Règlement du Registre des membres du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage, du 1er août 2018

Article 1. Concept

1. Est créé le fichier de données personnelles dénommé « Registre des membres du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage », qui régit le fichier des données personnelles figurant au registre des membres dudit Corps.

2. Le Registre des membres du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage est un fichier sur support informatique et papier dans lequel sont centralisées les données de tous les membres dudit Corps, avec la liste des postes de travail correspondants. Les données personnelles figurant au Registre sont obtenues auprès de la personne intéressée et les données administratives sont obtenues auprès du ministère compétent en matière d'intérieur, de la Direction du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage ou du ministère auquel sont attribuées les compétences de la fonction publique, selon le cas.

Article 2. Données du Registre

Les données de chaque membre du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage qui figurent au Registre des membres dudit Corps sont les suivantes :

a) Données personnelles : nom et prénoms de chaque membre ; date et lieu de naissance ; numéro de passeport ; adresse actuelle ; téléphone et personne à contacter.

b) Données administratives : date d'entrée dans le Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage ; affectation actuelle ; postes de travail occupés antérieurement ; congés administratifs ; détachements et affectations temporaires ; disponibilités ; distinctions, récompenses et gratifications ; formations ; nominations et cessations de fonctions ; carrière professionnelle ; dossiers disciplinaires ; résultat des examens de santé prévus par la loi et mesures et/ou situations administratives qui en découlent.

c) Autres données facultatives que le membre juge utiles.

Article 3. Dossier personnel

L'ensemble des données de chaque membre du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage fait partie du dossier personnel.

Article 4. Échange et communication de données

1. Aux fins de la gestion du fichier, des données personnelles peuvent être échangées avec le ministère compétent en matière de fonction publique.

2. Aucune communication internationale des données enregistrées n'est prévue.

Article 5. Rattachement du Registre

Le Registre des membres du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage relève du ministère responsable de l'intérieur.

Article 6. Responsabilité du Registre

1. La Direction du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage est responsable du Registre des membres dudit Corps et doit communiquer, au moins une fois par an, au ministre responsable de l'intérieur l'état actuel de ce Registre, en mettant en évidence les mises à jour apportées. La Direction peut déléguer expressément la garde et la tenue de ce Registre à l'unité organique du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage chargée des ressources humaines.

2. La Direction du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage doit communiquer par écrit au ministre responsable de l'intérieur l'identité des fonctionnaires ou agents publics habilités à tenir et à mettre à jour effectivement les données du Registre.

3. La Direction du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage doit adopter les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la sécurité de ces données et en empêcher l'altération, la perte, le traitement ou l'accès non autorisé.

4. Le Registre doit être hébergé sur un serveur du Gouvernement. Pour son traitement automatisé, des mesures de contrôle d'accès logique aux fichiers de données et aux systèmes dans lesquels les fichiers de données sont stockés doivent être prises et doivent être utilisées des procédures d'attribution d'identifiants et de mots de passe, des autorisations d'accès physique aux systèmes, des procédures de gestion de la sécurité des supports contenant les fichiers de données personnelles, de récupération des données en cas de perte des fichiers, ainsi que de gestion et d'enregistrement des incidents. Le traitement sur papier doit être effectué dans des salles à accès restreint et la conservation, dans des archives fermées.

Article 7. Confidentialité des données

Les responsables de la garde des dossiers personnels et du Registre sont tenus de respecter l'obligation de réserve sur les données dont ils ont connaissance en raison des fonctions qui leur sont confiées.

Article 8. Droit d'accès

1. Tout membre du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage a le droit de demander et d'obtenir des informations sur ses données qui figurent au Registre des membres dudit Corps.

2. La demande est personnelle et doit être effectuée au moyen d'un écrit adressé à la Direction du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage ou à l'unité organique expressément déléguée à cet effet par la Direction, laquelle doit transmettre immédiatement cette demande à la Direction. La Direction dudit Corps, ou l'unité expressément déléguée à cet effet par la Direction, doit répondre dans un délai maximal de cinq jours ouvrables à compter du moment où la personne intéressée présente la demande.

3. Ces informations peuvent être obtenues soit par une visualisation directe des données, soit au moyen d'une photocopie de ces données.

4. Ce droit d'accès ne peut être exercé qu'à des intervalles non inférieurs à six mois, sauf lorsque l'intéressé justifie d'un intérêt légitime justifiant la consultation avant ce délai.

Article 9. Mise à jour des données

1. Les données à caractère personnel sont mises à jour à la demande de la personne intéressée et les données à caractère administratif sont mises à jour d'office, selon les instructions du ministre compétent en matière d'intérieur, de la Direction du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage ou de l'unité organique expressément déléguée à cet effet par la Direction.

2. Toutes les inscriptions au Registre des membres du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage doivent être justifiées sur support documentaire. Cette documentation est archivée dans le dossier personnel du membre dudit Corps.

Article 10. Rectification des données

1. Le membre du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage peut adresser un écrit à la Direction dudit Corps, ou à l'unité organique expressément déléguée à cet effet par la Direction, pour demander la rectification de données qu'il estime erronées ou non conformes à la réalité.

2. La demande de rectification de données doit toujours être accompagnée de la documentation qui justifie la prétention du membre du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage.

3. La Direction du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage, ou l'unité organique expressément déléguée à cet effet par la Direction, doit répondre à la personne intéressée dans un délai maximal d'un mois à compter du moment où elle reçoit la demande de la personne intéressée et, le cas échéant, donner les instructions appropriées pour rectifier ces données au Registre.

Article 11. Suppression des données

1. Le membre du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage peut adresser un écrit à la Direction dudit Corps, ou à l'unité organique expressément déléguée à cet effet par la Direction, pour demander que les données visées à la lettre c de l'article 2 soient supprimées ou pour préciser les données qui ne devraient pas figurer au Registre.

2. La Direction du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage, ou l'unité organique expressément déléguée à cet effet par la Direction, doit répondre à la personne intéressée dans un délai maximal d'un mois à compter du moment où elle reçoit la demande de la personne intéressée et, le cas échéant, donner les instructions appropriées pour supprimer ces données du Registre.

Article 12. Droit d'opposition

1. Le membre du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage a le droit de s'opposer à ce que ses données fassent l'objet d'un traitement par un responsable du traitement, lorsque ce responsable n'a pas obtenu les données directement auprès de la personne intéressée elle-même.

2. Dans ce cas, lorsqu'un destinataire de données à caractère personnel fait l'objet d'une communication de données, il doit, dans le délai maximal de quinze jours ouvrables à compter du moment où il reçoit les données, informer les personnes intéressées dont il a reçu les données des circonstances suivantes :

a) Identité du nouveau responsable du traitement.

b) Identité de la personne physique ou morale de laquelle le responsable a reçu les données.

c) Finalité du traitement des données obtenues.

d) Destinataires ou catégories de destinataires des données.

e) Droits d'accès, de rectification et de suppression de ses données et modalités de leur exercice.

3. Dans le délai maximal d'un mois à compter du moment où les personnes intéressées ont été informées des circonstances précédentes, ces personnes peuvent exercer leur droit d'opposition en demandant au nouveau responsable du traitement la suppression de leurs données. À l'expiration de ce délai sans que le droit d'opposition ait été exercé, les intéressés sont réputés consentir au traitement par le nouveau responsable.

Article 13. Exceptions au droit d'opposition

L'article 12 du présent Règlement n'est pas applicable lorsque la communication de données a lieu dans l'une des circonstances suivantes :

a) Lorsque la communication de données s'effectue entre des entités de nature publique et que cette communication est prévue dans les normes de création de fichiers de nature publique visées à l'article 30 de la Loi 15/2003 , du 18 décembre, qualifiée de protection des données personnelles.

b) Lorsque la communication de données est nécessaire à l'accomplissement des finalités et des fonctions des registres publics.

c) Lorsque la communication de données s'effectue en application d'une norme en vigueur, ou aux fins de l'application d'une norme en vigueur.

d) Lorsque la communication de données est nécessaire à l'exécution d'obligations contractuelles établies entre la personne intéressée et le responsable du traitement, ou est, nécessaire à l'exécution, au développement et au contrôle d'autres relations juridiques pouvant exister entre la personne intéressée et le responsable du traitement.

e) Lorsque la communication de données est nécessaire pour préserver l'intérêt vital de la personne intéressée.

f) Lorsque la communication de données est requise par une ordonnance judiciaire.

Article 14. Effacement des inscriptions

1. La Direction du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage, ou l'unité organique expressément déléguée à cet effet par la Direction, doit effacer les inscriptions des sanctions disciplinaires, aux fins de réhabilitation, pour autant que le membre du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage sanctionné n'ait pas engagé une autre responsabilité disciplinaire, lorsque les délais suivants se sont écoulés :

a) Un an dans le cas de sanctions pour fautes légères.

b) Deux ans dans le cas de sanctions pour fautes graves.

c) Quatre ans dans le cas de sanctions pour fautes très graves, lorsqu'elles n'ont pas entraîné de licenciement disciplinaire ni d'interdiction définitive d'exercer dans tout poste de travail de l'Administration générale.

2. Le délai de péremption pour la réhabilitation court à compter du lendemain du jour où la sanction a été définitivement exécutée. L'effacement de l'inscription, une fois les délais indiqués écoulés, s'effectue d'office ou à la demande du membre du Corps de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage sanctionné.

Disposition abrogatoire Est.

abrogé le Règlement du Registre des membres du Département de prévention et d'extinction des incendies et de sauvetage, du 25 avril 2012.