Article 7

Article 7.

Système régissant les transferts Compte tenu de la périodicité des transferts, de l'implication de divers départements, domaines, services ou unités administratives et du fait que le cycle de vie de la documentation doit être pris en compte au moment d'engager le processus, il est nécessaire d'établir des règles communes de transfert de la documentation. 1) Les départements et les unités organiques du Gouvernement d'Andorre doivent disposer d'une personne responsable de leurs archives courantes. 2) Les transferts doivent être périodiques, au moins une fois par an. 3) La documentation transférée doit être traitée conformément aux procédures et aux critères du système de gestion de la documentation du Gouvernement établis par le Domaine des Archives et de la Gestion des Documents. 4) La documentation faisant l'objet d'un transfert est la documentation d'archives, c'est-à-dire celle qui a été produite ou reçue par l'Administration (voir l'article 2.c), en conséquence de ses compétences, activités et fonctions. 5) La documentation ne doit être transférée que lorsque la finalité pour laquelle elle a été créée a été atteinte. 6) Lorsque les informations fournies dans le formulaire de transfert ne sont pas suffisamment détaillées ou contiennent une erreur ou une omission de quelque nature que ce soit ou sont confuses, ou encore lorsque le transfert ne remplit pas les conditions requises de préparation fixées par le manuel de transferts, l'Archive peut le refuser.