Reglament del Registre de Membres del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments, del 2018-08-01

Article 1. Concepte
1. Es crea el fitxer de dades personals denominat “Registre de Membres del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments”, que regula el fitxer de les dades personals que consten al registre de membres del Cos esmentat.
2. El Registre de Membres del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments és un fitxer en suport informàtic i paper en el qual hi ha centralitzades les dades de tots els membres del Cos esmentat, amb la relació dels llocs de treball corresponents. Les dades personals que consten al Registre s’obtenen de la persona interessada i les dades administratives s’obtenen del ministeri competent en matèria d’interior, de la Direcció del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments o del ministeri que tingui atribuïdes les competències de la funció pública, segons que correspongui.

Article 2. Dades del Registre
Les dades de cada membre del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments que figuren al Registre de Membres del Cos esmentat són les següents:
a) Dades personals: nom i cognoms de cada membre; data i lloc de naixement; número de passaport; adreça actual; telèfon i persona de contacte.
b) Dades administratives: data d’ingrés al Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments; afectació actual; llocs de treball ocupats anteriorment; permisos administratius; comissions de serveis i adscripcions temporals; excedències; distincions, recompenses i gratificacions; formacions; nomenaments i cessaments; carrera professional; expedients disciplinaris; resultat dels exàmens de salut previstos legalment i mesures i/o situacions administratives que se’n derivin.
c) Altres dades facultatives que el membre consideri d’interès.

Article 3. Expedient personal
El conjunt de dades de cada membre del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments forma part de l’expedient personal.

Article 4. Intercanvi i comunicació de dades
1. A l’efecte de la gestió del fitxer, es poden intercanviar dades personals amb el ministeri competent en matèria de funció pública.
2. No està prevista cap comunicació internacional de les dades registrades.

Article 5. Dependència del Registre
El Registre de Membres del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments depèn del ministeri responsable d’interior.

Article 6. Responsabilitat del Registre
1. La Direcció del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments és la responsable del Registre de Membres del Cos esmentat i ha de comunicar, almenys un cop l’any, al ministre responsable d’interior l’estat actual d’aquest Registre, de manera que en destaqui les actualitzacions aportades. La Direcció pot delegar expressament la custòdia i el manteniment d’aquest Registre a la unitat orgànica del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments encarregada dels recursos humans.
2. La Direcció del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments ha de comunicar per escrit al ministre responsable d’interior la identitat dels funcionaris o treballadors públics habilitats per mantenir i actualitzar efectivament les dades del Registre.
3. La Direcció del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments ha d’adoptar les mesures tècniques i organitzatives necessàries que garanteixin la seguretat d’aquestes dades i n’evitin l’alteració, la pèrdua, el tractament o l’accés no autoritzat.
4. El Registre ha d’estar ubicat en un servidor del Govern. Per tractar-lo de manera automatitzada, s’han de prendre mesures de control d’accés lògic als fitxers de dades i als sistemes en què estiguin emmagatzemats els fitxers de dades i s’han d’utilitzar procediments d’assignació d’identificadors i contrasenyes, autoritzacions per a l’accés físic als sistemes, procediments de gestió de la seguretat dels suports que continguin els fitxers de dades personals, de recuperació de les dades en cas de pèrdua dels fitxers, i de gestió i registre d’incidències. El tractament en paper s’ha de fer en sales d’accés restringit i la custòdia, en arxiu tancat.

Article 7. Confidencialitat de les dades
Els responsables de la custòdia dels expedients personals i del Registre estan obligats a mantenir el deure de reserva sobre les dades que coneguin per raó de les funcions que tinguin encomanades.

Article 8. Dret d’accés
1. Qualsevol membre del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments té dret a sol·licitar i a obtenir informació de les seves dades que figuren al Registre de Membres del Cos esmentat.
2. La sol·licitud és personal i s’ha d’efectuar mitjançant un escrit adreçat a la Direcció del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments o a la unitat orgànica expressament delegada a aquest efecte per la Direcció, la qual ha de trametre immediatament aquesta petició a la Direcció. La Direcció del Cos esmentat, o la unitat expressament delegada a aquest efecte per la Direcció, ha de respondre en un termini màxim de cinc dies hàbils a comptar del moment en què la persona interessada presenta la sol·licitud.
3. Aquesta informació es pot obtenir ja sigui a través d’una visualització directa de les dades, ja sigui mitjançant una fotocòpia d’aquestes dades.
4. Aquest dret d’accés solament es pot efectuar en intervals no inferiors a sis mesos, excepte quan l’interessat acrediti un interès legítim que en justifiqui la consulta abans d’aquest termini.

Article 9. Actualització de les dades
1. Les dades de caràcter personal s’actualitzen a petició de la persona interessada i les dades de caràcter administratiu s’actualitzen d’ofici, seguint les instruccions del ministre competent en matèria d’interior, de la Direcció del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments o de la unitat orgànica expressament delegada a aquest efecte per la Direcció.
2. Totes les anotacions al Registre de Membres del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments s’han d’acreditar en suport documental. Aquesta documentació figura arxivada a l’expedient personal del membre del Cos esmentat.

Article 10. Rectificació de les dades
1. El membre del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments pot adreçar un escrit a la Direcció del Cos esmentat, o a la unitat orgànica expressament delegada a aquest efecte per la Direcció, per demanar la rectificació de dades que consideri errònies o no ajustades a la realitat.
2. La sol·licitud de rectificació de dades ha d’anar sempre acompanyada de la documentació que acredita la pretensió del membre del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments.
3. La Direcció del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments, o la unitat orgànica expressament delegada a aquest efecte per la Direcció, ha de donar resposta a la persona interessada en el termini màxim d’un mes a comptar del moment en què rebi la sol·licitud de la persona interessada i, si escau, donar les instruccions oportunes per rectificar aquestes dades al Registre.

Article 11. Supressió de les dades
1. El membre del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments pot adreçar un escrit a la Direcció del Cos esmentat, o a la unitat orgànica expressament delegada a aquest efecte per la Direcció, per demanar que les dades a què fa referència la lletra c de l’article 2 se suprimeixin o bé per especificar les dades que no haurien de figurar al Registre.
2. La Direcció del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments, o la unitat orgànica expressament delegada a aquest efecte per la Direcció, ha de donar resposta a la persona interessada en un termini màxim d’un mes a comptar del moment en què rebi la sol·licitud de la persona interessada i, si escau, donar les instruccions oportunes per suprimir aquestes dades al Registre.

Article 12. Dret d’oposició
1. El membre del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments té dret a oposar-se al fet que les seves dades siguin objecte de tractament per part d’un responsable de tractament, quan aquest responsable no hagi obtingut les dades directament de la mateixa persona interessada.
2. En aquest cas, quan un destinatari de dades de caràcter personal sigui objecte d’una comunicació de dades, dins del període màxim de quinze dies hàbils a comptar del moment en què rebi les dades ha d’informar les persones interessades de les quals hagi rebut les dades de les circumstàncies següents:
a) Identitat del nou responsable del tractament.
b) Identitat de la persona física o jurídica de la qual el responsable ha rebut les dades.
c) Finalitat del tractament de les dades obtingudes.
d) Destinataris o tipus de destinataris de les dades.
e) Drets d’accés, rectificació i supressió de les seves dades i com pot exercir-los.
3. En el termini màxim d’un mes des del moment en què les persones interessades hagin estat informades de les circumstàncies anteriors, aquestes persones poden exercir el seu dret d’oposició sol·licitant al nou responsable del tractament la supressió de les seves dades. Transcorregut aquest termini sense haver-se exercit el dret d’oposició, es considera que els interessats consenten el tractament per part del nou responsable.

Article 13. Excepcions al dret d’oposició
L’article 12 d’aquest Reglament no és aplicable quan la comunicació de dades té lloc en alguna de les circumstàncies següents:
a) Quan la comunicació de dades es faci entre entitats de naturalesa pública i aquesta comunicació s’estableixi en les normes de creació de fitxers de naturalesa pública previstes en l’article 30 de la Llei 15/2003 , del 18 de desembre, qualificada de protecció de dades personals.
b) Quan la comunicació de dades sigui necessària per al compliment de les finalitats i funcions dels registres públics.
c) Quan la comunicació de dades es faci en compliment d’una norma vigent, o per al compliment d’una norma vigent.
d) Quan la comunicació de dades sigui necessària per al compliment d’obligacions contractuals establertes entre la persona interessada i el responsable del tractament, o sigui, necessària per al compliment, el desenvolupament i el control d’altres relacions jurídiques que hi pugui haver entre la persona interessada i el responsable del tractament.
e) Quan la comunicació de dades sigui necessària per preservar l’interès vital de la persona interessada.
f) Quan la comunicació de dades sigui requerida per una ordre judicial.

Article 14. Cancel·lació d’anotacions
1. La Direcció del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments, o la unitat orgànica expressament delegada a aquest efecte per la Direcció, ha de cancel·lar les anotacions de les sancions disciplinàries, a l’efecte de rehabilitació, sempre que el membre del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments sancionat no hagi incorregut en una altra responsabilitat disciplinària, quan hagin transcorregut els terminis següents:
a) Un any en el cas de sancions per faltes lleus.
b) Dos anys en el cas de sancions per faltes greus.
c) Quatre anys en el cas de sancions per faltes molt greus, quan no hagin significat acomiadament disciplinari ni inhabilitació definitiva per prestar serveis en qualsevol lloc de treball de l’Administració general.
2. El termini de caducitat per a la rehabilitació es compta a partir de l’endemà del dia en què s’hagi complert definitivament la sanció. La cancel·lació de l’anotació, un cop complerts els terminis indicats, es fa d’ofici o a petició del membre del Cos de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvaments sancionat.

Disposició derogatòria Es deroga el Reglament del Registre de Membres del Departament de Prevenció i Extinció d’Incendis i Salvament, del 25 d’abril del 2012.