Reglament del 18-9-2025 del Registre de personal del Comú d’Andorra la Vella, del 2025-09-18
Article 1. Definició
El Registre de personal és aquell que conté els expedients referents a la vida administrativa del personal adscrit al Comú d’Andorra la Vella. La seva gestió és competència del departament encarregat dels recursos humans, que ha d’adoptar les mesures necessàries per assegurar la protecció i el caràcter reservat de les dades que hi figurin, complint amb els principis de responsabilitat proactiva i minimització de dades establerts a la normativa de protecció de dades vigent en cada moment.
Article 2. Àmbit d’aplicació
Qualsevol funcionari, treballador públic interí, personal de relació especial o càrrec electe que presti els seus serveis al Comú d’Andorra la Vella ha de ser inscrit en el Registre de personal.
Article 3. Dades registrals
1. El Registre de personal contindrà, com a mínim, les dades següents: Codi del treballador Nom i cognoms Número de passaport o document d’identitat Permís de treball Número IBAN Nacionalitat NIA Data de naixement Gènere Telèfon de contacte Domicili Correu electrònic Data d’entrada Tipus de relació Historial de seguretat i salut en el treball Permisos administratius i vacances Aturs de treball Programació de la jornada laboral Gestió de l’acompliment Felicitacions, distincions i condecoracions
2. No ha de figurar en els expedients personals ni en el Registre cap dada referent a raça, religió, orientació sexual, opinió o qualsevol altra condició personal o social com pot ser l’afiliació a un partit polític o a un sindicat.
3. Les inscripcions i les anotacions es realitzaran dins del termini màxim de deu dies hàbils des de la producció de l’acte a què es refereixen. La data de registre s’incorporarà al document original.
Article 4. Actualització i rectificació de les dades
1. El titular de l’expedient personal haurà de comunicar al departament encarregat dels recursos humans qualsevol variació que es produeixi en les seves dades registrades. També haurà de lliurar còpia de les renovacions dels documents acreditatius, especialment les referents a les autoritzacions administratives necessàries per desenvolupar les tasques relacionades amb el seu lloc de treball. Així mateix, el departament encarregat dels recursos humans haurà de verificar la veracitat de les dades aportades i vetllar perquè el registre estigui sempre actualitzat.
2. El titular de l’expedient personal té dret a l’accés i a la protecció de l’ús de la informació que consta en el Registre de personal i la que cada departament pugui tenir internament; així com a corregir eventuals errors materials i a obtenir-ne certificacions. Així mateix, podrà exercir els drets reconeguts per la normativa de protecció de dades, tal com s’estableix a l’article 13 d’aquest reglament.
Article 5. Càrrecs i llocs de treball
En relació amb els llocs de treball i els càrrecs que inicialment i successiva ocuparà cada persona, s’anotaran, com a mínim, les dades següents: Lloc de treball o càrrec Departament, àrea, servei i/o equip i orgànica Grup, nivell i banda Forma d’accés al lloc o al càrrec Supòsit de contractació Acord de contractació de la Junta de Govern Períodes de prova Nomenament en període de prova Nomenament definitiu Data d’incorporació al lloc o de presa de possessió del càrrec Resolucions relatives a la mobilitat Data i motiu de finalització en l’ocupació del lloc, el càrrec o de la relació laboral
Article 6. Situacions administratives
Les anotacions relatives al servei actiu, excedències i suspensions especificaran respecte a cada situació l’acord de la Junta de Govern i les dates d’inici i de finalització.
Article 7. Antiguitat
El registre de l’antiguitat es referirà a la data en què cada persona haurà accedit al Comú i als períodes de temps en servei actiu complets, que a efectes de retribucions i d’antiguitat es reconeguin successivament, d’acord amb la normativa aplicable a cada cas. Hi constarà la data en què es produeixi el reconeixement i els períodes acumulats. Igualment, es farà constar l’antiguitat reconeguda pels serveis prestats en altres administracions públiques, si escau.
Article 8. Titulacions acadèmiques
L’anotació de titulacions acadèmiques, cursos i altres mèrits d’interès es realitzarà amb la presentació prèvia de la documentació acreditativa, de la qual quedarà constància en l’expedient personal. Es detallarà l’any d’obtenció del títol, del centre expedidor i les successives renovacions.
Article 9. Sancions disciplinàries
1. Les sancions disciplinàries seran registrades un cop siguin fermes.
2. Llevat de les sancions d’acomiadament i inhabilitació definitiva per prestar serveis en qualsevol lloc del Comú, les inscripcions relatives a les sancions disciplinàries es cancel·laran a l’efecte de rehabilitació quan hagin transcorregut els terminis següents:
a) Un any en el cas de faltes lleus.
b) Dos anys en el cas de faltes greus.
c) Quatre anys en el cas de faltes molt greus.
Article 10. Incompatibilitats
El Registre d’expedients d’incompatibilitat o de compatibilitat detallarà el número de l’expedient i el seu contingut essencial.
Article 11. Retribucions
Amb relació a les retribucions, s’anotaran tots els conceptes que formin part de l’estructura retributiva; concretament: Base retributiva Complement de lloc Complement de millora Complement d’absorció Complement d’antiguitat Complement personal d’antiguitat Complement de responsabilitat addicional Complement específic Altres conceptes estructurals i no estructurals
Article 12. Gestió del Registre
La gestió del Registre correspon al departament encarregat dels recursos humans, que l’haurà de dur a terme mitjançant les accions següents: Introduir i mantenir actualitzades les dades del Registre Donar fe de l’existència de tots els actes registrats Custodiar els documents dels expedients personals Donar fe de les inscripcions que consten en el Registre Vetllar pel compliment de les normes de funcionament del Registre Emetre els informes i realitzar els estudis que, sobre tot el personal inclòs en el Registre, li encomani la Junta de Govern Totes aquelles funcions que afectin el Registre de forma general
Article 13. Tractament i protecció de dades personals
El Comú, en qualitat de responsable de tractament, tractarà les dades contingudes en el Registre de Personal conforme a la Llei qualificada de protecció de dades personals (LQPD), delegant-ne la gestió funcional al departament encarregat dels recursos humans qui adoptarà les mesures tècniques i organitzatives necessàries per garantir la seguretat, la confidencialitat i la integritat de les dades, incloent-hi protocols de control d’accés, formació del personal i mesures preventives.
Aquest tractament és necessari per complir les obligacions legals i contractuals i el registre només contindrà les dades adequades, pertinents i limitades a les finalitats previstes.
Les dades es conservaran únicament durant el temps necessari per a les finalitats per a les quals han estat recollides i segons la normativa de gestió documental i arxiu.
Les persones interessades podran exercir els drets d’accés, rectificació, supressió, oposició, limitació i portabilitat davant del departament encarregat de recursos humans o enviant un correu a [email protected], sense perjudici del dret a presentar una reclamació davant l’Agència Andorrana de Protecció de Dades.
L’accés al Registre de Personal queda restringit exclusivament al personal del departament de Recursos Humans que ho requereixi per raó de les seves funcions, i qualsevol accés extern haurà d’estar degudament justificat, autoritzat i registrat.
Es duran a terme registres d’auditoria per garantir la traçabilitat dels accessos i prevenir usos indeguts de la informació, i totes les persones amb accés estaran subjectes al deure de confidencialitat i hauran estat degudament informades de les seves obligacions legals.
Disposició final Aquest
reglament entra en vigor l’endemà de la seva publicació al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra