Règlement du 18-9-2025 du Registre du personnel du Commun d'Andorre-la-Vieille, du 18 septembre 2025
Traduction réalisée par intelligence artificielle, à titre informatif. Seul le texte catalan publié au BOPA fait foi. Texte catalan
Article 1. Définition
Le Registre du personnel est celui qui contient les dossiers relatifs à la vie administrative du personnel affecté au Commun d'Andorra la Vella. Sa gestion relève de la compétence du département chargé des ressources humaines, qui doit adopter les mesures nécessaires pour assurer la protection et le caractère confidentiel des données qui y figurent, en respectant les principes de responsabilité proactive et de minimisation des données établis par la réglementation sur la protection des données en vigueur à tout moment.
Article 2. Champ d'application
Tout fonctionnaire, agent public intérimaire, personnel sous relation spéciale ou élu qui fournit ses services au Commun d'Andorra la Vella doit être inscrit au Registre du personnel.
Article 3. Données registrales
1. Le Registre du personnel contient, au minimum, les données suivantes : Code du travailleur Nom et prénoms Numéro de passeport ou de document d'identité Permis de travail Numéro IBAN Nationalité NIA Date de naissance Genre Téléphone de contact Domicile Courrier électronique Date d'entrée Type de relation Historique de sécurité et santé au travail Congés administratifs et congés payés Arrêts de travail Programmation de la journée de travail Gestion de la performance Félicitations, distinctions et décorations
2. Ne doit figurer dans les dossiers personnels ni dans le Registre aucune donnée relative à la race, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'opinion ou à toute autre condition personnelle ou sociale telle que l'affiliation à un parti politique ou à un syndicat.
3. Les inscriptions et les annotations sont effectuées dans un délai maximal de dix jours ouvrables à compter de la survenance de l'acte auquel elles se rapportent. La date d'enregistrement est incorporée au document original.
Article 4. Mise à jour et rectification des données
1. Le titulaire du dossier personnel doit communiquer au département chargé des ressources humaines toute modification survenant dans ses données enregistrées. Il doit également remettre une copie des renouvellements des documents justificatifs, notamment ceux relatifs aux autorisations administratives nécessaires pour exercer les tâches liées à son poste de travail. De même, le département chargé des ressources humaines doit vérifier la véracité des données fournies et veiller à ce que le registre soit toujours à jour.
2. Le titulaire du dossier personnel a droit à l'accès et à la protection de l'utilisation des informations figurant au Registre du personnel et de celles que chaque département peut détenir en interne ; ainsi qu'à corriger d'éventuelles erreurs matérielles et à en obtenir des certifications. De même, il peut exercer les droits reconnus par la réglementation sur la protection des données, tel que prévu à l'article 13 du présent règlement.
Article 5. Fonctions et postes de travail
En ce qui concerne les postes de travail et les fonctions que chaque personne occupera initialement et successivement, sont annotées, au minimum, les données suivantes : Poste de travail ou fonction Département, domaine, service et/ou équipe et organigramme Groupe, niveau et bande Mode d'accès au poste ou à la fonction Cas de recrutement Décision de recrutement de la Junta de Govern Périodes d'essai Nomination en période d'essai Nomination définitive Date d'entrée en fonction dans le poste ou de prise de possession de la fonction Décisions relatives à la mobilité Date et motif de la fin de l'occupation du poste, de la fonction ou de la relation de travail
Article 6. Situations administratives
Les annotations relatives au service actif, aux mises en disponibilité et aux suspensions précisent, pour chaque situation, la décision de la Junta de Govern ainsi que les dates de début et de fin.
Article 7. Ancienneté
L'enregistrement de l'ancienneté se réfère à la date à laquelle chaque personne a accédé au Commun et aux périodes complètes de service actif qui sont successivement reconnues aux fins des rémunérations et de l'ancienneté, conformément à la réglementation applicable à chaque cas. Y figurent la date à laquelle intervient la reconnaissance et les périodes cumulées. De même, il est fait mention de l'ancienneté reconnue pour les services fournis dans d'autres administrations publiques, le cas échéant.
Article 8. Diplômes universitaires et titres académiques
L'annotation des titres académiques, des formations et des autres mérites d'intérêt est effectuée sur présentation préalable des documents justificatifs, dont il est fait mention dans le dossier personnel. Sont précisés l'année d'obtention du titre, de l'établissement de délivrance et les renouvellements successifs.
Article 9. Sanctions disciplinaires
1. Les sanctions disciplinaires sont enregistrées une fois devenues définitives.
2. Sauf les sanctions de licenciement et d'inhabilitation définitive à fournir des services dans tout poste du Commun, les inscriptions relatives aux sanctions disciplinaires sont radiées aux fins de réhabilitation à l'expiration des délais suivants :
a) Un an dans le cas de fautes légères.
b) Deux ans dans le cas de fautes graves.
c) Quatre ans dans le cas de fautes très graves.
Article 10. Incompatibilités
Le Registre des dossiers d'incompatibilité ou de compatibilité précise le numéro du dossier et son contenu essentiel.
Article 11. Rémunérations
En ce qui concerne les rémunérations, sont annotés tous les éléments faisant partie de la structure de rémunération ; concrètement : Base de rémunération Complément de poste Complément d'amélioration Complément d'absorption Complément d'ancienneté Complément personnel d'ancienneté Complément de responsabilité supplémentaire Complément spécifique Autres éléments structurels et non structurels
Article 12. Gestion du Registre
La gestion du Registre incombe au département chargé des ressources humaines, qui doit l'exercer au moyen des actions suivantes : Saisir et tenir à jour les données du Registre Attester l'existence de tous les actes enregistrés Conserver les documents des dossiers personnels Attester les inscriptions figurant au Registre Veiller au respect des règles de fonctionnement du Registre Émettre les rapports et réaliser les études que, sur l'ensemble du personnel inscrit au Registre, lui confie la Junta de Govern Toutes les fonctions qui concernent le Registre de manière générale
Article 13. Traitement et protection des données à caractère personnel
Le Commun, en qualité de responsable du traitement, traite les données contenues dans le Registre du personnel conformément à la Loi qualifiée de protection des données à caractère personnel (LQPD), en en déléguant la gestion fonctionnelle au département chargé des ressources humaines, qui doit adopter les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la sécurité, la confidentialité et l'intégrité des données, y compris des protocoles de contrôle d'accès, la formation du personnel et des mesures préventives.
Ce traitement est nécessaire pour satisfaire aux obligations légales et contractuelles et le registre ne doit contenir que les données adéquates, pertinentes et limitées aux finalités prévues.
Les données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées et conformément à la réglementation en matière de gestion documentaire et d'archives.
Les personnes concernées peuvent exercer les droits d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition, de limitation et de portabilité auprès du département chargé des ressources humaines ou en envoyant un courrier électronique à [email protected], sans préjudice du droit d'introduire une réclamation auprès de l'Agence andorrane de protection des données.
L'accès au Registre du personnel est restreint exclusivement au personnel du département des Ressources humaines qui en a besoin en raison de ses fonctions, et tout accès externe doit être dûment justifié, autorisé et enregistré.
Des registres d'audit sont tenus afin de garantir la traçabilité des accès et de prévenir les utilisations indues des informations, et toutes les personnes disposant d'un accès sont soumises au devoir de confidentialité et doivent avoir été dûment informées de leurs obligations légales.
Disposition finale Le.
présent règlement entre en vigueur le lendemain de sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre