Règlement d’organisation et de fonctionnement de la Commission nationale d’accès et d’évaluation de la documentation (CNAAD), du 9 novembre 2022

Article 1. Objet

L'objet du présent Décret est de développer les dispositions de la Loi 33/2021 en ce qui concerne la CNAAD et de déterminer les règles d'organisation et de fonctionnement de la CNAAD.

Article 2. Nature et champ d'action subjectif

1. La CNAAD est un organe consultatif et décisionnel en matière d'accès à l'information publique et en ce qui concerne l'évaluation de la documentation et de l'information publiques.

2. La CNAAD agit dans le domaine de l'Administration générale et des organes ou entités qui en dépendent ou qui sont placés sous sa direction, ainsi que dans le domaine des comuns et des organes qui en dépendent pour les aspects que précise la Loi 33/2021 et conformément aux dispositions de la Loi qualifiée de délimitation des compétences des comuns en vigueur. De même, les critères généraux établis par la CNAAD, régis par l'article 25 de la Loi 33/2021 , s'appliquent également aux entités relevant du champ d'application subjectif de l'article 3.1. d, e et f de cette même Loi.

Article 3. Composition de la CNAAD

1. La CNAAD est composée des membres suivants :

a) La personne chargée du Secrétariat général du Gouvernement.

b) La personne responsable de la direction de l'Agence andorrane de protection des données.

c) La personne responsable de la direction des Archives nationales d'Andorre.

d) Un technicien du Service des archives et de la gestion des documents du Gouvernement.

e) Une personne diplômée en droit spécialisée en droit administratif.

f) Une personne diplômée en économie.

g) Une personne qualifiée dans le domaine des systèmes d'information.

h) Une personne diplômée en histoire et spécialiste de l'histoire contemporaine.

i) Un représentant du ministère concerné, selon le type et les caractéristiques de l'information publique dont l'accès est demandé ou de la documentation publique soumise à évaluation.

j) Un représentant de chaque comú désigné par chaque comú.

2. La présidence est assurée par la personne chargée du Secrétariat général du Gouvernement et, en son absence, celle-ci est remplacée par la personne qui dirige les Archives nationales d'Andorre.

3. Le secrétariat est assuré par la personne spécialisée en droit administratif.

4. Les membres mentionnés aux lettres d à h du paragraphe 1 du présent article sont nommés et révoqués par le Gouvernement.

5. Dans des cas dûment justifiés, les entités compétentes doivent désigner un membre suppléant possédant les connaissances exigées de la personne remplacée.

6. Lorsque la spécificité ou la complexité le requiert, la Commission peut s'adjoindre d'autres techniciens ou experts dans la matière concernée, lesquels ont voix consultative mais non délibérative.

Article 4. Compétences et fonctions

Les compétences et fonctions de la CNAAD peuvent être consultatives et de conseil ainsi que décisionnelles.

1. Fonctions consultatives et de conseil :

a) Concernant l'établissement de critères généraux :

i) Adopter des critères pour un meilleur respect des obligations contenues dans la Loi 33/2021 en matière de publicité active et d'accès à l'information. ii) Établir les critères généraux relatifs à l'application de la réglementation régissant l'accès aux documents publics. iii) Élaborer et réglementer les critères généraux d'évaluation et de tri de la documentation, et en contrôler la bonne application.

b) Relatives à la documentation publique :

i) Conseiller en matière d'évaluation et de tri de la documentation des administrations publiques et des organes et entités qui en dépendent ou qui sont placés sous leur direction. ii) Établir et approuver les procédures d'élimination et de conservation de la documentation. iii) Établir les tableaux d'évaluation de la documentation, en tant qu'outil permettant de déterminer la durée de conservation et d'accès de la documentation publique. iv) Identifier l'obsolescence des formats de la documentation électronique et proposer la migration des formats afin de la préserver.

c) Émettre les avis obligatoires non contraignants dans le cadre des recours administratifs susceptibles d'être formés en matière d'accès à l'information publique prévus à l'article 16.2.b, en relation avec l'article 25 de la Loi 33/2021 , qui sont ceux relatifs aux actes des comuns ou des organes et entités qui en dépendent ou sont placés sous leur direction.

2. Fonctions décisionnelles Instruire et statuer sur les recours administratifs, prévus à l'article 16.2.a de la Loi 33/2021 , relatifs aux décisions en matière d'information publique émises par l'Administration générale et les organes et entités qui en dépendent ou sont placés sous sa direction. Les membres de la CNAAD représentant les comuns ne peuvent pas participer à l'exercice de cette compétence décisionnelle.

3. Toute autre fonction qu'une loi lui attribue ou lui confie.

Article 5. Organisation et fonctionnement

1. La CNAAD se réunit chaque fois que cela est nécessaire, sur appréciation du président, ainsi qu'à la demande d'au moins trois membres, et au moins une fois par trimestre afin de progresser dans l'accomplissement des fonctions qui lui ont été confiées.

2. Il appartient au président de convoquer la réunion au moins quinze jours calendaires à l'avance, en présentiel ou virtuellement. Les réunions peuvent se tenir en présentiel ou virtuellement.

3. Le quorum nécessaire pour tenir la réunion et adopter valablement des accords est de cinq membres, parmi lesquels la présence d'au moins trois représentants du Gouvernement est obligatoire, dans le respect des dispositions établies en matière de recours au deuxième alinéa de l'article 25.2 de la Loi 33/2021 .

4. La Commission adopte les accords à la majorité et, en cas d'égalité des voix, celle du président est prépondérante.

5. Les décisions de la CNAAD doivent être publiées au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre conformément à l'article 26.7 de la Loi 33/2021 .

6. La CNAAD doit élaborer et publier un rapport annuel de ses activités.

7. Le Secrétariat de la CNAAD apporte un soutien technique et administratif à la Commission, aux commissions permanentes et aux groupes de travail qui sont constitués.

8. Les règles établies pour les organes collégiaux par le Code de l'Administration s'appliquent à titre supplétif.

9. La CNAAD établit les modalités internes spécifiques de son fonctionnement.

Article 6. Fonctions du président de la CNAAD

Les fonctions du président de la CNAAD sont les suivantes :

1. Assurer la représentation de la Commission.

2. Présider les séances, modérer le déroulement des débats, établir les ordres du jour et viser les procès-verbaux des séances.

3. Ordonner la convocation des réunions au moins quinze jours calendaires à l'avance. La convocation doit mentionner l'ordre du jour et l'indication de la modalité de la réunion ; si elle se tient en présentiel, l'heure et le lieu doivent être indiqués et, si elle se tient virtuellement, le lien doit y être joint. De même, le cas échéant, la documentation nécessaire pour évaluer les questions qui feront l'objet de la réunion doit y être annexée.

4. Signer les décisions approuvées par la CNAAD et en ordonner la publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre.

Article 7. Fonctions du secrétaire de la CNAAD

Les fonctions du secrétaire sont les suivantes :

1. Rédiger les procès-verbaux de la Commission, dans lesquels il consigne les accords adoptés et les votes intervenus, y compris les votes réservés et les abstentions. Il doit également y inclure, de manière succincte, le déroulement de la séance et la liste des personnes présentes, et les signer avec le visa du président.

2. Transmettre à tous les membres la documentation relative aux matières inscrites à l'ordre du jour et organiser les réunions.

3. Rédiger les rapports de la Commission.

4. Assumer la responsabilité des registres et archives ainsi que des tâches administratives.

5. Toute autre tâche qui lui est confiée par le président.

Article 8. Commissions permanentes et groupes de travail

1. Sont créées la Commission permanente d'accès à l'information publique et la Commission permanente d'évaluation de la documentation, afin d'améliorer l'efficacité et la rapidité de fonctionnement de la CNAAD.

2. Les fonctions de ces commissions sont :

a) Élaborer les études préparatoires nécessaires et les soumettre à l'assemblée plénière de la CNAAD pour qu'elle statue.

b) Traiter et régler directement les consultations ainsi que les affaires et démarches courantes qui ne nécessitent pas l'approbation de l'assemblée plénière. Toutefois, il est nécessaire de rendre compte des questions traitées, par l'intermédiaire du secrétariat de la CNAAD, lors de la réunion suivante.

c) Toutes autres fonctions que leur délègue l'assemblée plénière de la CNAAD, dans le cadre établi par la Loi 33/2021 .

3. Les commissions permanentes mentionnées au paragraphe 1 du présent article sont présidées par la personne responsable de la direction des Archives nationales d'Andorre et coordonnées par le secrétaire de la CNAAD, avec la participation des membres indiqués dans les paragraphes suivants du présent article.

4. La Commission permanente d'accès à l'information publique est composée des membres suivants de la CNAAD :

a) La personne responsable de la direction de l'Agence andorrane de protection des données.

b) La personne diplômée en économie.

c) La personne qualifiée dans le domaine des systèmes d'information.

d) La personne représentant le ministère compétent, selon le type et les caractéristiques de l'information publique dont l'accès est demandé ou de la documentation publique soumise à évaluation.

e) Une personne représentant les comuns.

5. La Commission permanente d'évaluation de la documentation est composée des membres suivants de la CNAAD :

a) La personne responsable de la direction de l'Agence andorrane de protection des données.

b) La personne technicienne du Service des archives et de la gestion des documents du Gouvernement.

d) La personne qualifiée dans le domaine des systèmes d'information.

e) La personne diplômée en histoire et spécialiste en histoire contemporaine.

f) La personne représentant le ministère compétent, selon le type et les caractéristiques de l'information publique dont l'accès est demandé ou de la documentation publique soumise à évaluation.

g) Une personne représentant les comuns.

6. Les membres des commissions permanentes peuvent désigner des suppléants dans les mêmes termes que ceux établis à titre général et être assistés par les experts qu'ils jugent nécessaires.

7. Le coordinateur des commissions permanentes doit élaborer un rapport-proposition pour chacune des questions traitées qui requièrent une décision. Ce rapport doit mentionner, le cas échéant, les divergences des membres de la Commission permanente qui souhaitent faire consigner leur avis différent de celui de la majorité.

8. La CNAAD peut proposer à l'assemblée plénière de la CNAAD la création de groupes de travail sur des sujets spécifiques, qui doivent avoir une durée déterminée et doivent être composés d'experts dans les matières à traiter.

Article 9. Critères généraux et régime applicable à l'accès à l'information publique et à l'évaluation de la documentation publique

1. La CNAAD doit établir, par voie de décision, les critères relatifs à l'application de la réglementation régissant l'accès à la publicité active et à l'information publique, ainsi que les critères généraux relatifs à l'application de la réglementation régissant l'accès aux documents publics, dans les termes établis à l'article 25.1. a et g de la Loi 33/2021 .

2. La CNAAD doit indiquer, lorsqu'elle statue sur les demandes d'évaluation de documents de l'Administration, le régime applicable à l'accès aux documents qui doivent être conservés, établi conformément aux dispositions de la Loi 33/2021 .

3. Le régime d'accès à la documentation de l'Administration est soumis, en ce qui concerne les documents contenant des données à caractère personnel, à la Loi 29/2021 , du 28 octobre, qualifiée de protection des données personnelles et aux autres dispositions applicables.

Article 10. Instruction, décision et application des décisions

1. La CNAAD examine chaque demande par ordre de réception et rend une décision dans chaque cas, en appliquant les critères généraux élaborés par la Commission elle-même.

2. Avant de rendre une décision, la CNAAD peut requérir les informations et les conseils qu'elle juge nécessaires.

3. Le secrétaire dresse un procès-verbal des réunions de la CNAAD et les certifications appropriées en sont établies.

4. Les décisions de la CNAAD doivent être appliquées conformément aux dispositions de l'article 27 de la Loi 33/2021 .

5. Les décisions doivent préalablement dissocier les données personnelles.

6. Les décisions de la CNAAD sont publiées au Butlletí Oficial del Principat d'Andorra sous forme d'avis dans un délai maximal de quinze jours ouvrables à compter de leur approbation.

Disposition abrogatoire Est.

abrogé le Décret du 9-9-2015 portant approbation du Règlement d'organisation de la Commission d'accès et d'évaluation de la documentation (CAAD), à l'exception des tableaux d'évaluation documentaire, qui demeurent en vigueur tant que les nouveaux tableaux ne sont pas réglementés. De même, sont abrogées les autres dispositions normatives de rang égal ou inférieur qui pourraient être contraires au présent Règlement.