Article 25. Les prêts ou consultations de documentation par des usagers externes

Article 25. Les prêts ou consultations de documentation par des usagers externes

1. On entend par usager externe l'ensemble des citoyens étrangers aux responsabilités et aux fonctions propres de l'institution du Commun de Canillo ainsi qu'aux entreprises et organismes qui peuvent en dépendre. Sont également considérées comme usagers externes les autres administrations publiques dans l'exercice de leurs fonctions et compétences. Le Commun doit garantir l'accès des citoyens à l'Archive communale, sans préjudice des exclusions et limitations établies par la loi ou justifiées pour des raisons de conservation. La recherche d'informations est à la charge des personnes requérantes. Le personnel de l'Archive communale n'est pas tenu d'effectuer des recherches particulières pour les usagers externes.

2. Tout usager externe qui souhaite consulter un document de l'Archive doit remplir et signer la fiche de consultation, sur laquelle doivent figurer les données personnelles de l'usager, la documentation qu'il souhaite consulter et le motif de la consultation.

3. La documentation est exclue du prêt aux usagers externes et doit, en tout temps, être consultée dans les espaces aménagés à cet effet ou sur les outils informatiques où est conservée la documentation électronique. Nonobstant ce principe général, l'extraction de documentation des locaux communaux peut être autorisée à des usagers externes, à titre temporaire et sur autorisation écrite préalable de l'un des Consuls, uniquement dans les cas prévus ci-après :

a) Pour des travaux de reproduction (microfilmage, numérisation) qu'il n'est pas possible de réaliser dans les locaux communaux.

b) Prêt pour des activités de diffusion du patrimoine culturel, pour des expositions dans les conditions particulières établies dans chaque cas, ou pour d'autres activités de divulgation culturelle.

c) Pour réaliser des travaux de restauration, de reliure, d'encadrement, de nettoyage ou de désinfection des documents.

d) À la demande d'administrations publiques dans l'exercice de leurs fonctions et compétences reconnues par la loi.

e) Sur ordre judiciaire.

4. La procédure de prêt temporaire de documents de l'Archive du Commun de Canillo à des usagers externes doit être engagée à partir de l'autorisation signée par l'un des deux Consuls et adressée au responsable de l'Archive communale, lequel délivre le document correspondant de cession temporaire de documentation à la personne, à l'institution, à l'organisme ou à l'entreprise requérant. Dans ces cas, il doit être tenu compte, chaque fois que la situation l'exige, des points suivants :

a) Les demandes de prêt doivent comporter une description claire des documents demandés, le nom du responsable du transfert, de la garde et du retour de la documentation ainsi que le délai de prêt demandé.

b) Si l'état de conservation de la documentation recommande son maintien dans les locaux communaux, l'Archive communale elle-même commande des reproductions de la documentation aux frais du demandeur.

c) Avant la remise de la documentation, il en est fait une copie numérique de sécurité, dont le coût est à la charge du demandeur.

d) Dans le cas de documents provenant d'un don ou d'un dépôt, les conditions établies par les personnes, institutions ou organismes donateurs ou déposants pour leur consultation ou leur prêt doivent être respectées.

e) Les dépenses d'emballage et de transport sont à la charge du demandeur, sauf si le Commun stipule d'autres formules.

f) Le demandeur doit souscrire une assurance couvrant tous les risques auxquels la documentation sera exposée. Si une prorogation du délai de cession est souhaitée, l'autorisation doit être demandée et le délai de l'assurance doit être prolongé.

g) Les conditions de conservation et les systèmes de sécurité adéquats doivent être respectés.

h) Toute reproduction, de quelque nature que ce soit, doit être expressément autorisée.

i) L'Archive communale tient un registre des prêts sur lequel figurent le numéro, la date de son approbation, la date effective du prêt, les données du demandeur, le motif de la demande et la date de retour.

5. La documentation restituée doit conserver les mêmes caractéristiques, le même ordre, la même constitution interne et externe, la même propreté et les mêmes conditions que lorsqu'elle a été fournie pour consultation, s'agissant des documents physiques. Dans le cas contraire, la personne doit indemniser les dommages causés conformément aux dispositions du paragraphe 6 du présent article.

6. Les personnes qui endommagent ou détériorent les documents, ou les biens et équipements de l'Archive communale, doivent indemniser les dommages causés conformément à l'évaluation qui en est faite, sur rapport préalable de la personne responsable de l'Archive communale et sans préjudice des autres responsabilités administratives ou pénales qui pourraient en découler.