Article 21. Prêts externes de documentation déposée à l'Archive communale

Article 21. Prêts externes de documentation déposée à l'Archive communale

1. La documentation déposée à l'Archive communale est exclue du prêt externe et doit à tout moment être consultée dans les espaces aménagés à cette fin. Nonobstant ce principe général, des exceptions sont admises dans les cas ayant pour finalité la diffusion du patrimoine documentaire. Dans ce cas, les points suivants doivent être pris en compte :

a) Les demandes de prêt sont formulées par écrit, avec une description claire des documents demandés, du nom du responsable des transferts, de la garde et du retour de la documentation, ainsi que du délai de prêt demandé. La décision du Commun est notifiée par écrit au demandeur.

b) Si l'état de conservation de la documentation recommande son maintien dans les locaux communaux, l'Archive communale elle-même commande des reproductions de la documentation aux frais du demandeur.

c) Avant la remise de la documentation, une copie numérique de sécurité en est réalisée.

d) Les dépenses d'emballage et de transport sont à la charge du demandeur, sauf si le Commun stipule d'autres formules.

e) Le demandeur doit souscrire une assurance couvrant tous les risques auxquels la documentation sera exposée. Si une prorogation du délai de cession est souhaitée, une autorisation doit être demandée et le délai de l'assurance doit également être prolongé.

f) Les conditions de conservation et les systèmes de sécurité adéquats doivent être respectés.

g) Toute reproduction, de quelque nature que ce soit, doit être expressément autorisée.

h) L'Archive communale tient un registre des prêts dans lequel figurent le numéro, la date de son approbation, la date effective du prêt, les données du demandeur, le motif de la demande et la date de retour.

2. Les usagers qui détériorent tout document provenant de l'Archive communale doivent indemniser les dommages causés conformément à l'évaluation qui en est faite, sans préjudice des autres responsabilités qui peuvent en découler.