Article 13. Méthodes de transfert

Article 13. Méthodes de transfert

1. La documentation sur support papier est transférée dûment classée et décrite, sans copies ni éléments sans rapport avec elle, après élimination préalable des éléments matériels susceptibles de la détériorer. Faute de respect de ces conditions, le transfert ne peut être accepté, sauf s'il comporte une mention spécifique du chef du département ou du service producteur, ou à défaut du/de la secrétaire général(e) de la Corporation, faisant état de ces circonstances et de leurs causes.

2. Les dossiers électroniques en phase active sont transférés une fois clôturés et foliotés, accompagnés d'un index électronique signé électroniquement.

3. Une fois transférés, la responsabilité des dossiers change, passant de l'unité productrice à l'Archive Communale.

4. Les dossiers électroniques clôturés en phase de validité dont la conservation est permanente ou de longue durée selon le Tableau d'Évaluation et d'Accès à l'Information correspondant sont transférés vers l'outil d'archivage électronique selon les conditions techniques que l'outil spécifie afin de pouvoir en garantir la conservation et la diffusion à long terme. La responsabilité de cette documentation incombe également à l'Archive Communale.