Règlement des indemnités de déplacement à l'étranger du personnel de l'Administration générale, du 28 juillet 1999

Article 1.

Champ d'application Le présent Règlement des indemnités pour déplacement à l'étranger s'applique : 1) pour des raisons de service, à toute personne qui fournit ses services à l'Administration générale, que ce soit sous statut de fonctionnaire, contractuel ou temporaire ; 2) pour des raisons de formation, à toute personne qui fournit ses services à l'Administration générale, que ce soit sous statut de fonctionnaire ou contractuel ;

Article 2.

Exclusions Sont exclues du présent Règlement les dépenses de représentation et/ou protocolaires.

Article 3.

Indemnités pour dépenses de repas 1) L'indemnité de repas couvre les dépenses découlant des différents repas pris au cours d'un déplacement à l'étranger qui a été préalablement autorisé. 2) Les différents repas inclus dans cette indemnité sont : petit-déjeuner, déjeuner et dîner

a) Petit-déjeuner Il est compté un repas au titre du petit-déjeuner par nuit passée à l'étranger. Par ailleurs, il est compté un repas au titre du petit-déjeuner lorsque le départ d'Andorre a lieu avant 8.00 heures. Les montants de cette indemnité sont fixes à partir des deux hypothèses suivantes : Que la réservation de l'hébergement par nuit passée à l'étranger inclue obligatoirement le petit-déjeuner. Qu'aucune nuit ne soit passée à l'étranger ou que le petit-déjeuner ne soit pas inclus dans la réservation de l'hébergement.

b) Déjeuner Il est compté un repas au titre du déjeuner par jour passé à l'étranger. De même, il est compté un repas au titre du déjeuner si le départ d'Andorre a lieu avant 13.30 heures. Par ailleurs, il est compté un repas au titre du déjeuner si le retour a lieu après 15.30 heures.

c) Dîner Il est compté un repas au titre du dîner par nuit passée à l'étranger. Par ailleurs, en l'absence de nuit passée à l'étranger, lorsque le retour a lieu après 22 heures, le dîner est inclus. 3) Le calcul total de l'indemnité de repas est effectué en multipliant le prix fixe établi par repas par le nombre des différents repas.

a) Le montant de l'indemnité de repas est fixe par repas. Par conséquent, le montant réel des dépenses occasionnées n'est pas pris en compte pour calculer ce montant. Ces montants fixes par repas sont établis à l'annexe I et font l'objet d'une actualisation, conformément à la disposition finale.

b) Le nombre de repas pris en compte pour le calcul de l'indemnité de repas est égal à la somme du nombre de petits-déjeuners, de déjeuners et de dîners, dont sont éventuellement déduits le nombre de repas officiels et ceux inclus dans les manifestations tenues au cours du déplacement.

Article 4.

Dépenses d'hébergement 1) Couvre les dépenses découlant de l'hébergement, occasionnées au cours d'un déplacement autorisé. 2) Le calcul total des dépenses d'hébergement est effectué en multipliant le prix fixe établi par nuit d'hébergement par le nombre de nuits.

a) Le montant des dépenses d'hébergement est variable, avec un montant maximal de référence en fonction d'une matrice de calcul présentée à l'annexe I.

b) Par conséquent, les dépenses d'hébergement réellement engagées et justifiées sont remboursées, dans la limite du maximum établi, qui fait l'objet d'une actualisation, le cas échéant, à partir de la disposition finale.

Article 5.

Indemnités pour dépenses de moyens de transport 1) L'indemnité de transport couvre les dépenses découlant de l'utilisation de moyens de transport occasionnées par le déplacement autorisé. 2) L'utilisation de moyens de transport présente les caractéristiques suivantes : L'autorisation de déplacement doit préciser les moyens de transport prévus, qui sont, dans la mesure du possible, des services réguliers. Les moyens de transport habituels sont :

a) Automobile Les véhicules propriété du Gouvernement faisant partie du Parc automobile doivent toujours être utilisés en priorité. Si le moyen de transport utilisé pour se rendre hors du pays est un taxi, celui-ci doit être de ligne régulière.

b) Avion La classe économique doit être utilisée, à titre général. Exceptionnellement, et pour des raisons de représentation, de durée du voyage ou d'urgence, le Ministère des Finances peut autoriser une classe supérieure. Les déplacements en avion à Paris doivent être effectués via Toulouse, et les déplacements à Madrid via Barcelone, dans la mesure du possible. Pour d'autres destinations, il est obligatoire d'effectuer le déplacement par la voie la plus économique.

c) Autres moyens (autocar, chemin de fer...) Si le moyen de transport utilisé pour se rendre hors du pays est un autocar, celui-ci doit être de ligne régulière. Si le moyen de transport utilisé pour circuler hors du pays est le chemin de fer ou tout autre moyen de transport public, celui-ci doit être de ligne régulière. 3) Le calcul de l'indemnité de transport est effectué de la manière suivante : S'il s'agit d'un moyen de transport public, les dépenses de transport réellement engagées et justifiées sont remboursées. Si le moyen de transport est un véhicule particulier, l'indemnisation est effectuée par kilomètre, selon le tableau des distances kilométriques et à raison du montant fixe établi à l'annexe I du présent Règlement, qui fait l'objet d'une actualisation conformément à la disposition finale.

Article 5 bis.

Les montants des dépenses de repas, d'hébergement et de transport, régis aux articles 3, 4 et 5, s'entendent comme des montants maximaux et, dans la mesure du possible, compte tenu du type de formation ou de service, il est cherché à en réduire le montant.

Article 6.

Autres dépenses 1) Au titre des autres dépenses sont couvertes les dépenses de taxi, de péage, de parkings, de voiture de location et de téléphone occasionnées au cours d'un déplacement autorisé. 2) Le poste des autres dépenses présente les caractéristiques suivantes :

a) Lors des déplacements motivés par des raisons de service et/ou de formation ; si des taxis, des parkings, des véhicules de location, le téléphone et des péages sont utilisés, les dépenses sont remboursées si elles ont été réellement engagées et justifiées et, préalablement, prévues et approuvées dans la demande de sortie et/ou de formation.

b) La catégorie des voitures de location doit être la B (citadines) et celles-ci doivent toujours être assurées tous risques.

c) En ce qui concerne les dépenses de téléphone, il est versé 500 pesetas par nuit passée à l'étranger, sans qu'il soit nécessaire de les justifier.

d) Dans la mesure du possible, ces dépenses doivent être réduites au minimum.

Article 7.

Autorisation du déplacement Pour effectuer le paiement des indemnités de déplacement à l'étranger, le chef du Gouvernement, le ministre et/ou le directeur, selon le cas, doivent autoriser préalablement le déplacement par la signature de la demande de sortie, en cas de service, et/ou de la demande de formation, en cas de formation.

Article 8.

Documentation administrative La documentation administrative s'entend de l'ensemble des documents qui doivent être remplis avant d'effectuer le déplacement à l'étranger. 1) Pour les déplacements pour raison de service, le directeur doit remplir la demande de sortie (annexe II), qui comprend les données suivantes : Ministère, département, service et projet Sous-poste budgétaire Motif du déplacement Moyen de transport autorisé Lieu de déplacement Montant à justifier (montant approximatif de la dépense) 2) Pour les déplacements pour motifs de formation, la documentation administrative à présenter : La demande de formation dûment remplie et signée conformément au Règlement de formation (annexe III). Cette documentation doit être transmise au Secteur de la Formation du Secrétariat général technique de la Fonction publique et des Ressources humaines afin qu'il procède au traitement subséquent de la demande auprès du Contrôle général du Ministère des Finances, au moins 15 jours calendaires avant le déplacement. Si le délai susmentionné est respecté, le paiement anticipé peut être demandé selon la procédure de dépenses à justifier. Si la demande de formation est faite dans un délai inférieur à 15 jours calendaires, la personne intéressée prend en charge la totalité du coût des indemnités de formation et les dépenses lui sont remboursées à son retour, après la présentation des justificatifs et selon la procédure de remboursement des dépenses.

Article 9.

Traitement du paiement des dépenses : paiement anticipé et/ou remboursement au retour 1) L'employé peut bénéficier du paiement anticipé des dépenses à justifier.

a) La liquidation des dépenses à justifier, une fois toutes les signatures apposées sur la documentation requise, doivent être portées au service de gestion (Comptabilité) du Ministère des Finances avant le mardi à douze heures, afin de disposer du document justificatif le vendredi.

b) Le personnel qui exerce ses fonctions au sein de l'Administration générale peut percevoir par avance tout type d'indemnité pour dépenses correspondant au déplacement autorisé à l'étranger, moyennant la présentation dans les délais établis de la liquidation des dépenses à justifier (formulaire sur papier rose et blanc), et régularise sa situation à son retour. La régularisation de la dépense réelle par rapport à la dépense avancée est effectuée en comparant le total avancé (papier rose) avec le total dépensé (papier blanc) du formulaire de paiement des dépenses à justifier, plus les factures (toujours originales) justifiant les indemnités, le cas échéant.

c) L'employé de l'Administration générale qui se déplace dispose d'un maximum de quinze (15) jours calendaires pour transmettre à son propre département (pour raisons de service) ou au Secteur de la Formation du Secrétariat général technique de la Fonction publique et des Ressources humaines (pour raisons de formation) les factures (toujours originales) justifiant les dépenses engagées aux fins de leur régularisation.

d) Le département concerné ou, le cas échéant, le Secteur de la Formation du Secrétariat général technique de la Fonction publique et des Ressources humaines, après avoir vérifié les données de la demande de service ou de formation, les montants avancés et les dépenses réelles selon le formulaire de dépenses à justifier (papier rose et blanc), doit régulariser les dépenses à justifier avec diligence, dans un délai maximal d'un mois ou avant le 15 janvier de l'exercice suivant, selon le cas.

e) S'agissant des dépenses à l'étranger pour raisons de formation, si le délai de 15 jours calendaires susmentionné est respecté, le paiement anticipé peut être demandé au moyen d'un paiement de dépenses à justifier, la situation étant régularisée au retour. 2) L'employé peut bénéficier du remboursement au retour. Si la demande de formation est faite dans un délai inférieur à 15 jours calendaires, la personne intéressée prend en charge la totalité du coût de la formation et les dépenses lui sont remboursées à son retour de l'action de formation, après la présentation des justificatifs. À cet égard, le processus de remboursement suit la procédure habituelle de paiement des dépenses avec les justificatifs correspondants.

Article 10.

Passation de contrats et réserves En cas de déplacement à l'étranger, la passation de contrats et la réservation de l'hébergement et des moyens de transport sont à la charge de la personne intéressée sur la base des démarches effectuées par la personne et/ou par son propre département/service. En tout état de cause, le montant maximal qui lui est remboursé est toujours celui prévu à l'annexe I. Assurance voyage

Article 11.

Passation de contrats et réserves L'assurance voyage est une assurance obligatoire aux fins d'assurer la couverture de l'ensemble du personnel de l'Administration générale en déplacement hors de son lieu habituel de travail. Cette assurance couvre différents risques selon le contrat. Le contenu et la procédure de traitement de cette assurance voyage sont régis par le contrat d'assurance signé par l'Administration générale. La fiche d'assurance voyage (annexe IV) doit être adressée au Département du Budget et du Patrimoine du Ministère des Finances, au plus tard 24 heures avant le déplacement pour raison de service ou de formation. Alternativement, la fiche d'assurance voyage peut être adressée, dûment remplie, au Secteur de la Formation du Secrétariat général technique de la Fonction publique et des Ressources humaines, au plus tard 48 heures avant le déplacement pour raison de formation.

Article 12.

Autres cas Les cas exceptionnels non prévus dans le présent Règlement interne requièrent l'autorisation du Contrôle général du Ministère des Finances.

Disposition abrogatoire En.

vertu de l'approbation du présent Règlement, l'ancien Règlement des indemnités à l'étranger en date du 18 janvier 1995 est abrogé.

Disposition finale première.

Les montants des indemnités prévus à l'annexe 1 - jointe au présent règlement- sont actualisés chaque année civile, au minimum, de l'augmentation prévue de l'indice des prix à la consommation annuel publié au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre.

Disposition finale deuxième.

Le présent règlement entre en vigueur 15 jours après sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre. Andorra la Vella, 28 juillet 1999 P.D. Estanislau Sangrà Cardona Ministre de la Présidence et de l'Intérieur

Annexe 1.

Tableau des montants des indemnités journalières Zone D = villes d'Espagne < 600.000 hab. Zone C = villes du monde (sauf l'Espagne) < 600.000 hab. Zone B = villes > 600.000 hab. Zone A = capitales du monde et villes sièges d'organisations internationales où l'Andorre est représentée Indemnités journalières pour formation Montant des indemnités journalières 2002 Concept Zone D Zone C Zone B Zone A Petit-déjeuner sans hébergement 4,65 4,65 4,65 4,65 Petit-déjeuner avec hébergement 9,95 9,95 9,95 9,95 Déjeuner 11,90 13,25 14,55 15,90 Dîner 14,90 16,55 17,90 19,20 Hôtel 69,50 76,50 83,40 90,15 Kilométrage 0,20 0,20 0,20 0,20 Indemnités journalières pour services Proposition de montants des indemnités journalières 2002 Concept Zone D Zone C Zone B Zone A Petit-déjeuner sans hébergement 4,65 4,65 4,65 4,65 Petit-déjeuner avec hébergement 9,95 9,95 9,95 9,95 Déjeuner 16,55 18,55 19,85 21,85 Dîner 19,85 21,85 23,85 25,08 Hôtel 80 90 100 110 Kilométrage 0,20 0,20 0,20 0,20