Article 23

Article 23.

1. La documentation administrative désordonnée, mélangée, détériorée ou qui ne présente pas les caractéristiques minimales de ce que doit être un dossier n'est pas admise pour sa conservation et sa mise à disposition aux Archives communales. Conformément à l'article 22 du présent Règlement, avant le transfert des dossiers au SAC, il est nécessaire que leur traitement administratif soit achevé et qu'ils soient complets quant à leurs parties constitutives ; dans le cas contraire, ils ne sont pas acceptés, sauf s'il y figure une mention spécifique du Technicien de la Section administrative du SAC et, à défaut, du Secrétaire général du Commun, indiquant leur caractère incomplet, l'absence concrète de quelque élément constitutif et les raisons qui l'ont motivée.

2. On entend par dossier l'ensemble ordonné de documents et d'actes qui servent d'antécédent, de fondement et de décision d'un acte administratif ainsi que les diligences destinées à l'exécuter. Les dossiers sont constitués par l'agrégation successive de tous les documents, preuves, avis, décrets, accords, notifications et autres diligences qui doivent les composer, sur quelque support que ce soit. Les documents qui donnent lieu à l'ouverture du dossier sont les demandes, les accords, les décisions, les décrets, les rapports et les propositions. Les dossiers peuvent être réglementés ou non réglementés, sur papier, hybrides ou électroniques. Leur transfert doit être effectué selon les normes archivistiques dès leur origine.