Règlement d'organisation, de fonctionnement et des modalités de nomination des membres de la Commission du personnel du Commun d'Encamp, du 30 septembre 2024

Article 1. Nature

La Commission du personnel est un organe collégial de consultation et de participation du Commun d'Encamp et des fonctionnaires et des agents publics intérimaires de la Corporation communale dans l'application des politiques de la fonction publique, qui a pour mission de faciliter l'information et la connaissance sur les actions en matière de fonction publique, de favoriser l'engagement, le consensus et la collaboration entre les différentes parties concernées et de renforcer une vision commune et cohérente dans le diagnostic et l'action en matière de gestion des personnes.

Article 2. Fonctions

1. Les fonctions principales de la Commission du personnel du Commun d'Encamp sont les suivantes :

a) Émettre des rapports à caractère obligatoire, mais non contraignant, sur les propositions de nouvelles normes réglementaires communales relatives à la fonction publique. Ces rapports obligatoires et non contraignants doivent être transmis dans un délai maximal de quinze jours ouvrables à compter de la réception de la demande, prorogeable dans les conditions prévues par l'article 137 du Code de l'Administration. Ces rapports sont joints à la documentation que le département chargé des ressources humaines transmet à la commission chargée des ressources humaines, et cet organe les transmet à l'organe compétent. Dans le cas où il n'a pas été remis dans le délai prévu, la commission chargée des ressources humaines doit faire expressément mention de cette circonstance dans la décision qui est prise en conséquence.

b) Se prononcer sur les autres questions en matière de fonction publique sur lesquelles elle est consultée par le Commun d'Encamp.

c) De sa propre initiative, recommander au Commun d'Encamp l'adoption de mesures visant à améliorer le fonctionnement de l'Administration communale, les conditions de travail, et toute autre mesure favorisant l'efficacité administrative et la considération sociale du personnel.

2. Les membres de la Commission du personnel peuvent demander les informations complémentaires qu'ils estiment nécessaires, au moyen d'un écrit adressé au département chargé des ressources humaines.

Article 3. Composition

1. La Commission du personnel se compose des membres suivants :

a) la direction du département chargé des ressources humaines, qui la préside.

b) D'un minimum de trois à un maximum de cinq agents de l'administration communale appartenant au minimum chacun d'eux à l'un des trois groupes fonctionnels (A, B et C), et au maximum deux au groupe fonctionnel (C), deux au groupe fonctionnel (B) et un au groupe fonctionnel (A).

c) Un représentant du personnel désigné pour les associations ou syndicats d'agents publics du Commun. Dans le cas où il n'existe pas d'associations ou de syndicats, ou que ceux-ci ne sont pas en activité, la Commission du personnel est composée uniquement des membres décrits aux paragraphes a),

b) et

d) du présent article.

d) Un secrétaire, avec voix délibérative, désigné parmi les membres de la Commission du personnel.

Article 4. Fonctions de la présidence

La personne qui exerce la présidence a les fonctions principales suivantes :

1. Exercer la représentation de la Commission.

2. Garantir le fonctionnement de la Commission du personnel et s'assurer que tous ses membres respectent les règles de fonctionnement de base et connaissent les sujets à traiter.

3. Convoquer les réunions, établir les ordres du jour et signer les procès-verbaux des séances.

4. Transmettre à la commission chargée des ressources humaines les rapports sur des sujets généraux ou concrets concernant la fonction publique qui ont été traités au sein de la Commission du personnel.

Article 5. Fonctions du secrétariat de la Commission du personnel

La personne désignée comme secrétaire a les fonctions principales suivantes :

1. Transmettre à tous les membres la documentation relative aux questions inscrites à l'ordre du jour et organiser les réunions.

2. Rédiger les procès-verbaux de la Commission du personnel.

3. Rédiger les rapports de la Commission du personnel.

4. Être responsable des archives et des tâches administratives.

5. Toute autre fonction qui lui est confiée par le président.

Article 6. Fonctions des représentants

Les fonctions principales des membres décrits aux paragraphes b et c de l'article 3 sont les suivantes :

a) Recueillir et transmettre les préoccupations d'intérêt commun des agents qu'ils représentent.

b) Informer tous les agents qu'ils représentent des décisions prises par la Commission du personnel et des actions qu'elle mène, par les canaux de communication disponibles.

c) Assister et participer activement aux réunions de travail.

Article 7. Procédure d'élection des représentants

1. Peuvent voter et présenter leur candidature en tant que représentant de chaque groupe fonctionnel au sein de la Commission du personnel les fonctionnaires et les agents publics intérimaires qui occupent un poste du système de classification du Commun.

2. Une période de dix jours ouvrables est ouverte, pendant laquelle chaque postulant peut présenter sa candidature.

3. Les noms des candidats sont rendus publics pendant dix jours ouvrables pour la connaissance générale du personnel.

4. Une fois expiré le délai mentionné au paragraphe précédent, les élections sont convoquées. Le Département des ressources humaines détermine le système d'élection garantissant le sens des votes exprimés.

5. Les votants doivent choisir un candidat pour le groupe fonctionnel auquel ils appartiennent ou, le cas échéant, pour le groupe fonctionnel du poste qu'ils occupent temporairement.

6. Les candidats de chacun des groupes fonctionnels qui obtiennent le plus grand nombre de voix sont élus membres titulaires de la Commission du personnel, tandis que ceux qui obtiennent le deuxième meilleur résultat sont désignés membres suppléants du groupe correspondant.

7. Dans le cas où il n'y a pas suffisamment de candidats pour pourvoir un poste de titulaire et de suppléant pour un groupe fonctionnel, la personne qui préside la Commission du personnel propose les candidats et, le cas échéant, ceux-ci sont désignés par la Junta de Govern.

Article 8. Durée du mandat

1. Le mandat des membres de la Commission du personnel est de quatre ans à compter de la décision de leur nomination.

2. À la fin du mandat, la procédure de désignation des nouveaux membres de la commission est engagée, dans un délai maximal de trois mois.

3. Si un représentant de l'un des groupes fonctionnels cesse ses fonctions avant la fin de son mandat, il est remplacé par le suppléant du groupe correspondant pour la durée restante du mandat. Dans le cas où il n'existe pas de suppléant pouvant remplacer le membre qui cesse ses fonctions, la Commission du personnel propose le candidat de ce groupe et, le cas échéant, celui-ci est désigné par la Junta de Govern.

Article 9. Cessation des fonctions des membres de la Commission du personnel

Les membres cessent leurs fonctions pour les motifs suivants :

a) Par expiration du mandat.

b) Par démission volontaire.

c) Par licenciement.

d) Par retraite obligatoire ou retraite volontaire.

e) Du fait de se trouver en situation de congé sans solde, de congé administratif, d'arrêt de travail ou autre, d'une durée supérieure à six mois.

f) Par changement de groupe fonctionnel, dans le cas des membres élus pour la représentation d'un groupe déterminé.

Article 10. Réunions de la Commission du personnel

1. La Commission du personnel se réunit en séance ordinaire au moins tous les six mois.

2. En outre, elle peut également se réunir en séance extraordinaire à la demande de la personne qui préside la Commission du personnel ou de la majorité simple de ses membres.

3. Peuvent également assister aux réunions de la Commission du personnel, avec voix consultative mais sans droit de vote, des techniciens, des conseillers et d'autres personnes, lorsque sont traitées des questions relevant de leur domaine.

4. Les réunions de la Commission du personnel ne sont pas publiques.

Article 11. Convocation

1. La convocation de la Commission du personnel incombe au président, par les moyens qu'il juge les plus appropriés pour en garantir la présence, et dans un délai d'au moins cinq naturels pour les séances ordinaires et de 48 heures pour les séances extraordinaires.

2. La convocation doit indiquer l'ordre du jour, l'heure et le lieu de la réunion. Elle doit également inclure, le cas échéant, la documentation nécessaire à l'étude des questions faisant l'objet de la réunion.

Article 12. Présence et représentation

1. Les représentants titulaires de chaque groupe fonctionnel ont le devoir d'assister à la réunion de la Commission du personnel, sauf pour nécessités du service ou en cas de force majeure.

2. Le membre de la Commission du personnel peut se faire représenter par son suppléant.

3. La désignation aux fins de la représentation doit être communiquée par écrit et de manière spécifique pour chaque réunion ou bien pour une période déterminée pendant laquelle le titulaire ne peut exercer ses fonctions pour une cause justifiée, telle que le fait de se trouver en situation de congé sans solde inférieur à six mois, de congé administratif, d'arrêt de travail ou dans d'autres situations analogues.

4. Les heures consacrées aux réunions de la Commission du personnel sont considérées comme des heures travaillées à tous égards ; si les réunions ont lieu en dehors de l'horaire de travail, ces heures sont considérées comme des heures ordinaires et sont compensées en temps de repos.

Article 13. Ordre du jour

1. L'ordre du jour des séances ordinaires de la Commission du personnel doit comprendre l'approbation du procès-verbal de la dernière séance et les questions fixées par le président. Sauf acceptation majoritaire de l'assemblée, lors des séances ordinaires de la Commission du personnel, seules peuvent être délibérées les questions figurant à l'ordre du jour indiqué dans la convocation.

2. Lorsque les séances sont convoquées à l'initiative des autres membres de la Commission du personnel, les membres demandeurs doivent indiquer les questions à inscrire à l'ordre du jour et les transmettre au président. Sans préjudice de ce qui précède, tous les membres de la Commission peuvent proposer au président l'inscription de toute autre question à l'ordre du jour.

3. Le président, de sa propre initiative ou sur proposition de trois membres, peut décider, avec un préavis de 48 heures, l'inscription à l'ordre du jour de matières urgentes ou extraordinaires en vue de leur discussion et, le cas échéant, de l'adoption de décisions s'y rapportant.

Article 14. Quorum et adoption des décisions

1. La Commission du personnel est réputée valablement constituée lorsque sont présents ou représentés, outre la personne qui préside la Commission, dont la présence est obligatoire, au moins deux des membres des groupes fonctionnels.

2. Les décisions sont adoptées à la majorité simple des membres présents ou représentants à la réunion. En cas d'égalité des voix, la voix du président est prépondérante.

Article 15. Procès-verbaux

1. Les décisions adoptées par la Commission du personnel doivent être consignées dans un procès-verbal.

2. Le procès-verbal doit mentionner le lieu et l'heure de la tenue de la réunion, l'identité des membres présents, s'ils interviennent personnellement ou par voie de représentation, le contenu des décisions adoptées et le résultat des votes, y compris les abstentions. Si les membres le demandent, il doit également y être fait mention d'un résumé de leurs interventions relatives à l'ordre du jour.

3. Au début de chaque réunion, le procès-verbal de la réunion précédente est approuvé. Une fois approuvé, le procès-verbal doit être signé par la personne ayant exercé les fonctions de secrétaire lors de la réunion, avec le visa de la personne y ayant exercé les fonctions de président.4. Les amendements apportés au procès-verbal par les membres de la Commission du personnel doivent être approuvés à la majorité simple. S'ils ne sont pas approuvés, il en est fait mention au procès-verbal. Le secrétaire doit rédiger à nouveau le procès-verbal avec le visa du président et en transmettre une copie aux membres afin qu'ils y donnent leur accord définitif.

5. En vertu de l'article 37.7 du Code de l'Administration, sauf disposition contraire, les procès-verbaux sont publics.

Article 16. Élaboration du rapport

1. La Commission doit analyser les propositions et les suggestions des membres et le secrétaire doit rédiger un projet de rapport synthétisant les propositions et la décision motivée de les accepter ou non.

2. Le rapport doit être approuvé à la majorité simple des membres et les opinions dissidentes des membres de la Commission doivent y être incorporées.

3. Le président de la Commission, soumet à la commission chargée des ressources humaines le rapport définitif non obligatoire de la Commission du personnel. Information rendue publique pour connaissance générale. Encamp, le 30 septembre 2024 Laura Mas Barrionuevo Consul majeur