Article 32. Instruction de la procédure

Article 32. Instruction de la procédure

a) Si le processus d'évaluation et de tri est engagé à l'initiative du SAC, le Chef de Département concerné est contacté afin de l'informer de la procédure à suivre et les différents types documentaires produits au sein de son département sont étudiés. Pour mener à bien cette évaluation, il est indispensable de connaître la législation applicable à chaque cas. Une fois toutes les données obtenues, le SAC remplit la fiche descriptive destinée à l'analyse et à l'évaluation des séries documentaires décrites à l'alinéa précédent.

b) Si la procédure d'évaluation est engagée à l'initiative d'un Département ou Service, celui-ci doit en faire la demande par écrit au SAC en exposant les motifs qui justifient sa requête. Le Service d'Archives Communal évalue cette demande et y répond rapidement, en acceptant la demande selon la disponibilité du personnel et les motifs invoqués. En aucun cas la documentation ne peut être évaluée si celle-ci n'est pas parfaitement organisée.