Article 12. Conditions requises de la documentation à transférer

Article 12. Conditions requises de la documentation à transférer

1. La documentation transférée à l'Archive Communale ou à l'archive électronique doit être originale, sauf cas particuliers, qui doivent être dûment motivés. Par conséquent, avant d'effectuer le transfert, il convient d'éliminer toutes les copies et tous les doubles qui ne sont pas dûment justifiés.

2. La documentation transférée à l'Archive Communale ou à l'archive électronique doit avoir achevé son traitement administratif et doit se présenter sous forme de dossiers complets.

3. La documentation électronique ne peut être transférée que si les métadonnées minimales obligatoires sont renseignées, si elle se trouve dans un format reconnu par le Catalogue des Formats documentaires et, si elle est signée électroniquement, si elle dispose d'une signature électronique valide.

4. La documentation transférée physiquement à l'Archive Communale doit être accompagnée du formulaire de transfert correspondant, que les unités expéditrices doivent avoir rempli conformément aux protocoles établis par l'Archive Communale.

5. Toute documentation qui ne satisfait pas aux points précédents est retournée au service expéditeur, avec l'indication des éventuelles lacunes et erreurs. Son versement à l'archive n'est pas admis tant que ces lacunes n'ont pas été corrigées.