Règlement du 30-5-2024 du Service des archives communales du Commun d'Ordino, du 30 mai 2024

Article 1. Objectif

Le champ d'application matériel du présent règlement est la définition et la précision des fonctions et responsabilités des Archives du Commun ainsi que des personnes qui assument la charge d'archiviste ; la gestion documentaire et les procédures qui en découlent ; et les règles relatives à la protection de la documentation et à la diffusion du patrimoine.

Article 2. Définitions

Aux fins du présent Règlement, on entend par :

a) Service d'Archives communales (SAC), service du Commun spécialisé dans la gestion, le traitement, la conservation et la diffusion de la documentation produite par l'administration communale ainsi que d'autres types de fonds réunis par le Commun dans l'exercice de son activité. Les archives communales doivent également s'entendre comme l'installation où les documents sont réunis, conservés, organisés et diffusés.

b) Patrimoine documentaire communal, ensemble des documents reçus, produits ou réunis par les sections, services et départements du Commun ; les organismes autonomes administratifs ; les personnes morales et les entités dépourvues de personnalité juridique créés par le Commun ou à participation majoritaire du Commun.

c) Évaluation documentaire, fonction destinée à déterminer la valeur culturelle, informative ou juridique des documents afin de décider de leur conservation ou de leur élimination.

d) Document, toute information, indépendamment de sa nature et du support ou moyen sur lequel elle se trouve, créée ou reçue par l'Administration communale dans l'exercice de ses fonctions, et se rapportant ou relative à ses fonctions, actions, services et compétences, qui peut être identifiée et traitée comme une unité.

e) Documents essentiels : documentation indispensable au fonctionnement du Commun et qui garantit la continuité des activités après un sinistre. Par exemple, les procès-verbaux du Conseil du Commun, les procès-verbaux de la Junta de Govern, etc.

f) Dossier : ensemble ordonné de documents qui reflètent une procédure administrative, quel qu'en soit le format.

g) Transfert, procédure de transfert physique et légal de la garde des dossiers et des documents des différentes unités vers les centres d'archives correspondants, conformément aux délais établis.

h) Système de gestion documentaire, ensemble d'opérations et de techniques, intégrées à la gestion administrative générale, fondées sur l'analyse de la production, du traitement et des valeurs des documents, qui sont destinées à la planification, au contrôle, à l'utilisation, à la conservation et à l'élimination ou au transfert des documents vers un centre d'archives, dans le but d'en rationaliser et d'en unifier le traitement et d'en obtenir une gestion efficace et rentable.

i) Calendrier de conservation et d'accès, instrument archivistique qui détermine les valeurs des documents et régit les délais de conservation, de transfert et le régime d'accès des documents.

j) Commission de gestion documentaire, organe chargé, entre autres, d'élaborer et de tenir à jour les différents instruments archivistiques et de gestion documentaire.

k) Tables d'évaluation et d'accès à l'information (TAAI), elles constituent l'instrument qui indique, pour chaque série documentaire du Plan de classement, les durées de conservation et les délais d'accessibilité, en identifiant la documentation qui doit être conservée de manière permanente et celle qui doit être éliminée totalement ou partiellement.

Article 3. Service d'Archives communales (SAC)

1. Le Service d'Archives communales (SAC) est un service à caractère administratif et culturel spécialisé dans la gestion et le traitement des documents du Commun, dans leur conservation et dans leur diffusion.

2. Le SAC est un service rattaché au Secrétariat général ou à l'organe du département précisé dans l'organigramme approuvé par la Corporation.

Article 4. Fonctions du SAC

1. Les fonctions du SAC sont :

a) La gestion des documents du Commun.

b) Le traitement archivistique des documents.

c) La sauvegarde du patrimoine documentaire du Commun et la diffusion du patrimoine documentaire à des fins de diffusion culturelle, de recherche et de soutien à l'enseignement.

d) Garantir l'accès à l'information aux particuliers en ce qui concerne les documents placés sous sa responsabilité directe, tout en respectant le droit à la vie privée et les autres droits protégés par l'ordre juridique.

e) L'application de critères d'évaluation et de tri des documents du Commun d'Ordino, en formulant des propositions concrètes de conservation et d'élimination à la Commission de gestion documentaire.

f) La gestion de l'équipement et des installations des Archives communales.

g) Toutes les autres fonctions et responsabilités qui lui sont confiées par les organes de gouvernement du Commun d'Ordino.

2. Le SAC exerce les fonctions énumérées au paragraphe 1 en ce qui concerne les documents :

a) Des sections, services et départements administratifs du Commun.

b) Des organismes autonomes administratifs.

c) Des personnes morales et par des entités, dépourvus de personnalité juridique créés par le Commun ou à participation majoritaire de la part du Commun.

Article 5. Documents propres

1. Les documents produits ou reçus par des personnes physiques ou morales gestionnaires de services communaux, se rapportant à la gestion de ces services, sont la propriété du Commun. Le SAC conseille ces personnes en vue d'une application correcte de la réglementation relative aux documents de titularité publique et en supervise l'application. Il verse aux Archives communales ou à l'outil d'archivage électronique ces documents conformément au calendrier de transferts approuvé et, en tout état de cause, à la fin de la relation contractuelle ou d'une autre nature qui liait le Commun à cette personne, la responsabilité de cette documentation incombant alors aux Archives communales elles-mêmes.

2. Les documents produits ou reçus par les élus et par les personnes qui les conseillent ou qui sont de leur confiance font partie intégrante de la documentation ou des fonds de la Corporation. À la fin de l'exercice de leurs fonctions ou des tâches de représentation politique qui leur sont propres, le SAC prend en charge leurs documents, qui doivent rester dans les archives courantes du département correspondant ou dans le gestionnaire documentaire, ou bien doivent être versés aux Archives communales ou aux archives électroniques, selon le cas.

Article 6. Moyens et installations

Pour le bon exercice de ses fonctions, le SAC doit disposer de moyens, d'installations et de personnel adéquats. Les installations des Archives communales ont pour fonction unique et exclusive celles établies dans le présent Règlement, et ne peuvent en aucun cas être utilisées à d'autres fins. Les zones de travail et de dépôt sont d'accès restreint et les personnes étrangères au SAC ne peuvent y accéder sans être accompagnées par du personnel du Service, sauf dans des circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure.

Article 7. Responsabilités de l'archiviste

L'archiviste, responsable du SAC, l'est du bon ordre et du bon fonctionnement du Service, des installations qui y sont affectées et des tâches qu'y accomplit le personnel d'appui. L'accès aux installations est placé sous son contrôle, ou bien sous celui du personnel d'appui.

Article 8. Copies authentifiées

La personne responsable du SAC ou, à défaut, les personnes auxquelles la signature a été déléguée peuvent délivrer des copies authentifiées de documents placés sous la garde du SAC.

Article 9. Délégation de fonctions

Les fonctions de la personne responsable du SAC prévues par le présent Règlement peuvent être assumées, de manière temporaire, totalement ou partiellement, par d'autres techniciens proposés par le Commun, lorsque cela est justifié pour cause de congés payés, d'arrêts de travail, de congés ou d'autres circonstances, sauf en ce qui concerne les fonctions qui lui ont été confiées spécifiquement par la Corporation. De même, les fonctions du personnel d'appui peuvent être confiées totalement ou partiellement à d'autres personnes du même Commun pour les mêmes motifs et avec les mêmes exceptions.

Article 10. Devoir d'information

La personne responsable du SAC, dans le cadre de son action, doit informer ses supérieurs hiérarchiques afin qu'ils adoptent les mesures appropriées pour éviter les cas de perte, de dégradation et de spoliation du patrimoine documentaire du Commun d'Ordino.

Article 11. Définition du SGD

Le Système de gestion documentaire (SGD) est l'ensemble des opérations et des techniques relatives à la conception, au développement, à la mise en œuvre et à l'évaluation des systèmes nécessaires depuis le moment de la création ou de la réception des documents, indépendamment de leur support et/ou de leurs formats, jusqu'à leur transfert, leur élimination ou leur conservation au SAC.

Article 12. Fondements du SGD

1. Le SGD se fonde sur la Politique de gestion du document électronique (PGDE) et sur le Modèle de gestion du dossier et du document électronique (MGEDE) qui la développe. Le SGD doit garantir le suivi et la localisation de tout document dans chacun des circuits de l'action administrative, les conditions de son transfert, sa conservation et son accès.

2. La Politique de gestion du document électronique établit les critères, lignes directrices et stratégies qui doivent guider la production et la gestion des documents et dossiers électroniques au Commun d'Ordino dans le but de garantir leur authenticité, leur fiabilité et leur disponibilité pendant le temps jugé nécessaire.

3. Le Modèle de gestion du dossier et du document électronique fournit la stratégie claire et concrète qui doit être suivie afin de mettre en œuvre ce qui est établi dans la PGDE. Cette stratégie se développe à travers un ensemble de chapitres. Chacun d'eux développe à son tour un aspect fondamental de la gestion des documents et dossiers électroniques.

Article 13. Instruments archivistiques

Les processus de gestion documentaire se développent à travers les instruments archivistiques suivants :

a) Plan de classement, instrument de description qui reflète la structure hiérarchique et logique permettant l'identification, le classement et la localisation des documents d'un organisme. Chaque dossier ou document est identifié par un niveau du plan de classement qui nous renvoie à un concept général ou spécifique.

b) Le Vocabulaire de métadonnées du Commun d'Ordino reflète les métadonnées qui doivent être incorporées aux documents, dossiers et signatures électroniques, à partir du modèle utilisé par le Gouvernement d'Andorre. Ce vocabulaire facilite, d'une part, la récupération, la consultation, la transparence, l'évaluation et l'accès à la documentation du Commun d'Ordino ; et, d'autre part, garantit l'interopérabilité entre les systèmes et favorise la réutilisation de documents dans plus d'un processus ou d'une démarche.

c) Le Catalogue des typologies documentaires permet d'identifier les typologies qui composent les dossiers du Commun d'Ordino. De même, il régit et détermine les typologies qui composent les dossiers et séries documentaires, ainsi que leur utilisation en tant que métadonnée, ce qui permet d'effectuer des recherches ou d'appliquer des processus automatisés tels que l'élimination, dans un dossier, des documents d'une même typologie à partir de son Tableau d'évaluation et d'accès à l'information (TAAI).

d) Le Catalogue des formats documentaires établit les formats acceptés et normalisés tant pour le traitement que pour la conservation des documents électroniques. Il se fonde sur les normes internationales et sur les conventions normatives en la matière.

e) Les Tableaux d'évaluation et d'accès à l'information sont l'instrument qui indique, pour chaque série documentaire du Plan de classement, les durées de conservation et les délais d'accessibilité, en identifiant la documentation qui doit être conservée de manière permanente et celle qui doit être éliminée totalement ou partiellement. Ils sont validés et approuvés par la Commission de gestion documentaire.

f) Le Calendrier de conservation et d'accès recueille les décisions concrètes concernant les durées de conservation, l'accessibilité et l'élimination ou la conservation permanente pour l'ensemble des séries documentaires produites par le Commun d'Ordino à partir de ce qui est déterminé dans les Tableaux d'évaluation et d'accès à l'information.

Article 14. Utilisation des instruments archivistiques

Les instruments archivistiques sont d'usage commun pour tous les domaines et services du Commun d'Ordino, indépendamment de la technologie utilisée dans la gestion des documents et dossiers. Leur maintenance et leur mise à jour incombent à la Commission de gestion documentaire, en collaboration avec les Archives du Commun d'Ordino et avec les services sollicités lorsque cela est jugé opportun.

Article 15. Nouvelles séries documentaires

L'inclusion de nouvelles séries documentaires dans le Plan de classement est une fonction exclusive du SAC, lequel doit prendre en considération les critères ou propositions des unités productrices de documentation. Toute modification sur le plan formel, du contenu ou du traitement des séries documentaires déjà existantes doit être communiquée au SAC afin que celui-ci procède à une nouvelle évaluation et mette à jour, le cas échéant, le Plan de classement et les calendriers correspondants.

Article 16. Approbation de la réglementation

Les normes et directives régissant le SAC doivent être approuvées par le Conseil du Commun préalablement à leur mise en œuvre. Le SAC propose à l'organe compétent l'adoption de critères pour l'amélioration de la gestion des documents.

Article 17. Formation

Le SAC veille à la formation du personnel en ce qui concerne le fonctionnement du SGD et le conseille de manière permanente.

Article 18. Transferts périodiques

Chacune des unités administratives du Commun, ainsi que les organismes autonomes et les entreprises qui y sont rattachés, doivent transférer périodiquement aux Archives leur documentation une fois son traitement administratif achevé. Jusqu'au moment où le transfert est effectué, la documentation est conservée sous la responsabilité directe des unités productrices.

Article 19. Format de transfert

Les transferts de documentation, indépendamment de leur support et/ou format, sont effectués conformément à la classification que le SAC a déterminée, selon les besoins des différentes unités productrices de documentation.

Article 20. Calendrier des transferts

La documentation est transférée conformément au calendrier établi par le SAC et approuvé par le Conseil du Commun. En tout état de cause, la documentation datant de plus de 30 ans doit être conservée directement par le SAC, sauf dans les cas concrets décidés de manière expresse par la Corporation, sur rapport préalable de la personne responsable du SAC.

Article 21. Méthodes de transfert

1. La documentation transférée au SAC figure dans le formulaire de transfert que les unités remettantes remplissent conformément aux indications du SAC.

2. La documentation sur papier est transférée convenablement classée et décrite, sans copies ni éléments sans rapport avec elle, après élimination préalable des éléments matériels susceptibles de la détériorer. Faute de respect de ces conditions, le transfert ne peut être accepté, sauf s'il est accompagné d'une mention spécifique du chef du département ou du service producteur, ou à défaut du secrétaire et/ou de la secrétaire générale de la Corporation, faisant état de ces circonstances et de leurs causes.

3. Les dossiers électroniques en cours d'instruction sont transférés une fois clos et foliotés, accompagnés d'un index électronique signé électroniquement. Ce transfert implique un changement de responsabilité sur les dossiers, qui passe de l'unité productrice aux Archives communales.

4. Les dossiers électroniques clos en phase de validité dont la conservation est permanente ou de longue durée selon le Tableau d'évaluation et d'accès à l'information correspondant sont transférés vers l'outil d'archivage électronique selon les conditions techniques que l'outil spécifie afin de pouvoir assurer la conservation et la diffusion à long terme. À cet égard, il convient de préciser que la responsabilité de cette documentation continue d'incomber aux Archives communales.

5. Le SAC vérifie si la documentation transférée correspond à celle indiquée dans le formulaire. Si elle n'est pas conforme aux normes établies par le SAC, si sa description n'est pas suffisamment détaillée ou contient une erreur ou une omission, ou si son conditionnement n'était pas correct, elle est retournée au service remettant avec l'indication des défauts constatés. Son versement au SAC n'est admis qu'après correction de ces défauts.

Article 22. D ocumentation originale

La documentation transférée au SAC doit toujours être originale, sauf cas particuliers qui doivent être dûment motivés. En ce qui concerne les documents et/ou dossiers électroniques, ils doivent être transférés avec les métadonnées correspondantes d'identification, de description, d'usage, de relation et de traçabilité permettant de garantir l'usage, l'intégrité, l'authenticité et l'accessibilité de la documentation.

Article 23. Évaluation et conservation

En raison de la nature croissante des archives communales, une fois la validité administrative atteinte, il est procédé à la conservation des seuls documents présentant un intérêt pour l'information et la recherche, ou dont la conservation est obligatoire selon la législation en vigueur. Toute série documentaire non évaluée est considérée comme étant de conservation permanente jusqu'à ce que la Commission de gestion documentaire approuve un Tableau d'évaluation et d'accès à l'information qui spécifie le contraire.

Article 24. Commission de gestion documentaire

Le Commun crée une Commission de gestion documentaire composée des personnes suivantes :

a) Le/la consul majeur ou consul mineur.

b) Le/la secrétaire général(e).

c) Le contrôleur communal

d) Le/la responsable du SAC.

e) Le/la juriste de la corporation.

f) Le/la responsable des Technologies de l'information.

g) Le/la responsable de la gestion de la documentation à évaluer

Article 25. Fonctions de la

Commission Les fonctions de la Commission de gestion documentaire sont les suivantes :

a) Affectation des ressources techniques, humaines et économiques nécessaires à la promotion du Modèle de gestion du dossier et du document électronique.

b) Garantir que les décisions adoptées dans le modèle de gestion et leur application aux différents processus existants sont conformes au droit et servent à remplir les obligations légales du Commun d'Ordino.

c) Garantir le service des outils informatiques nécessaires à la gestion et à la préservation documentaire.

d) Garantir la formation nécessaire du personnel concerné afin qu'il comprenne et applique les directives du modèle, ainsi que diffuser son application à des processus concrets auprès de ses destinataires internes et externes.

e) Développer et maintenir les instruments archivistiques et de gestion documentaire. Entre autres, établir les Tableaux d'évaluation et d'accès à l'information du Commun d'Ordino.

Article 26. Procédure d'évaluation et d'accès

La procédure est engagée sur proposition de la personne responsable du SAC ou du/de la chef de département concerné, lesquels, en suivant les critères généraux d'évaluation et de tri de la documentation, doivent transmettre la proposition au Secrétariat général. En aucun cas un processus d'évaluation et de tri de documents ne peut être engagé si la proposition ne remplit pas les conditions requises établies. Si le Secrétariat général approuve la proposition dans laquelle est précisée de manière raisonnée et justifiée la documentation à éliminer, une Commission de gestion documentaire est convoquée pour étudier chaque proposition ; si nécessaire, un conseil externe est requis, et un procès-verbal est dressé.

Article 27. Procès-verbal de la Commission

Le procès-verbal de la Commission de gestion documentaire doit inclure la liste détaillée de la documentation dont l'élimination est décidée et de la documentation dont la conservation est décidée ; il est ensuite approuvé en Junta de Govern puis ratifié par le Conseil du Commun. La décision prise est ensuite notifiée au/à la responsable du SAC.

Article 28. Calendrier de conservation

Le SAC est chargé, conformément à la réglementation de gestion documentaire, de créer et de mettre à jour le Calendrier de conservation, l'un des éléments clés du système de gestion documentaire, qui constitue l'ensemble des normes déterminant les séries documentaires de conservation permanente et celles qui peuvent être éliminées, et établit les délais de transfert ou d'élimination, ainsi que la méthode d'échantillonnage ou d'application dans chaque cas.

Article 29. Préservation de la documentation

1. Le SAC veille à ce que, dans toutes les dépendances, les conditions adéquates soient réunies pour une conservation et une protection correctes de la documentation, indépendamment de son support physique ou électronique. Le cas échéant, il propose l'adoption des mesures nécessaires pour garantir le respect de ces conditions. Afin de garantir la conservation et l'intégrité de l'information, le SAC propose l'utilisation de supports et de systèmes de protection adéquats. Pour la documentation électronique, sa préservation est assurée dans l'outil d'archivage électronique.

2. De même, un catalogue de documents essentiels est créé afin de garantir la sécurité face à d'éventuels incidents susceptibles de mettre en péril la conservation de la documentation et de l'information qu'elle contient.

Article 30. Mesures de préservation

En cas de constatation de processus de détérioration et/ou de dégradation de la documentation sur papier, le SAC prend les mesures à sa portée et propose aux organes compétents l'adoption des mesures correctives appropriées. Si l'intervention requiert le transfert de la documentation, un rapport préalable de la personne responsable du SAC et un accord exprès de la Corporation sont obligatoires. De même, il identifie les obsolescences de formats de la documentation électronique et propose la migration des formats afin de la préserver.

Article 31. De l'atteinte aux droits des tiers

Étant donné que certains documents peuvent porter atteinte à l'honneur et à l'intimité des personnes, la réponse aux droits d'accès exercés par les citoyens doit préserver l'équilibre entre le droit à l'information prévu par la réglementation en matière de transparence et le droit à l'intimité prévu par la réglementation en matière de protection des données à caractère personnel. L'exercice du droit d'accès n'autorise pas le citoyen à utiliser la documentation à des fins commerciales ni à la reproduire ou à la diffuser.

Article 32. Priorités d'intervention

Le SAC, selon ses possibilités et ses moyens, planifie les priorités d'intervention sur la documentation qui ne dispose pas d'instruments de description. Il élabore ceux qu'il estime les plus adéquats afin de faciliter l'accès des usagers à la documentation.

Article 33. Consultations internes

Aux fins du présent Règlement, sont considérées comme consultations internes celles effectuées par les différentes unités administratives.

Article 34. Procédure de consultation interne

1. Le SAC permet aux unités productrices de consulter ou de récupérer la documentation transférée aux Archives. Ces unités peuvent la consulter dans les locaux mêmes des Archives, ou bien l'emprunter sous la responsabilité de chaque unité. Le prêt de documents s'effectue au moyen d'un formulaire signé par le demandeur. Lorsque la documentation est restituée, le SAC en fait mention sur ce même formulaire. Le SAC peut exclure du prêt la documentation dont l'état de conservation le rend nécessaire. Dans ce cas, la documentation est consultée en salle de consultation ou au moyen de reproductions.

2. La documentation doit être restituée dans les mêmes conditions d'ordre, d'intégrité et de conservation que celles dans lesquelles elle a été remise.

3. En aucun cas ne peuvent être prêtées ni restituées des parties de dossiers ou des documents séparés de l'unité documentaire dont ils font partie.

4. Le SAC fournit les instruments de description nécessaires à la localisation et à la consultation de la documentation. L'identification incombe aux demandeurs.

5. Lorsqu'une unité administrative souhaite consulter une documentation d'accès restreint produite par une autre unité administrative, pour l'exercice des fonctions qui lui sont propres, l'autorisation du chef de département ou de service qui l'a transférée ou bien du supérieur hiérarchique commun aux deux unités est requise.

Article 35. De la consultation et de l'accès externe

Sont considérées comme consultations externes celles qui proviennent d'autres administrations publiques dans l'exercice de leurs compétences et fonctions et celles des particuliers.

Article 36. Bon usage

1. Les usagers qui accèdent aux installations du SAC et les utilisent doivent adopter un comportement adéquat. Ils ne peuvent pas accéder aux espaces d'accès restreint sans autorisation préalable. Les documents demandés sont servis dans l'ordre strict des demandes.

2. Les personnes qui consultent la documentation sur papier doivent en conserver l'ordre interne et la traiter de manière adéquate. Les personnes qui abîment ou détériorent les documents, ou les biens et équipements des Archives, peuvent être sanctionnées et tenues d'indemniser les dommages causés conformément à l'évaluation qui en est faite, sur rapport préalable de la personne responsable du SAC et sans préjudice des autres responsabilités administratives ou pénales qui pourraient en découler.

Article 37. Droit d'accès

Le Commun garantit l'accès à la documentation aux personnes privées, dans le respect des exclusions ou limitations établies par les lois ou justifiées par des raisons de conservation.

Article 38. Procédure de consultation externe

1. Les demandes de consultation doivent contenir les données d'identification du demandeur et une indication suffisante du ou des documents que l'on souhaite consulter.

2. Le SAC fournit les instruments de description nécessaires à la consultation de la documentation et aide les usagers à identifier les documents dont ils ont besoin.

3. Il est répondu à toutes les demandes de documentation, même si elles doivent être rejetées. En règle générale, la documentation versée aux Archives doit être remise au demandeur dans le délai le plus bref possible.

4. La documentation doit être consultée dans l'espace aménagé à cet effet ou dans les outils informatiques où est conservée la documentation électronique.

Article 39. Sortie exceptionnelle

1. Dans des cas exceptionnels, et avec l'accord préalable du Conseil de Commun, les documents du SAC peuvent sortir, de manière temporaire, de leur lieu habituel de conservation. Les cas concrets dans lesquels cette possibilité peut être envisagée sont les suivants :

a) Pour microfilmer ou réaliser tout autre type de reproduction qu'il n'est pas possible d'effectuer dans les locaux communaux.

b) Pour réaliser des travaux de restauration, de reliure, de remboîtage, de nettoyage ou de désinfection des documents.

c) Sur ordre judiciaire.

d) Pour des activités de diffusion du patrimoine documentaire, des expositions ou d'autres activités de vulgarisation culturelle.

2. Pour l'autorisation de ces sorties, chaque fois que la situation l'exige, la procédure suivante est suivie :

a) Les demandes de prêt doivent être formulées par écrit avec l'indication précise des documents demandés, de l'activité qui sera menée et de ses organisateurs, du nom de la personne responsable qui se chargera des transferts, de la conservation et du retour de la documentation et du délai de prêt demandé. La souscription d'une police d'assurance doit également être justifiée. La décision d'autorisation ou de refus requiert un rapport préalable de la personne responsable du SAC.

b) La possibilité de fournir des reproductions en remplacement des documents originaux est examinée, en tenant compte de la singularité, de l'ancienneté ou de l'état des documents demandés.

c) Avant la remise de la documentation, une copie de sécurité en est réalisée, dont le coût est à la charge du demandeur.

d) Les dépenses d'emballage et de transport sont à la charge du demandeur.

e) Le demandeur doit souscrire une assurance couvrant tous les risques auxquels la documentation sera exposée.

f) Le délai du prêt peut être prorogé, à la demande du demandeur et de manière dûment motivée. L'autorisation de la prorogation requiert de justifier la prolongation de la durée de l'assurance.

3. Lors de l'autorisation de la sortie, sont exigés des conditions de conservation et des systèmes de sécurité adéquats ainsi que l'interdiction d'effectuer toute manipulation ou utilisation de techniques susceptibles de porter atteinte à l'intégrité du document.

4. La documentation cédée doit être identifiée dans l'exposition, la publication ou l'activité de vulgarisation, de la manière indiquée par le SAC.

5. Aucune reproduction ne peut être réalisée sans l'autorisation du SAC. 6. l SAC tient un Registre des prêts dans lequel figurent le numéro du prêt et la date, la date de l'approbation, les données du demandeur, le motif de la demande et la date de retour.

Article 40. Copie de documentation

1. Toute personne ou entité peut obtenir des copies de la documentation en libre accès, ou non soumise à des droits de propriété intellectuelle de tiers qui en conditionnent la reproduction, ou à des conditions convenues au moment de son obtention par la Corporation.

2. Le SAC décide du moyen le plus adéquat pour procéder à la reproduction selon les caractéristiques physiques du document. Exceptionnellement, la réalisation de reproductions hors des locaux du Service est permise lorsque le concours de professionnels ou d'entreprises spécialisées est requis.

3. La reproduction de tout type de document requiert la demande préalable de l'intéressé et l'autorisation expresse et écrite de la personne responsable du SAC. Le demandeur doit indiquer la finalité de la reproduction.

4. Le SAC remet les reproductions après paiement des taxes communales correspondantes.

Article 41. Exceptions

1. En règle générale, le SAC n'effectue des photocopies ou des reproductions nécessitant une manipulation similaire que lorsqu'il s'agit de documents non reliés et pour autant que la reproduction n'affecte pas leur état de conservation. Le SAC propose des moyens de reproduction alternatifs en fonction de ses possibilités.

2. Les dessins, photographies, gravures et cartes sont reproduits, de préférence, par photographie, microfilm ou numérisation.

Article 42. Usage commercial

En cas de demandes de reproductions à des fins commerciales, la remise vaut autorisation d'usage exclusivement pour la forme et le support indiqués dans la demande. Tout usage différent requiert une nouvelle autorisation.

Article 43. Propriété intellectuelle

Lors de la diffusion de documents, doivent obligatoirement être indiqués leur provenance et, dans le cas de documents soumis à la réglementation sur la propriété intellectuelle, le nom de leur auteur ou réalisateur. D'autres conditions de reproduction, de distribution ou de communication peuvent être établies en fonction de la nature du document.

Article 44. Patrimoine documentaire

1. Font partie du patrimoine documentaire du Commun :

a) Les fonds documentaires produits, indépendamment de leur support et/ou de leurs formats, et reçus par le Commun d'Ordino dans l'exercice de ses fonctions et compétences.

b) La documentation actuellement conservée par l'Archive du Commun d'Ordino.

c) Les documents produits par les personnes physiques ou morales gestionnaires de services publics ou par des entités à capital social majoritairement public exerçant leur activité dans la paroisse d'Ordino, et qui ont été remis au Commun.

d) La documentation de plus de 100 ans

e) Les documents faisant l'objet d'une cession ou d'une donation expresse en rapport avec la paroisse et son territoire.

2. Est également considérée d'intérêt pour le Commun toute documentation résultant de l'activité des personnes physiques ou morales du Commun ou qui y ont été liées.

Article 45. P rotection du patrimoine

Le SAC a la responsabilité de veiller à la protection, à la récupération et à la conservation du patrimoine documentaire de son ressort territorial, sans préjudice de la compétence du Gouvernement pour définir la politique en matière de patrimoine culturel et en coordonner les mesures de protection, conformément à l'article 4 de la Loi du patrimoine culturel. À cette fin, il peut proposer l'acceptation, l'acquisition ou la reproduction des fonds documentaires mentionnés aux art. 50 et

60. Il conseille les entités, les entreprises et les particuliers sur les conditions de conservation et de traitement de la documentation.

Article 46. Incorporation au patrimoine et enregistrement

1. Le versement au SAC de documents étrangers au Commun requiert un rapport préalable de la personne responsable du SAC et l'accord de la Junta de Govern. À compter de l'acceptation du versement, un premier inventaire des documents est établi et paraphé par la personne responsable du SAC. Le Commun remet au cédant un exemplaire de cette description.

2. Le SAC tient un Registre des versements dans lequel figurent le numéro d'enregistrement du versement, la date d'acceptation, la date du versement, les données du cédant, la catégorie de versement et une description sommaire des documents versés.

3. Dans le cas de documents cédés sous le régime du prêt à usage, si leur titulaire souhaite les récupérer, le SAC peut en faire une copie, sauf si les accords de cession en prêt à usage en ont expressément disposé autrement.

Article 47. Diffusion du patrimoine

Il incombe au SAC de diffuser le patrimoine documentaire du Commun. À cette fin, il promeut des activités de diffusion et d'encouragement de la recherche et peut programmer, entre autres, les activités suivantes :

a) L'édition de matériel de diffusion relatif aux fonds et aux services.

b) L'intégration d'informations relatives au SAC sur le site web du Commun ou sur un site web propre.

c) La publication de revues et de monographies d'intérêt local.

d) L'organisation de visites guidées du SAC.

e) L'organisation de stages et de conférences.

f) Le montage d'expositions.

Article 48. Collaboration et coopération

Le SAC favorise la collaboration avec d'autres entités qui contribuent à la diffusion du patrimoine culturel du Commun. Il collabore avec les établissements d'enseignement afin de faire connaître l'existence, la nature et les usages possibles du patrimoine documentaire.

Disposition finale première.

L'entrée en vigueur du présent Règlement emporte l'abrogation du Règlement du 31-10-2013 des Archives communales du Commun d'Ordino.

Disposition finale deuxième.

Le présent Règlement entre en vigueur quinze jours après sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre . Ordino, le 30 mai 2024 Maria del Mar Coma Padilla Consul majeur