Reglament del Registre de personal de l’Administració de justícia i del Consell Superior de la Justícia, del 2024-05-08

Article 1. Objecte

1. L’objecte d’aquest Reglament és regular el contingut i el funcionament del Registre de personal de l’Administració de justícia i del Consell Superior de la Justícia, com a instrument de gestió del personal.

2. El Registre de personal de l’Administració de justícia i del Consell Superior de la Justícia és un fitxer en suport informàtic en què hi ha centralitzades les dades de totes les persones que treballen en aquestes institucions, independentment de la naturalesa de la seva relació, i en què s’indica el lloc de treball que ocupen i altra informació rellevant en matèria de recursos humans.

3. Les dades personals que consten al Registre s’obtenen de la persona interessada o del Consell Superior de la Justícia, com a òrgan de govern i administració de l’organització judicial, i les dades administratives s’obtenen del Consell Superior de la Justícia i de les diferents estructures de l’administració judicial o de la mateixa persona interessada, segons correspongui.

Article 2. E structura

El Registre de personal de l’Administració de justícia i del Consell Superior de la Justícia es divideix en dos seccions:

a) Secció del personal de l’Administració de justícia.

b) Secció del personal del Consell Superior de la Justícia.

Article 3. Dades del Registre

Les dades del personal de l’Administració de justícia i del personal del Consell Superior de la Justícia que figuren al Registre són les següents:

a) Dades personals: nom i cognoms, data i lloc de naixement, sexe, número de passaport o de document d’identitat oficial, número de cens, adreça actual, telèfons, adreça electrònica i persona de contacte.

b) Dades administratives: data d’ingrés a l’Administració pública, data d’ingrés a l’Administració de justícia o al Consell Superior de la Justícia, lloc de treball actual, descripció i nivell d’aquest lloc de treball, llocs de treball ocupats anteriorment, permisos administratius, resolucions de mobilitat, excedències, titulació i formacions, nomenaments i cessaments, carrera professional, gestió de l’acompliment, altres situacions administratives, estructura retributiva, resolucions de compatibilitat, expedients disciplinaris (incoacions, resolucions, sancions disciplinàries amb precisió de la falta o les faltes comeses i altres mesures preses en el marc dels procediments disciplinaris), designacions davant organismes nacionals o internacionals, conclusions que es deriven dels reconeixements mèdics previstos legalment que afectin el lloc de treball i, si escau, les situacions administratives que se’n derivin.

c) Altres dades que el personal consideri d’interès o que una norma estableixi com a necessàries.

Article 4. Expedient personal

El conjunt de dades del personal forma part de l’expedient personal.

Article 5. Intercanvi i comunicació de dades

1. A l’efecte de la gestió del personal i d’expedients disciplinaris, es poden intercanviar dades personals i administratives amb les diferents estructures de l’Administració de justícia i del Consell Superior de la Justícia, així com de l’Administració general quan actuïn en l’exercici de les seves competències.

2. Únicament es preveu la comunicació internacional de les dades registrades en el marc dels acords i convenis internacionals subscrits.

Article 6. Dependència del Registre

El Registre del personal de l’Administració de justícia i del personal del Consell Superior de la Justícia depèn de la Secretaria General del Consell Superior de la Justícia.

Article 7. Responsabilitat del Registre

1. La Secretaria General del Consell Superior de la Justícia és la responsable del Registre. Pot delegar-se la custòdia i el manteniment d’aquest Registre a l’àrea de gestió de personal del Consell Superior de la Justícia.

2. La persona responsable de l’àrea de gestió de personal ha de mantenir actualitzades les dades del Registre i ha d’adoptar les mesures tècniques i organitzatives necessàries que garanteixin la seguretat d’aquestes dades i n’evitin l’alteració, la pèrdua, el tractament o l’accés no autoritzat.

3. El Registre ha d’estar ubicat en un servidor del Consell Superior de la Justícia. Per tractar-lo de manera automatitzada, s’han de prendre mesures de control d’accés lògic als fitxers de dades i als sistemes en què estiguin emmagatzemats aquests fitxers i s’han d’utilitzar procediments d’assignació d’identificadors i contrasenyes, autoritzacions per a l’accés físic als sistemes, i procediments de gestió de la seguretat dels suports que continguin els fitxers de dades personals, de recuperació de les dades en cas de pèrdua dels fitxers, i de gestió i registre d’incidències d’acord amb el Sistema de gestió de seguretat de la informació (SGSI). La custòdia de les dades en suport paper, en cas que n’hi hagi, s’ha de fer en arxiu tancat.

Article 8. Confidencialitat de les dades

Els responsables de la custòdia dels expedients personals i del Registre estan obligats a mantenir el deure de reserva sobre les dades que coneguin per raó de les funcions que tinguin encomanades.

Article 9. Actualització de les dades

1. Les dades de caràcter personal s’actualitzen a petició de la persona interessada i les dades de caràcter administratiu s’actualitzen d’ofici o a instància de la persona interessada.

2. Totes les anotacions al Registre s’han d’acreditar en suport documental. Aquesta documentació figura arxivada a l’expedient personal.

Article 10. Dret d’accés, rectificació i supressió a les dades administratives

1. El personal de l’Administració de justícia i el personal del Consell Superior de la Justícia té dret a sol·licitar i a obtenir informació de les seves dades que figuren al Registre de personal. Igualment, té dret a la rectificació i supressió d’aquestes dades si no s’ajusten a la realitat.

2. La sol·licitud d’accés és personal i s’ha d’efectuar mitjançant una sol·licitud adreçada a l’àrea de gestió de personal del Consell Superior de la Justícia. Aquesta informació es pot obtenir ja sigui a través d’un certificat de la informació que hi ha a nom seu en el Registre, ja sigui mitjançant una visualització directa de les dades.

3. Les sol·licituds de rectificació i supressió són personals i s’han d’adreçar a l’àrea de gestió de personal, i han d’anar acompanyades de la documentació acreditativa de la pretensió.

Article 11. Drets d’accés, rectificació, supressió i oposició de les dades personals

1. El personal de l’Administració de justícia i el personal del Consell Superior de la Justícia gaudeix dels drets d’accés, rectificació, supressió i oposició de les dades personals que figuren al Registre de personal en els termes previstos per la legislació vigent en matèria de protecció de dades personals.

2. Les sol·licituds s’han d’adreçar a l’àrea de gestió de personal i han d’anar acompanyades de la documentació acreditativa de la pretensió.

Article 12. Cancel·lació d’anotacions

1. L’àrea de gestió de personal ha de cancel·lar les anotacions de sancions en el Registre de personal quan hagin transcorregut els terminis i en les condicions que estableixi la Llei de la funció pública de l’Administració de justícia.

2. El termini de caducitat per a la rehabilitació es compta a partir de l’endemà del dia en què s’hagi complert definitivament la sanció. La cancel·lació de l’anotació, un cop complerts els terminis indicats, es fa d’ofici o a petició del personal.