Article 2. Définitions

Article 2. Définitions

Aux fins du présent Règlement, on entend par :

a) Service d'Archives communales (SAC), service du Commun spécialisé dans la gestion, le traitement, la conservation et la diffusion de la documentation produite par l'administration communale ainsi que d'autres types de fonds réunis par le Commun dans l'exercice de son activité. Les archives communales doivent également s'entendre comme l'installation où les documents sont réunis, conservés, organisés et diffusés.

b) Patrimoine documentaire communal, ensemble des documents reçus, produits ou réunis par les sections, services et départements du Commun ; les organismes autonomes administratifs ; les personnes morales et les entités dépourvues de personnalité juridique créés par le Commun ou à participation majoritaire du Commun.

c) Évaluation documentaire, fonction destinée à déterminer la valeur culturelle, informative ou juridique des documents afin de décider de leur conservation ou de leur élimination.

d) Document, toute information, indépendamment de sa nature et du support ou moyen sur lequel elle se trouve, créée ou reçue par l'Administration communale dans l'exercice de ses fonctions, et se rapportant ou relative à ses fonctions, actions, services et compétences, qui peut être identifiée et traitée comme une unité.

e) Documents essentiels : documentation indispensable au fonctionnement du Commun et qui garantit la continuité des activités après un sinistre. Par exemple, les procès-verbaux du Conseil du Commun, les procès-verbaux de la Junta de Govern, etc.

f) Dossier : ensemble ordonné de documents qui reflètent une procédure administrative, quel qu'en soit le format.

g) Transfert, procédure de transfert physique et légal de la garde des dossiers et des documents des différentes unités vers les centres d'archives correspondants, conformément aux délais établis.

h) Système de gestion documentaire, ensemble d'opérations et de techniques, intégrées à la gestion administrative générale, fondées sur l'analyse de la production, du traitement et des valeurs des documents, qui sont destinées à la planification, au contrôle, à l'utilisation, à la conservation et à l'élimination ou au transfert des documents vers un centre d'archives, dans le but d'en rationaliser et d'en unifier le traitement et d'en obtenir une gestion efficace et rentable.

i) Calendrier de conservation et d'accès, instrument archivistique qui détermine les valeurs des documents et régit les délais de conservation, de transfert et le régime d'accès des documents.

j) Commission de gestion documentaire, organe chargé, entre autres, d'élaborer et de tenir à jour les différents instruments archivistiques et de gestion documentaire.

k) Tables d'évaluation et d'accès à l'information (TAAI), elles constituent l'instrument qui indique, pour chaque série documentaire du Plan de classement, les durées de conservation et les délais d'accessibilité, en identifiant la documentation qui doit être conservée de manière permanente et celle qui doit être éliminée totalement ou partiellement.