Règlement d'utilisation des salles du Commun d'Encamp, du 6 novembre 2015

Article 1. Objet

Le présent Règlement a pour objet d'établir les critères de base et de fixer les procédures à suivre pour l'utilisation de la salle des fêtes et des congrès du Complexe sportif et socioculturel d'Encamp et de la salle des fêtes du Pas de la Casa, qui relèvent du Département de la Jeunesse et des Sports, ainsi que de la salle de réunion de la Valireta, à Encamp, qui relève du Département de la Culture et des Affaires sociales.

Article 2. Disponibilité des salles

L'utilisation des salles est accordée en fonction de la disponibilité des installations et par ordre chronologique d'arrivée de la demande. À titre exceptionnel, le Commun peut faire un usage prioritaire des salles lorsque la nature de l'événement le justifie.

Article 3. Réservation des salles

Pour pouvoir faire usage des installations susmentionnées, le demandeur doit remplir le document de demande de réservation de salles (conformément au modèle annexé) et le remettre au Service des formalités du Commun d'Encamp ; la demande est accordée au moyen de la décision correspondante.

Article 4. D ocuments requis

Le demandeur doit fournir :

a) Une police d'assurance de responsabilité civile et de dommages aux tiers, suffisante pour faire face aux responsabilités découlant du loyer de la salle, souscrite auprès d'une compagnie d'assurances légalement autorisée dans le pays.

b) Un contrat avec une entreprise de surveillance, légalement autorisée en Andorre, pour l'événement faisant l'objet de la demande, conformément aux critères de sécurité établis par le Commun d'Encamp.

Article 5. Réservation, paiement et annulation

1. Au moment d'effectuer la réservation, le paiement de la taxe de la demande de Formalités correspondante doit être acquitté. Les associations à but non lucratif, les établissements d'enseignement et les associations de parents de la paroisse sont exonérés de ce paiement.

2. Au moment de la confirmation de la réservation, le paiement de 50% du montant total doit être acquitté dans un délai de 3 jours, faute de quoi la réservation sera annulée.

3. Le paiement restant doit être acquitté au plus tard la veille de l'occupation de la salle. Si le paiement n'est pas acquitté, la réservation est annulée.

4. En cas d'annulation de la réservation, les remboursements suivants sont effectués :

a) Le montant total versé si l'annulation est communiquée un mois à l'avance.

b) 25% du montant versé si l'annulation est effectuée 15 jours à l'avance.

c) Si l'annulation est effectuée moins de 14 jours à l'avance, le montant versé n'est pas remboursé.

Article 6. Éclairage scénique et sonorisation

Le demandeur doit recourir aux services d'une entreprise spécialisée en éclairage scénique et en sonorisation pour lesquels la réservation est demandée.

Article 7. Matériel supplémentaire

1. Le Commun d'Encamp dispose également de matériel supplémentaire dans les salles, qu'il cède en tout ou en partie à la personne ou entité demanderesse, à condition que celle-ci en fasse la demande et après en avoir préalablement vérifié la disponibilité.

2. Les conditions de cession de ce matériel ainsi que de son montage et de son démontage sont fixées dans l'autorisation.

3. La personne ou entreprise demanderesse est responsable des éventuels dommages causés au matériel cédé.

Article 8. Tarifs

Les tarifs pour l'utilisation des installations sont ceux approuvés par le Commun d'Encamp et qui figurent dans l'Ordonnance des prix publics en vigueur.

Article 9. Moyens de paiement

Le paiement pour l'utilisation des installations susmentionnées est effectué par carte de crédit, en espèces ou par virement bancaire.

Article 10. Acoustique et capacité d'accueil

1. En ce qui concerne le niveau sonore des activités réalisées dans les salles, la réglementation en vigueur doit être respectée.

2. En ce qui concerne la capacité d'accueil autorisée, la réglementation en vigueur doit être respectée, compte tenu de la capacité de la salle et du type d'événement qui se tiendra. Le demandeur est informé par le Commun conformément aux certificats de capacité d'accueil correspondants.

Article 11. Réglementation applicable

1. Avant la tenue de l'événement, le Commun convoque le demandeur de la salle à une réunion de travail afin d'expliquer le fonctionnement de l'installation, de remettre les documents en matière de sécurité, ainsi que les autres documents nécessaires selon le type d'événement, et d'établir le protocole de coordination nécessaire.

2. Les parties signent un document attestant la remise des informations et des documents mentionnés au point précédent.

Article 12. Restitution de l'installation

1. Après la tenue de l'événement, le Commun visite l'installation avec le demandeur afin d'en vérifier l'état et d'exiger, le cas échéant, le remplacement du matériel endommagé.

2. Le Service de la circulation est chargé de la fermeture des locaux, sauf si l'événement a lieu pendant les horaires habituels d'ouverture des installations.

Article 13. Révocation de l'autorisation

Le non-respect de l'une quelconque des conditions requises fixées dans la décision entraîne la révocation et la demande des responsabilités appropriées.

Article 14. Protection des données

Toutes les données personnelles fournies par les intéressés pour le traitement de la demande de réservation de salles sont traitées conformément à la réglementation en vigueur.

Disposition abrogatoire Sont.

abrogés le règlement régissant l'utilisation des salles du Commun d'Encamp du 25 juillet 2007 et le règlement régissant l'utilisation des salles du Commun d'Encamp du 11 février 2009.

Disposition finale Le.

présent Règlement entre en vigueur le lendemain de sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre. Information rendue publique pour connaissance générale. Encamp, le 6 novembre 2015 Jordi Mas Torres Consul majeur Sol·licitud reserva de sales.pdf