Règlement du 29-11-2016 de fonctionnement interne du Conseil d'administration de la Caisse andorrane de sécurité sociale (CASS), du 29 novembre 2016

Article 1. Objet

L'objet du présent Règlement est de préciser les principes d'action et les règles de fonctionnement du Conseil d'administration de la Caisse andorrane de sécurité sociale et de ses membres, conformément au texte consolidé de la Loi 17/2008 de la Caisse andorrane de sécurité sociale.

Article 2. Convocation des réunions

1. Le Conseil d'administration se réunit une fois par mois en réunion ordinaire, sauf motif justifié. Le président convoque les réunions ordinaires au moins 5 jours calendaires à l'avance.

2. De même, le Président convoque les réunions extraordinaires de sa propre initiative, à la demande de la Direction générale ou de trois membres du Conseil d'administration, dans les 5 jours calendaires suivant la date de réception de la demande de réunion, et inscrit nécessairement à l'ordre du jour les questions qui ont été sollicitées dans la demande.

3. La convocation doit indiquer le lieu, le jour et l'heure de la réunion ainsi que l'ordre du jour des questions à traiter.

4. La convocation doit être adressée par écrit à tous les membres du Conseil d'administration par courrier recommandé avec accusé de réception. Est également valable la convocation adressée par tout moyen électronique permettant d'attester l'envoi de la convocation et son contenu.

Article 3. Réunions du Conseil d'administration sans convocation et adoption de décisions sans séance

1. Une séance du Conseil d'administration peut être valablement constituée lorsque tous les membres du Conseil sont présents ou représentés et acceptent à l'unanimité la tenue de la réunion et l'ordre du jour.

2. Dans les mêmes conditions que celles prévues au paragraphe précédent et à titre exceptionnel, le Conseil d'administration peut également prendre des décisions sans séance. Dans ce cas, le vote peut être exprimé par courrier ordinaire ou par tout moyen de télécommunication électronique, à condition que l'identité du membre du Conseil et l'intégrité du sens de son vote soient suffisamment garanties.

Article 4. Délégation de vote

Les membres du Conseil d'administration peuvent se faire représenter aux réunions du Conseil uniquement par un autre membre du Conseil. La représentation doit être conférée par écrit et spécialement pour chaque réunion du Conseil d'administration.

Article 5. Délibérations

1. Au début de chaque séance, le président procède à l'identification des membres du Conseil d'administration présents et représentés et, si le quorum est suffisant, déclare la réunion du Conseil d'administration constituée.

2. Pour chaque point de l'ordre du jour, les étapes d'exposé, de débat et de vote sont successivement accomplies.

3. Le président assure l'ordre de la réunion ; il veille à la régularité des délibérations ; il donne et retire la parole, et peut imposer une durée maximale pour chaque intervention ; il peut également décider qu'une question a été suffisamment débattue et la soumettre au vote.

4. Une réunion ne peut être close tant que l'ordre du jour n'a pas été épuisé, à moins que le Conseil d'administration lui-même, par un vote et sur proposition du président, ne décide de prolonger les séances à un jour ultérieur.

Article 6. Procès-verbaux

1. Pour chaque réunion du Conseil d'administration, le secrétariat dresse un procès-verbal, conformément aux conditions requises prévues à l'article 54.2 du texte consolidé de la Loi 17/2008 de la Caisse andorrane de sécurité sociale. En tout état de cause, doivent figurer au procès-verbal la date, le lieu et l'heure de la réunion, l'identité des membres du Conseil présents et représentés, le contenu des décisions adoptées et le résultat des votes, avec indication du sens du vote des membres. Si les membres du Conseil d'administration le demandent, un résumé de leurs interventions relatives à l'ordre du jour doit également y figurer. Lorsqu'il s'agit d'une réunion sans convocation, le nom des participants et leur signature doivent figurer à la suite de la date et du lieu de la réunion et de l'ordre du jour.

2. Le procès-verbal de chaque réunion est adressé par le secrétariat à tous les participants dans un délai maximal de 10 jours calendaires à compter de la tenue de la réunion, et il est réputé approuvé si, dans un délai de quinze autres jours calendaires, aucun des participants ne formule d'objections. En tout état de cause, il est procédé à l'approbation expresse du procès-verbal, après examen des observations formulées, le cas échéant, lors de la réunion suivante que tient le Conseil d'administration.

Article 7. Procès-verbaux et copie de ceux-ci

1. Une fois approuvés, les procès-verbaux sont transcrits et conservés dans le système informatique prévu à cet effet.

2. Les procès-verbaux sont délivrés, le cas échéant, par le secrétariat du conseil d'administration, avec le visa du Président.

3. Tous les membres du Conseil d'administration ont le droit d'obtenir une copie du procès-verbal de la réunion, une fois le procès-verbal approuvé.

Article 8. Devoir de diligence et de loyauté

1. Les membres du Conseil d'administration doivent exercer leur fonction avec la diligence requise, compte tenu de la nature de la fonction et des attributions conférées à chacun d'eux, ainsi qu'avec la loyauté d'un fidèle représentant, en agissant à tout moment de bonne foi et dans le meilleur intérêt de la Caisse andorrane de sécurité sociale.

2. Les membres du Conseil d'administration doivent : • S'informer avec diligence sur la situation et l'évolution de la Caisse andorrane de sécurité sociale, ainsi que préparer de manière adéquate les réunions du Conseil et des Commissions déléguées auxquelles ils appartiennent, • Assister aux réunions du Conseil d'administration et des Commissions déléguées dont il fait partie et participer à la prise de décisions, • Exprimer clairement leur opinion sur les propositions soumises au débat, • Connaître les obligations et limitations qui les concernent et remplir les devoirs établis par la loi et par voie réglementaire, • Accomplir toute mission spécifique raisonnable que peut lui demander le Conseil d'administration ou ses Commissions déléguées.

3. Les membres du Conseil d'administration doivent adopter les mesures nécessaires pour éviter de se trouver dans des situations dans lesquelles leurs intérêts peuvent entrer en conflit avec l'intérêt de la Caisse andorrane de sécurité sociale. De même, un membre du Conseil d'administration qui a un conflit d'intérêts direct ou indirect avec une question traitée en séance du Conseil doit s'abstenir de participer à la délibération et au vote sur ladite question. Les membres du Conseil d'administration doivent communiquer au Conseil tout conflit, direct ou indirect, qu'eux-mêmes ou des personnes qui leur sont liées peuvent avoir avec la Caisse andorrane de sécurité sociale. En tout état de cause, aucun membre du Conseil d'administration ne peut se porter candidat à aucun type de marché avec la Caisse andorrane de sécurité sociale, par l'intermédiaire d'un commerce ou d'une industrie dont il est titulaire ou par l'intermédiaire d'une société dans laquelle il détient une participation.

Article 9. Facultés d'information

1. Les membres du Conseil d'Administration jouissent des plus larges facultés pour s'informer sur toute question susceptible d'affecter la Caisse andorrane de sécurité sociale, pour examiner ses registres, sa documentation, ses programmes informatiques, etc.

2. Afin de ne pas perturber la gestion ordinaire de la Caisse andorrane de sécurité sociale, l'exercice des facultés d'information est canalisé par l'intermédiaire de la Direction, laquelle donne suite aux demandes des conseillers en leur fournissant directement l'information, en mettant à la disposition des conseillers les interlocuteurs appropriés ou en effectuant les démarches nécessaires pour qu'ils puissent avoir accès à l'information souhaitée. Le Président du Conseil d'Administration peut être informé par la Direction des demandes ainsi formulées et de leur résultat.

3. Tout conseiller peut assister, avec voix consultative mais sans droit de vote, aux réunions des Commissions déléguées du Conseil d'Administration dont il n'est pas membre, après communication préalable au Président du Conseil d'Administration ou au Président de la Commission déléguée concernée.

Article 10. Conseil externe

1. Afin de pouvoir disposer de l'information et du conseil adéquats, le Conseil d'Administration peut demander le recrutement de conseillers juridiques, comptables, financiers ou d'autres experts, les majorités prévues à l'article 55 du texte consolidé de la Loi 17/2008 de la Caisse andorrane de sécurité sociale s'appliquant pour l'adoption de cette décision.

2. À la demande de l'un quelconque des membres du Conseil d'Administration, ce dernier peut requérir la présence au Conseil du conseiller ainsi nommé.

Article 11. Obligation de secret

1. Les membres du Conseil d'Administration, même après la cessation de leurs fonctions, doivent garder le secret sur les informations, données, documents ou antécédents de caractère confidentiel dont ils ont connaissance du fait de l'exercice de leur charge, sans pouvoir les communiquer à des tiers ni les divulguer.

2. Sont exceptés du devoir de secret visé au point précédent les cas suivants :

a) Lorsque la réglementation en vigueur le permet, pour autant qu'il ne soit pas porté préjudice aux intérêts de la Caisse andorrane de sécurité sociale,

b) Lorsque les autorités compétentes requièrent de l'un des membres du Conseil d'Administration, ou lorsque celui-ci a l'obligation légale de transmettre, ces informations sur lesquelles le secret doit être gardé conformément aux dispositions du présent article. Dans ce cas, la révélation des informations doit être conforme aux dispositions de la législation en vigueur.