Article 1. Définitions

Article 1. Définitions

Aux fins d'une meilleure compréhension du présent Règlement, les notions suivantes sont définies :

a) Document : toute expression en langage naturel ou conventionnel, graphique, sonore ou en image, recueillie sur un support physique ou électronique.

b) Fonds documentaire : ensemble de documents reçus ou produits par les personnes physiques et morales, publiques ou privées, du fait de leur activité et de leurs fonctions tout au long de leur existence.

c) Dossier : ensemble ordonné de documents et d'actes qui servent d'antécédent et de fondement à une décision administrative, ainsi que les diligences visant à l'exécuter. Les dossiers sont constitués par l'agrégation successive de tous les documents, preuves, avis, décrets, accords, notifications et autres documents qui en sont constitutifs, ainsi que de la décision adoptée.

d) Documentation en phase active : documents administratifs utilisés de façon habituelle par les unités administratives dans l'exécution d'une formalité administrative ou pour pouvoir mener à bien les fonctions et activités qui leur sont propres.

e) Documentation en phase semi-active : documents qui, une fois leur traitement ordinaire achevé, ne sont pas utilisés de manière habituelle par l'unité administrative qui les a produits.

f) Documentation en phase inactive : documents qui, une fois leur validité administrative expirée, présentent une valeur informative, probatoire, testimoniale, statistique ou historique.

g) Documentation de support : documents à usage informatif et de travail qui aident à la résolution d'une formalité ou d'un acte administratif, mais qui ne sont pas considérés comme des documents d'archives.

h) Système de gestion documentaire : ensemble d'opérations et de techniques, intégrées dans la gestion administrative générale, fondées sur l'analyse de la production, du traitement et des valeurs des documents, qui sont destinées à la planification, au contrôle, à l'utilisation, à la conservation et à l'élimination ou au transfert des documents vers un centre d'archives, afin d'en rationaliser et d'en unifier le traitement et d'en assurer une gestion efficace et rentable.

i) Transfert : procédure de transmission légale de la garde des dossiers et documents des différentes unités productrices aux Archives communales.