Article 13. Instruments archivistiques

Article 13. Instruments archivistiques

Les processus de gestion documentaire se développent à travers les instruments archivistiques suivants :

a) Plan de classement, instrument de description qui reflète la structure hiérarchique et logique permettant l'identification, le classement et la localisation des documents d'un organisme. Chaque dossier ou document est identifié par un niveau du plan de classement qui nous renvoie à un concept général ou spécifique.

b) Le Vocabulaire de métadonnées du Commun d'Ordino reflète les métadonnées qui doivent être incorporées aux documents, dossiers et signatures électroniques, à partir du modèle utilisé par le Gouvernement d'Andorre. Ce vocabulaire facilite, d'une part, la récupération, la consultation, la transparence, l'évaluation et l'accès à la documentation du Commun d'Ordino ; et, d'autre part, garantit l'interopérabilité entre les systèmes et favorise la réutilisation de documents dans plus d'un processus ou d'une démarche.

c) Le Catalogue des typologies documentaires permet d'identifier les typologies qui composent les dossiers du Commun d'Ordino. De même, il régit et détermine les typologies qui composent les dossiers et séries documentaires, ainsi que leur utilisation en tant que métadonnée, ce qui permet d'effectuer des recherches ou d'appliquer des processus automatisés tels que l'élimination, dans un dossier, des documents d'une même typologie à partir de son Tableau d'évaluation et d'accès à l'information (TAAI).

d) Le Catalogue des formats documentaires établit les formats acceptés et normalisés tant pour le traitement que pour la conservation des documents électroniques. Il se fonde sur les normes internationales et sur les conventions normatives en la matière.

e) Les Tableaux d'évaluation et d'accès à l'information sont l'instrument qui indique, pour chaque série documentaire du Plan de classement, les durées de conservation et les délais d'accessibilité, en identifiant la documentation qui doit être conservée de manière permanente et celle qui doit être éliminée totalement ou partiellement. Ils sont validés et approuvés par la Commission de gestion documentaire.

f) Le Calendrier de conservation et d'accès recueille les décisions concrètes concernant les durées de conservation, l'accessibilité et l'élimination ou la conservation permanente pour l'ensemble des séries documentaires produites par le Commun d'Ordino à partir de ce qui est déterminé dans les Tableaux d'évaluation et d'accès à l'information.