Article 20. Prêts internes de documentation déposée à l'Archive communale

Article 20. Prêts internes de documentation déposée à l'Archive communale

Le prêt de documents n'est autorisé que pour des consultations internes, sans préjudice des exceptions établies à l'article 21, et s'effectue conformément aux conditions suivantes :

a) La demande de prêt de documentation doit être formalisée au moyen du formulaire correspondant, dans lequel doivent figurer l'identification du demandeur, le motif de la demande, la signature, la nature ou la codification du document demandé et la date de sa remise.

b) Le prêt de documents suit un ordre chronologique en fonction de la date de la demande.

c) L'unité administrative ne peut disposer de la documentation originale prêtée que pendant un délai maximal de 2 mois. Ce délai peut être prorogé d'un mois supplémentaire. En cas de dépassement du délai établi, le responsable du Service d'Archive en informe le secrétaire général, afin que celui-ci exige que les documents soient immédiatement réintégrés à l'Archive.

d) Lorsque la documentation est restituée à l'Archive communale, son responsable doit signer le formulaire de retour du document, sur lequel doit figurer la date.

e) La documentation restituée doit conserver les mêmes conditions d'ordre, de constitution interne et externe et de propreté que celles dans lesquelles elle se trouvait lorsqu'elle a été fournie pour sa consultation. Dans le cas contraire, le remboursement n'est pas accepté. Aucun document ne peut être soustrait et l'incorporation de nouveaux documents doit être communiquée au préalable au technicien d'archive.

f) Est exclue du prêt la documentation ayant une ancienneté supérieure à 30 ans et celle qui se trouve en mauvais état de conservation. Dans ces cas, la documentation devra être examinée dans la salle de consultation de l'Archive communale.

g) Ne sont pas prêtées des parties de dossiers ou des documents séparés de l'unité documentaire dont ils font partie.

h) Pour des raisons de conservation, de préservation et de sécurité, la consultation des documents originaux dans les locaux de l'Archive communale elle-même est privilégiée.