Junta de Govern et avec la décision de la Commission d'évaluation documentaire.

3. La documentation historique est classée selon le Plan de classement de la documentation communale historique.

Article 18.

Le SAC élabore, révise et met à jour le Plan de classement de la documentation communale ainsi que le Plan de classement de la documentation communale historique, chaque plan relevant de la compétence de la Section concernée. De même, il établit également les calendriers de transfert, d'accès, de conservation et d'élimination de la documentation conformément à la réglementation en vigueur.

Article 19.

L'inclusion de nouvelles séries documentaires dans le Plan de classement de la documentation communale et dans celui de la documentation communale historique relève exclusivement du SAC, qui doit prendre en considération les propositions ou critères des unités productrices de documentation. Toute modification ou altération du contenu ou du traitement des séries documentaires déjà existantes doit être communiquée au SAC afin que celui-ci procède à une nouvelle évaluation et à une mise à jour, le cas échéant, du Plan de classement ainsi que des calendriers correspondants.

Article 20.

Les normes et directives du SAC doivent être approuvées par le Conseil plénier du Commun préalablement à leur mise en place. Le SAC propose à l'organe compétent l'adoption de critères pour l'amélioration de la gestion documentaire.

Article 21.

Le Service des Archives communales favorise la formation du personnel en ce qui concerne le fonctionnement du Système de gestion documentaire (SGD) et le conseille de manière permanente. Section 2.- Transfert de la documentation

Article 22.

Conformément au classement des fonds documentaires, font l'objet d'un transfert périodique aux Archives communales les registres officiels, les dossiers administratifs, les dossiers et tout autre document dans les termes énoncés à l'article 2 du présent Règlement, dont le traitement administratif est achevé. Tant que cette circonstance ne s'est pas produite, la documentation doit être conservée dans chacun des départements ou sections correspondants.

Article 23.

1. La documentation administrative désordonnée, mélangée, détériorée ou qui ne présente pas les caractéristiques minimales de ce que doit être un dossier n'est pas admise pour sa conservation et sa mise à disposition aux Archives communales. Conformément à l'article 22 du présent Règlement, avant le transfert des dossiers au SAC, il est nécessaire que leur traitement administratif soit achevé et qu'ils soient complets quant à leurs parties constitutives ; dans le cas contraire, ils ne sont pas acceptés, sauf s'il y figure une mention spécifique du Technicien de la Section administrative du SAC et, à défaut, du Secrétaire général du Commun, indiquant leur caractère incomplet, l'absence concrète de quelque élément constitutif et les raisons qui l'ont motivée.

2. On entend par dossier l'ensemble ordonné de documents et d'actes qui servent d'antécédent, de fondement et de décision d'un acte administratif ainsi que les diligences destinées à l'exécuter. Les dossiers sont constitués par l'agrégation successive de tous les documents, preuves, avis, décrets, accords, notifications et autres diligences qui doivent les composer, sur quelque support que ce soit. Les documents qui donnent lieu à l'ouverture du dossier sont les demandes, les accords, les décisions, les décrets, les rapports et les propositions. Les dossiers peuvent être réglementés ou non réglementés, sur papier, hybrides ou électroniques. Leur transfert doit être effectué selon les normes archivistiques dès leur origine.

Article 24.

Aux fins d'organisation, les fonds documentaires qui ne dépassent pas 30 ans d'ancienneté font partie de la Section administrative des Archives communales. Par ailleurs, la documentation qui dépasse 30 ans d'ancienneté est considérée comme fonds documentaire historique et est transférée à la Section historique des Archives communales selon le protocole de transferts établi par le SAC, sauf dans les cas concrets où la Junta de Govern en décide autrement, sur rapport préalable des Techniciens du Service d'archives communales.

Article 25.

La documentation du Commun, de quelque type qu'elle soit, qui est transférée au Service d'archives communales doit être accompagnée du formulaire de transfert correspondant en double exemplaire, une copie étant destinée au Département expéditeur et une autre au registre du SAC. Il est indispensable de préparer un formulaire de transfert pour chacune des séries documentaires transférées. Une fois la documentation reçue aux Archives communales, il est procédé à la vérification de sa correspondance avec le formulaire de transfert. Si celui-ci contient une quelconque erreur ou si le détail est insuffisant, le Service d'archives communales retourne le fonds au service expéditeur, en indiquant les insuffisances par écrit, et son dépôt, sa conservation et sa mise à disposition ne sont pas admis tant que les erreurs ou inexactitudes détectées n'ont pas été corrigées.

Article 26.

Les dossiers, livres officiels et autres documents transférés au SAC doivent toujours, sauf cas de force majeure, être des originaux et suivre les normes archivistiques établies pour le transfert.

Article 27.

1. Les Archives communales du Commun d'Escaldes-Engordany peuvent conserver des fonds documentaires provenant de dépôts, de donations ou d'autres provenances, sous réserve de l'acceptation préalable de la Junta de Govern, qui doit arrêter les conditions dans lesquelles il est procédé, et il y est joint un premier inventaire de la documentation qui, après vérification, est paraphé par le Technicien de la Section administrative du SAC et par le Secrétaire général ou par le Technicien de la Section historique et la direction du Département de la Culture s'il s'agit de fonds documentaires historiques. Il est remis au déposant un document probatoire, certificat ou procès-verbal de réception dudit dépôt par le Commun, signé en double exemplaire.

2. Le Commun procède ou non au remboursement du fonds documentaire à son propriétaire, conformément aux accords conclus lors de la constitution du dépôt, de la cession, etc., et, à défaut, aux dispositions légales qui le régissent.

Article 28.

Étant donné que l'activité administrative génère chaque année une augmentation importante du volume documentaire, il devient nécessaire de mettre en place une procédure d'évaluation, de tri et d'élimination de toute la documentation, produite ou reçue par les différents organes, dont la validité a expiré, du fait qu'elle se trouve dans une phase semi-active ou inactive, ou qui ne présente pas d'intérêt pour l'information et/ou la recherche, ou bien ladite documentation fait l'objet d'une conservation par impératif légal.

Article 29. Commission d'évaluation documentaire (CAD)

Le Commun crée une Commission d'évaluation documentaire composée des personnes suivantes :

• Le/La Cònsol Major ou Cònsol Menor
• Le/La Secrétaire général(e)
• Le/La Directeur/Directrice du Département de la Culture
• Le/La Technicien(ne) de la Section administrative du SAC
• Le/La Technicien(ne) de la Section historique du SAC
• Le/La juriste de la Corporation
• Le/La responsable du Département qui a produit la documentation à évaluer, en tant que gestionnaire de celle-ci.
• Un/Une représentant(e) de la CAD du Gouvernement en qualité de conseiller.

Article 30.

La Commission d'évaluation documentaire (CAD) est constituée en organe consultatif de la Corporation, lequel détermine les critères d'évaluation des séries documentaires en vue de leur conservation et/ou de leur élimination. Les fonctions de cette Commission sont les suivantes :

a) Analyser et évaluer la documentation produite et reçue par le Commun d'Escaldes-Engordany.

b) Élaborer et réglementer les critères administratifs, juridiques et historiques d'évaluation de la documentation du Commun et veiller à leur correcte application.

c) Établir les tableaux d'évaluation du Commun d'Escaldes-Engordany.

d) Prendre connaissance des processus d'élimination de documentation qui sont effectués.

e) Rendre des décisions sur les modifications du critère de classification de la documentation électronique.

f) Les décisions adoptées par la Commission d'évaluation sont arrêtées par la Junta de Govern et soumises à la ratification du Consell de Comú.

Article 31. Ouverture de la procédure

Le processus d'évaluation et de tri des séries documentaires peut être engagé de deux manières :

a) D'office, à l'initiative du Service d'archives communales.

b) À la demande des unités administratives elles-mêmes, au moyen d'un écrit suffisamment motivé exposant les motifs de la demande et adressé au technicien de la Section administrative du SAC.

c) La proposition d'élimination de la documentation doit être suffisamment motivée et est soumise à l'appréciation du Secrétariat général, lequel approuve ou rejette la proposition d'élimination de documentation. Si celle-ci est acceptée, une Commission d'évaluation est convoquée, qui examine la proposition et, si elle l'accepte, il en est dressé un procès-verbal dans lequel figure la liste détaillée de la documentation dont l'élimination est décidée et de celle qui doit être conservée. Le procès-verbal est soumis à l'approbation de la Junta de Govern et à la ratification ultérieure par le Consell de Comú.

Article 32. Instruction de la procédure

a) Si le processus d'évaluation et de tri est engagé à l'initiative du SAC, le Chef de Département concerné est contacté afin de l'informer de la procédure à suivre et les différents types documentaires produits au sein de son département sont étudiés. Pour mener à bien cette évaluation, il est indispensable de connaître la législation applicable à chaque cas. Une fois toutes les données obtenues, le SAC remplit la fiche descriptive destinée à l'analyse et à l'évaluation des séries documentaires décrites à l'alinéa précédent.

b) Si la procédure d'évaluation est engagée à l'initiative d'un Département ou Service, celui-ci doit en faire la demande par écrit au SAC en exposant les motifs qui justifient sa requête. Le Service d'Archives Communal évalue cette demande et y répond rapidement, en acceptant la demande selon la disponibilité du personnel et les motifs invoqués. En aucun cas la documentation ne peut être évaluée si celle-ci n'est pas parfaitement organisée.

Article 33.

Le contrôle et la supervision du calendrier de conservation/élimination de la documentation relèvent de la compétence du SAC. Les critères se fondent sur le cycle de vie de la documentation et sur sa valeur historique et informative.

Article 34.

Le SAC a la faculté de veiller à ce que, dans tous les locaux d'archivage de la documentation du Commun d'Escaldes-Engordany, soient remplies les conditions optimales et adéquates pour la bonne conservation et la protection de la documentation, tant en ce qui concerne la documentation administrative qu'en ce qui concerne la documentation historique, en proposant et en adoptant les mesures nécessaires pour garantir ces conditions.

Article 35.

S'il constate une détérioration et/ou une dégradation de la documentation, le SAC en informe les organes compétents et prend les mesures à sa portée pour corriger et réorienter la situation. Si ces mesures comprennent le transfert de la documentation, l'accord exprès de la Corporation est nécessaire, sur rapport préalable du technicien compétent du SAC. Chapitre IV.- L'accès à la documentation Section 1.- Dispositions générales

Article 36.

Aux fins du présent Règlement, sont considérées comme consultations internes celles effectuées par les différentes unités administratives ou par les élus. Sont considérées comme consultations externes celles émanant d'autres administrations publiques dans l'exercice de leurs compétences et fonctions, ainsi que des autres entreprises ou organismes qui peuvent en dépendre et de l'ensemble des citoyens et des particuliers dans les conditions spécifiées à l'article 39 du présent Règlement.

Article 37.

Les demandes de documents et de données émanant d'autres administrations sont traitées conformément aux principes d'interopérabilité et de coordination entre administrations publiques, en prenant comme référence la réglementation qui lui est applicable dans chaque cas. Section 2.- De la consultation et du prêt au niveau interne

Article 38.

1. Le prêt de documents, en ce qui concerne les consultations internes, s'effectue après signature par le demandeur d'une feuille de registre des sorties du Service d'Archives Communal. Lorsque le ou les documents sont restitués au Service d'Archives, la personne chargée de le faire doit signer à l'endroit prévu afin de justifier définitivement que le document prêté a été restitué à son origine.

2. Les usagers internes du Service d'Archives Communal ne peuvent pas retirer de leur propre chef les documents qu'ils souhaitent consulter, sauf s'ils disposent d'une autorisation du titulaire du Secrétariat général, de la direction du Département de la Culture s'il s'agit de documentation historique ou du technicien de la Section compétente du SAC.

3. Aucun Service, Département ou membre du personnel administratif ne peut conserver de manière permanente ou indéfinie des documents extraits du Service d'Archives Communal pour leur consultation. Le délai maximal de prêt ne peut être supérieur à trois mois et ce n'est que dans les cas nécessaires, et sur demande écrite préalable adressée au technicien du SAC de la Section compétente, que peut être autorisée leur présence temporaire dans un autre Service pendant une période supérieure à six mois, qui est considérée comme le délai maximal autorisé pour une consultation ordinaire.

4. Lorsqu'une Unité administrative souhaite consulter de la documentation produite par une autre Unité administrative, l'autorisation écrite du Secrétaire général est nécessaire, sur rapport préalable du technicien de la Section administrative du Service d'Archives Communal.

5. Ne sont pas prêtées des parties de dossiers ou des documents séparés de l'ensemble organique dont ils font partie.

6. Pour des raisons de conservation, de préservation et de sécurité, la documentation historique doit être consultée, dans la mesure du possible, sous forme de copie de consultation. Le technicien de la Section historique peut autoriser la consultation de l'original. Section 3.- De la consultation et du prêt au niveau externe

Article 39.

Sont considérées comme consultations externes celles effectuées par l'ensemble des citoyens qui n'ont pas de lien contractuel avec le Commun.

1. L'Administration communale garantit l'accès des citoyens au Service d'Archives Communal sans préjudice des restrictions prévues par la Loi 15/2003 , du 18 décembre, qualifiée de protection des données personnelles ; par le Code de l'Administration ; par le Code de procédure pénale, la Loi 30/2014 , du 27 novembre, qualifiée de protection civile, aux droits à l'intimité, à l'honneur et à l'image et autres restrictions légales, pour des raisons de protection et de conservation des biens qui y sont conservés.

2. Les dossiers peuvent être consultés dès lors qu'ils concernent le/s titulaire/s de la demande objet de la consultation, dont le traitement est terminé, ou qu'il existe un accord consigné dans un procès-verbal de la Junta de Govern. Dans ces cas, la consultation par le citoyen s'effectue dans une salle aménagée à cet effet et il est nécessaire de justifier de la qualité de personne intéressée au dossier demandé, en remplissant préalablement un formulaire sur lequel figurent les nom et prénoms, la nationalité, la profession, le domicile, le n° de passeport ou d'un document d'identité ainsi qu'une demande suffisamment motivée justifiant sa requête.

3. La documentation historique, en raison de sa valeur informative et historique, peut être consultée sans restrictions, à l'exception des limitations établies par les lois ou de celles justifiées par des raisons de conservation. La consultation s'effectue dans une salle aménagée à cet effet et toujours dans les installations du Service d'Archives Communal.

4. Pour des raisons de préservation et de sécurité, la documentation historique doit être consultée, dans la mesure du possible, sous forme de copie de consultation. Le technicien de la Section historique peut autoriser la consultation de l'original.

Article 40.

La documentation est exclue du prêt pour les usagers externes, sauf dans les cas exceptionnels prévus à l'article 41 du présent règlement, et sa consultation doit se faire dans les locaux du Commun, en présence du technicien compétent du Service des archives communales ou de la personne autorisée à cette fin et dans les conditions stipulées à l'article 39.2 du présent Règlement.

Article 41.

1. Les usagers externes peuvent être autorisés à sortir de la documentation des locaux communaux, de manière temporaire et avec l'autorisation écrite préalable du Consul majeur, dans les cas énumérés ci-après :

a) Pour des travaux de reproduction tels que le microfilmage, la numérisation, etc., pour autant qu'il ne soit pas possible de les effectuer dans les locaux communaux.

b) Pour effectuer des travaux de restauration, de reliure, de remise en reliure, de nettoyage ou de désinfection des documents.

c) À la demande d'autres administrations publiques dans l'exercice de leurs fonctions et compétences reconnues par la loi.

d) Prêt pour des expositions, dans les conditions particulières établies dans chaque cas.

2. Dans les cas précédents, la sortie de documents des Archives communales doit se faire à titre temporaire, pour un délai établi et convenu préalablement avec le Commun, avec les garanties de sécurité nécessaires et, lorsque cela est obligatoire, avec la souscription d'une assurance, selon ce que détermine le Commun sur proposition du technicien compétent du Service des archives communales. Lorsque cela est jugé opportun, une copie de la documentation demandée doit être réalisée, aux frais du demandeur.

Article 42.

La sortie de documents des Archives communales, tant dans les cas indiqués que dans tout autre cas qui serait déterminé le moment venu, ne peut jamais se faire sans l'autorisation expresse et écrite du Service des archives communales ou sans l'existence clairement déterminée d'un responsable, personne physique ou morale, qui prenne en charge le transfert, la garde et le retour des documents aux Archives communales dans le délai et les conditions établis, conformément à la réglementation prévue dans le présent Règlement et, en général, à toute réglementation en vigueur qui lui est applicable. Chapitre V.- De la protection et de la diffusion du Patrimoine documentaire et historique du Commun

Article 43.

Font partie du Patrimoine documentaire du Commun d'Escaldes-Engordany les documents visés à l'article 2 et 5.3 du présent Règlement. Est également considérée comme présentant un intérêt toute la documentation provenant des personnes physiques ou morales de la Paroisse ou qui y ont été liées.

Article 44.

Le Service des archives communales du Commun d'Escaldes-Engordany a la responsabilité de veiller à la protection, à la récupération et à la conservation du Patrimoine documentaire de son ressort territorial. À cette fin, il peut proposer l'acceptation, l'acquisition ou la reproduction des fonds documentaires mentionnés à l'article 2.

Article 45.

Sans préjudice de la compétence du Gouvernement dans la définition de la politique en matière de patrimoine culturel, en coordonnant les mesures de protection, conformément aux dispositions de l'article 4 de la Loi 9/2003 , du 12 juin, du Patrimoine culturel d'Andorre, le Commun d'Escaldes-Engordany contribue avec le Gouvernement d'Andorre à la protection, à l'intégrité, à la conservation et à la diffusion du patrimoine culturel et documentaire appartenant au Commun. En ce sens, dans les cas où il est pris connaissance de toute situation susceptible de mettre en péril l'intégrité ou la conservation des documents conservés au Service des archives communales du Commun d'Escaldes-Engordany, celle-ci est communiquée au Ministère chargé de la Culture, lequel peut adopter les mesures nécessaires pour en éviter la perte, la détérioration ou la destruction.

Article 46.

Il incombe au Service des archives communales de diffuser le patrimoine documentaire de la Paroisse en tant que partie intégrante du Patrimoine culturel d'Andorre. À cet effet, il collabore aux actions, activités et initiatives du Commun lui-même ou d'autres Services d'archives, ainsi qu'avec différents organismes et/ou particuliers qui contribuent à la conservation et à la diffusion du patrimoine culturel de la Paroisse. Section

1. De la reproduction et de l'utilisation des documents

Article 47.

1. Il n'est pas fourni de reproductions documentaires, photographiques ou numériques des documents dont l'utilisation est restreinte ou limitée en vertu d'une obligation légale, conformément à la réglementation énoncée dans l'Exposé des motifs du présent Règlement. À titre exceptionnel, peuvent être autorisées les reproductions qui concernent directement les titulaires de la demande ou destinées à des fins de recherche ou d'enseignement et dans les conditions établies à l'article 39.2, avec l'autorisation expresse et écrite du technicien compétent du SAC.

2. En ce qui concerne la documentation historique, des reproductions documentaires, photographiques ou numériques peuvent être fournies pour autant que leur utilisation ne soit pas restreinte ou limitée en vertu d'une obligation légale et que leurs conditions de conservation le permettent.

Article 48.

La reproduction de tout type de document requiert la demande préalable de la personne intéressée et/ou l'autorisation expresse et écrite du technicien compétent du SAC. Le demandeur doit indiquer la finalité de la reproduction.

Article 49.

1. Le SAC décide du moyen le plus approprié pour procéder à la reproduction selon les caractéristiques physiques du document.

2. En cas d'utilisation des documents des Archives communales à des fins de publication ou de diffusion publique, leur provenance doit obligatoirement être indiquée. En cas de reproduction d'images, le nom de l'auteur/e doit également être indiqué, s'il est connu, sans préjudice d'autres obligations et/ou limitations qui peuvent être établies.

3. La demande de reproduction peut être refusée lorsqu'il peut en résulter un préjudice pour l'état de conservation de la documentation ou pour le bon fonctionnement du SAC. L'autorisation entraîne le paiement du prix stipulé dans la liste des prix publics, tant de la copie que des droits des Archives communales.

Article 50.

Pour toute édition dans laquelle ont été utilisées des reproductions de documents provenant des Archives communales du Commun d'Escaldes-Engordany, deux exemplaires doivent être remis au SAC, préalablement à sa commercialisation, afin de les intégrer à son fonds. Les éditions de livres, vidéos, affiches publicitaires ou autres supports destinés à la reproduction d'images sont régies par le même critère. Le SAC se réserve le droit de modifier ces critères en fonction du type de reproduction dont il s'agit. Disposition additionnelle première Le Commun d'Escaldes-Engordany ne peut pas procéder à l'élimination de la documentation produite antérieurement à la création de la Paroisse, en 1978. Disposition additionnelle deuxième Le Commun d'Escaldes-Engordany ne peut pas procéder à l'élimination de la documentation produite antérieurement à la publication de la Loi qualifiée de délimitation des compétences des communs, en date du 4 novembre 1993, modifiée par la Loi 19/2017, du 20 octobre, qualifiée de modification de la Loi qualifiée de délimitation des compétences des communs. Disposition finale unique Le présent règlement entre en vigueur à la date de sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre.