Article 3. Les Archives communales

Article 3. Les Archives communales

1. Les Archives communales sont un service rattaché au Département du Secrétariat général du Commun, qui exerce les fonctions suivantes :

a) Gérer, organiser et diffuser le patrimoine documentaire communal.

b) Garantir le droit à l'information et l'accès à la documentation.

c) Faciliter la recherche.

d) Veiller à la sauvegarde et à la conservation du patrimoine documentaire communal.

e) Collaborer à la définition de la politique de gestion du document électronique et à la mise en place du vocabulaire de métadonnées.

2. L'acronyme des Archives communales du Commun d'Andorra la Vella est ACAV. En ce qui concerne le fonds historique du Quart d'Andorra la Vella, son acronyme est AQAV. Le fonds historique de la paroisse partagé avec celui d'Escaldes-Engordany est connu sous le nom d'Archives du Commun d'Andorre (ACA). Ces acronymes sont toujours utilisés pour citer la documentation.

3. Pour l'exercice de ses fonctions, les Archives communales doivent disposer des moyens adéquats tant en ce qui concerne l'espace, le personnel et les ressources matérielles nécessaires, qu'en ce qui concerne les installations, lesquelles ont pour fonction unique et exclusive celles qui leur sont propres et spécifiques et ne peuvent en aucun cas être utilisées à d'autres fins. Dans la mesure du possible, les locaux des Archives communales comprennent une bibliothèque auxiliaire accueillant, entre autres, les publications locales.

4. Les systèmes d'accès aux Archives communales sont placés sous la garde directe de leur responsable. Les zones de travail et de dépôt de la documentation sont considérées comme étant d'accès restreint et les personnes étrangères aux Archives communales ne peuvent y accéder sans être accompagnées par un membre du service, sauf en cas de circonstances exceptionnelles de force majeure.