Article 24

Article 24.

Les prêts ou consultations internes de documentation

1. On entend par usager interne l'ensemble des personnes liées à l'institution du Commun de Canillo en raison de mandats électifs ou de l'exercice de tâches et de fonctions administratives au sein de celle-ci, ainsi que les entreprises ou organismes qui peuvent en dépendre.

2. Les usagers internes des Archives communales ne peuvent ni accéder ni retirer de leur propre chef les documents qui ont été transférés aux Archives, sauf s'ils disposent d'une autorisation de la personne titulaire du Secrétariat général, du responsable des Archives ou de la personne d'appui des Archives. Le prêt interne de documents s'effectue au moyen d'une demande adressée aux Archives communales. Lors de la restitution de la documentation, les Archives communales en font mention sur cette même demande.

3. Pour des raisons de conservation, de préservation et de sécurité, la consultation des documents originaux dans les locaux des Archives communales elles-mêmes est privilégiée. En effet, les Archives communales peuvent exclure du prêt certains documents si leur état de conservation l'exige. Dans ce cas, la documentation est consultée dans les espaces communaux aménagés à cet effet ou au moyen de reproductions.

4. La documentation restituée doit conserver les mêmes caractéristiques, ordre, constitution interne et externe, propreté et conditions que lorsqu'elle a été fournie pour consultation, s'agissant des documents physiques. En cas de non-respect de cette obligation et/ou de défaut de régularisation après demande (mise en demeure) du responsable des Archives communales, il est procédé conformément aux dispositions du paragraphe 7 du présent article. Il ne peut être ajouté ou soustrait de documents sans en informer au préalable la personne responsable des Archives et pour des motifs justifiés et dûment autorisés.

5. Les parties de dossiers ou les documents séparés de l'unité documentaire dont ils font partie ne sont pas prêtés.

6. Lorsqu'une unité administrative souhaite consulter une documentation d'accès restreint produite par une autre unité administrative, pour l'exercice des fonctions qui lui sont propres, l'autorisation du chef du département ou du service qui l'a transférée, ou du supérieur hiérarchique commun aux deux unités, est requise.

7. Les usagers internes des Archives communales qui endommagent ou détériorent les documents ou les biens et équipements des Archives communales peuvent être sanctionnées conformément à l'Ordonnance de la fonction publique du Commun de Canillo et, tenues d'indemniser les dommages causés selon l'évaluation qui en est faite, sur rapport préalable de la personne responsable des Archives communales et sans préjudice des autres responsabilités administratives ou pénales qui pourraient en découler.