Article 8

Article 8.

Procédure de transferts Dans la période de 30 jours suivant l'entrée en vigueur du présent règlement, l'Archive proposera, pour approbation par le Gouvernement, un manuel dans lequel sera précisée la procédure pour effectuer les transferts. 1) Dépenses du transfert. Les dépenses découlant du déplacement sont à la charge de l'organe d'origine. 2) Avis de transfert. Les personnes responsables des archives sont chargées de notifier les transferts à l'Archive, qu'elle soit centrale/intermédiaire ou Nationale, dans les délais précisés dans le manuel de procédure au moyen du formulaire de transfert normalisé. La documentation doit être remise à une date convenue entre la personne responsable des transferts du bureau et l'Archive, accompagnée de deux exemplaires signés du formulaire de transfert. 3) Formulaire de transfert

a) Le formulaire constitue la preuve du transfert de la documentation et de sa garde légale des bureaux producteurs à l'Archive, sans préjudice de la propriété et de la responsabilité dans la gestion de la documentation, qui continuent d'appartenir à l'entité qui l'a générée, jusqu'au moment où elle est transférée à l'Archive Nationale ou éliminée conformément aux tableaux d'évaluation des documents.

b) Il constitue un premier instrument de description, de recherche et d'accès aux dossiers. L'Archive doit en élaborer d'autres comportant davantage d'informations. 4) Autre documentation accompagnant le transfert. Au moment du transfert de la documentation, le bureau doit fournir à l'Archive tous les instruments de description susceptibles d'aider à retrouver et à contrôler la documentation (inventaires, listes, fiches, bases de données, etc.) en format électronique ; s'ils n'existent pas, seront acceptés le cas échéant des instruments en format papier comportant les données et les informations nécessaires pour accéder aux documents. 5) Tâches réalisées par l'Archive. La personne responsable de l'Archive doit valider le transfert, en signant les deux exemplaires du formulaire de transfert, et en retourner un au bureau. Tant que le bureau n'a pas reçu le formulaire de transfert signé par l'Archive, le transfert de la garde de la documentation ne doit pas être considéré comme achevé et l'Archive ne doit pas en être tenue responsable.