Reglament de l'organització i el funcionament del Sistema d'Arxius i de l'Àrea d'Arxius del Govern d'Andorra, del 6 d'abril del 2005

Article 1 El sistema d'arxius del Govern El sistema d'arxius del Govern d'Andorra està constituït pel conjunt d'òrgans encarregats de la conservació i la custòdia dels documents que integren el patrimoni documental del Govern.

Article 2 Definicions A efectes d'aquest Reglament s'entén per:
a) Document: qualsevol expressió, en llenguatge natural o convencional, i qualsevol expressió gràfica, sonora o en imatge, recollida en qualsevol tipus de suport material i creat en qualsevol entorn (informàtic, telemàtic, etc.)
b) Fons documental: el conjunt de documents rebuts o produïts per les persones físiques i jurídiques, públiques o privades, com a resultat de la seva activitat i les seves funcions al llarg de la seva existència.
c) Arxiu: la institució responsable d'organitzar, descriure, conservar i difondre els documents i els fons documentals per a la gestió administrativa, la informació, la investigació i la cultura. S'entén també per arxiu el fons o el conjunt de fons documentals.
d) Arxius de gestió: són els constituïts per la documentació activa de les unitats administratives que l'han generada o rebuda.
e) Arxiu central o intermedi administratiu: és el constituït per la documentació semiactiva que utilitza el departament i/o la unitat orgànica que l’ha generada o rebuda.
f) Documentació en fase activa: la documentació administrativa que s'utilitza de forma habitual per part de les unitats administratives per a la realització de les seves activitats.
g) Documentació en fase semiactiva: la documentació administrativa que, una vegada conclosa la tramitació ordinària, no és utilitzada de manera habitual per la unitat administrativa en les seves activitats.
h) Documentació en fase inactiva: la documentació administrativa que, una vegada conclosa la vigència administrativa, té valors de caràcter d'informació, testimonial i històric.

Article 3 Àmbit d'aplicació Aquest Reglament s'aplica a tots els documents, en qualsevol suport físic, generats, rebuts o reunits per:
a) El Govern d'Andorra
b) Les persones físiques o jurídiques gestores de serveis públics i les entitats de capital social majoritàriament públic.

Article 4 Patrimoni documental del Govern La documentació generada i rebuda per les persones que exerceixen funcions polítiques o administratives al Govern d'Andorra forma part del patrimoni documental del Govern i mai pot ser considerada com una propietat privada. Quan finalitzi l'exercici de les funcions específiques desenvolupades o de les tasques de representació política assumides, la documentació s'ha de dipositar al ministeri corresponent o bé transferir-la a l'Arxiu Nacional d'Andorra.

Article 5 Sistema general de gestió de la documentació Article 5.1. El sistema general de gestió de la documentació administrativa del Govern d'Andorra és el conjunt d'operacions i tècniques integrades en la gestió administrativa general que, basades en l'anàlisi de la producció, la tramitació i el valor de la documentació, s'adrecen a la planificació, el control, l'ús, la conservació i la transferència o eliminació de la documentació amb l'objectiu de racionalitzar i unificar el tractament i aconseguir una gestió eficaç i eficient. Article 5.2. Els elements bàsics del sistema general són els quadres de classificació funcionals, els inventaris, les taules d'avaluació i els fulls de transferència. Article 5.3. L'aplicació del sistema general es basa en una aplicació informàtica administrada per l'Àrea d'Arxius.

Article 6. Sistema d’Arxius
El Sistema d’Arxius del Govern està integrat funcionalment pels òrgans següents:
a) Àrea d’Arxius i Gestió de Documents
b) Arxiu Nacional d’Andorra
c) Arxiu Central o Intermedi Administratiu
d) Arxius de Gestió

Article 7 Dependència orgànica Aquesta integració funcional es produeix sense perjudici de la dependència orgànica que per a cada arxiu determini la norma d'organització vigent.

Article 8. Àrea d’Arxius i
Gestió de Documents L’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents, adscrita al ministeri titular de la cultura, és la unitat globalitzadora de les pràctiques arxivístiques i representa la direcció de tot el Sistema d’Arxius del Govern d’Andorra.

Article 9. Coordinació del sistema arxivístic del Govern
1. La coordinació del sistema arxivístic del Govern correspon a l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents mitjançant el/la cap de l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents, que l’ha d’exercir mitjançant l’exercici de les obligacions següents:
a) Impartir les directrius per a la gestió dels arxius de gestió, administratiu i històric.
b) Dirigir el funcionalment de l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu del Govern d’Andorra i coordinar i impulsar les actuacions arxivístiques.
c) Supervisar el funcionament dels arxius de gestió del Govern i dels organismes dependents.
d) Dissenyar el conjunt arxivístic, regular i planificar l’activitat arxivística.
e) Proposar l’aprovació i l’elaboració de normes i de reglaments de funcionament i controlar-ne l’aplicació.
f) Fomentar la implantació de programes globalitzadors que permetin l’aplicació homogènia de les tècniques arxivístiques.
g) Exercir la funció inspectora, d’aspectes tècnics, d’equipaments i d’edificis destinats a arxius.
h) Proposar als organismes pertinents la creació d’òrgans consultius i de comissions assessores i de treball en tot allò relacionat amb els arxius de l’Administració central.
i) Coordinar i elaborar, conjuntament amb el/la cap d’unitat de l’Arxiu Nacional d’Andorra, els plans d’actuació, els projectes, les activitats administratives, les tècniques de descripció documental, de conservació, etc.
j) Vetllar pel compliment de la normativa vigent en matèria d’arxius: conservació,inventari i difusió dels fons documentals que integren el patrimoni documental d’Andorra.
k) Impulsar l’acció de la Comissió d’Accés i Avaluació de la Documentació.
2. L’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents té adscrits els llocs de treball i els recursos tècnics necessaris per al desenvolupament de les seves competències.

Article 10 Personal tècnic i auxiliar El Sistema Arxivístic del Govern d'Andorra ha de disposar del personal tècnic i auxiliar necessari per desenvolupar les seves funcions i tasques.

Article 11 Termini de custòdia La documentació es conserva en l'arxiu de gestió un màxim de 5 anys des de la seva generació o recepció, excepte en aquells casos que passat aquest termini encara sigui activa.

Article 12 Conservació i custòdia dels documents La conservació i la custòdia dels documents existents en aquests arxius són responsabilitat de la direcció del departament del qual formin part, el qual pot determinar el nombre d'arxius de gestió del departament o de l'òrgan corresponent i designar una persona que assumeixi les funcions indicades quan el volum o la intensitat d'utilització de l'arxiu ho faci aconsellable.

Article 13 Classificació i ordenació de la documentació Per a la classificació i l'ordenació dels documents i en altres aspectes de tècnica arxivística, s'han de tenir en compte tant les directrius de caràcter general com les prescripcions concretes que estableixi l'Àrea d'Arxius.

Article 14 Tractament sumari de la documentació Durant la fase activa, la documentació és tractada sumàriament des del punt de vista arxivístic per a què serveixi de suport a la gestió administrativa del Govern de la manera més eficaç així com per a la informació dels interessats legítims.

Article 15 Ús i consulta de la documentació La utilització i la consulta de la documentació conservada als arxius de gestió han de ser autoritzades per la direcció del departament del qual formin part.

Article 16 Prolongació i reducció dels terminis de custòdia No obstant el que es disposa en els articles anteriors, en el supòsit que una determinada documentació sigui objecte de consultes molt freqüents o quan la seu de l'òrgan que ha d'utilitzar-la estigui molt allunyada del dipòsit de prearxivatge i en aquells altres supòsits, el/la cap de l'Àrea d'Arxius, amb la justificació prèvia, pot autoritzar que la documentació esmentada es conservi en el respectiu arxiu de gestió durant més o menys temps.

Article 17 Assumpció de les despeses del trasllat de documentació En els supòsits previstos en l'article 16 d'aquesta norma i en qualsevol altre en què es produeixi una transferència massiva de documents, les despeses derivades del trasllat van a càrrec de l'òrgan de procedència, amb independència que la direcció tècnica de l'operació pertanyi a l'Àrea d'Arxius.

Article 18. Arxiu Central o
Intermedi Administratiu L’Arxiu Central o Intermedi Administratiu és l’òrgan del sistema d’arxius del Govern que custodia la documentació que engloba els arxius centrals.

Article 19. Termini de custòdia
1. La documentació administrativa en fase semiactiva que s’hagi de conservar més enllà de sis anys des del seu tancament ha de romandre a l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu, com a norma general, fins a l’onzè any d’haver estat generada o rebuda pel departament i/o la unitat orgànica.
2. La documentació, com a norma general, ha de romandre a l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu fins que s’hagi de transferir a l’Arxiu Nacional d’Andorra o bé pugui ser eliminada, segons determini la Comissió d’Accés i Avaluació Documental.

Article 20. Tractament arxivístic
Durant la fase semiactiva, la documentació és tractada definitivament des del punt de vista arxivístic, mitjançant la tria i l’eliminació, d’acord amb la normativa vigent, de la que hagi perdut completament la vigència i utilitat per a la gestió administrativa, i no tingui un valor històric que n’aconselli la conservació definitiva i l’ingrés a l’Arxiu Nacional d’Andorra. La documentació és transferida seguint el procediment establert al Reglament de les transferències de documents del Govern d’Andorra, del 15 de setembre del 2010.

Article 21 L'Arxiu Nacional d'Andorra Article 21.1. L'Arxiu Nacional d'Andorra està constituït per la documentació de les institucions públiques i dels organismes i les entitats que en depenen, i la documentació rellevant relacionada amb Andorra i la seva història. Article 21.2. El funcionament i l'organització de l'Arxiu Nacional d'Andorra es desenvolupa per via reglamentària.

Article 22 Persones responsables dels arxius de gestió Els departaments i les unitats orgàniques del Govern d'Andorra han de tenir una persona responsable dels seus arxius de gestió.

Article 23 Funcions de les persones responsables dels arxius de gestió Correspon a les persones responsables dels arxius de gestió l'exercici de les funcions següents:
a) Classificar, ordenar i descriure, sota la supervisió de l'arxiu central administratiu, i d'acord amb les directrius tècniques de l'Àrea d'Arxius, la documentació producte de les tasques de la unitat administrativa corresponent, d'acord amb els quadres de classificació i altres elements del sistema general de gestió de la documentació administrativa que siguin d'aplicació.
b) Controlar la instal·lació, la consulta i la localització de la documentació administrativa.

Article 24. Personal destacat a l’Arxiu
Central o Intermedi Administratiu L’Arxiu Central o Intermedi Administratiu ha de tenir personal suficient per cobrir totes les funcions que té assignades, així com per coordinar els Arxius de Gestió.

Article 25 Funcions del personal destacat a l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu El personal destacat a l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu ha de realitzar totes les tasques relacionades amb aquest Arxiu. Ha de vetllar per conservar la documentació que sigui necessària, facilitar l’accés a la que està dipositada i ajudar a mantenir el Sistema de gestió documental del Govern tractant la documentació semiactiva i respectant el cicle de vida i les avaluacions assignades a cada document. També ha de coordinar i col·laborar amb els responsables dels Arxius de Gestió i assegurar que s’apliquen els criteris i les tècniques del Sistema de gestió documental.

Article 26. Tasques del personal destacat a l’Arxiu
Central o Intermedi Administratiu
1. Les tasques relacionades amb l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu són les següents:
a) Crear i mantenir l’inventari de la documentació en fase semiactiva.
b) Rebre i controlar les transferències entre els Arxius de Gestió i l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu.
c) Dur a terme les transferències entre l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu i l’Arxiu Nacional d’Andorra.
d) Gestionar les consultes i el préstec de la documentació.
e) Gestionar l’eliminació de tota la documentació que hagi estat avaluada i que no sigui de conservació permanent.
2. Les tasques relacionades amb el Sistema de gestió documental i els Arxius de Gestió són les següents:
a) Elaborar i mantenir el quadre de classificació funcional.
b) Identificar i proposar documentació per avaluar.
c) Donar directrius per organitzar i identificar la documentació.
d) Avaluar el funcionament del Sistema de gestió documental i proposar canvis per millorar-lo contínuament.
e) Col·laborar en el disseny dels procediments administratius.
f) Identificar els requeriments i els tractaments del programa informàtic de gestió documental.
g) Col·laborar en l’arxivatge de documentació activa de l’oficina als Arxius de Gestió.
h) Col·laborar en l’impuls i l’extensió de l’Administració electrònica.

Article 27. La Comissió d’Accés i
Avaluació de la Documentació La Comissió d’Accés i Avaluació de la Documentació (CAAD) té per objecte analitzar la documentació de l’Administració central;assessorar les entitats parapúbliques i les entitats de capital social majoritàriament públic en l’avaluació i la tria de la seva documentació; elaborar i regular els criteris generals d’avaluació i tria de la documentació de l’Administració central, i controlar-ne l’aplicació correcta;establir els procediments d’eliminació i els de conservació; establir les taules d’avaluació de la documentació de l’Administració general; identificar les obsolescències de formats de la documentació electrònica i proposar la migració dels formats per preservar-la; i establir els criteris generals sobre l’aplicació de la normativa que regeix l’accés als documents públics. Les resolucions de la CAAD han de ser aprovades pel Govern perquè siguin plenament executives.

Article 28 Transferència de la documentació Un cop expirat el termini de la seva utilització, la documentació es transfereix des dels arxius de gestió als arxius centrals i d'aquests a l'Arxiu Nacional d'Andorra, en el termini i les condicions regulats segons el calendari de conservació previst.

Article 29. Periodicitat de les transferències
Les transferències han de ser periòdiques, com a mínim de periodicitat anual, per bé que també es pot transferir documentació quan el/la cap del departament ho consideri necessari amb el vistiplau de l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents.

Article 30 Preparació de la documentació per transferir Prèviament a cada transferència de documentació, la unitat remitent l'ha de revisar i n'ha d'eliminar els duplicats, les còpies i els elements aliens a cada expedient. El contingut d'aquests s'ha d'ordenar de forma que reflecteixi els tràmits successius complimentats.

Article 31. Formulari de transferència
Les transferències s’han de formalitzar mitjançant un formulari de transferència per duplicat facilitat per l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents, un exemplar del qual ha de quedar a l’arxiu remitent i l’altre a l’arxiu receptor.

Article 32 Reestructuració i/o integracions funcionals En el cas de reestructuració d'un departament o de la seva integració en un altre, la documentació que ha estat generada per aquest òrgan i que no correspongui a les competències assumides pel seu successor s'ha de transferir a l'Arxiu Nacional d'Andorra.

Disposició transitòria primera En el termini d'un any el Govern ha d'aprovar els reglaments i les normes que regulin el funcionament intern dels arxius que en depenguin així com les directrius tècniques relatives a les transferències, les condicions d'accés, els principis de classificació i ordenació, els instruments de descripció i informació, l'homogeneïtzació de suports i restauració, i de les relatives a l'equipament i a les infraestructures dels edificis destinats a arxius.

Disposició transitòria segona En el termini d'un any a comptar a partir de l'entrada en vigor d'aquest Reglament els ministeris han de transferir a l'Arxiu Nacional d'Andorra els documents conservats en els arxius de gestió i en els centrals que ultrapassin els terminis establerts en el present Reglament.