Règlement du Registre du personnel de l'Administration de la justice et du Conseil supérieur de la justice, du 8 mai 2024

Article 1. Objet

1. Le présent Règlement a pour objet de régir le contenu et le fonctionnement du Registre du personnel de l’Administration de la justice et du Conseil supérieur de la justice, en tant qu’instrument de gestion du personnel.

2. Le Registre du personnel de l’Administration de la justice et du Conseil supérieur de la justice est un fichier sur support informatique dans lequel sont centralisées les données de toutes les personnes qui travaillent dans ces institutions, indépendamment de la nature de leur relation, et dans lequel sont indiqués le poste de travail qu’elles occupent et d’autres informations pertinentes en matière de ressources humaines.

3. Les données personnelles qui figurent au Registre sont obtenues auprès de la personne intéressée ou du Conseil supérieur de la justice, en tant qu’organe de gouvernement et d’administration de l’organisation judiciaire, et les données administratives sont obtenues auprès du Conseil supérieur de la justice et des différentes structures de l’administration judiciaire ou de la personne intéressée elle-même, selon le cas.

Article 2. S tructure

Le Registre du personnel de l’Administration de la justice et du Conseil supérieur de la justice se divise en deux sections :

a) Section du personnel de l’Administration de la justice.

b) Section du personnel du Conseil supérieur de la justice.

Article 3. Données du Registre

Les données du personnel de l’Administration de la justice et du personnel du Conseil supérieur de la justice qui figurent au Registre sont les suivantes :

a) Données personnelles : nom et prénoms, date et lieu de naissance, sexe, numéro de passeport ou de document d’identité officiel, numéro de recensement, adresse actuelle, téléphones, adresse électronique et personne à contacter.

b) Données administratives : date d’entrée dans l’Administration publique, date d’entrée dans l’Administration de la justice ou au Conseil supérieur de la justice, poste de travail actuel, description et niveau de ce poste de travail, postes de travail occupés antérieurement, congés administratifs, décisions de mobilité, disponibilités, diplômes et formations, nominations et cessations de fonctions, carrière professionnelle, gestion de la performance, autres situations administratives, structure de la rémunération, décisions de compatibilité, dossiers disciplinaires (ouvertures, décisions, sanctions disciplinaires avec indication de la faute ou des fautes commises et autres mesures prises dans le cadre des procédures disciplinaires), désignations auprès d’organismes nationaux ou internationaux, conclusions découlant des examens médicaux prévus par la loi qui affectent le poste de travail et, le cas échéant, les situations administratives qui en découlent.

c) Autres données que le personnel estime présenter un intérêt ou qu’une norme établit comme nécessaires.

Article 4. Dossier personnel

L’ensemble des données du personnel fait partie du dossier personnel.

Article 5. Échange et communication de données

1. Aux fins de la gestion du personnel et des dossiers disciplinaires, des données personnelles et administratives peuvent être échangées avec les différentes structures de l’Administration de la justice et du Conseil supérieur de la justice, ainsi que de l’Administration générale lorsqu’elles agissent dans l’exercice de leurs compétences.

2. La communication internationale des données enregistrées n’est prévue que dans le cadre des accords et conventions internationaux souscrits.

Article 6. Rattachement du Registre

Le Registre du personnel de l’Administration de la justice et du personnel du Conseil supérieur de la justice relève du Secrétariat général du Conseil supérieur de la justice.

Article 7. Responsabilité du Registre

1. Le Secrétariat général du Conseil supérieur de la justice est le responsable du Registre. La garde et la maintenance de ce Registre peuvent être déléguées au service de gestion du personnel du Conseil supérieur de la justice.

2. La personne responsable du service de gestion du personnel doit tenir à jour les données du Registre et doit adopter les mesures techniques et organisationnelles nécessaires qui garantissent la sécurité de ces données et en empêchent l’altération, la perte, le traitement ou l’accès non autorisé.

3. Le Registre doit être hébergé sur un serveur du Conseil supérieur de la justice. Pour son traitement automatisé, des mesures de contrôle d’accès logique aux fichiers de données et aux systèmes dans lesquels ces fichiers sont stockés doivent être prises et doivent être utilisées des procédures d’attribution d’identifiants et de mots de passe, des autorisations d’accès physique aux systèmes, ainsi que des procédures de gestion de la sécurité des supports contenant les fichiers de données personnelles, de récupération des données en cas de perte des fichiers, et de gestion et d’enregistrement des incidents conformément au Système de gestion de la sécurité de l’information (SGSI). La garde des données sur support papier, le cas échéant, doit être assurée dans des archives fermées.

Article 8. Confidentialité des données

Les responsables de la garde des dossiers personnels et du Registre sont tenus de respecter le devoir de réserve sur les données dont ils ont connaissance en raison des fonctions qui leur sont confiées.

Article 9. Mise à jour des données

1. Les données à caractère personnel sont mises à jour à la demande de la personne intéressée et les données à caractère administratif sont mises à jour d’office ou à la demande de la personne intéressée.

2. Toutes les inscriptions au Registre doivent être justifiées sur support documentaire. Cette documentation est archivée dans le dossier personnel.

Article 10. Droit d’accès, de rectification et de suppression des données administratives

1. Le personnel de l’Administration de la justice et le personnel du Conseil supérieur de la justice ont le droit de demander et d’obtenir des informations sur leurs données qui figurent au Registre du personnel. De même, ils ont droit à la rectification et à la suppression de ces données si elles ne sont pas conformes à la réalité.

2. La demande d’accès est personnelle et doit être effectuée au moyen d’une demande adressée au service de gestion du personnel du Conseil supérieur de la justice. Ces informations peuvent être obtenues soit au moyen d’un certificat des informations figurant à son nom dans le Registre, soit au moyen d’une consultation directe des données.

3. Les demandes de rectification et de suppression sont personnelles et doivent être adressées au service de gestion du personnel, et doivent être accompagnées des pièces justificatives de la prétention.

Article 11. Droits d’accès, de rectification, de suppression et d’opposition relatifs aux données personnelles

1. Le personnel de l’Administration de la justice et le personnel du Conseil supérieur de la justice jouissent des droits d’accès, de rectification, de suppression et d’opposition relatifs aux données personnelles qui figurent au Registre du personnel dans les conditions prévues par la législation en vigueur en matière de protection des données personnelles.

2. Les demandes doivent être adressées au service de gestion du personnel et doivent être accompagnées des pièces justificatives de la prétention.

Article 12. Annulation des inscriptions

1. Le service de gestion du personnel doit annuler les inscriptions de sanctions au Registre du personnel lorsque les délais se sont écoulés et dans les conditions que fixe la Loi de la fonction publique de l’Administration de la justice.

2. Le délai de péremption pour la réhabilitation court à compter du lendemain du jour où la sanction a été définitivement exécutée. L’annulation de l’inscription, une fois les délais indiqués écoulés, intervient d’office ou à la demande du personnel.