Règlement du Registre du personnel de l'Administration générale, du 7 octobre 2026

Article 1. Objet

L'objet du présent Règlement est de régir le contenu et le fonctionnement du Registre du personnel de l'Administration générale établi par la Loi de la fonction publique en vigueur.

Article 2. Champ d'application

Le présent Règlement s'applique au personnel de l'Administration générale, aux fonctionnaires, aux agents publics intérimaires et au personnel sous relation spéciale, ainsi qu'aux organes responsables de la gestion et de la tenue du Registre du personnel, à l'égard de l'ensemble des actes, données et circonstances susceptibles d'inscription, conformément à la réglementation en vigueur.

Article 3. Responsabilité du Registre du personnel

1. Le Registre du personnel relève du ministère compétent en matière de fonction publique.

2. L'organe responsable du Registre du personnel est le responsable ou directeur en matière de fonction publique.

Article 4. Données du Registre

1. L'ensemble des données de chaque membre de l'Administration générale constitue le dossier personnel.

2. Les données personnelles et relatives au lien avec l'Administration générale qui doivent figurer au Registre du personnel doivent se rapporter exclusivement à la vie administrative, à la relation du personnel avec l'Administration et aux postes de travail.

3. Les données de chaque professionnel de l'Administration générale qui figurent au Registre du personnel sont les suivantes : I. Données de la personne :

a) NIA.

b) Nom et prénoms.

c) Numéro de passeport ou de document d'identité.

d) Date de naissance.

e) Nationalité.

f) Permis de séjour.

g) Sexe.

h) Compte bancaire, lorsque cela est nécessaire pour la gestion de la rémunération ou d'autres obligations économiques découlant de la relation de service. II. Données relatives au lien avec l'Administration générale :

a) Mode d'accès à l'Administration générale.

b) Type de relation.

c) Formation académique officielle.

d) Données du poste de travail.

e) Date de nomination.

f) Lieu de travail.

g) Organisation administrative.

h) Date de prise de fonctions.

i) Date d'incorporation.

j) Éléments de rémunération.

k) Fin de la relation de travail. III. Données administratives :

a) Mobilités.

b) Disponibilités.

c) Réintégrations.

d) Suspension.

e) Évaluation de la performance.

f) Carrière professionnelle.

g) Congés administratifs.

h) Incompatibilités.

i) Situations de réforme.

j) Contrats de maintien en fonctions.

k) Mentions des sanctions disciplinaires.

l) Aptitudes et adaptations du poste de travail pour des raisons de santé, limitées aux informations strictement nécessaires à la prévention des risques professionnels, aux adaptations du poste et aux autres obligations légales applicables.

m) Pourcentage du Plan de retraite.

n) Apports à la mutuelle.

4. Les données du paragraphe I sont obtenues auprès de la personne intéressée ou, le cas échéant et sur une base juridique habilitante, au moyen des mécanismes d'interopérabilité registrale avec les différents registres publics.

5. Les données des paragraphes II et III sont générées et certifiées par le Département de la Fonction publique pour tous les corps, à l'exception des données mentionnées au point 4 du présent article.

6. Les données du paragraphe II. a, c, f, h, ainsi que les données du paragraphe III. a, d, g, j, k sont transmises par le corps spécial correspondant.

Article 5. Échange et communication de données

1. Pour les données personnelles, des intégrations sont créées avec les registres détenteurs des données.

2. Les intégrations avec d'autres registres publics doivent se limiter aux données nécessaires, doivent disposer d'une base juridique habilitante et doivent être documentées conformément aux compétences et aux finalités du Registre.

3. Les données administratives du personnel de l'Administration générale doivent être coordonnées et interopérables entre les différents registres des corps de l'Administration générale agissant dans l'exercice de leurs compétences, avec des profils d'accès, une traçabilité et des mesures de sécurité adéquats.

4. Toute consultation, tout accès, toute modification ou toute communication de données effectués au moyen d'intégrations ou de mécanismes d'interopérabilité doivent être enregistrés de manière à en garantir la traçabilité et la vérification ultérieure.

5. Aucune communication internationale des données enregistrées n'est prévue. S'il s'avérait nécessaire à l'avenir d'en effectuer, les garanties et les conditions requises établies par la réglementation en vigueur en matière de protection des données personnelles doivent être respectées.

Article 6. Compétences

1. Il incombe au ministère compétent en matière de fonction publique, à l'égard des données qu'il génère et certifie, mentionnées au point 3 de l'article 4 du présent Règlement :

a) De saisir et de tenir à jour au Registre les données relatives aux actes en matière de personnel qui font l'objet d'une décision favorable ou défavorable du département de la Fonction publique.

b) De conserver les dossiers personnels et les documents générés par le département de la Fonction publique.

c) De protéger l'accès au Registre et aux dossiers personnels, au moyen d'autorisations, de profils d'accès et d'un registre des accès adéquats.

d) D'adopter les mesures nécessaires pour garantir l'exactitude, l'intégrité et la mise à jour des données.

2. Les autres données relèvent de la personne intéressée ou du corps spécial compétent pour les transmettre, lequel a l'obligation d'adopter les mesures nécessaires pour garantir l'exactitude, l'intégrité et la mise à jour des données qu'il génère.

3. L'exercice des fonctions attribuées au Département de la Fonction publique par le présent Règlement n'implique pas la prise en charge de compétences propres aux corps spéciaux et ne modifie pas le régime de responsabilité des organes qui génèrent, conservent ou certifient les données.

Article 7. D élai pour les inscriptions

Les inscriptions et les mentions des données générées par le Département de la Fonction publique sont effectuées dans un délai maximal de trois mois à compter de la production de l'acte auquel elles se réfèrent au Registre. Le respect de ce délai a un caractère indicatif et son non-respect n'affecte ni la validité ni l'efficacité de l'acte administratif correspondant, sans préjudice des responsabilités qui peuvent, le cas échéant, en découler.

Article 8. Validité des inscriptions

Les inscriptions et les mentions produisent leurs effets tant qu'elles ne sont pas radiées et leur contenu est présumé exact et valide. Toutefois, les inscriptions et les mentions au Registre ne valident pas les contenus illicites ou irréguliers des actes, sans préjudice de la responsabilité de celui qui les a déclarés.

Article 9. Limitations des données

1. Seules les données strictement nécessaires à la gestion administrative, professionnelle et organisationnelle du personnel sont intégrées au Registre. Les données intégrées au Registre doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités propres à la gestion du personnel.

2. Le dossier personnel et le Registre ne peuvent contenir de données révélant l'origine ethnique ou raciale, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'affiliation syndicale, de données génétiques, de données biométriques destinées à identifier de manière univoque une personne physique, de données concernant la santé ou de données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle, sauf dans les cas légalement prévus.

3. Le traitement de catégories particulières de données n'est admissible que lorsqu'il est nécessaire et proportionné, lorsqu'il dispose d'une base juridique et lorsque l'une des circonstances habilitantes prévues par la réglementation en vigueur en matière de protection des données personnelles est réunie.

Article 10. Clôture du dossier

1. Il est entendu par clôture du dossier personnel :

a) En cas de décès d'un travailleur.

b) Cent ans à compter de la création du dossier lorsqu'il s'agit d'un travailleur qui a cessé son activité professionnelle. Pour pouvoir clôturer le dossier, il doit être établi un procès-verbal de clôture, qui doit être versé au dossier.

2. Une fois clôturé, le dossier personnel est transféré aux Archives intermédiaires administratives du Gouvernement en vertu des dispositions de la réglementation en vigueur en matière d'archives et de gestion documentaire.

3. La conservation des dossiers personnels doit respecter le principe de limitation de la durée de conservation des données personnelles, conformément à la réglementation en vigueur.

4. Jusqu'à leur transfert ou leur élimination définitive, conformément à la réglementation applicable, l'accès aux dossiers clôturés demeure limité au personnel expressément autorisé.

Article 11. Confidentialité

Toutes les personnes disposant d'un accès autorisé au Registre ou aux dossiers personnels, y compris les responsables de la garde des dossiers personnels et de la gestion de ce Registre, sont tenues au devoir de confidentialité et au secret professionnel en ce qui concerne les données dont elles ont connaissance en raison des fonctions qui leur sont confiées.

Article 12. Droits en matière de protection des données

Les personnes intéressées peuvent exercer, le cas échéant, les droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité à l'égard des données personnelles figurant dans le Registre, dans les conditions établies par la Loi 29/2021 , du 28 octobre, qualifiée de protection des données personnelles, ainsi que conformément à la législation en vigueur à tout moment en matière de protection des données personnelles. Si elles estiment que leurs droits n'ont pas été dûment pris en compte ou si elles ne reçoivent pas de réponse dans les délais établis, elles peuvent introduire une réclamation auprès de l'Agence andorrane de protection des données.

Article 13. Droit d'accès

1. Le personnel de l'Administration générale a le droit de demander et d'obtenir des informations sur ses données, les inscriptions et le dossier personnel qui figurent dans le Registre. Le personnel de l'Administration peut obtenir le certificat attestant des données figurant dans le Registre et une copie des documents faisant partie du dossier personnel, à condition qu'il ne soit pas porté atteinte aux droits des tiers et, le cas échéant, après occultation ou dissociation des données de tiers ou des informations non communicables.

2. La demande est personnelle, sans préjudice d'une représentation dûment justifiée, et doit être effectuée au moyen d'une demande adressée au responsable ou au directeur compétent en matière de fonction publique, ou au représentant ou au directeur du corps spécial compétent lorsque la demande porte sur des données générées ou certifiées par ce corps, qui dispose d'un délai maximal d'un mois à compter du lendemain de la date de réception de la demande, prorogeable de deux mois supplémentaires si nécessaire, pour y répondre. En cas de prorogation, celle-ci est communiquée à l'intéressé dans le délai du premier mois, avec indication des motifs. Le droit d'accès est gratuit.

3. Ces informations peuvent être obtenues, à la demande du demandeur, soit au moyen d'une certification des informations figurant à son nom dans le Registre et/ou au moyen d'une consultation directe des données, avec les garanties nécessaires pour éviter l'accès à des données de tiers ou à des informations susceptibles de compromettre la sécurité des systèmes.

4. L'exercice du droit d'accès ne peut entraîner l'accès à des notes de travail internes, à des rapports préparatoires ni à des informations relatives à des tiers ne faisant pas partie du dossier personnel de la personne demanderesse.

Article 14. Mise à jour des données

1. Les données à caractère personnel sont mises à jour à la demande de la personne intéressée en ce qui concerne les données que cette personne fournit ; elles sont mises à jour d'office par le ministère chargé de la fonction publique en ce qui concerne les données que le Département de la fonction publique génère et certifie, et à la demande du corps spécial compétent en ce qui concerne les données propres qu'il génère et transmet. À cet effet, et sans préjudice du fait que toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable constitue une donnée personnelle, on entend par données fournies par la personne intéressée celles que cette personne fournit directement ; et par données administratives celles relatives à sa situation et à son parcours au sein de l'Administration.

2. Toute mise à jour des données doit être communiquée au Département de la fonction publique, afin d'en garantir l'exactitude et la mise à jour par la personne ou le corps qui l'a générée.

3. Les mises à jour doivent être communiquées dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans les délais établis par la réglementation ou par les procédures internes applicables.

Article 15. Rectification

1. Les professionnels de l'Administration générale peuvent adresser une demande au responsable ou au directeur compétent en matière de fonction publique afin de solliciter la rectification de données qu'ils estiment erronées ou non conformes à la réalité.

2. La demande de rectification de données doit toujours être accompagnée des documents justifiant la prétention du professionnel de l'Administration générale.

3. Le responsable du traitement doit statuer de manière motivée sur la demande dans un délai maximal d'un mois, prorogeable de deux mois supplémentaires au plus, après notification préalable à l'intéressé.

4. Lorsqu'une erreur est constatée dans les données inscrites, ou en présence d'une donnée fausse, le responsable du Registre du personnel autorise la rectification d'office de la donnée erronée.

5. La rectification ne peut entraîner la modification du contenu d'actes administratifs définitifs, sans préjudice des procédures légalement prévues pour leur révision ou leur annulation.

Article 16. Suppression des données

1. Les inscriptions et les annotations registrales doivent être annulées lorsque les actes qu'elles attestent ont été annulés par l'organe qui a pris l'acte d'inscription ou par un jugement définitif.

2. La suppression des données peut également être demandée lorsqu'elle est applicable au traitement registral et que l'une des hypothèses suivantes se présente :

a) Les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou sont traitées d'une autre manière.

b) La personne intéressée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement, et ce traitement n'est pas fondé sur un autre fondement juridique.

c) La personne intéressée s'oppose au traitement, compte tenu du fait que le responsable n'a pas obtenu les données directement auprès de la personne intéressée, et il n'existe pas d'autres motifs légitimes prévalant pour le traitement, ou lorsque la personne intéressée s'oppose au traitement en raison du fait que le traitement des données a pour objet la prospection directe.

d) Les données personnelles ont été traitées de manière illicite.

e) Les données personnelles doivent être supprimées pour respecter une obligation légale.

f) Les données personnelles ont été obtenues dans le cadre de l'offre directe de services de la société de l'information.

3. Les personnes intéressées pourront exercer le droit de suppression des données ou des inscriptions registrales dans les conditions établies par la réglementation en vigueur en matière de protection des données personnelles, qui en régit l'exercice au moyen d'une demande. La demande doit être adressée au responsable ou au directeur compétent en matière de fonction publique, ou au représentant ou au directeur du corps spécial compétent, ou au délégué à la protection des données du Gouvernement d'Andorre.

4. Le responsable du traitement doit statuer de manière motivée sur la demande dans un délai maximal d'un mois, prorogeable de deux mois supplémentaires, avec notification préalable à l'intéressé.

5. Le droit de suppression n'est pas applicable lorsque la conservation des données est nécessaire au respect d'une obligation légale, à l'exercice de prérogatives de puissance publique, à des fins d'archivage dans l'intérêt public ou à la défense de réclamations administratives ou judiciaires.

Article 17. Droit d'opposition

1. La personne intéressée a le droit, pour des motifs tenant à sa situation particulière et lorsque le responsable n'a pas obtenu les données directement auprès d'elle, de s'opposer à ce que ses données fassent l'objet d'un traitement par un responsable du traitement.

2. Dans ce cas, lorsqu'un destinataire de données à caractère personnel fait l'objet d'une communication de données, il doit, dans un délai maximal de 15 jours ouvrables à compter du moment où il reçoit les données, informer par écrit les personnes intéressées dont il a reçu les données des circonstances prévues par la réglementation en vigueur en matière de protection des données personnelles, sauf si une exception légale est applicable.

Article 18. Exceptions au droit d'opposition

L'article 17 du présent Règlement n'est pas applicable lorsque la communication de données a lieu dans l'une des circonstances suivantes :

a) Lorsque la communication de données est effectuée entre entités de nature publique et que cette communication s'inscrit dans le cadre des normes de création de fichiers de nature publique, ainsi que de sécurité et de principe de garanties prévues par la Loi qualifiée de protection des données personnelles.

b) Lorsque la communication de données est nécessaire pour accomplir les finalités et les fonctions des registres publics.

c) Lorsque la communication de données est effectuée en application d'une norme en vigueur.

d) Lorsque la communication de données est nécessaire pour exécuter des obligations contractuelles établies entre la personne intéressée et le responsable du traitement, ou est nécessaire à l'exécution, au développement et au contrôle d'autres relations juridiques pouvant exister entre la personne intéressée et le responsable du traitement.

e) Lorsque la communication de données est nécessaire pour préserver l'intérêt vital de la personne intéressée.

f) Lorsque la communication de données est requise par une décision judiciaire.

Disposition additionnelle. Traitement des catégories particulières de données et des données particulièrement sensibles

Les données susceptibles de révéler des informations sur la santé constituent des catégories particulières de données. Les données bancaires n'ont pas cette nature par elles-mêmes, mais doivent être traitées comme des données de confidentialité particulière. Les unes et les autres, lorsqu'elles figurent dans le Registre du personnel, doivent être strictement limitées aux besoins et aux finalités nécessaires au respect des obligations en matière de prévention des risques professionnels, d'adaptation du poste, de gestion des rémunérations et de gestion administrative du personnel. Ces données sont traitées conformément aux principes de nécessité, de proportionnalité et de minimisation, et avec les garanties spécifiques prévues par la réglementation en vigueur en matière de protection des données personnelles, y compris l'accès restreint, la traçabilité des accès et la conservation limitée au délai applicable. L'accès à ces données est restreint exclusivement au personnel qui a besoin d'en connaître pour l'exercice de ses fonctions.

Disposition transitoire Les.

données incorporées au Registre du personnel antérieurement à l'entrée en vigueur du présent Règlement ne doivent pas être formellement adaptées à son contenu, sans préjudice de la révision de leur nécessité, de leur exactitude, de leur conservation et de leur utilisation, et du respect des droits et obligations découlant de la réglementation en vigueur en matière de protection des données personnelles.

Disposition abrogatoire Sont.

abrogées toutes les normes de rang égal ou inférieur contraires aux dispositions du présent Règlement.