Article 1. Définitions

Article 1. Définitions

Aux fins d'une meilleure compréhension, les notions suivantes sont définies :

a) Archives communales : service du Commun, rattaché au Département du Secrétariat général, de caractère administratif et culturel, spécialisé dans la gestion, le traitement, la conservation et la diffusion de la documentation produite par l'administration communale, ainsi que d'autres types de fonds réunis par le Commun dans l'exercice de son activité. Il faut également entendre par là l'installation où les documents sont réunis, conservés, organisés et diffusés.

b) Évaluation documentaire : fonction destinée à déterminer la valeur culturelle, informative ou juridique des documents afin de décider de leur conservation ou de leur élimination.

c) Document : toute expression en langage naturel ou conventionnel, et graphique, sonore ou en image, recueillie sur tout type de support matériel et créée dans tout environnement (physique ou électronique).

d) Document électronique : information de toute nature sous format électronique, archivée sur un support électronique selon un format déterminé et susceptible d'identification et de traitement différencié.

e) Documentation en phase active : documents administratifs utilisés de manière habituelle par les unités administratives dans l'exécution d'une formalité administrative ou pour pouvoir exercer les fonctions et activités qui leur sont propres.

f) Documentation en phase semi-active : documents administratifs qui, une fois leur traitement ordinaire achevé, ne sont pas utilisés de manière habituelle par l'unité administrative qui les a produits.

g) Documentation en phase inactive : documents administratifs qui, une fois leur validité administrative achevée, contiennent des valeurs de caractère informatif, probatoire, testimonial, statistique ou historique.

h) Documentation de support : documents à usage informatif et de travail qui aident à la décision relative à une formalité ou à une action administrative ; ils ne sont pas considérés comme des documents d'archives.

i) Fonds documentaire : ensemble de documents reçus ou produits par les personnes physiques et morales, publiques ou privées, en conséquence de leur activité et de leurs fonctions tout au long de leur existence.

j) Dossier : ensemble ordonné de documents et d'actes servant d'antécédent et de fondement à la décision administrative, ainsi que les diligences visant à l'exécuter. Les dossiers sont constitués par l'agrégation successive de tous les documents, preuves, avis, décrets, accords, notifications et autres documents qui les constituent, ainsi que de la décision adoptée. Leurs feuillets sont paginés par les fonctionnaires ou agents administratifs chargés de leur traitement.

k) Dossier électronique : ensemble de documents électroniques correspondant à une procédure administrative, quel que soit le type d'information qu'ils contiennent. Il doit comporter un index électronique qui folie les documents qui le composent, lequel doit être signé électroniquement par l'Administration publique, l'organe ou l'entité intervenant, et doit garantir l'intégrité du dossier et permettre de le récupérer au moyen de métadonnées minimales obligatoires.

l) Patrimoine documentaire communal : tous les documents reçus, produits ou réunis par les sections, services et départements du Commun ; les organismes autonomes administratifs ; les personnes morales et les entités dépourvues de personnalité juridique créés par le Commun ou à participation majoritaire du Commun.

m) Système de gestion documentaire : ensemble d'opérations destinées à contrôler de manière efficiente, structurée et systématique la création, la réception, la conservation, l'entretien, l'utilisation des documents et l'accès à ceux-ci.

n) Transfert : procédure habituelle de versement de documents ou de dossiers aux archives une fois écoulé le délai de séjour fixé selon le cycle de vie de la documentation et son évaluation.

o) Commission de gestion documentaire : organe chargé de développer maintenir les différents instruments archivistiques et de gestion documentaire, entre autres fonctions.