Règlement intérieur de fonctionnement de la Pépinière d'entreprises d'Encamp, du 07-01-2010

Article 1.

Objet Le présent Règlement est établi afin de régir l'utilisation des biens et services du Niu d'Empreses d'Encamp (ci-après le Niu), du Commun d'Encamp, par des personnes physiques ou morales qui exercent une activité entrepreneuriale ou professionnelle au Niu.

Article 2.

Champ d'application Le présent Règlement régit les relations contractuelles et non contractuelles qui se déroulent au Niu et complète les clauses contenues dans le contrat qui sera conclu entre le Commun d'Encamp et l'employeur (ou l'entreprise), dont il constitue une annexe.

Article 3.

Représentation et titularité du service Le Département des Finances est chargé de veiller au respect des dispositions contenues dans le présent Règlement. Le titulaire du service est le Commun d'Encamp et, à ce titre, il lui incombe de :

a) Gérer, organiser et/ou fournir les services.

b) Approuver et modifier le présent Règlement.

c) Étudier les projets entrepreneuriaux et autoriser leur installation dans le Niu.

d) Étudier, établir et percevoir les tarifs des services.

e) Surveiller, conserver, entretenir et aménager les biens affectés au Niu.

f) Nommer et gérer le personnel affecté au service.

Article 4.

Destinataires Le Niu d'Empreses s'adresse aux :

a) Nouveaux projets : Personnes ayant des idées ou des projets entrepreneuriaux qui souhaitent en évaluer la viabilité, les mettre en œuvre et en améliorer la gestion.

b) Projets déjà lancés : Personnes ayant des projets et/ou des entreprises propres déjà lancés depuis une durée non supérieure à 1 an, qui souhaitent bénéficier d'un conseil expert pour améliorer leur gestion. Prestation de services

Article 5.

Finalités essentielles Le Niu d'Empreses a pour finalité essentielle la prestation des services suivants :

a) Promouvoir l'utilisation des bureaux aménagés pour exercer des activités entrepreneuriales, par des entreprises nouvellement créées et/ou des entreprises en cours de consolidation.

b) Mettre à la disposition des entreprises adhérant au projet les services communs de base qui facilitent leur gestion pendant le processus de consolidation entrepreneuriale.

c) En ce qui concerne les nouveaux projets :

• Aider à donner forme aux éventuelles idées entrepreneuriales et à les évaluer.
• Préparer et analyser la viabilité du projet entrepreneurial.
• Former les entrepreneurs pour lancer leur projet entrepreneurial.

d) En ce qui concerne les projets lancés :

• Stimuler et accroître la valeur des entrepreneurs.
• Agir sur l'amélioration entrepreneuriale en renforçant leur agilité et leur polyvalence.
• Accompagner les entrepreneurs dans l'environnement chaotique du lancement de l'entreprise.

e) Informer, conseiller et accompagner dans l'élaboration de plans d'entreprise, jusqu'à leur concrétisation en projets viables.

f) Offrir aux promoteurs de nouveaux projets et/ou aux entreprises en cours de consolidation les services qui contribuent à améliorer leur situation.

g) Promouvoir ou réaliser des cours qui améliorent les capacités des personnes et des entreprises.

h) Établir des mécanismes permettant de renforcer les entreprises existantes dans la paroisse afin de favoriser leur développement.

Article 6.

Utilisation des espaces Le Commun d'Encamp fournit des bureaux et des espaces communs, afin de les mettre à la disposition des entreprises domiciliées au Niu, comme suit :

a) Elles bénéficient de l'occupation privative et continue de l'un des bureaux du Niu.

b) Elles peuvent demander l'occupation ponctuelle de la salle de réunion située dans le même bâtiment.

Article 7.

Durée des services L'utilisation de bureaux par les entreprises domiciliées au Niu est établie pour un délai de 2 ans. Exceptionnellement, lorsque des motifs justifiés le requièrent et après avis de la Commission des Finances, ce délai peut être modifié.

Article 8.

Aménagement des bureaux Les bureaux que le Commun d'Encamp met à la disposition du Niu disposent de l'aménagement suivant :

a) Occupation privative :

• Clé d'accès.
• Mobilier.
• Ligne téléphonique.
• Connexion à Internet.

b) Espaces communs :

• Toilettes

Article 9.

Prestation d'autres services Les entreprises qui souhaitent s'installer ou qui sont installées dans le Niu peuvent bénéficier de prestations complémentaires, certaines sans coût et d'autres avec coût. Les prestations sans aucun coût supplémentaire pour l'usager du Niu sont :

• Secrétariat : • Surveillance et sécurité des bureaux. • Réception de commandes. • Gestion du fax et du téléphone. • Accueil des clients et des passants.
• Suivi du plan d'entreprise
• Conseil juridique, économique et comptable, marketing, technologies de l'information et de la communication.
• Mise en relation entrepreneuriale.
• Eau.
• Nettoyage des bureaux
• Police d'assurance responsabilité civile et multirisque.
• Occupation ponctuelle de la salle de réunion.
• Autres que peut déterminer le Commun d'Encamp sur proposition de la Commission des Finances. Les prestations avec coût pour l'usager sont :
• Téléphone, électricité, chauffage.
• Photocopies, fax.
• Cours de formation.
• Enseignes extérieures.
• Autres que peut déterminer le Commun d'Encamp sur proposition de la Commission des Finances. Le prix des prestations est celui fixé dans l'Ordonnance sur les prix publics en vigueur, pour des services de même nature. Si ces prestations ne sont pas fixées dans l'Ordonnance sur les prix publics, le tarif applicable est le prix de revient de la prestation.

Article 10.

Services à d'autres entreprises Les entreprises ou entités qui le souhaitent et qui ne sont pas installées dans le Niu peuvent bénéficier de certaines des prestations régies par le présent Règlement, lorsque la Commission des Finances en décide ainsi, en tenant compte de critères d'intérêt public.

Article 11.

Forme contractuelle de la prestation des services Pour régir les conditions d'utilisation des espaces, la signature d'un contrat entre le Commun d'Encamp et l'intéressé est nécessaire, lequel, dans le cas d'entreprises nouvellement créées et/ou en cours de consolidation, est régi par le présent Règlement. Le contrat conclu prend fin à l'expiration du délai convenu, l'usager s'obligeant à restituer la possession de l'espace correspondant, en le laissant libre et dégagé de tout bien ou élément étranger au Niu, et à la disposition du Commun d'Encamp dans le même état de conservation et d'équipement que celui dans lequel il l'a reçu, en restituant les clés des portes d'accès à l'espace. Prestations à la charge des usagers

Article 12.

Modalités de paiement des services

a) Les entreprises installées dans la Pépinière doivent verser un dépôt de garantie d'un montant équivalent aux deux premières mensualités au moment de la formalisation du contrat souscrit.

b) Les entreprises doivent acquitter, mensuellement et d'avance, les redevances découlant du contrat souscrit.

c) La consommation de téléphone, d'éclairage et de gazole, le cas échéant, doit être réglée par chaque entreprise installée dans la Pépinière conjointement avec les mensualités du bail.

d) Les services de photocopieur et de télécopieur sont centralisés au Secrétariat et peuvent être utilisés par les usagers selon les modalités qui seront stipulées, moyennant le paiement des tarifs approuvés à cet effet, conjointement avec les mensualités du bail.

e) Les espaces communs doivent être demandés, au moyen d'un document préétabli, à la Commission des Finances au moins 3 jours à l'avance, afin d'examiner et, le cas échéant, d'en faciliter la disponibilité au demandeur, qui doit acquitter les tarifs approuvés à cet effet, conjointement avec les mensualités du bail. Le paiement de chacune des mensualités est effectué au cours des cinq premiers jours de chaque mois par prélèvement bancaire. Condition d'obtention de l'usage d'un espace

Article 13.

Entreprises installées Obtiennent la qualité d'entreprise installée les projets ayant pour objet la constitution et le développement d'un projet entrepreneurial nouvellement créé ou relevant d'une entreprise en cours de consolidation. Les entreprises peuvent être des entrepreneurs individuels ou revêtir toute forme juridique, civile ou commerciale prévue par la Loi, et doivent avoir la nationalité andorrane.

a) Entreprises nouvellement créées : Sont considérées comme entreprises nouvellement créées celles qui s'adressent à la Pépinière afin d'élaborer et de formaliser pour la première fois une entreprise en adoptant l'une quelconque des formes juridiques, et qui s'adapte aux normes contenues dans le présent Règlement et les accepte.

b) Entreprises en cours de consolidation : Sont considérées comme entreprises en cours de consolidation celles qui s'adressent à la Pépinière afin de développer un projet entrepreneurial existant ou en cours d'élaboration.

Article 14.

Conditions requises préalables L'élaboration d'un plan d'entreprise par l'entrepreneur qui souhaite créer son entreprise est nécessaire. Dans le cas des entreprises en cours de consolidation, la présentation des immatriculations fiscales et de sécurité sociale, ainsi que des certificats attestant que l'entreprise est à jour du paiement de ses obligations fiscales et de sécurité sociale, constitue une condition requise pour y accéder.

Article 15.

Installation dans la Pépinière Une fois le projet présenté, l'entreprise attributaire des services de conseil de la Pépinière informe la Commission des Finances sur la viabilité de chaque projet, en tenant compte de critères entrepreneuriaux et des objectifs fixés dans le plan d'affaires. La décision finale relative à l'installation de l'entreprise nouvellement créée ou de l'entreprise en cours de consolidation appartient à la Junta de Govern, sur proposition de la Commission des Finances. De même, ladite Commission est chargée d'évaluer l'opportunité d'accorder les prorogations pertinentes.

Article 16.

Accessibilité La qualité d'entreprise installée dans la Pépinière est acquise à compter de la signature du contrat correspondant et dans les termes stipulés par celui-ci.

Article 17.

Fin du contrat Le contrat peut prendre fin pour les motifs suivants :

a) Expiration du délai convenu dans le contrat ou dans l'une quelconque de ses prorogations.

b) Départ volontaire de l'entreprise installée dans la Pépinière.

c) Cessation de son activité entrepreneuriale.

d) Départ obligatoire, sur décision de la Commission des Finances, pour manquement aux obligations assumées par les usagers. Droits et obligations des entreprises installées

Article 18.

Droits des entreprises Les entreprises ont le droit :

a) De jouir de l'espace, des services de base et des prestations du service, conformément aux prescriptions du présent Règlement.

b) De jouir de l'intimité nécessaire à l'exercice de leurs activités, dans le respect constant des prescriptions du présent Règlement.

c) De demander et de recevoir des informations concernant les entreprises nouvellement créées et/ou en cours de consolidation ou le fonctionnement de la Pépinière en général.

d) De formuler des réclamations, des plaintes et des suggestions.

e) De demander des réunions pour traiter de sujets d'intérêt général ou particulier.

Article 19.

Obligations des entreprises Les entreprises sont tenues :

a) De respecter toutes les personnes, installations et services de la Pépinière, ainsi que les activités qui y sont exercées par les autres usagers.

b) D'assister aux réunions auxquelles elles sont convoquées pour traiter de sujets d'intérêt général et particulier.

c) De se constituer, de régulariser tant l'entreprise que l'activité conformément à la réglementation en vigueur à tout moment, de procéder à l'immatriculation à la Sécurité sociale des travailleurs qui exercent leur activité dans le délai légal et de respecter la réglementation relative à la prévention des risques professionnels.

d) D'inclure une mention de leur installation dans la Pépinière dans toutes les publications éditées.

e) D'acquitter les redevances mensuelles au titre de l'utilisation des services, par prélèvement sur un compte bancaire andorran.

f) De mettre à la disposition du Commun d'Encamp les documents comptables et administratifs qui leur sont demandés, afin d'évaluer l'évolution de l'entreprise.

g) De mettre à la disposition du Commun d'Encamp, à sa demande, les justificatifs attestant qu'elles sont à jour de leurs obligations fiscales et envers la Sécurité sociale.

h) De permettre l'accès au local loué et son examen par le personnel désigné par le Commun d'Encamp afin d'en vérifier l'usage et l'état de conservation, d'effectuer les réparations nécessaires ou en cas de situations d'urgence.

i) De ne pas entreposer de matériel qui ne soit pas propre à un bureau.

j) De ne pas utiliser les espaces pour l'exercice d'activités autres que celles prévues dans le contrat.

k) D'exercer leurs activités en évitant au maximum les bruits et nuisances qui pourraient en découler.

l) De maintenir propres les abords des espaces qu'elles occupent, d'utiliser les corbeilles, cendriers et autres équipements expressément destinés à cet effet.

Article 20.

Cession à des tiers Il est expressément interdit aux usagers de céder à des tiers la totalité ou une partie des espaces qui leur ont été attribués.

Article 21.

Clés Chaque usager dispose d'un jeu de clés de l'espace mentionné dans le contrat signé. La direction de la Pépinière dispose d'un double des clés de tous les espaces afin d'y accéder dans le but de veiller à la sécurité et au bon fonctionnement de la Pépinière. Entretien

Article 22.

Anomalies ou défaillances Toute anomalie ou défaillance survenant dans les installations ou les services doit être signalée au Commun d'Encamp.

Article 23.

Travaux de réaménagement Pour effectuer tout type de travaux de réaménagement dans les différents espaces, l'entreprise installée dans la Pépinière doit obtenir l'autorisation préalable du Commun d'Encamp. Tous les travaux de réaménagement qui lui ont été préalablement et expressément autorisés sont à la charge de l'entreprise installée dans la Pépinière.

Article 24.

Réparation des dégradations Les dégradations qui se produisent du fait ou par l'effet du locataire dans les espaces occupés doivent être réparées par l'entreprise qui les occupe. Le refus de l'usager de réparer les dommages causés habilite le Commun d'Encamp à répercuter les dépenses que lui occasionne la réparation.

Article 25.

Enseignes et façades extérieures Les usagers ne peuvent pas modifier l'aspect extérieur du Niu, ni y placer des enseignes ou d'autres éléments sans l'autorisation préalable du Commun d'Encamp. Les enseignes informatives doivent respecter les caractéristiques de dimensions, de forme, de couleur, de modèle, etc. normalisées par le Commun d'Encamp. Personnel autorisé

Article 26.

Représentant de l'entreprise Les entreprises installées doivent nommer un responsable qui représente l'entreprise auprès du Commun d'Encamp et qui est l'interlocuteur de celui-ci.

Article 27.

Personnel de chaque entreprise Les entreprises installées doivent notifier par écrit au Commun d'Encamp le personnel qui fait partie de chaque entreprise et qu'elles autorisent à entrer dans le Niu en dehors de l'horaire réglementaire. Il y est consigné le nom, les prénoms, le numéro de passeport et une photographie récente. Les modifications à cet égard doivent être notifiées par écrit.

Article 28.

Identification du personnel Toute personne qui accède à l'enceinte du Niu ou qui s'y trouve en dehors de l'horaire réglementaire est tenue de s'identifier et de justifier sa présence si cela lui est demandé. Régime disciplinaire

Article 29.

Les infractions Les infractions au présent Règlement commises par les usagers peuvent revêtir un caractère léger, grave ou très grave, en fonction de ce qui est déterminé ci-après :

a) Sont considérées comme fautes légères :

1. Le manque d'hygiène et de salubrité dans l'espace occupé et/ou dans le Niu.

2. L'absence injustifiée du représentant de l'entreprise installée aux réunions convoquées.

3. Le fait de ne pas faire figurer dans les publications éditées par l'usager son installation dans le Niu.

4. L'entrée dans le Niu en dehors de l'horaire établi, sans autorisation.

b) Sont considérées comme fautes graves :

1. L'exercice de l'activité d'une manière qui empêche le fonctionnement normal du Niu et/ou des autres usagers.

2. Le mauvais usage des installations communes.

3. Le manque de respect envers les autres usagers et/ou le personnel du Niu.

4. Le refus de fournir des documents relatifs à l'activité de l'entreprise lorsqu'ils lui sont demandés.

5. La réitération de fautes légères.

c) Sont considérées comme fautes très graves :

1. L'utilisation des espaces pour des activités différentes de celles autorisées.

2. La cession de l'espace à des tiers.

3. La réalisation de travaux de réaménagement sans autorisation expresse.

4. Le non-paiement de deux mensualités ou plus des prestations de base et/ou complémentaires.

5. Le non-respect manifeste de la législation du travail et/ou fiscale.

6. La réitération de fautes graves.

Article 30.

Les sanctions Pour les fautes commises par les usagers, les sanctions suivantes sont imposées, compte tenu des circonstances aggravantes ou atténuantes existantes, ainsi que du degré de négligence ou d'imprudence :

a) Les fautes légères entraînent un avertissement écrit à l'usager.

b) Les fautes graves peuvent donner lieu à des sanctions allant d'une sanction pécuniaire jusqu'à l'expulsion du Niu.

c) Les fautes très graves entraînent l'expulsion du Niu.

Article 31.

Procédure à suivre En ce qui concerne les fautes légères, l'avertissement est donné par la Commission des Finances. En ce qui concerne les fautes graves et très graves, la procédure à suivre est la suivante :

a) Présentation d'un rapport ou d'une proposition de sanction à la Commission des Finances par le Chef du Département des Finances, avec l'exposé des motifs susceptibles de sanction.

b) Évaluation et diagnostic par la Commission des Finances des motifs de la proposition de sanction.

c) Convocation des représentants de l'entreprise concernée.

d) Exposé des motifs des représentants de l'entreprise concernée.

e) Délibération et prise de décisions définitive par la Commission des Finances concernant la sanction à engager.

Article 32.

L'expulsion du Niu La perte de la qualité d'usager à la suite d'une sanction entraîne la fin de l'utilisation du Niu et, par conséquent, de ses prestations, tant de base que complémentaires.

Article 33.

Réclamations L'imposition de sanctions n'empêche pas la réclamation des dommages et intérêts que l'auteur de l'infraction a pu causer au Niu et/ou à des tiers.

Disposition finale Le.

présent règlement entre en vigueur le lendemain de sa publication au BOPA. Commun d'Encamp, le 7 janvier 2010 Consul majeur Miquel Alís Font