Règlement du 27-6-2024 régularisant la prestation de services sous la modalité de travail à distance au Commun d'Ordino, du 27 juin 2024

Article 1. Objet et finalité

1. Le présent Règlement a pour objet de régir la prestation de services sous la modalité du télétravail, entendue comme une forme d'organisation du travail en vertu de laquelle une partie de la journée de travail est effectuée de manière non présentielle et au moyen de l'utilisation des technologies de l'information et de la communication.

2. La réglementation de la prestation de services sous la modalité du travail non présentiel a pour finalité de progresser dans l'orientation du travail vers les résultats, de renforcer l'autonomie et l'initiative du personnel dans la réalisation des tâches confiées et d'offrir davantage de flexibilité dans l'utilisation et la répartition du temps de travail, sans préjudice de la prestation du service public. Par ailleurs, le présent règlement contribue également aux objectifs en matière de changement climatique et de mobilité durable, et favorise la conciliation de la vie personnelle, familiale et professionnelle des agents publics.

Article 2. Champ d'application

Le présent Règlement est applicable aux fonctionnaires, aux agents publics intérimaires et au personnel à statut spécial du Commun d'Ordino.

Article 3. Conditions requises pour la prestation de services sous la modalité du travail non présentiel

1. Les conditions requises pour accéder à la prestation de services sous la modalité du travail non présentiel sont les suivantes :

a) Occuper un poste de travail susceptible d'être exercé sous la modalité du travail non présentiel, c'est-à-dire occuper un poste de travail qui peut être exercé de manière autonome et non présentielle, sans nécessiter de supervisions présentielles ou d'encadrement continu, compte tenu de ses caractéristiques spécifiques, des besoins du service et des moyens requis pour son exercice. Ne sont pas susceptibles d'être exercés sous la modalité du travail non présentiel les postes de travail dont la prestation effective n'est garantie que par la présence physique de l'employé ou de l'employée sur le lieu de travail.

b) Disposer de son propre équipement informatique, des des systèmes de communication et d'une connectivité à internet suffisants et sécurisés, conformément aux dispositions du Système de Gestion de la Sécurité de l'Information du Commun d'Ordino.

c) Disposer de l'autorisation régie à l'article 5.

d) Disposer d'un plan personnel de travail non présentiel, lequel est développé à l'article 6.

e) Signer le document de responsabilité relatif au respect de toutes les mesures en matière de cybersécurité, de protection des données et de prévention des risques professionnels.

2. Les chefs de département peuvent établir, dans le cadre départemental, des dispositions d'ordre organisationnel et de service en rapport avec la prestation de services sous la modalité du travail non présentiel. À cet égard, des instructions de service peuvent être édictées afin d'établir des journées de présence obligatoire et des horaires de disponibilité présentielle pour garantir la présence d'un effectif minimum par département, service ou section, ou des critères en cas de concurrence de plusieurs demandes d'accès à la modalité du travail non présentiel, strictement liés aux nécessités du service.

Article 4. Régime général de prestation de services sous la modalité du télétravail

1. Les autorisations de prestation de services sous la modalité du travail non présentiel ont une durée de validité de douze mois.

2. Avant la fin de la période d'autorisation de travail non présentiel et sans préjudice de tout autre type d'évaluation qui serait effectuée, le chef du département et/ou le chef de service émet un rapport d'évaluation de l'accomplissement des fonctions du poste de travail et du service accordé, qui est transmis au Département de Gestion et de Développement Humain et, sur demande préalable de la personne intéressée, l'autorisation de travail non présentiel peut être prorogée pour des périodes maximales de douze mois, à condition qu'il n'y ait pas de changements dans les conditions de travail et que l'évaluation ait été favorable.

3. Au cours d'une semaine de travail, il peut être demandé jusqu'à un maximum de deux journées de travail non présentiel.

4. La demande de travail non présentiel peut porter sur les journées suivantes : mardi, mercredi et/ou jeudi.

5. Le travail non présentiel doit toujours être effectué depuis un espace qui réunit les conditions relatives aux mesures en matière de cybersécurité, de protection des données et de prévention des risques professionnels.

6. Le personnel qui fournit des services sous la modalité du travail non présentiel a les mêmes droits et devoirs que le personnel du Commun d'Ordino qui effectue un travail présentiel, sans qu'il puisse y avoir pour ce motif aucune incidence sur la rémunération, ni aucune différence en ce qui concerne les possibilités de formation, de promotion professionnelle, ni aucun autre droit reconnu au personnel au service du Commun d'Ordino.

Article 5. Procédure d'autorisation pour la prestation de services selon la modalité de travail non présentiel

1. Le personnel inclus dans le champ d'application du présent Règlement qui remplit les conditions requises visées à l'article 3 doit présenter au chef du département ou à toute autre personne responsable directe et au Département de Gestion et Développement Humain la demande pour bénéficier de la modalité de travail non présentiel. La demande doit être adressée à la Junta de Govern du Commun d'Ordino, et y indiquer spécifiquement la durée et les journées quotidiennes qu'il souhaite effectuer selon la modalité de travail non présentiel.

2. Le chef du département où le demandeur fournit ses services transmet un rapport de proposition d'évaluation de la demande au Département de Gestion et Développement Humain. Le rapport de proposition est défavorable dans les cas du personnel qui ne remplit pas les conditions requises de l'article 3 du présent règlement et lorsque des nécessités de service dûment justifiées sont réunies. Le rapport de proposition peut être favorable à l'autorisation, mais subordonné à la modification de la durée ou du nombre de journées quotidiennes à effectuer selon la modalité de travail non présentiel, si des nécessités de service dûment justifiées sont réunies.

3. Le Département de Gestion et Développement Humain transmet la demande de travail non présentiel à la Junta de Govern.

4. Les demandes de travail non présentiel sont tranchées et autorisées ou refusées par la Junta de Govern. La décision d'autorisation fixe la durée de la prestation des services sous le régime de travail non présentiel, le nombre de journées quotidiennes à effectuer selon cette modalité et identifie la personne qui exercera la supervision. De même, elle subordonne le début de la prestation de services selon la modalité de travail non présentiel à la formalisation du plan personnel de travail visé à l'article 6 du présent Règlement.

5. L'autorisation de prestation de services selon la modalité de travail non présentiel s'éteint, après audition préalable de la personne concernée, pour des nécessités de service dûment justifiées, l'évaluation défavorable par la personne responsable des objectifs fixés ou le non-respect des engagements en matière de sécurité, de protection des données et/ou de confidentialité. De même, l'autorisation pour la prestation de services selon la modalité de travail non présentiel s'éteint par le changement de poste de travail et par renonciation de la personne autorisée.

6. L'autorisation peut être suspendue temporairement, pour des circonstances survenues qui affectent la personne autorisée ou pour des nécessités de service dûment justifiées. Constitue une cause automatique de suspension temporaire de la prestation de services selon la modalité de travail non présentiel le fonctionnement défectueux, de l'équipement informatique et des systèmes de communication et de connectivité. Dans ce cas, la personne concernée doit fournir ses services en régime présentiel jusqu'à ce que les problèmes techniques soient résolus.

Article 6. Plan personnel de travail pour la prestation de services selon la modalité de travail non présentiel

1. Le plan personnel de travail doit être formalisé au moyen d'un document signé entre le chef du département ou le responsable qui exerce la supervision et la personne qui demande le travail non présentiel.

2. Le plan personnel de travail doit avoir le contenu suivant :

a) Liste des tâches qui sont effectuées selon la modalité de travail non présentiel.

b) Précision des jours de la semaine où le travail non présentiel sera effectué.

c) Évaluation et suivi des fonctions du poste de travail accomplies selon la modalité de travail non présentiel.

3. Le plan personnel de travail doit mentionner expressément l'engagement de la personne autorisée à respecter et à appliquer :

a) La réglementation et les mesures spécifiques qui sont déterminées en matière de prévention des risques professionnels.

b) Les recommandations d'utilisation et les normes de sécurité qui sont émises en matière de cybersécurité.

c) La réglementation, les instructions et les mesures spécifiques qui sont établies en matière de protection des données à caractère personnel et de confidentialité. De même, le plan personnel de travail établit expressément que, pendant les journées de travail non présentiel, pour des nécessités de service dûment justifiées et moyennant un préavis d'au moins 24 heures, la présence physique dans les centres de travail peut être exigée.

4. Le plan personnel de travail est un document modifiable à tout moment par accord mutuel des parties qui l'ont signé.

Article 7. Régime spécial de prestation de services occasionnels selon la modalité de télétravail

1. À titre exceptionnel, le chef du département ou le supérieur hiérarchique peut autoriser occasionnellement la prestation de services selon la modalité de travail non présentiel dans les cas suivants :

a) Lorsque, en raison d'un service hors du centre de travail habituel, le déplacement s'avère inefficace. Dans ce cas, la journée restante peut être complétée sous le régime de travail non présentiel.

b) Lorsque les nécessités du service entraînent des missions spécifiques et concrètes qu'il convient d'exécuter dans un bref délai et qu'il est plus efficace et approprié d'employer la modalité de télétravail.

c) Lorsque des situations d'urgence découlant de plans de protection civile sont déclarées.

d) En cas d'indisposition d'un membre de la famille jusqu'au deuxième degré de consanguinité ou au premier degré d'alliance en état de convalescence qui se trouve au domicile ;

e) En cas d'indisposition sans que celle-ci implique un certificat médical d'arrêt de travail.

2. Les autorisations exceptionnelles doivent être transmises au Département de Gestion et Développement Humain.

Article 8. Moyens technologiques pour la prestation de services selon la modalité de télétravail

1. Les personnes qui fournissent des services selon la modalité de travail non présentiel doivent se conformer aux dispositions du Système de Gestion de la Sécurité de l'Information du Commun d'Ordino.

2. Il est nécessaire de disposer d'un équipement informatique doté d'un système d'exploitation à jour, d'une solution d'accès à distance rapide et sécurisée, actuellement Teamviewer, pour se connecter au poste de travail du Commun, et de disposer d'un antivirus à jour.

3. Les dépenses de connexion sont à la charge de la personne autorisée au travail non présentiel. Les dépenses d'assistance technique correspondant à l'utilisation de l'équipement personnel et qui sont la propriété de la personne autorisée à effectuer du travail non présentiel sont également à la charge de celle-ci. Le Commun d'Ordino fournit le service d'assistance en ce qui concerne les outils et les moyens qu'il met à la disposition de la personne autorisée au travail non présentiel.

Article 9. Information pour la prestation de services selon la modalité de travail non présentiel

Les personnes qui fournissent des services selon la modalité de travail non présentiel doivent, avant le début du travail non présentiel, recevoir l'information nécessaire et spécifique en matière de cybersécurité, de protection des données et de prévention des risques professionnels.

Disposition additionnelle première.

Équivalences horaires et régime d'enregistrement du temps de travail

1. Le temps de travail des jours où des services sont fournis selon la modalité de travail a la même considération que les heures de service fournies en travail présentiel.

2. Les mécanismes d'enregistrement du temps de travail dans la modalité de travail non présentiel sont les mêmes que ceux utilisés en cas de travail présentiel.

Disposition additionnelle deuxième.

Dans le but de vérifier que l'équipement informatique propre, ainsi que les systèmes de communication et la connectivité à Internet dont dispose la personne qui présente la demande de travail non présentiel, sont suffisants, sûrs et conformes à ce qu'établit le Système de gestion de la sécurité de l'information du Commun d'Ordino. L'équipement informatique propre ainsi que les systèmes de communication et la connectivité à Internet doivent être soumis à une vérification afin de s'assurer qu'ils satisfont aux niveaux de sécurité requis pour que le télétravail puisse s'exercer de manière sûre.

Disposition additionnelle troisième.

Le délai pour statuer sur la demande d'autorisation de prestation de services dans la modalité de travail non présentiel est de soixante (60) jours ouvrables.

Disposition finale.

, entrée en vigueur Le présent Règlement entre en vigueur le lendemain de sa publication au BOPA. Ordino, le 27 juin 2024 Maria del Mar Coma Padilla Consul majeur