Statut: vigent · Texte en vigueur au 22/10/2026 · Données jusqu’au BOPA du 21/10/2026 · Publiée au BOPA núm. 102, any 2024 (25/09/2024) · Page complète (historique des versions)
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Aux fins d'une meilleure compréhension, les notions suivantes sont définies :
a) Archives communales : service du Commun, rattaché au Département du Secrétariat général, de caractère administratif et culturel, spécialisé dans la gestion, le traitement, la conservation et la diffusion de la documentation produite par l'administration communale, ainsi que d'autres types de fonds réunis par le Commun dans l'exercice de son activité. Il faut également entendre par là l'installation où les documents sont réunis, conservés, organisés et diffusés.
b) Évaluation documentaire : fonction destinée à déterminer la valeur culturelle, informative ou juridique des documents afin de décider de leur conservation ou de leur élimination.
c) Document : toute expression en langage naturel ou conventionnel, et graphique, sonore ou en image, recueillie sur tout type de support matériel et créée dans tout environnement (physique ou électronique).
d) Document électronique : information de toute nature sous format électronique, archivée sur un support électronique selon un format déterminé et susceptible d'identification et de traitement différencié.
e) Documentation en phase active : documents administratifs utilisés de manière habituelle par les unités administratives dans l'exécution d'une formalité administrative ou pour pouvoir exercer les fonctions et activités qui leur sont propres.
f) Documentation en phase semi-active : documents administratifs qui, une fois leur traitement ordinaire achevé, ne sont pas utilisés de manière habituelle par l'unité administrative qui les a produits.
g) Documentation en phase inactive : documents administratifs qui, une fois leur validité administrative achevée, contiennent des valeurs de caractère informatif, probatoire, testimonial, statistique ou historique.
h) Documentation de support : documents à usage informatif et de travail qui aident à la décision relative à une formalité ou à une action administrative ; ils ne sont pas considérés comme des documents d'archives.
i) Fonds documentaire : ensemble de documents reçus ou produits par les personnes physiques et morales, publiques ou privées, en conséquence de leur activité et de leurs fonctions tout au long de leur existence.
j) Dossier : ensemble ordonné de documents et d'actes servant d'antécédent et de fondement à la décision administrative, ainsi que les diligences visant à l'exécuter. Les dossiers sont constitués par l'agrégation successive de tous les documents, preuves, avis, décrets, accords, notifications et autres documents qui les constituent, ainsi que de la décision adoptée. Leurs feuillets sont paginés par les fonctionnaires ou agents administratifs chargés de leur traitement.
k) Dossier électronique : ensemble de documents électroniques correspondant à une procédure administrative, quel que soit le type d'information qu'ils contiennent. Il doit comporter un index électronique qui folie les documents qui le composent, lequel doit être signé électroniquement par l'Administration publique, l'organe ou l'entité intervenant, et doit garantir l'intégrité du dossier et permettre de le récupérer au moyen de métadonnées minimales obligatoires.
l) Patrimoine documentaire communal : tous les documents reçus, produits ou réunis par les sections, services et départements du Commun ; les organismes autonomes administratifs ; les personnes morales et les entités dépourvues de personnalité juridique créés par le Commun ou à participation majoritaire du Commun.
m) Système de gestion documentaire : ensemble d'opérations destinées à contrôler de manière efficiente, structurée et systématique la création, la réception, la conservation, l'entretien, l'utilisation des documents et l'accès à ceux-ci.
n) Transfert : procédure habituelle de versement de documents ou de dossiers aux archives une fois écoulé le délai de séjour fixé selon le cycle de vie de la documentation et son évaluation.
o) Commission de gestion documentaire : organe chargé de développer maintenir les différents instruments archivistiques et de gestion documentaire, entre autres fonctions.
La documentation produite et reçue par le Commun de Canillo qui n'a pas de caractère personnel fait partie du patrimoine documentaire du Commun. On entend par documentation personnelle celle qui relève de la sphère privée de la personne qui exerce une fonction politique ou de la personne qui occupe un poste de travail au Commun. À cet effet, constitue le patrimoine documentaire du Commun l'ensemble organique de documents décrit ci-après, indépendamment de la date, du format et du support sur lesquels ils ont été produits :
a) Les fonds documentaires produits ou émanant des élus, des personnes qui les conseillent ou de leur confiance ou du personnel qui exerce des fonctions administratives pour le Commun, dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions et activités.
b) La documentation produite par des organismes autonomes administratifs, des personnes physiques ou morales gestionnaires de services publics ou par des entités dépourvues de personnalité juridique créés par le Commun ou à capital social majoritairement public qui exercent leur activité dans la paroisse de Canillo et qui ont été remis au Commun de Canillo.
c) Toute la documentation ayant fait l'objet d'un dépôt, d'une cession ou d'une donation au Commun de Canillo par des tiers, avec le contrat correspondant, et qui a un rapport avec Canillo et son territoire.
d) Les documents de plus de 100 ans d'ancienneté produits ou reçus par toute personne physique ou entreprise privée de la paroisse de Canillo, et ceux de moindre ancienneté qui ont été produits sur des supports dont la péremption est inférieure à 100 ans. Cet ensemble documentaire compose les Archives du Commun de Canillo et son acronyme est ACC.
1. Les fonctions des Archives communales vont de la gestion administrative à l'action culturelle et sont celles détaillées ci-après
a) Gérer et réaliser le traitement archivistique de la documentation du Commun.
b) Garantir l'accès à l'information relative aux documents placés sous leur responsabilité, dans le respect du droit à la vie privée et des autres droits protégés par l'ordre juridique.
c) Gérer, organiser et diffuser le patrimoine documentaire communal.
d) Encourager la diffusion du patrimoine documentaire communal à des fins de vulgarisation culturelle, de recherche et de soutien à l'enseignement.
e) Participer aux actions et campagnes de protection et de diffusion du patrimoine documentaire promues par d'autres administrations compétentes.
f) Veiller à la sauvegarde et à la conservation du patrimoine documentaire communal.
g) L'application de critères d'évaluation et de tri des documents du Commun, en formulant des propositions concrètes de conservation et d'élimination à la Commission de gestion documentaire.
h) Collaborer à la définition et à la mise à jour, le cas échéant, de la politique de gestion le document électronique et à la mise en place du vocabulaire de métadonnées.
i) La gestion des moyens et des installations des Archives communales.
j) Toutes autres fonctions et responsabilité qui leur sont confiées par les organes de gouvernement du Commun de Canillo.
2. Les Archives communales sont un service ayant une incidence sur toutes les unités administratives et leur participation devient nécessaire pour toute action de traitement de la documentation engagée par le Commun.
1. Pour le bon exercice de leurs fonctions et aux fins de garantir l'intégrité et la conservation du patrimoine documentaire, les Archives communales doivent disposer des moyens, des installations et du personnel adéquats.
2. Les installations des Archives communales ont pour fonction unique et exclusive celles qui leur sont propres et qui sont établies par le présent règlement, et ne peuvent en aucun cas être utilisées à d'autres fins.
3. Les zones de travail et de dépôt de documentation sont d'accès restreint et les personnes étrangères à ce service ne peuvent y accéder sans disposer de l'autorisation correspondante, sauf en cas de force majeure ou dans des cas exceptionnels.
1. Le responsable des Archives communales est responsable du bon ordre et du bon fonctionnement du service, des installations qui y sont affectées et des tâches qu'y accomplit le personnel d'appui.
2. Les fonctions du personnel des Archives communales sont les suivantes :
a) Recevoir, conserver et garder de manière adéquate la documentation.
b) Classer et ordonner la documentation sur support papier et superviser la documentation au format électronique.
c) Élaborer et proposer des programmes de travail de formation, ainsi qu'exposer les besoins et proposer les améliorations jugées nécessaires.
d) Élaborer des protocoles de classement, d'ordonnancement et de traitement de la documentation de gestion des différents départements de l'administration communale.
e) Proposer des directives pour l'emplacement physique correct des documents sur support papier.
f) Élaborer des inventaires, catalogues, index, répertoires et autres instruments de description documentaire jugés nécessaires pour faciliter un accès adéquat des usagers à la documentation.
g) Faciliter l'accès à la documentation et sa consultation à tous les chercheurs, spécialistes et citoyens en général, conformément au cadre légal et normatif existant.
h) Formuler des propositions d'élimination de documentation conformément au cadre normatif existant.
i) Collaborer à la conception et à la mise en œuvre du Système de gestion documentaire.
j) Entretenir des relations avec les entités publiques et privées pour tout ce qui concerne les Archives communales.
k) Proposer l'acquisition des matériels nécessaires.
l) Tenir les registres nécessaires pour contrôler les entrées, les consultations et le prêt de la documentation.
m) Se préoccuper de la promotion du patrimoine documentaire communal, au moyen de propositions d'acquisition, de donation ou de dépôt dans les cas où cela est possible.
n) Planifier et coordonner les activités de diffusion des Archives.
o) Proposer des programmes de formation du personnel d'archives.
p) Appliquer les recommandations et décisions adoptées par la CNAAD en matière d'accès à la documentation publique et d'évaluation de celle-ci.
q) Collaborer avec la CNAAD et en faire partie en représentation du Commun, lorsqu'il en est ainsi désigné.
r) Toute autre fonction décrite dans la fiche de fonctions du poste de travail.
La gestion du patrimoine documentaire du Commun, en tant que fonction des Archives communales, comprend :
a) Analyser et identifier la documentation.
b) Proposer des normes régissant le classement ordonnancement et le traitement de la documentation pendant sa gestion administrative au sein des différents organes auxiliaires, et départements du Commun, et en superviser l'application.
c) Établir des critères et des protocoles sur la production, la gestion et les transferts de documentation, ainsi que sur le tri et l'élimination de documents avec la collaboration des services communaux concernés, et conformément au cadre normatif en vigueur.
d) Administrer l'outil d'archivage électronique pour la bonne conservation des documents électroniques.
e) Fixer des directives sur les conditions idoines des locaux de dépôt, les installations et le placement physique correct de la documentation sur papier afin d'en garantir l'accessibilité et la sécurité.
f) Contribuer à une meilleure efficacité et à un meilleur fonctionnement de l'administration communale par l'élaboration des instruments de description appropriés afin de fournir de manière rapide et pertinente la documentation nécessaire pour résoudre toute démarches administrative.
Le système de gestion documentaire repose sur la Politique de gestion du document électronique (PGDE) et sur le Modèle de gestion du dossier et du document électronique (MGEDE) qui la développe. La Politique de gestion du document électronique établit les critères, lignes directrices et stratégies qui doivent guider la production et la gestion des documents et dossiers électroniques au sein du Commun afin de garantir leur authenticité, leur fiabilité, leur intégrité et leur disponibilité pendant la durée jugée nécessaire. Le Modèle de gestion du dossier et du document électronique fournit la stratégie claire et concrète qui doit être suivie pour mettre en œuvre ce qui est établi dans la PGDE. Cette stratégie se développe à travers un ensemble de chapitres. Chacun d'eux développe à son tour un aspect fondamental de la gestion des documents et dossiers électroniques.
Les processus de gestion documentaire se déroulent au moyen des instruments archivistiques suivants :
a) Plan de classement : instrument de description qui reflète la structure hiérarchique et logique permettant l'identification, le classement et la localisation des documents d'un organisme. Chaque dossier ou document est identifié par un niveau du plan de classement qui nous renvoie à un concept général ou spécifique.
b) Le Vocabulaire de Métadonnées du Commun reflète les métadonnées qui doivent être incorporées aux documents, dossiers et signatures électroniques, à partir du modèle utilisé par le Gouvernement d'Andorre. Ce vocabulaire facilite, d'une part, la recherche, la consultation, la transparence, l'évaluation et l'accès à la documentation du Commun ; et, d'autre part, garantit l'interopérabilité entre les systèmes et favorise la réutilisation de documents dans plus d'un processus ou d'une démarche.
c) Le Catalogue des Typologies documentaires permet d'identifier les typologies qui composent les dossiers du Commun. De même, il régit et détermine les typologies qui composent les dossiers et séries documentaires, ainsi que leur utilisation en tant que métadonnée, ce qui permet d'effectuer des recherches ou d'appliquer des processus automatisés tels que l'élimination, dans un dossier, des documents d'une même typologie à partir de son Tableau d'Évaluation et d'Accès à l'Information (TAAI).
d) Le Catalogue des Formats documentaires établit les formats acceptés et normalisés tant pour le traitement que pour la conservation des documents électroniques. Il se fonde sur les normes internationales et sur les conventions normatives en la matière.
e) Les Tableaux d'Évaluation et d'Accès à l'Information sont l'instrument qui indique, pour chaque série documentaire du Plan de Classement, les durées de conservation et les délais d'accessibilité, en identifiant la documentation qui doit être conservée de manière permanente et celle qui doit être éliminée totalement ou partiellement. Ils sont validés et approuvés par la Commission de Gestion Documentaire.
f) Le Calendrier de Conservation et d'Accès rassemble les décisions concrètes relatives aux durées de conservation, à l'accessibilité et à l'élimination ou à la conservation permanente pour l'ensemble des séries documentaires produites par le Commun à partir de ce qui est déterminé dans les Tableaux d'Évaluation et d'Accès à l'Information.
Les instruments archivistiques sont d'usage commun pour tous les services et départements du Commun, indépendamment de la technologie utilisée dans la gestion des documents et des dossiers. Leur maintenance et leur mise à jour incombent à la Commission de Gestion Documentaire en collaboration avec l'Archive Communale et avec les départements qui sont sollicités lorsque cela est jugé opportun.
L'inclusion de nouvelles séries documentaires dans le Plan de Classement relève de la compétence exclusive du personnel de l'Archive Communale, lequel doit prendre en considération les critères ou propositions des unités productrices de documentation. Toute modification d'ordre formel, de contenu ou de traitement des séries documentaires déjà existantes doit être communiquée au personnel de l'Archive Communale afin que celui-ci procède à une nouvelle évaluation et mette à jour, le cas échéant, le Plan de Classement et les calendriers correspondants.
1. Chacune des unités administratives du Commun, ainsi que les organismes autonomes et les entreprises qui y sont rattachés, doivent transférer périodiquement à l'Archive leur documentation une fois son traitement administratif achevé. Jusqu'au moment de la réalisation du transfert, la documentation est conservée sous la responsabilité directe des unités productrices.
2. Les transferts de documentation, indépendamment de leur support et/ou format, sont effectués conformément au classement que l'Archive Communale a déterminé, selon les besoins des différentes unités productrices de documentation et la capacité d'accueil des locaux et de l'équipement.
3. La documentation est transférée conformément au calendrier établi par l'Archive Communale et approuvé par le Conseil de Commun. En tout état de cause, la documentation de plus de 30 ans d'ancienneté doit être conservée directement par l'Archive Communale, sauf dans les cas concrets décidés expressément par la Corporation, sur rapport préalable de la personne responsable de l'Archive Communale.
1. La documentation transférée à l'Archive Communale ou à l'archive électronique doit être originale, sauf cas particuliers, qui doivent être dûment motivés. Par conséquent, avant d'effectuer le transfert, il convient d'éliminer toutes les copies et tous les doubles qui ne sont pas dûment justifiés.
2. La documentation transférée à l'Archive Communale ou à l'archive électronique doit avoir achevé son traitement administratif et doit se présenter sous forme de dossiers complets.
3. La documentation électronique ne peut être transférée que si les métadonnées minimales obligatoires sont renseignées, si elle se trouve dans un format reconnu par le Catalogue des Formats documentaires et, si elle est signée électroniquement, si elle dispose d'une signature électronique valide.
4. La documentation transférée physiquement à l'Archive Communale doit être accompagnée du formulaire de transfert correspondant, que les unités expéditrices doivent avoir rempli conformément aux protocoles établis par l'Archive Communale.
5. Toute documentation qui ne satisfait pas aux points précédents est retournée au service expéditeur, avec l'indication des éventuelles lacunes et erreurs. Son versement à l'archive n'est pas admis tant que ces lacunes n'ont pas été corrigées.
1. La documentation sur support papier est transférée dûment classée et décrite, sans copies ni éléments sans rapport avec elle, après élimination préalable des éléments matériels susceptibles de la détériorer. Faute de respect de ces conditions, le transfert ne peut être accepté, sauf s'il comporte une mention spécifique du chef du département ou du service producteur, ou à défaut du/de la secrétaire général(e) de la Corporation, faisant état de ces circonstances et de leurs causes.
2. Les dossiers électroniques en phase active sont transférés une fois clôturés et foliotés, accompagnés d'un index électronique signé électroniquement.
3. Une fois transférés, la responsabilité des dossiers change, passant de l'unité productrice à l'Archive Communale.
4. Les dossiers électroniques clôturés en phase de validité dont la conservation est permanente ou de longue durée selon le Tableau d'Évaluation et d'Accès à l'Information correspondant sont transférés vers l'outil d'archivage électronique selon les conditions techniques que l'outil spécifie afin de pouvoir en garantir la conservation et la diffusion à long terme. La responsabilité de cette documentation incombe également à l'Archive Communale.
1. Peut être éliminée toute documentation qu'il n'est pas nécessaire de conserver une fois expirée la période de validité administrative, qui ne présente pas d'intérêt pour l'information et la recherche ou que la loi n'oblige pas à conserver.
2. La conservation ou l'élimination des documents produits par le Commun de Canillo est décidée par la Commission de Gestion Documentaire.
Le Commun crée une Commission de Gestion Documentaire composée des personnes suivantes :
a) Le/la consul majeur ou consul mineur.
b) Le/la secrétaire général(e).
c) L'intervenant communal.
d) Le/la responsable des Archives Communales.
e) Le/la juriste de la Corporation.
f) Le/la responsable des Technologies de l'Information.
g) Le/la responsable de la gestion de la documentation devant être évaluée.
Les fonctions de la Commission de Gestion Documentaire sont les suivantes :
a) Affectation des ressources techniques, humaines et économiques nécessaires à la mise en œuvre du Modèle de Gestion du Dossier et du Document Électronique.
b) Garantir que les décisions adoptées dans le modèle de gestion et leur application aux différents processus existants sont prises conformément au droit et servent à respecter les obligations légales du Commun.
c) Garantir le service des outils informatiques nécessaires à la gestion et à la préservation documentaire.
d) Garantir la formation nécessaire au personnel concerné afin qu'il comprenne et applique les directives du modèle, ainsi que diffuser leur application à des processus concrets auprès de leurs destinataires internes et externes.
e) Développer et maintenir les instruments archivistiques et de gestion documentaire. Entre autres, établir les Tables d'Évaluation et d'Accès à l'Information du Commun de Canillo.
La procédure est engagée sur proposition de la personne responsable des Archives Communales ou du/de la Chef de Département concerné, et ceux-ci, en suivant les critères généraux d'évaluation et de tri de la documentation, doivent transmettre la proposition au Secrétariat Général. En aucun cas un processus d'évaluation et de tri de documents ne peut être engagé si la proposition ne remplit pas les conditions requises établies. Si le Secrétariat Général valide la proposition dans laquelle la documentation à éliminer est précisée de manière motivée et justifiée, une Commission de Gestion Documentaire est convoquée, laquelle étudie chaque proposition ; si nécessaire, un conseil externe est requis et/ou elle la soumet à la CNAAD, et un procès-verbal en est dressé.
Le procès-verbal de la Commission de Gestion Documentaire doit inclure la liste détaillée de la documentation dont l'élimination est décidée et de la documentation dont la conservation est décidée ; il est ensuite approuvé en Junta de Govern puis porté à la connaissance du Conseil de Commun. L'accord adopté est ensuite notifié au/à la responsable des Archives Communales.
Les Archives Communales veillent à ce que, dans tous les locaux, soient réunies les conditions adéquates pour une conservation et une protection correctes de la documentation, indépendamment de son support physique ou électronique. Le cas échéant, elles proposent l'adoption des mesures nécessaires pour garantir le respect de ces conditions. La garde et la conservation du patrimoine documentaire du Commun de Canillo impliquent les aspects suivants :
a) Garantir la conservation et l'intégrité du patrimoine documentaire des Archives du Commun et veiller à empêcher sa spoliation, en évitant toute action ou omission mettant en danger de détérioration, de perte ou de destruction tout ou partie des biens qui composent le patrimoine documentaire du Commun.
b) Établir les normes et mesures de sécurité de conservation et d'accès nécessaires à la protection et à la sauvegarde de la documentation.
c) Élaborer des protocoles, des normes et des plans de gestion pour la conservation et la garde de la documentation des archives de gestion et administratives.
d) Prendre un soin particulier des documents physiques qui n'ont été reproduits par aucun moyen, s'agissant d'exemplaires uniques et irremplaçables.
e) Coordonner et superviser les actions destinées à la reproduction de documents physiques par tout moyen.
f) Éviter la consultation et la reproduction de la documentation physique en mauvais état de conservation.
g) Favoriser la protection du patrimoine documentaire de la paroisse au moyen de propositions d'acquisition ou d'acceptation de dépôts.
h) Déterminer les politiques de préservation qui doivent être appliquées afin de garantir la conservation des supports et de l'information, étudier les causes des altérations subies par les documents et établir les priorités de restauration.
i) Toutes autres fonctions et tâches qu'impliquent l'organisation et le traitement de la documentation qui constitue le patrimoine documentaire de la paroisse de Canillo.
1. En cas de constatation de processus de détérioration et/ou de dégradation de la documentation sur papier, les Archives Communales prennent les mesures à leur portée et proposent aux organes compétents l'adoption des mesures correctives appropriées. Si l'intervention requiert le transfert de la documentation, un rapport préalable de la personne responsable des Archives Communales et un accord exprès de la Corporation sont obligatoires.
2. De même, elles identifient l'obsolescence des formats de la documentation électronique et proposent la migration des formats afin de la préserver.
3. Afin de garantir la conservation et l'intégrité de l'information, les Archives Communales proposent l'utilisation de supports et de systèmes de protection adéquats. Pour la documentation électronique, sa préservation est assurée dans l'outil d'archivage électronique.
4. Un catalogue des documents essentiels est créé afin de garantir la sécurité face aux éventuels incidents susceptibles de mettre en danger la conservation de la documentation et de l'information qu'elle contient.
L'accès à la documentation doit garantir le droit à l'information, le droit à la vie privée et les autres droits protégés par l'ordre juridique. Cette exigence implique :
a) Conseiller et informer l'usager des Archives Communales sur les aspects liés au traitement de l'information, aux possibilités d'exploitation et à l'accessibilité de la documentation qu'elles conservent.
b) Établir et réglementer les conditions de prêt et de consultation de la documentation pour son utilisation dans les différents services du Commun et tenir un registre de tous les documents prêtés et consultés.
c) Mettre à la disposition des usagers les instruments de description documentaire dans les conditions appropriées afin de faciliter l'accès desdits usagers à la documentation.
d) Garantir l'accès à la documentation et sa consultation par les citoyens, conformément au cadre légal et réglementaire en vigueur.
e) Tenir une liste des chercheurs et établir des statistiques d'accès et d'exploitation des fonds documentaires.
1. Les documents des Archives communales ne peuvent quitter leur lieu habituel de conservation que dans des cas exceptionnels. Au préalable, il convient de fixer la durée, les conditions de sécurité et les garanties jugées nécessaires. Parmi les cas concrets dans lesquels cette possibilité peut être envisagée figurent :
a) Le prêt.
b) La numérisation ou la réalisation de tout autre type de reproduction qu'il n'est pas possible d'effectuer dans les locaux des Archives communales.
c) L'accomplissement de travaux de restauration, de reliure, de brochage, de nettoyage ou de désinfection des documents.
d) Une décision judiciaire.
2. La sortie de documents des Archives communales doit revêtir un caractère temporaire, pour un délai fixé et convenu au préalable avec le Commun, avec les garanties de sécurité nécessaires et, lorsque cela est opportun, avec la souscription d'une assurance selon ce que détermine le Commun sur proposition du responsable des Archives.
3. La sortie du territoire national de biens d'intérêt culturel et de biens inventoriés est soumise aux dispositions prévues par la Loi sur le patrimoine culturel d'Andorre.
1. Étant donné que certains documents peuvent porter atteinte à l'honneur et à la vie privée des personnes, la réponse aux demandes d'accès exercées par les citoyens doit préserver l'équilibre entre le droit à l'information prévu par la réglementation en matière de transparence et le droit à la vie privée prévu par la réglementation en matière de protection des données personnelles. L'exercice du droit d'accès n'autorise pas le citoyen à utiliser la documentation à des fins commerciales, ni à la reproduire ou à la diffuser.
2. Les Archives communales traitent les consultations de documentation pendant les heures d'ouverture au public. En dehors de ces heures, il n'est pas possible d'accéder aux locaux ni d'utiliser leurs services, sauf autorisation expresse du/de la secrétaire général(e) et toujours en présence du responsable des Archives ou d'une personne d'appui des Archives.
3. La documentation doit être consultée dans l'espace aménagé à cet effet ou au moyen des outils informatiques dans lesquels la documentation électronique est conservée. Les personnes qui consultent la documentation sur support papier doivent en préserver l'ordre interne et la traiter de manière appropriée. Les dommages causés par malveillance et les éventuels vols sont portés à la connaissance du/de la secrétaire général(e) afin qu'il ou elle en informe le ministère chargé du Patrimoine culturel du Gouvernement d'Andorre ainsi que les instances et juridictions qu'il ou elle juge opportunes, en vue d'ouvrir le dossier de sanction correspondant ou la procédure pénale et/ou civile en réparation des dommages, le cas échéant.
Les prêts ou consultations internes de documentation
1. On entend par usager interne l'ensemble des personnes liées à l'institution du Commun de Canillo en raison de mandats électifs ou de l'exercice de tâches et de fonctions administratives au sein de celle-ci, ainsi que les entreprises ou organismes qui peuvent en dépendre.
2. Les usagers internes des Archives communales ne peuvent ni accéder ni retirer de leur propre chef les documents qui ont été transférés aux Archives, sauf s'ils disposent d'une autorisation de la personne titulaire du Secrétariat général, du responsable des Archives ou de la personne d'appui des Archives. Le prêt interne de documents s'effectue au moyen d'une demande adressée aux Archives communales. Lors de la restitution de la documentation, les Archives communales en font mention sur cette même demande.
3. Pour des raisons de conservation, de préservation et de sécurité, la consultation des documents originaux dans les locaux des Archives communales elles-mêmes est privilégiée. En effet, les Archives communales peuvent exclure du prêt certains documents si leur état de conservation l'exige. Dans ce cas, la documentation est consultée dans les espaces communaux aménagés à cet effet ou au moyen de reproductions.
4. La documentation restituée doit conserver les mêmes caractéristiques, ordre, constitution interne et externe, propreté et conditions que lorsqu'elle a été fournie pour consultation, s'agissant des documents physiques. En cas de non-respect de cette obligation et/ou de défaut de régularisation après demande (mise en demeure) du responsable des Archives communales, il est procédé conformément aux dispositions du paragraphe 7 du présent article. Il ne peut être ajouté ou soustrait de documents sans en informer au préalable la personne responsable des Archives et pour des motifs justifiés et dûment autorisés.
5. Les parties de dossiers ou les documents séparés de l'unité documentaire dont ils font partie ne sont pas prêtés.
6. Lorsqu'une unité administrative souhaite consulter une documentation d'accès restreint produite par une autre unité administrative, pour l'exercice des fonctions qui lui sont propres, l'autorisation du chef du département ou du service qui l'a transférée, ou du supérieur hiérarchique commun aux deux unités, est requise.
7. Les usagers internes des Archives communales qui endommagent ou détériorent les documents ou les biens et équipements des Archives communales peuvent être sanctionnées conformément à l'Ordonnance de la fonction publique du Commun de Canillo et, tenues d'indemniser les dommages causés selon l'évaluation qui en est faite, sur rapport préalable de la personne responsable des Archives communales et sans préjudice des autres responsabilités administratives ou pénales qui pourraient en découler.
1. On entend par usager externe l'ensemble des citoyens étrangers aux responsabilités et aux fonctions propres de l'institution du Commun de Canillo ainsi qu'aux entreprises et organismes qui peuvent en dépendre. Sont également considérées comme usagers externes les autres administrations publiques dans l'exercice de leurs fonctions et compétences. Le Commun doit garantir l'accès des citoyens à l'Archive communale, sans préjudice des exclusions et limitations établies par la loi ou justifiées pour des raisons de conservation. La recherche d'informations est à la charge des personnes requérantes. Le personnel de l'Archive communale n'est pas tenu d'effectuer des recherches particulières pour les usagers externes.
2. Tout usager externe qui souhaite consulter un document de l'Archive doit remplir et signer la fiche de consultation, sur laquelle doivent figurer les données personnelles de l'usager, la documentation qu'il souhaite consulter et le motif de la consultation.
3. La documentation est exclue du prêt aux usagers externes et doit, en tout temps, être consultée dans les espaces aménagés à cet effet ou sur les outils informatiques où est conservée la documentation électronique. Nonobstant ce principe général, l'extraction de documentation des locaux communaux peut être autorisée à des usagers externes, à titre temporaire et sur autorisation écrite préalable de l'un des Consuls, uniquement dans les cas prévus ci-après :
a) Pour des travaux de reproduction (microfilmage, numérisation) qu'il n'est pas possible de réaliser dans les locaux communaux.
b) Prêt pour des activités de diffusion du patrimoine culturel, pour des expositions dans les conditions particulières établies dans chaque cas, ou pour d'autres activités de divulgation culturelle.
c) Pour réaliser des travaux de restauration, de reliure, d'encadrement, de nettoyage ou de désinfection des documents.
d) À la demande d'administrations publiques dans l'exercice de leurs fonctions et compétences reconnues par la loi.
e) Sur ordre judiciaire.
4. La procédure de prêt temporaire de documents de l'Archive du Commun de Canillo à des usagers externes doit être engagée à partir de l'autorisation signée par l'un des deux Consuls et adressée au responsable de l'Archive communale, lequel délivre le document correspondant de cession temporaire de documentation à la personne, à l'institution, à l'organisme ou à l'entreprise requérant. Dans ces cas, il doit être tenu compte, chaque fois que la situation l'exige, des points suivants :
a) Les demandes de prêt doivent comporter une description claire des documents demandés, le nom du responsable du transfert, de la garde et du retour de la documentation ainsi que le délai de prêt demandé.
b) Si l'état de conservation de la documentation recommande son maintien dans les locaux communaux, l'Archive communale elle-même commande des reproductions de la documentation aux frais du demandeur.
c) Avant la remise de la documentation, il en est fait une copie numérique de sécurité, dont le coût est à la charge du demandeur.
d) Dans le cas de documents provenant d'un don ou d'un dépôt, les conditions établies par les personnes, institutions ou organismes donateurs ou déposants pour leur consultation ou leur prêt doivent être respectées.
e) Les dépenses d'emballage et de transport sont à la charge du demandeur, sauf si le Commun stipule d'autres formules.
f) Le demandeur doit souscrire une assurance couvrant tous les risques auxquels la documentation sera exposée. Si une prorogation du délai de cession est souhaitée, l'autorisation doit être demandée et le délai de l'assurance doit être prolongé.
g) Les conditions de conservation et les systèmes de sécurité adéquats doivent être respectés.
h) Toute reproduction, de quelque nature que ce soit, doit être expressément autorisée.
i) L'Archive communale tient un registre des prêts sur lequel figurent le numéro, la date de son approbation, la date effective du prêt, les données du demandeur, le motif de la demande et la date de retour.
5. La documentation restituée doit conserver les mêmes caractéristiques, le même ordre, la même constitution interne et externe, la même propreté et les mêmes conditions que lorsqu'elle a été fournie pour consultation, s'agissant des documents physiques. Dans le cas contraire, la personne doit indemniser les dommages causés conformément aux dispositions du paragraphe 6 du présent article.
6. Les personnes qui endommagent ou détériorent les documents, ou les biens et équipements de l'Archive communale, doivent indemniser les dommages causés conformément à l'évaluation qui en est faite, sur rapport préalable de la personne responsable de l'Archive communale et sans préjudice des autres responsabilités administratives ou pénales qui pourraient en découler.
1. Toute personne ou entité peut demander des reproductions des documents de l'Archive communale, à l'exception de ceux dont l'accès est restreint par la législation en vigueur, qui sont soumis à des droits d'auteur ou de propriété intellectuelle conditionnant leur reproduction, ou dont la reproduction est limitée par la volonté du déposant en cas de cessions, pour des raisons de conservation ou par manque de moyens de reproduction adéquats. L'Archive communale met à disposition le moyen le plus adéquat pour procéder à la reproduction en fonction des caractéristiques physiques du document. À titre exceptionnel, la réalisation de reproductions en dehors des locaux de l'Archive est permise lorsque le concours de professionnels ou d'entreprises spécialisées est requis.
2. La reproduction de tout document, de quelque nature que ce soit, requiert la demande préalable de l'intéressé et l'autorisation expresse et écrite, sur le même formulaire, du responsable de l'Archive communale. Le demandeur doit indiquer la finalité de la reproduction. L'autorisation de reproduction ne confère aucun droit de propriété intellectuelle ou industrielle à la personne qui la réalise ou l'obtient.
3. En cas d'utilisation des documents de l'Archive communale en vue de leur publication ou de leur diffusion publique, leur provenance doit obligatoirement être mentionnée. En cas de reproduction d'images ou de documents soumis à la réglementation en matière de propriété intellectuelle, le nom de l'auteur doit également être mentionné, s'il est connu, sans préjudice des autres obligations qui peuvent être établies. D'autres conditions de reproduction, de distribution ou de communication peuvent être établies en fonction de la nature du document.
4. L'Archive communale se charge de la reproduction des documents demandés pour autant que leur état de conservation ne s'y oppose pas, après paiement du prix public correspondant.
5. Lorsqu'il s'agit de documentation reproduite photographiquement, l'Archive communale cède la reproduction à titre de loyer de l'image et pour une seule utilisation et édition. Toute réédition doit faire l'objet d'une nouvelle autorisation de reproduction.
6. En cas de demandes de reproductions à des fins commerciales, la remise n'autorise l'utilisation que pour la forme et le support indiqués dans la demande. Toute utilisation différente requiert une nouvelle autorisation.
1. Les Archives communales doivent veiller à l'intégrité du patrimoine documentaire de la paroisse de Canillo ainsi qu'à sa protection, à sa récupération et à sa conservation, sans préjudice de la compétence du Gouvernement pour définir la politique en matière de patrimoine culturel et en coordonner les mesures de protection, en application de l'article 4 de la Loi sur le patrimoine culturel. À cette fin, elles formulent les propositions opportunes d'acquisition, de cession, de donation ou de reproduction des fonds documentaires présentant un intérêt pour la paroisse. Elles peuvent également conseiller des entités, des entreprises et des particuliers sur les conditions de conservation et de traitement de la documentation.
2. Lorsqu'il a connaissance de toute situation de danger concernant l'intégrité ou la conservation de documents, le Commun doit en informer le ministère chargé du patrimoine culturel et, si nécessaire, doit adopter les mesures nécessaires pour en éviter la détérioration, la perte ou la destruction.
3. Les personnes ou entités privées qui sont en possession de documents faisant partie du patrimoine documentaire de la paroisse de Canillo et d'Andorre sont tenues de les conserver, de les entretenir et de les préserver, sans préjudice de la possibilité que les plus importants soient déclarés d'intérêt culturel au niveau national.
1. Le versement de documentation externe aux Archives communales doit être accepté par la Junta de Govern, après approbation des conditions dans lesquelles il doit être effectué, ainsi que de celles qui doivent en régir l'accès. Une fois le versement accepté, une convention est signée avec le propriétaire du fonds documentaire, qui reprend toutes les conditions de l'acquisition, de la donation, de la cession ou du dépôt. Le Commun remet au cédant un document attestant le versement effectué.
2. Une fois la documentation cédée, il est établi un premier inventaire de celle-ci, qui est paraphé par le responsable des Archives communales.
Pour récupérer de la documentation cédée aux Archives communales, il est indispensable, afin de compléter la procédure administrative, d'en faire la demande par écrit au Commun en exposant les motifs pour lesquels le remboursement de la documentation est demandé. Le Commun restitue la documentation conformément aux accords conclus au moment de la cession ou, si ceux-ci n'ont pas été formalisés, conformément aux dispositions légales qui la régissent.
Il incombe aux Archives communales de diffuser le patrimoine documentaire du Commun. À cet effet, elles promeuvent des activités de diffusion et d'encouragement de la recherche et peuvent programmer, entre autres, les activités suivantes :
a) L'édition de matériel de diffusion sur les fonds et les services.
b) L'intégration d'informations relatives aux Archives communales sur le site web du Commun ou sur un site web propre aux Archives.
c) La publication d'articles et de monographies de portée locale.
d) La réalisation de visites guidées des Archives communales.
e) L'organisation de stages et de conférences.
f) Le montage d'expositions.
1. En raison du caractère culturel de la documentation dont elles ont la garde, les Archives communales, outre leurs activités propres, restent ouvertes à la collaboration à des actions, activités et initiatives émanant du Commun lui-même ou d'autres archives, entités, organismes, entreprises et particuliers, qui contribuent à la conservation et à la diffusion du patrimoine culturel de la paroisse de Canillo en général.
2. La participation du Commun avec d'autres administrations ou avec des particuliers à des actions et campagnes destinées à la protection et à la diffusion du patrimoine documentaire de la paroisse de Canillo implique :
a) Collaborer à la protection et à la conservation du patrimoine documentaire de la paroisse de Canillo par la proposition d'actions, d'activités et de campagnes de sensibilisation ou par la participation à celles-ci.
b) Proposer l'acquisition, la donation, la cession ou le dépôt de documentation de tiers aux Archives du Commun de Canillo.
c) Collaborer à la détection et au suivi des éventuels cas de négligence et de spoliation portant atteinte au patrimoine documentaire de la paroisse de Canillo.
abrogés le Règlement du 21-3-2013 du Service des archives du Commun de Canillo, ainsi que toutes les dispositions de rang égal ou inférieur contraires aux dispositions du présent Règlement.
présent Règlement entre en vigueur le jour même de sa publication au Butlletí Oficial del Principat d'Andorra . Canillo, le 17 septembre 2024 Jordi Alcobé Font Consul majeur