Article 38

Article 38.

1. Le prêt de documents, en ce qui concerne les consultations internes, s'effectue après signature par le demandeur d'une feuille de registre des sorties du Service d'Archives Communal. Lorsque le ou les documents sont restitués au Service d'Archives, la personne chargée de le faire doit signer à l'endroit prévu afin de justifier définitivement que le document prêté a été restitué à son origine.

2. Les usagers internes du Service d'Archives Communal ne peuvent pas retirer de leur propre chef les documents qu'ils souhaitent consulter, sauf s'ils disposent d'une autorisation du titulaire du Secrétariat général, de la direction du Département de la Culture s'il s'agit de documentation historique ou du technicien de la Section compétente du SAC.

3. Aucun Service, Département ou membre du personnel administratif ne peut conserver de manière permanente ou indéfinie des documents extraits du Service d'Archives Communal pour leur consultation. Le délai maximal de prêt ne peut être supérieur à trois mois et ce n'est que dans les cas nécessaires, et sur demande écrite préalable adressée au technicien du SAC de la Section compétente, que peut être autorisée leur présence temporaire dans un autre Service pendant une période supérieure à six mois, qui est considérée comme le délai maximal autorisé pour une consultation ordinaire.

4. Lorsqu'une Unité administrative souhaite consulter de la documentation produite par une autre Unité administrative, l'autorisation écrite du Secrétaire général est nécessaire, sur rapport préalable du technicien de la Section administrative du Service d'Archives Communal.

5. Ne sont pas prêtées des parties de dossiers ou des documents séparés de l'ensemble organique dont ils font partie.

6. Pour des raisons de conservation, de préservation et de sécurité, la documentation historique doit être consultée, dans la mesure du possible, sous forme de copie de consultation. Le technicien de la Section historique peut autoriser la consultation de l'original. Section 3.- De la consultation et du prêt au niveau externe