Article 13. Conditions requises de la documentation à transférer

Article 13. Conditions requises de la documentation à transférer

1. La documentation transférée aux Archives communales doit être originale. Par conséquent, avant de procéder au transfert, toutes les copies et tous les doubles qui ne sont pas dûment justifiés doivent être éliminés.

2. La documentation transférée aux Archives communales doit être accompagnée du formulaire de transfert correspondant, que les unités expéditrices doivent avoir rempli conformément aux protocoles établis par les Archives communales.

3. Avant de transférer les dossiers administratifs aux Archives communales, leur traitement administratif doit être achevé et ils doivent être complets. Dans le cas contraire, ils ne sont pas acceptés, sauf s'ils comportent une mention spécifique du responsable du département indiquant leur caractère incomplet, les documents manquants et les raisons ayant motivé le transfert. La documentation administrative qui est désordonnée, mélangée, détériorée ou qui ne présente pas les caractéristiques minimales de ce que doit être un dossier est renvoyée au service expéditeur, avec l'indication écrite des défauts, et son versement aux archives n'est pas admis tant que ces défauts n'ont pas été corrigés.