Article 2

Article 2.

Définitions Aux fins du présent Règlement, on entend par :

a) Archives de gestion, également appelées archives de bureau : ce sont les archives de chaque unité administrative, service, domaine ou département qui conservent la documentation pendant la période au cours de laquelle elle est créée, reçue et utilisée. Au cours de cette phase, les documents se trouvent à proximité de la personne chargée de les traiter, qui doit les avoir à sa portée.

b) Archives centrales ou intermédiaires : il s'agit de l'organe du système d'archives du Gouvernement qui conserve la documentation lorsqu'elle n'est plus nécessaire au travail quotidien des bureaux et ne fait plus l'objet que d'une consultation sporadique. Elles accueillent normalement la documentation à partir de cinq ans après la clôture de la procédure pour laquelle elle a été reçue ou créée.

c) Document d'archives : il s'agit de l'information enregistrée, indépendamment du support ou de ses caractéristiques physiques et intellectuelles, produite ou reçue et conservée par une organisation ou une personne dans l'exercice de ses activités.

d) Dossier : il s'agit d'un ensemble de documents administratifs, produits ou reçus par l'Administration, qui sont le résultat d'un processus de traitement destiné à la gestion ou à la décision d'une affaire déterminée et qui sont organisés de manière systématique. Le dossier est la matérialisation d'une procédure ou d'une activité, il sert d'antécédent et fonde la décision administrative, ainsi que les diligences visant à l'exécuter.

e) Formulaire de transfert : document normalisé et imprimé qui est joint à l'envoi de documentation afin de fournir les données nécessaires et de laisser une trace juridique de la responsabilité de la garde des fonds.

f) Série documentaire : documents classés et ordonnés conformément à un plan d'archivage ou conservés comme une unité du fait qu'ils sont le résultat d'une même procédure, en raison de leur même typologie, ou de toute autre relation découlant de leur production, de leur réception ou de leur utilisation.

g) Système général de gestion de la documentation : ensemble d'opérations et de techniques intégrées dans la gestion administrative générale qui, fondées sur l'analyse de la production, du traitement et de la valeur de la documentation, visent la planification, le contrôle, l'utilisation, la conservation et le transfert ou l'élimination de la documentation, dans le but de rationaliser et d'unifier le traitement et de parvenir à une gestion efficace et efficiente.

h) Transfert de documentation : procédure par laquelle s'opère le changement de la garde, de la propriété ou de la responsabilité des documents. La documentation passe du bureau gestionnaire aux archives, conformément au cycle de vie défini par la Commission d'évaluation de la documentation.