Article 21. Méthodes de transfert

Article 21. Méthodes de transfert

1. La documentation transférée au SAC figure dans le formulaire de transfert que les unités remettantes remplissent conformément aux indications du SAC.

2. La documentation sur papier est transférée convenablement classée et décrite, sans copies ni éléments sans rapport avec elle, après élimination préalable des éléments matériels susceptibles de la détériorer. Faute de respect de ces conditions, le transfert ne peut être accepté, sauf s'il est accompagné d'une mention spécifique du chef du département ou du service producteur, ou à défaut du secrétaire et/ou de la secrétaire générale de la Corporation, faisant état de ces circonstances et de leurs causes.

3. Les dossiers électroniques en cours d'instruction sont transférés une fois clos et foliotés, accompagnés d'un index électronique signé électroniquement. Ce transfert implique un changement de responsabilité sur les dossiers, qui passe de l'unité productrice aux Archives communales.

4. Les dossiers électroniques clos en phase de validité dont la conservation est permanente ou de longue durée selon le Tableau d'évaluation et d'accès à l'information correspondant sont transférés vers l'outil d'archivage électronique selon les conditions techniques que l'outil spécifie afin de pouvoir assurer la conservation et la diffusion à long terme. À cet égard, il convient de préciser que la responsabilité de cette documentation continue d'incomber aux Archives communales.

5. Le SAC vérifie si la documentation transférée correspond à celle indiquée dans le formulaire. Si elle n'est pas conforme aux normes établies par le SAC, si sa description n'est pas suffisamment détaillée ou contient une erreur ou une omission, ou si son conditionnement n'était pas correct, elle est retournée au service remettant avec l'indication des défauts constatés. Son versement au SAC n'est admis qu'après correction de ces défauts.