Article 39. Sortie exceptionnelle

Article 39. Sortie exceptionnelle

1. Dans des cas exceptionnels, et avec l'accord préalable du Conseil de Commun, les documents du SAC peuvent sortir, de manière temporaire, de leur lieu habituel de conservation. Les cas concrets dans lesquels cette possibilité peut être envisagée sont les suivants :

a) Pour microfilmer ou réaliser tout autre type de reproduction qu'il n'est pas possible d'effectuer dans les locaux communaux.

b) Pour réaliser des travaux de restauration, de reliure, de remboîtage, de nettoyage ou de désinfection des documents.

c) Sur ordre judiciaire.

d) Pour des activités de diffusion du patrimoine documentaire, des expositions ou d'autres activités de vulgarisation culturelle.

2. Pour l'autorisation de ces sorties, chaque fois que la situation l'exige, la procédure suivante est suivie :

a) Les demandes de prêt doivent être formulées par écrit avec l'indication précise des documents demandés, de l'activité qui sera menée et de ses organisateurs, du nom de la personne responsable qui se chargera des transferts, de la conservation et du retour de la documentation et du délai de prêt demandé. La souscription d'une police d'assurance doit également être justifiée. La décision d'autorisation ou de refus requiert un rapport préalable de la personne responsable du SAC.

b) La possibilité de fournir des reproductions en remplacement des documents originaux est examinée, en tenant compte de la singularité, de l'ancienneté ou de l'état des documents demandés.

c) Avant la remise de la documentation, une copie de sécurité en est réalisée, dont le coût est à la charge du demandeur.

d) Les dépenses d'emballage et de transport sont à la charge du demandeur.

e) Le demandeur doit souscrire une assurance couvrant tous les risques auxquels la documentation sera exposée.

f) Le délai du prêt peut être prorogé, à la demande du demandeur et de manière dûment motivée. L'autorisation de la prorogation requiert de justifier la prolongation de la durée de l'assurance.

3. Lors de l'autorisation de la sortie, sont exigés des conditions de conservation et des systèmes de sécurité adéquats ainsi que l'interdiction d'effectuer toute manipulation ou utilisation de techniques susceptibles de porter atteinte à l'intégrité du document.

4. La documentation cédée doit être identifiée dans l'exposition, la publication ou l'activité de vulgarisation, de la manière indiquée par le SAC.

5. Aucune reproduction ne peut être réalisée sans l'autorisation du SAC. 6. l SAC tient un Registre des prêts dans lequel figurent le numéro du prêt et la date, la date de l'approbation, les données du demandeur, le motif de la demande et la date de retour.