Règlement du 1-6-2023 des Archives communales du Commun d’Andorre-la-Vieille, du 1er juin 2023

Article 1. Définitions

Aux fins d'une meilleure compréhension du présent Règlement, les notions suivantes sont définies :

a) Document : toute expression en langage naturel ou conventionnel, graphique, sonore ou en image, recueillie sur un support physique ou électronique.

b) Fonds documentaire : ensemble de documents reçus ou produits par les personnes physiques et morales, publiques ou privées, du fait de leur activité et de leurs fonctions tout au long de leur existence.

c) Dossier : ensemble ordonné de documents et d'actes qui servent d'antécédent et de fondement à une décision administrative, ainsi que les diligences visant à l'exécuter. Les dossiers sont constitués par l'agrégation successive de tous les documents, preuves, avis, décrets, accords, notifications et autres documents qui en sont constitutifs, ainsi que de la décision adoptée.

d) Documentation en phase active : documents administratifs utilisés de façon habituelle par les unités administratives dans l'exécution d'une formalité administrative ou pour pouvoir mener à bien les fonctions et activités qui leur sont propres.

e) Documentation en phase semi-active : documents qui, une fois leur traitement ordinaire achevé, ne sont pas utilisés de manière habituelle par l'unité administrative qui les a produits.

f) Documentation en phase inactive : documents qui, une fois leur validité administrative expirée, présentent une valeur informative, probatoire, testimoniale, statistique ou historique.

g) Documentation de support : documents à usage informatif et de travail qui aident à la résolution d'une formalité ou d'un acte administratif, mais qui ne sont pas considérés comme des documents d'archives.

h) Système de gestion documentaire : ensemble d'opérations et de techniques, intégrées dans la gestion administrative générale, fondées sur l'analyse de la production, du traitement et des valeurs des documents, qui sont destinées à la planification, au contrôle, à l'utilisation, à la conservation et à l'élimination ou au transfert des documents vers un centre d'archives, afin d'en rationaliser et d'en unifier le traitement et d'en assurer une gestion efficace et rentable.

i) Transfert : procédure de transmission légale de la garde des dossiers et documents des différentes unités productrices aux Archives communales.

Article 2. Le patrimoine documentaire du Commun

1. Le patrimoine documentaire du Commun, sur ses différents supports, est constitué par :

a) Le fonds historique du Commun de la paroisse originaire d'Andorre, antérieur à la division paroissiale de juin 1978, qui est déposé aux Archives nationales d'Andorre par accord du Commun d'Andorra la Vella et du Commun d'Escaldes-Engordany.

b) Le fonds historique du Quart d'Andorra la Vella.

c) Les fonds documentaires produits et reçus par le Commun ou par les organismes qui en dépendent, indépendamment de leur date et de leur support. Sont exclus les documents contenant des données personnelles des employés et des élus communaux.

d) Les documents ayant fait l'objet d'un dépôt, d'une cession ou d'une donation, avec le contrat correspondant.

e) La documentation produite par les personnes qui exercent des fonctions politiques ou administratives au sein du Commun.

2. Pour toute édition dans laquelle sont utilisées des reproductions de documents provenant des Archives communales, deux exemplaires doivent être remis au Commun afin qu'ils soient intégrés à son fonds. La présente disposition s'applique aux éditions de livres, articles de presse, vidéos, affiches ou autres produits sur des matériaux aptes à la reproduction d'images. Selon le type d'édition, les Archives communales peuvent fixer d'autres conditions de reproduction.

Article 3. Les Archives communales

1. Les Archives communales sont un service rattaché au Département du Secrétariat général du Commun, qui exerce les fonctions suivantes :

a) Gérer, organiser et diffuser le patrimoine documentaire communal.

b) Garantir le droit à l'information et l'accès à la documentation.

c) Faciliter la recherche.

d) Veiller à la sauvegarde et à la conservation du patrimoine documentaire communal.

e) Collaborer à la définition de la politique de gestion du document électronique et à la mise en place du vocabulaire de métadonnées.

2. L'acronyme des Archives communales du Commun d'Andorra la Vella est ACAV. En ce qui concerne le fonds historique du Quart d'Andorra la Vella, son acronyme est AQAV. Le fonds historique de la paroisse partagé avec celui d'Escaldes-Engordany est connu sous le nom d'Archives du Commun d'Andorre (ACA). Ces acronymes sont toujours utilisés pour citer la documentation.

3. Pour l'exercice de ses fonctions, les Archives communales doivent disposer des moyens adéquats tant en ce qui concerne l'espace, le personnel et les ressources matérielles nécessaires, qu'en ce qui concerne les installations, lesquelles ont pour fonction unique et exclusive celles qui leur sont propres et spécifiques et ne peuvent en aucun cas être utilisées à d'autres fins. Dans la mesure du possible, les locaux des Archives communales comprennent une bibliothèque auxiliaire accueillant, entre autres, les publications locales.

4. Les systèmes d'accès aux Archives communales sont placés sous la garde directe de leur responsable. Les zones de travail et de dépôt de la documentation sont considérées comme étant d'accès restreint et les personnes étrangères aux Archives communales ne peuvent y accéder sans être accompagnées par un membre du service, sauf en cas de circonstances exceptionnelles de force majeure.

Article 4. La gestion des documents

La gestion des documents, en tant que fonction des Archives communales, comprend :

a) Analyser et identifier la documentation.

b) Proposer des normes régissant la classification, le classement et le traitement de la documentation au cours de sa gestion administrative dans les différents organes auxiliaires et départements du Commun, et en superviser l'application.

c) Établir des critères et des protocoles relatifs à la production, à la gestion et aux transferts de documentation, ainsi qu'au tri et à l'élimination de documents, avec la collaboration des services communaux concernés, et conformément au cadre normatif en vigueur et aux directives émises par la Commission nationale d'accès et d'évaluation de la documentation (ci-après la CNAAD).

d) Gérer le gestionnaire documentaire institutionnel ou l'outil équivalent pour la conservation des documents électroniques.

e) Fixer des directives sur les conditions idoines des locaux de dépôt, les installations et le placement physique correct de la documentation sur papier afin d'en garantir l'accessibilité et la sécurité.

f) Contribuer à une meilleure efficacité et à un meilleur fonctionnement de l'administration communale par l'élaboration des instruments de description appropriés afin de fournir de manière rapide et pertinente la documentation nécessaire pour mener à terme toute formalité administrative.

Article 5. L'accès à la documentation

L'accès à la documentation requiert :

a) D'établir et de réglementer les conditions de prêt et de consultation des documents pour leur utilisation dans les différents services communaux et de tenir un registre de tous les documents prêtés et consultés.

b) De faciliter l'accès et la consultation à toutes les personnes intéressées, conformément au cadre légal et normatif en vigueur.

c) De mettre à la disposition du public des inventaires, catalogues, index, répertoires et autres instruments de description documentaire qui facilitent l'accès des usagers à la documentation.

Article 6. Protection et conservation du patrimoine documentaire

La protection, la conservation et la diffusion du patrimoine documentaire impliquent, entre autres :

a) De conserver et de traiter la documentation d'intérêt historique ou culturel liée à la paroisse d'Andorra la Vella.

b) D'établir les normes et mesures de sécurité de garde et d'accès nécessaires à la protection et à la sauvegarde de la documentation.

c) D'élaborer des protocoles pour la conservation et la garde de la documentation des archives.

d) De promouvoir la protection du patrimoine documentaire de la paroisse au moyen de propositions d'acquisition ou d'acceptation de dépôts.

e) De déterminer les politiques de préservation qui doivent être appliquées afin de garantir la conservation des supports et de l'information, d'étudier les causes des altérations que subissent les documents et d'établir les priorités de restauration.

f) De lutter contre la spoliation du patrimoine documentaire de la paroisse d'Andorra la Vella, entendue comme toute action ou omission qui met en danger de détérioration, de perte ou de destruction l'un quelconque des biens qui composent le patrimoine documentaire de la paroisse.

g) Toutes les autres fonctions et tâches qu'impliquent l'organisation et le traitement de la documentation qui constitue le patrimoine documentaire de la paroisse d'Andorra la Vella.

Article 7. Diffusion du patrimoine documentaire

Il incombe aux Archives communales de diffuser le patrimoine documentaire dont elles assurent la garde en tant que partie intégrante du patrimoine culturel de la paroisse. À cette fin, elles conçoivent des programmes d'activités qui peuvent inclure, entre autres, les axes suivants :

a) L'édition de matériel de vulgarisation sur les fonds et les services.

b) La diffusion de documents.

c) La publication de revues et de monographies de portée locale.

d) La réalisation de visites commentées des Archives communales.

e) L'organisation de stages et de conférences.

f) Le montage d'expositions ou les collaborations à des expositions.

g) La collaboration avec les établissements d'enseignement, ainsi qu'avec des initiatives d'autres entités qui contribuent à la diffusion du patrimoine culturel de la paroisse.

h) Le conseil aux usagers sur les caractéristiques, les contenus et les possibilités d'exploitation de la documentation dont elles assurent la garde, dans la mesure du possible.

Article 8. Le technicien d'archives

La gestion des Archives communales incombe au technicien d'archives, ou à la personne à laquelle la Junta de Govern confie expressément cette fonction. Le technicien d'archives doit gérer les tâches du personnel qui lui est délégué, ainsi que veiller au bon ordre et au bon fonctionnement du service et de ses installations.

Article 9. Fonctions du technicien d'archives

Les fonctions du technicien d'archives, après consultation et avis de la CNAAD le cas échéant, sont les suivantes :

a) Recevoir, conserver et garder de manière adéquate la documentation.

b) Classer et ordonner la documentation sur support papier et superviser la documentation au format électronique.

c) Élaborer et proposer des programmes de travail et de formation, ainsi qu'exposer les besoins et proposer les améliorations jugées nécessaires.

d) Élaborer des protocoles de classement, d'ordonnancement et de traitement de la documentation de gestion des différents départements de l'administration communale.

e) Proposer des directives pour l'emplacement physique correct des documents sur support papier.

f) Élaborer des inventaires, catalogues, index, répertoires et autres instruments de description documentaire jugés nécessaires pour faciliter un accès adéquat des usagers à la documentation.

g) Faciliter l'accès à la documentation et sa consultation à tous les chercheurs, spécialistes et citoyens en général, conformément au cadre légal et normatif existant.

h) Formuler des propositions d'élimination de documentation conformément au cadre normatif existant.

i) Collaborer à la conception et à la mise en œuvre du Système de gestion documentaire.

j) Entretenir des relations avec les organismes publics et privés pour tout ce qui concerne le Service d'archives.

k) Proposer l'acquisition des matériels nécessaires.

l) Tenir les registres nécessaires pour contrôler les entrées, les consultations et les prêts de la documentation.

m) Se préoccuper de la promotion du patrimoine documentaire communal, au moyen de propositions d'acquisition, de donation ou de dépôt dans les cas où cela est possible.

n) Planifier et coordonner les activités de diffusion des Archives.

o) Proposer des programmes de formation du personnel d'archives.

p) Appliquer les recommandations et décisions adoptées par la CNAAD en matière d'accès et d'évaluation de la documentation publique.

q) Collaborer avec la CNAAD et en faire partie en représentation du Commun d'Andorra la Vella, lorsqu'il est ainsi désigné.

r) Toute autre fonction décrite dans la fiche de fonctions du poste de travail.

Article 10. La gestion des documents administratifs

La gestion des documents administratifs comprend l'ensemble des opérations et techniques relatives à la conception, au développement, à l'application et à l'évaluation des systèmes et procédures nécessaires pour garantir la sécurité et la transparence du circuit documentaire depuis le moment de la création ou de la réception des documents au Commun jusqu'à leur transfert, leur conservation ou leur élimination.

Article 11. Le Système de gestion documentaire

1. La gestion des documents doit reposer sur un Système de gestion documentaire fondé sur l'application du Cadre de classement de la documentation communale et sur la normalisation des documents et de leurs contenants.

2. Le Système de gestion documentaire doit :

a) Garantir le suivi et la localisation de tout document dans chacun des circuits de l'action administrative.

b) Établir les conditions de transfert, de conservation et d'accès des documents.

c) Élaborer les calendriers qui, en relation avec le Cadre de classement, doivent régir le transfert, l'accès et la conservation ou l'élimination de la documentation, conformément à la législation applicable.

d) Gérer la transition du modèle fondé sur le support papier vers le document électronique.

Article 12. Transfert de la documentation interne

1. Les dossiers administratifs produits par chacune des unités administratives du Commun et dont la phase active est achevée doivent être transférés aux Archives communales dans les délais établis dans le Tableau de classement inclus dans le Système de gestion documentaire et conformément aux protocoles établis par les Archives communales elles-mêmes. En tout état de cause, la documentation de plus de 30 ans d'ancienneté doit être conservée par les Archives communales, sauf dans des cas dûment justifiés.

2. Font l'objet d'un transfert aux Archives communales les registres officiels, les dossiers et tout autre document détaillé à l'article 2 du présent règlement, ainsi que les instruments de description relatifs à cette documentation.

Article 13. Conditions requises de la documentation à transférer

1. La documentation transférée aux Archives communales doit être originale. Par conséquent, avant de procéder au transfert, toutes les copies et tous les doubles qui ne sont pas dûment justifiés doivent être éliminés.

2. La documentation transférée aux Archives communales doit être accompagnée du formulaire de transfert correspondant, que les unités expéditrices doivent avoir rempli conformément aux protocoles établis par les Archives communales.

3. Avant de transférer les dossiers administratifs aux Archives communales, leur traitement administratif doit être achevé et ils doivent être complets. Dans le cas contraire, ils ne sont pas acceptés, sauf s'ils comportent une mention spécifique du responsable du département indiquant leur caractère incomplet, les documents manquants et les raisons ayant motivé le transfert. La documentation administrative qui est désordonnée, mélangée, détériorée ou qui ne présente pas les caractéristiques minimales de ce que doit être un dossier est renvoyée au service expéditeur, avec l'indication écrite des défauts, et son versement aux archives n'est pas admis tant que ces défauts n'ont pas été corrigés.

Article 14. Élimination de la documentation administrative

1. La documentation administrative qu'il n'est pas nécessaire de conserver une fois expirée la période de validité administrative, qui ne présente pas d'intérêt pour l'information et la recherche ou que la loi n'oblige pas à conserver peut être éliminée.

2. La procédure d'élimination est engagée sur proposition du responsable des Archives communales ou du chef du département concerné qui, selon les critères généraux d'évaluation et de tri de la documentation, transmet une proposition motivée au secrétaire général.

3. Si le secrétaire général approuve la proposition, celle-ci est soumise à l'examen de la CNAAD.

Article 15. Critères de conservation de la documentation

Après consultation et avis de la CNAAD, les documents suivants sont conservés à titre permanent :

a) Les documents essentiels indispensables au fonctionnement du Commun, ceux qui garantissent la continuité de ses activités en toute circonstance, ainsi que ceux qui permettent de connaître les origines du Commun, son organisation, l'évolution des structures qui le composent, ses fonctions politiques, les programmes auxquels il participe et les activités qu'il organise.

b) Les documents qui permettent de connaître les processus d'élaboration des ordonnances et des règlements qui concernent le Commun et son fonctionnement.

c) Les documents qui permettent d'évaluer l'impact ou l'efficacité des programmes ou des activités du Commun.

d) Les documents qui supervisent le fonctionnement interne du Commun en ce qui concerne les délégations d'autorité, les rapports de pouvoir et les programmes destinés à gouverner et à gérer les affaires publiques.

e) Les documents qui contiennent des données significatives sur un événement, une personne ayant un parcours notable, une institution, une entité, un collectif, un lieu.

f) Les documents qui contiennent des données significatives sur des événements importants, des mouvements ou des tendances de l'histoire politique, économique et sociale.

g) Les documents qui contiennent des données nécessaires à la protection des droits civils, financiers et juridiques des personnes, des institutions et des entités du Commun lui-même.

h) Les documents qui sont liés de manière significative à d'autres sources ou séries documentaires.

i) Les documents qui répondent aux besoins de l'analyse statistique et de l'histoire quantitative.

Article 16. Conservation de la documentation

1. Les documents des Archives communales ne peuvent sortir de leur lieu habituel de conservation qu'à titre exceptionnel. Au préalable, la durée, les conditions de sécurité et les garanties jugées nécessaires doivent être établies. Parmi les cas concrets dans lesquels cette possibilité peut être envisagée figurent :

a) Le prêt.

b) La numérisation ou la réalisation de tout autre type de reproduction qui ne peut être effectuée dans les locaux des Archives communales.

c) La réalisation de travaux de restauration, de reliure, d'encadrement, de nettoyage ou de désinfection des documents.

d) Une décision judiciaire.

2. La sortie de documents des Archives communales doit avoir un caractère temporaire, pour un délai établi et convenu au préalable avec le Commun, avec les garanties de sécurité nécessaires et, le cas échéant, avec la souscription d'une assurance selon ce que détermine le Commun sur proposition du responsable des Archives.

3. La sortie du territoire national de biens d'intérêt culturel et de biens inventoriés est soumise aux dispositions prévues par la Loi du patrimoine culturel d'Andorre.

Article 17. Conditions générales de consultation

1. Le Commun facilite l'accès à la documentation déposée aux Archives communales, sans préjudice des restrictions définies dans le présent règlement, dans la législation en vigueur applicable, ou de celles qui peuvent être établies pour des raisons de conservation ou pour des motifs dûment justifiés.

2. Lorsque la consultation de la documentation peut entrer en conflit avec les restrictions prévues, la validation préalable du secrétaire général, ou de la personne ou de l'organisme responsable de la conformité réglementaire, est requise.

3. Les Archives communales traitent les consultations de documentation pendant les heures d'ouverture au public. En dehors de ces heures, il n'est pas possible d'accéder aux locaux ni d'utiliser leurs services, sauf autorisation expresse du secrétaire général et toujours en présence du responsable des Archives ou de la personne expressément déléguée par la Junta de Govern.

Article 18. Consultations internes de la documentation déposée aux Archives communales

1. Sont considérées comme des consultations internes de documentation physique déposée aux Archives communales celles effectuées par les personnes liées au Commun par une relation d'emploi ou par les membres de la corporation communale.

2. Pour les consultations internes de documentation, le formulaire de demande de documentation prévu à cet effet doit être rempli.

Article 19. Consultations externes de documentation

1. Sont considérées comme consultations externes de documentation celles effectuées tant par d'autres administrations publiques que par des personnes physiques ou morales. La consultation publique des fonds documentaires est libre et ouverte à tous les citoyens, à condition que soient respectés le cadre légal en vigueur, la réglementation visée dans le présent règlement et les règles d'utilisation qui en découlent.

2. Les consultations externes de documentation doivent remplir les conditions requises suivantes :

a) La consultation publique de documentation s'effectue dans l'espace aménagé à cet effet dans l'archive même, après avoir rempli au préalable un formulaire spécifique pour chaque unité documentaire, qui doit contenir les données personnelles du demandeur et la finalité de la consultation.

b) L'Archive communale doit demander aux usagers la présentation d'un document afin d'identifier la personne qui effectue la consultation.

c) L'Archive communale facilite la localisation et la consultation des séries documentaires demandées. Toutefois, la recherche d'informations est toujours à la charge des requérants ou des intéressés.

Article 20. Prêts internes de documentation déposée à l'Archive communale

Le prêt de documents n'est autorisé que pour des consultations internes, sans préjudice des exceptions établies à l'article 21, et s'effectue conformément aux conditions suivantes :

a) La demande de prêt de documentation doit être formalisée au moyen du formulaire correspondant, dans lequel doivent figurer l'identification du demandeur, le motif de la demande, la signature, la nature ou la codification du document demandé et la date de sa remise.

b) Le prêt de documents suit un ordre chronologique en fonction de la date de la demande.

c) L'unité administrative ne peut disposer de la documentation originale prêtée que pendant un délai maximal de 2 mois. Ce délai peut être prorogé d'un mois supplémentaire. En cas de dépassement du délai établi, le responsable du Service d'Archive en informe le secrétaire général, afin que celui-ci exige que les documents soient immédiatement réintégrés à l'Archive.

d) Lorsque la documentation est restituée à l'Archive communale, son responsable doit signer le formulaire de retour du document, sur lequel doit figurer la date.

e) La documentation restituée doit conserver les mêmes conditions d'ordre, de constitution interne et externe et de propreté que celles dans lesquelles elle se trouvait lorsqu'elle a été fournie pour sa consultation. Dans le cas contraire, le remboursement n'est pas accepté. Aucun document ne peut être soustrait et l'incorporation de nouveaux documents doit être communiquée au préalable au technicien d'archive.

f) Est exclue du prêt la documentation ayant une ancienneté supérieure à 30 ans et celle qui se trouve en mauvais état de conservation. Dans ces cas, la documentation devra être examinée dans la salle de consultation de l'Archive communale.

g) Ne sont pas prêtées des parties de dossiers ou des documents séparés de l'unité documentaire dont ils font partie.

h) Pour des raisons de conservation, de préservation et de sécurité, la consultation des documents originaux dans les locaux de l'Archive communale elle-même est privilégiée.

Article 21. Prêts externes de documentation déposée à l'Archive communale

1. La documentation déposée à l'Archive communale est exclue du prêt externe et doit à tout moment être consultée dans les espaces aménagés à cette fin. Nonobstant ce principe général, des exceptions sont admises dans les cas ayant pour finalité la diffusion du patrimoine documentaire. Dans ce cas, les points suivants doivent être pris en compte :

a) Les demandes de prêt sont formulées par écrit, avec une description claire des documents demandés, du nom du responsable des transferts, de la garde et du retour de la documentation, ainsi que du délai de prêt demandé. La décision du Commun est notifiée par écrit au demandeur.

b) Si l'état de conservation de la documentation recommande son maintien dans les locaux communaux, l'Archive communale elle-même commande des reproductions de la documentation aux frais du demandeur.

c) Avant la remise de la documentation, une copie numérique de sécurité en est réalisée.

d) Les dépenses d'emballage et de transport sont à la charge du demandeur, sauf si le Commun stipule d'autres formules.

e) Le demandeur doit souscrire une assurance couvrant tous les risques auxquels la documentation sera exposée. Si une prorogation du délai de cession est souhaitée, une autorisation doit être demandée et le délai de l'assurance doit également être prolongé.

f) Les conditions de conservation et les systèmes de sécurité adéquats doivent être respectés.

g) Toute reproduction, de quelque nature que ce soit, doit être expressément autorisée.

h) L'Archive communale tient un registre des prêts dans lequel figurent le numéro, la date de son approbation, la date effective du prêt, les données du demandeur, le motif de la demande et la date de retour.

2. Les usagers qui détériorent tout document provenant de l'Archive communale doivent indemniser les dommages causés conformément à l'évaluation qui en est faite, sans préjudice des autres responsabilités qui peuvent en découler.

Article 22. Reproductions de documentation

1. Toute personne ou entité peut demander des reproductions des documents de l'Archive communale, à l'exception de ceux dont l'accès est restreint par la législation en vigueur, qui sont affectés par des droits d'auteur ou de propriété intellectuelle conditionnant leur reproduction, par la volonté du déposant en cas de cessions, pour des raisons de conservation ou par manque de moyens de reproduction adéquats.

2. La reproduction de tout document, de quelque nature que ce soit, requiert la demande préalable de l'intéressé et l'autorisation expresse et écrite, sur le même formulaire, du technicien d'archive et du secrétaire général. Le demandeur doit indiquer la finalité de la reproduction. L'autorisation de reproduction ne confère aucun droit de propriété intellectuelle ou industrielle à celui qui la réalise ou l'obtient.

3. En cas d'utilisation des documents de l'Archive communale en vue de leur publication ou de leur diffusion publique, leur provenance doit obligatoirement être indiquée. En cas de reproduction d'images, le nom de l'auteur doit également être indiqué, s'il est connu, sans préjudice des autres obligations qui peuvent être établies.

4. Le Service d'Archive se charge de la reproduction des documents demandés, pour autant que leur état de conservation ne l'empêche pas, après paiement du prix public correspondant.

5. Lorsqu'il s'agit de documentation reproduite photographiquement, le Service d'Archive cède la reproduction au titre de loyer de l'image et pour une seule utilisation et édition. Toute réédition doit faire l'objet d'un nouveau congé de reproduction.

6. Le Commun se réserve le droit d'engager les actions en justice qu'il juge opportunes contre les personnes qui ne respectent pas les conditions établies dans le présent règlement ou dans les accords spécifiques signés par les deux parties.

Article 23. Acquisition de patrimoine documentaire

Les Archives communales veillent à l'intégrité du patrimoine documentaire de la paroisse d'Andorra la Vella ainsi qu'à sa protection et à sa récupération. À cette fin, elles formulent les propositions appropriées d'acquisition, d'acceptation de cession ou de reproduction des fonds documentaires présentant un intérêt pour la paroisse.

Article 24. Conditions d'acquisition de patrimoine documentaire

1. Le versement de documentation aux Archives communales doit être accepté par le Conseil de Gouvernement, après approbation des conditions dans lesquelles il doit être effectué, ainsi que de celles qui doivent en régir l'accès. Une fois le versement accepté, une convention est signée avec le propriétaire du fonds documentaire, qui reprend l'ensemble des conditions de la cession ou du dépôt. Le Commun remet au cédant un document attestant le versement effectué.

2. Une fois la documentation cédée, un premier inventaire est établi, qui sera paraphé par le technicien d'archives.

Article 25. Récupération de documentation

Pour récupérer de la documentation cédée aux Archives communales, il est indispensable d'en faire la demande par écrit au Commun, qui la restituera conformément aux accords conclus au moment de la cession ou, si ceux-ci n'avaient pas été formalisés, aux dispositions légales qui la régissent.

Disposition finale Le.

présent règlement entre en vigueur le jour même de sa publication au Butlletí Oficial del Principat d'Andorra .