Article 4. La gestion des documents

Article 4. La gestion des documents

La gestion des documents, en tant que fonction des Archives communales, comprend :

a) Analyser et identifier la documentation.

b) Proposer des normes régissant la classification, le classement et le traitement de la documentation au cours de sa gestion administrative dans les différents organes auxiliaires et départements du Commun, et en superviser l'application.

c) Établir des critères et des protocoles relatifs à la production, à la gestion et aux transferts de documentation, ainsi qu'au tri et à l'élimination de documents, avec la collaboration des services communaux concernés, et conformément au cadre normatif en vigueur et aux directives émises par la Commission nationale d'accès et d'évaluation de la documentation (ci-après la CNAAD).

d) Gérer le gestionnaire documentaire institutionnel ou l'outil équivalent pour la conservation des documents électroniques.

e) Fixer des directives sur les conditions idoines des locaux de dépôt, les installations et le placement physique correct de la documentation sur papier afin d'en garantir l'accessibilité et la sécurité.

f) Contribuer à une meilleure efficacité et à un meilleur fonctionnement de l'administration communale par l'élaboration des instruments de description appropriés afin de fournir de manière rapide et pertinente la documentation nécessaire pour mener à terme toute formalité administrative.