Règlement d'organisation et de fonctionnement du Système d'archives et du Secteur des archives du Gouvernement d'Andorre, du 6 avril 2005

Article 1.

Le système d'archives du Gouvernement Le système d'archives du Gouvernement d'Andorre est constitué par l'ensemble des organes chargés de la conservation et de la garde des documents qui composent le patrimoine documentaire du Gouvernement.

Article 2.

Définitions Aux fins du présent règlement, on entend par :

a) Document : toute expression, en langage naturel ou conventionnel, et toute expression graphique, sonore ou en image, recueillie sur tout type de support matériel et créée dans tout environnement (informatique, télématique, etc.)

b) Fonds documentaire : l'ensemble des documents reçus ou produits par les personnes physiques et morales, publiques ou privées, du fait de leur activité et de leurs fonctions tout au long de leur existence.

c) Archives : l'institution chargée d'organiser, de décrire, de conserver et de diffuser les documents et les fonds documentaires aux fins de la gestion administrative, de l'information, de la recherche et de la culture. On entend également par archives le fonds ou l'ensemble de fonds documentaires.

d) Archives de gestion : celles constituées par la documentation active des unités administratives qui l'ont produite ou reçue.

e) Archives centrales ou intermédiaires administratives : celles constituées par la documentation semi-active qu'utilise le département et/ou l'unité organique qui l'a produite ou reçue.

f) Documentation en phase active : la documentation administrative qui est utilisée de manière habituelle par les unités administratives pour la réalisation de leurs activités.

g) Documentation en phase semi-active : la documentation administrative qui, une fois le traitement ordinaire achevé, n'est pas utilisée de manière habituelle par l'unité administrative dans ses activités.

h) Documentation en phase inactive : la documentation administrative qui, une fois sa validité administrative expirée, présente une valeur informative, testimoniale et historique.

Article 3.

Champ d'application Le présent règlement s'applique à tous les documents, sur tout support physique, produits, reçus ou réunis par :

a) Le Gouvernement d'Andorre

b) Les personnes physiques ou morales gestionnaires de services publics et les entités dont le capital social est majoritairement public.

Article 4.

Patrimoine documentaire du Gouvernement La documentation produite et reçue par les personnes qui exercent des fonctions politiques ou administratives au sein du Gouvernement d'Andorre fait partie du patrimoine documentaire du Gouvernement et ne peut en aucun cas être considérée comme une propriété privée. Au terme de l'exercice des fonctions spécifiques exercées ou des tâches de représentation politique assumées, la documentation doit être déposée auprès du ministère concerné ou bien transférée aux Archives nationales d'Andorre.

Article 5.

Système général de gestion de la documentation Article 5.1. Le système général de gestion de la documentation administrative du Gouvernement d'Andorre est l'ensemble des opérations et des techniques intégrées dans la gestion administrative générale qui, fondées sur l'analyse de la production, du traitement et de la valeur de la documentation, visent la planification, le contrôle, l'utilisation, la conservation et le transfert ou l'élimination de la documentation, dans le but de rationaliser et d'unifier son traitement et de parvenir à une gestion efficace et efficiente. Article 5.2. Les éléments de base du système général sont les plans de classement fonctionnels, les inventaires, les tableaux d'évaluation et les bordereaux de transfert. Article 5.3. La mise en œuvre du système général repose sur une application informatique administrée par l'Aire des archives.

Article 6. Système d'archives

Le Système d'archives du Gouvernement est composé, sur le plan fonctionnel, des organes suivants :

a) Aire des archives et de la gestion des documents

b) Archives nationales d'Andorre

c) Archives centrales ou intermédiaires administratives

d) Archives de gestion

Article 7.

Rattachement organique Cette intégration fonctionnelle s'opère sans préjudice du rattachement organique que la norme d'organisation en vigueur détermine pour chaque service d'archives.

Article 8. Aire des archives et de la gestion des documents

L'Aire des archives et de la gestion des documents, rattachée au ministère chargé de la culture, est l'unité fédératrice des pratiques archivistiques et assure la direction de l'ensemble du Système d'archives du Gouvernement d'Andorre.

Article 9. Coordination du système archivistique du Gouvernement

1. La coordination du système archivistique du Gouvernement incombe à l'Aire des archives et de la gestion des documents, par l'intermédiaire du/de la chef de l'Aire des archives et de la gestion des documents, qui doit l'exercer au moyen de l'exercice des obligations suivantes :

a) Donner les directives pour la gestion des archives de gestion, administratives et historiques.

b) Diriger le fonctionnellement des Archives centrales ou intermédiaires administratives du Gouvernement d'Andorre et coordonner et impulser les actions archivistiques.

c) Superviser le fonctionnement des archives de gestion du Gouvernement et des organismes qui en dépendent.

d) Concevoir l'ensemble archivistique, réglementer et planifier l'activité archivistique.

e) Proposer l'approbation et l'élaboration de normes et de règlements de fonctionnement et en contrôler l'application.

f) Encourager la mise en place de programmes fédérateurs permettant l'application homogène des techniques archivistiques.

g) Exercer la fonction d'inspection, des aspects techniques, des équipements et des bâtiments destinés aux archives.

h) Proposer aux organismes compétents la création d'organes consultatifs et de commissions consultatives et de travail pour tout ce qui concerne les archives de l'Administration centrale.

i) Coordonner et élaborer, conjointement avec le/la chef d'unité des Archives nationales d'Andorre, les plans d'action, les projets, les activités administratives, les techniques de description documentaire, de conservation, etc.

j) Veiller au respect de la réglementation en vigueur en matière d'archives : conservation,inventaire et diffusion des fonds documentaires qui composent le patrimoine documentaire d'Andorre.

k) Impulser l'action de la Commission d'accès et d'évaluation de la documentation.

2. Sont rattachés à l'Aire des archives et de la gestion des documents les postes de travail et les ressources techniques nécessaires à l'exercice de ses compétences.

Article 10.

Personnel technique et auxiliaire Le Système archivistique du Gouvernement d'Andorre doit disposer du personnel technique et auxiliaire nécessaire pour mener à bien ses fonctions et tâches.

Article 11.

Délai de garde La documentation est conservée dans les archives de gestion pendant 5 ans au maximum à compter de sa production ou de sa réception, sauf dans les cas où, passé ce délai, elle est encore active.

Article 12.

Conservation et garde des documents La conservation et la garde des documents existant dans ces archives relèvent de la responsabilité de la direction du département dont elles font partie, laquelle peut déterminer le nombre d'archives de gestion du département ou de l'organe correspondant et désigner une personne chargée d'assumer les fonctions indiquées lorsque le volume ou l'intensité d'utilisation des archives le rend opportun.

Article 13.

Classement et ordonnancement de la documentation Pour le classement et l'ordonnancement des documents et pour d'autres aspects de technique archivistique, il doit être tenu compte tant des directives de caractère général que des prescriptions concrètes établies par l'Area des archives.

Article 14.

Traitement sommaire de la documentation Pendant la phase active, la documentation fait l'objet d'un traitement sommaire du point de vue archivistique afin de servir de support à la gestion administrative du Gouvernement de la manière la plus efficace ainsi qu'à l'information des intéressés légitimes.

Article 15.

Utilisation et consultation de la documentation L'utilisation et la consultation de la documentation conservée dans les archives de gestion doivent être autorisées par la direction du département dont elles font partie.

Article 16.

Prolongation et réduction des délais de garde Nonobstant les dispositions des articles précédents, dans le cas où une documentation déterminée fait l'objet de consultations très fréquentes ou lorsque le siège de l'organe qui doit l'utiliser est très éloigné du dépôt de préarchivage et dans ces autres cas, le/la chef de l'Area des archives peut, sur justification préalable, autoriser que ladite documentation soit conservée dans les archives de gestion respectives pendant une durée plus ou moins longue.

Article 17.

Prise en charge des dépenses du transfert de documentation Dans les cas prévus à l'article 16 de la présente norme et dans tout autre cas où se produit un transfert massif de documents, les dépenses découlant du transfert sont à la charge de l'organe de provenance, indépendamment du fait que la direction technique de l'opération relève de l'Area des archives.

Article 18. Archives centrales ou intermédiaires administratives

Les Archives centrales ou intermédiaires administratives sont l'organe du système d'archives du Gouvernement qui assure la garde de la documentation englobant les archives centrales.

Article 19. Délai de garde

1. La documentation administrative en phase semi-active qui doit être conservée au-delà de six ans à compter de sa clôture doit demeurer aux Archives centrales ou intermédiaires administratives, en règle générale, jusqu'à la onzième année suivant sa production ou sa réception par le département et/ou l'unité organique.

2. La documentation, en règle générale, doit demeurer aux Archives centrales ou intermédiaires administratives jusqu'à ce qu'elle doive être transférée aux Archives nationales d'Andorre ou qu'elle puisse être éliminée, selon ce que détermine la Commission d'accès et d'évaluation documentaire.

Article 20. Traitement archivistique

Pendant la phase semi-active, la documentation fait l'objet d'un traitement définitif du point de vue archivistique, au moyen du tri et de l'élimination, conformément à la réglementation en vigueur, de celle qui a complètement perdu sa validité et son utilité pour la gestion administrative et qui ne présente pas une valeur historique justifiant sa conservation définitive et son versement aux Archives nationales d'Andorre. La documentation est transférée selon la procédure établie par le Règlement des transferts de documents du Gouvernement d'Andorre, du 15 septembre 2010.

Article 21.

Les Archives nationales d'Andorre Article 21.1. Les Archives nationales d'Andorre sont constituées par la documentation des institutions publiques et des organismes et entités qui en dépendent, ainsi que par la documentation pertinente relative à l'Andorre et à son histoire. Article 21.2. Le fonctionnement et l'organisation des Archives nationales d'Andorre sont développés par voie réglementaire.

Article 22.

Personnes responsables des archives de gestion Les départements et les unités organiques du Gouvernement d'Andorre doivent disposer d'une personne responsable de leurs archives de gestion.

Article 23.

Fonctions des personnes responsables des archives de gestion Il incombe aux personnes responsables des archives de gestion d'exercer les fonctions suivantes :

a) Classer, ordonner et décrire, sous la supervision des archives centrales administratives et conformément aux directives techniques de l'Area des archives, la documentation issue des tâches de l'unité administrative correspondante, conformément aux plans de classement et autres éléments du système général de gestion de la documentation administrative qui sont applicables.

b) Contrôler l'installation, la consultation et la localisation de la documentation administrative.

Article 24. Personnel affecté aux Archives centrales ou intermédiaires administratives

Les Archives centrales ou intermédiaires administratives doivent disposer d'un personnel suffisant pour assurer toutes les fonctions qui leur sont attribuées, ainsi que pour coordonner les Archives de gestion.

Article 25.

Fonctions du personnel affecté aux Archives centrales ou intermédiaires administratives Le personnel affecté aux Archives centrales ou intermédiaires administratives doit réaliser toutes les tâches relatives à ces Archives. Il doit veiller à conserver la documentation nécessaire, faciliter l'accès à celle qui y est déposée et contribuer au maintien du Système de gestion documentaire du Gouvernement en traitant la documentation semi-active et en respectant le cycle de vie et les évaluations attribuées à chaque document. Il doit également assurer la coordination et la collaboration avec les responsables des Archives de gestion et veiller à l'application des critères et des techniques du Système de gestion documentaire.

Article 26. Tâches du personnel affecté aux Archives centrales ou intermédiaires administratives

1. Les tâches relatives aux Archives centrales ou intermédiaires administratives sont les suivantes :

a) Créer et tenir à jour l'inventaire de la documentation en phase semi-active.

b) Recevoir et contrôler les transferts entre les Archives de gestion et les Archives centrales ou intermédiaires administratives.

c) Effectuer les transferts entre les Archives centrales ou intermédiaires administratives et les Archives nationales d'Andorre.

d) Gérer les consultations et le prêt de la documentation.

e) Gérer l'élimination de toute la documentation qui a été évaluée et qui ne relève pas de la conservation permanente.

2. Les tâches relatives au Système de gestion documentaire et aux Archives de gestion sont les suivantes :

a) Élaborer et tenir à jour le plan de classement fonctionnel.

b) Identifier et proposer de la documentation à évaluer.

c) Donner des directives pour organiser et identifier la documentation.

d) Évaluer le fonctionnement du Système de gestion documentaire et proposer des changements en vue de son amélioration continue.

e) Collaborer à la conception des procédures administratives.

f) Identifier les exigences et les traitements du logiciel de gestion documentaire.

g) Collaborer à l'archivage de la documentation active du bureau dans les Archives de gestion.

h) Collaborer à l'impulsion et au développement de l'Administration électronique.

Article 27. La Commission d'accès et d'évaluation de la documentation

La Commission d'accès et d'évaluation de la documentation (CAAD) a pour objet d'analyser la documentation de l'Administration centrale ; de conseiller les entités parapubliques et les entités à capital social majoritairement public dans l'évaluation et le tri de leur documentation ; d'élaborer et de réglementer les critères généraux d'évaluation et de tri de la documentation de l'Administration centrale, et d'en contrôler l'application correcte ; d'établir les procédures d'élimination et celles de conservation ; d'établir les tableaux d'évaluation de la documentation de l'Administration générale ; d'identifier l'obsolescence des formats de la documentation électronique et de proposer la migration des formats afin de la préserver ; et d'établir les critères généraux relatifs à l'application de la réglementation régissant l'accès aux documents publics. Les résolutions de la CAAD doivent être approuvées par le Gouvernement pour être pleinement exécutoires.

Article 28.

Transfert de la documentation Une fois expiré le délai de son utilisation, la documentation est transférée des archives de gestion aux archives centrales et de celles-ci aux Archives nationales d'Andorre, dans le délai et les conditions réglementés selon le calendrier de conservation prévu.

Article 29. Périodicité des transferts

Les transferts doivent être périodiques, au minimum annuels, bien que de la documentation puisse également être transférée lorsque le/la chef du département l'estime nécessaire, avec le visa de l'Unité des archives et de la gestion des documents.

Article 30.

Préparation de la documentation à transférer Préalablement à chaque transfert de documentation, l'unité expéditrice doit la réviser et doit en éliminer les doublons, les copies et les éléments étrangers à chaque dossier. Le contenu de ceux-ci doit être ordonné de manière à refléter les formalités successives accomplies.

Article 31. Formulaire de transfert

Les transferts doivent être formalisés au moyen d'un formulaire de transfert en double exemplaire fourni par l'Unité des archives et de la gestion des documents, dont un exemplaire doit rester aux archives expéditrices et l'autre aux archives destinataires.

Article 32.

Restructuration et/ou intégrations fonctionnelles En cas de restructuration d'un département ou de son intégration dans un autre, la documentation qui a été produite par cet organe et qui ne correspond pas aux compétences assumées par son successeur doit être transférée aux Archives nationales d'Andorre.

Disposition transitoire première.

Dans un délai d'un an, le Gouvernement doit approuver les règlements et les normes régissant le fonctionnement interne des archives qui en dépendent ainsi que les directives techniques relatives aux transferts, aux conditions d'accès, aux principes de classement et d'ordonnancement, aux instruments de description et d'information, à l'homogénéisation des supports et à la restauration, et de celles relatives à l'équipement et aux infrastructures des bâtiments destinés aux archives.

Disposition transitoire deuxième.

Dans un délai d'un an à compter de l'entrée en vigueur du présent Règlement, les ministères doivent transférer aux Archives nationales d'Andorre les documents conservés dans les archives de gestion et dans les archives centrales qui dépassent les délais établis dans le présent Règlement.