Règlement relatif aux transferts de documents du Gouvernement d'Andorre, du 15-09-2010

Article 1.

Objet du Règlement Le présent Règlement établit le système qui régit les transferts de la documentation du Gouvernement d'Andorre et des organes qui en dépendent une fois expiré le délai de son utilisation. Le présent Règlement définit la procédure de transfert de documentation entre les organes du système d'archives du Gouvernement : Archives de gestion, Archives centrales ou intermédiaires et Archives nationales d'Andorre.

Article 2.

Définitions Aux fins du présent Règlement, on entend par :

a) Archives de gestion, également appelées archives de bureau : ce sont les archives de chaque unité administrative, service, domaine ou département qui conservent la documentation pendant la période au cours de laquelle elle est créée, reçue et utilisée. Au cours de cette phase, les documents se trouvent à proximité de la personne chargée de les traiter, qui doit les avoir à sa portée.

b) Archives centrales ou intermédiaires : il s'agit de l'organe du système d'archives du Gouvernement qui conserve la documentation lorsqu'elle n'est plus nécessaire au travail quotidien des bureaux et ne fait plus l'objet que d'une consultation sporadique. Elles accueillent normalement la documentation à partir de cinq ans après la clôture de la procédure pour laquelle elle a été reçue ou créée.

c) Document d'archives : il s'agit de l'information enregistrée, indépendamment du support ou de ses caractéristiques physiques et intellectuelles, produite ou reçue et conservée par une organisation ou une personne dans l'exercice de ses activités.

d) Dossier : il s'agit d'un ensemble de documents administratifs, produits ou reçus par l'Administration, qui sont le résultat d'un processus de traitement destiné à la gestion ou à la décision d'une affaire déterminée et qui sont organisés de manière systématique. Le dossier est la matérialisation d'une procédure ou d'une activité, il sert d'antécédent et fonde la décision administrative, ainsi que les diligences visant à l'exécuter.

e) Formulaire de transfert : document normalisé et imprimé qui est joint à l'envoi de documentation afin de fournir les données nécessaires et de laisser une trace juridique de la responsabilité de la garde des fonds.

f) Série documentaire : documents classés et ordonnés conformément à un plan d'archivage ou conservés comme une unité du fait qu'ils sont le résultat d'une même procédure, en raison de leur même typologie, ou de toute autre relation découlant de leur production, de leur réception ou de leur utilisation.

g) Système général de gestion de la documentation : ensemble d'opérations et de techniques intégrées dans la gestion administrative générale qui, fondées sur l'analyse de la production, du traitement et de la valeur de la documentation, visent la planification, le contrôle, l'utilisation, la conservation et le transfert ou l'élimination de la documentation, dans le but de rationaliser et d'unifier le traitement et de parvenir à une gestion efficace et efficiente.

h) Transfert de documentation : procédure par laquelle s'opère le changement de la garde, de la propriété ou de la responsabilité des documents. La documentation passe du bureau gestionnaire aux archives, conformément au cycle de vie défini par la Commission d'évaluation de la documentation.

Article 3.

Champ d'application Le présent Règlement s'applique aux transferts de documents sur tout support physique, générés, reçus ou réunis par le Gouvernement d'Andorre et les personnes physiques ou morales gestionnaires de services publics et les entités à capital social majoritairement public. De même, il s'inscrit dans la définition des procédures qui composent le système de gestion de la documentation du Gouvernement d'Andorre.

Article 4.

Objectifs du transfert Le transfert de documentation a deux objectifs : 1) Faciliter la gestion de la documentation dans les bureaux en transférant vers un centre d'archives spécialisé la documentation d'usage moins fréquent, ainsi que l'organiser, la conserver et la garder afin d'éviter l'accumulation de documentation d'usage peu fréquent dans les bureaux. 2) Garantir la préservation de la documentation qui fait partie du patrimoine documentaire d'Andorre et transférer la garde, le moment venu, aux Archives nationales d'Andorre.

Article 5.

Transferts aux Archives centrales et aux Archives nationales d'Andorre La documentation de procédures achevées qui présente encore une utilité administrative, juridique ou économique actuelle doit être transférée aux Archives centrales ou intermédiaires. Entre-temps, le bureau producteur doit conserver la documentation et en assurer la conservation dans des conditions appropriées. Les Archives centrales, également appelées intermédiaires, sont gérées par le Domaine des archives et de la gestion des documents. Tous les ministères doivent maintenir en bon état les dépôts de documentation. La documentation à conservation permanente, lorsqu'elle ne présente plus d'utilité administrative, juridique ou économique actuelle, doit être transférée des Archives centrales ou intermédiaires aux Archives nationales d'Andorre. Dans le cas où la documentation a une valeur testimoniale et est à conservation permanente, les Archives nationales, pour des raisons de préservation et pour autant que la procédure soit achevée, peuvent accepter des transferts de documentation présentant une utilité actuelle directement du bureau gestionnaire.

Article 6.

Responsabilité de la documentation Dans les transferts de documentation présentant une utilité administrative, économique ou juridique actuelle, la garde de la documentation est transférée, mais la responsabilité continue d'incomber au bureau producteur, qui peut accéder à la documentation dans les conditions établies à l'article 9 du présent Règlement et dans le Manuel de procédure spécifique prévu à l'article 8. Dans les transferts de documentation à conservation permanente sans utilité administrative, économique ou juridique actuelle, la responsabilité de la documentation est transférée aux Archives nationales d'Andorre, et la documentation reste soumise aux conditions d'accès, de prêt et de reproduction établies par la réglementation en vigueur.

Article 7.

Système régissant les transferts Compte tenu de la périodicité des transferts, de l'implication de divers départements, domaines, services ou unités administratives et du fait que le cycle de vie de la documentation doit être pris en compte au moment d'engager le processus, il est nécessaire d'établir des règles communes de transfert de la documentation. 1) Les départements et les unités organiques du Gouvernement d'Andorre doivent disposer d'une personne responsable de leurs archives courantes. 2) Les transferts doivent être périodiques, au moins une fois par an. 3) La documentation transférée doit être traitée conformément aux procédures et aux critères du système de gestion de la documentation du Gouvernement établis par le Domaine des Archives et de la Gestion des Documents. 4) La documentation faisant l'objet d'un transfert est la documentation d'archives, c'est-à-dire celle qui a été produite ou reçue par l'Administration (voir l'article 2.c), en conséquence de ses compétences, activités et fonctions. 5) La documentation ne doit être transférée que lorsque la finalité pour laquelle elle a été créée a été atteinte. 6) Lorsque les informations fournies dans le formulaire de transfert ne sont pas suffisamment détaillées ou contiennent une erreur ou une omission de quelque nature que ce soit ou sont confuses, ou encore lorsque le transfert ne remplit pas les conditions requises de préparation fixées par le manuel de transferts, l'Archive peut le refuser.

Article 8.

Procédure de transferts Dans la période de 30 jours suivant l'entrée en vigueur du présent règlement, l'Archive proposera, pour approbation par le Gouvernement, un manuel dans lequel sera précisée la procédure pour effectuer les transferts. 1) Dépenses du transfert. Les dépenses découlant du déplacement sont à la charge de l'organe d'origine. 2) Avis de transfert. Les personnes responsables des archives sont chargées de notifier les transferts à l'Archive, qu'elle soit centrale/intermédiaire ou Nationale, dans les délais précisés dans le manuel de procédure au moyen du formulaire de transfert normalisé. La documentation doit être remise à une date convenue entre la personne responsable des transferts du bureau et l'Archive, accompagnée de deux exemplaires signés du formulaire de transfert. 3) Formulaire de transfert

a) Le formulaire constitue la preuve du transfert de la documentation et de sa garde légale des bureaux producteurs à l'Archive, sans préjudice de la propriété et de la responsabilité dans la gestion de la documentation, qui continuent d'appartenir à l'entité qui l'a générée, jusqu'au moment où elle est transférée à l'Archive Nationale ou éliminée conformément aux tableaux d'évaluation des documents.

b) Il constitue un premier instrument de description, de recherche et d'accès aux dossiers. L'Archive doit en élaborer d'autres comportant davantage d'informations. 4) Autre documentation accompagnant le transfert. Au moment du transfert de la documentation, le bureau doit fournir à l'Archive tous les instruments de description susceptibles d'aider à retrouver et à contrôler la documentation (inventaires, listes, fiches, bases de données, etc.) en format électronique ; s'ils n'existent pas, seront acceptés le cas échéant des instruments en format papier comportant les données et les informations nécessaires pour accéder aux documents. 5) Tâches réalisées par l'Archive. La personne responsable de l'Archive doit valider le transfert, en signant les deux exemplaires du formulaire de transfert, et en retourner un au bureau. Tant que le bureau n'a pas reçu le formulaire de transfert signé par l'Archive, le transfert de la garde de la documentation ne doit pas être considéré comme achevé et l'Archive ne doit pas en être tenue responsable.

Article 9.

Accès à la documentation Pour accéder à la documentation qui n'est pas en libre accès selon la réglementation en vigueur, une autorisation écrite de la direction du département titulaire de la documentation est requise selon la réglementation en vigueur. S'agissant de documentation historique en libre accès, les conditions pour y accéder sont celles établies par la réglementation en vigueur.

Disposition transitoire première.

Dans un délai d'un an à compter de l'entrée en vigueur du présent règlement, les ministères doivent transférer à l'Archive Nationale d'Andorre les documents correspondant à des procédures achevées depuis au moins 25 ans, conservés dans les Archives courantes et à l'Archive centrale ou intermédiaire. Ils doivent être transférés évalués, à l'exception de ceux produits avant le 1er janvier 1984, qui sont exclus de l'évaluation et du tri conformément à l'article 3, point 3, du Règlement d'organisation de la Commission d'Évaluation de la Documentation (CAD), du 8 juillet 1998. Ne seront pas acceptés les documents qui ne sont pas classés, décrits et ordonnés selon les critères des système de gestion de la documentation du Gouvernement figurant dans le Manuel de gestion de la documentation administrative du Domaine des Archives et de la Gestion des Documents.

Disposition finale À.

mesure que progressera l'utilisation de la signature électronique et que sera défini un système de gestion des documents électroniques, l'Archive doit développer un système de gestion automatisée des transferts et des directives spécifiques pour le transfert de documents électroniques.