Règlement relatif à la structure organisationnelle, au fonctionnement, aux missions et aux compétences du Bureau des processus de l'Administration générale, du 31 mars 2021

Article 1. Office des processus de l'Administration générale

Il est créé l'Office des processus de l'Administration générale (ci-après, « l'Office des processus » ou « l'Office »), en tant que service rattaché au ministère chargé des systèmes d'information, afin de développer la simplification, la standardisation et l'amélioration continue des processus de l'Administration, conformément aux orientations et au cadre technique des services d'information, et à toute autre stratégie ou politique nationale relative à la transformation numérique.

Article 2. Missions de l'Office des processus

1. La mission principale de l'Office est la mise en œuvre de la gestion par processus au sein de l'Administration générale, les processus s'entendant comme l'ensemble des activités et tâches liées qui transforment les éléments d'entrée en résultats, produits ou services, et la gestion par processus s'entendant comme une gestion structurée, analytique et systématique qui identifie, conçoit, met en œuvre, révise et améliore les processus de manière transversale et orientée vers le résultat.

2. L'Office des processus met à la disposition de l'Administration générale un cadre permettant de mettre en œuvre, de gérer et d'améliorer ses processus de façon coordonnée, transversale et homogène, et de fédérer les synergies interministérielles afin d'établir des procédures communes, d'homogénéiser les plateformes technologiques et de rationaliser les ressources humaines et matérielles.

3. L'Office des processus a pour mission de favoriser l'alignement et l'intégration des processus de l'Administration générale avec ceux du reste de l'Administration publique, et avec toute autre entité du secteur public ou privé.

Article 3. Objectif de l'Office des processus

L'objectif de l'Office des processus est d'améliorer l'efficience de l'Administration, en optimisant ses ressources humaines et matérielles, ainsi que les services que l'Administration fournit aux citoyens et aux entreprises au moyen de la gestion par processus.

Article 4. Compétences de l'Office des processus

Les compétences de l'Office des processus sont les suivantes :

a) Participer aux projets de transformation numérique de l'Administration générale.

b) Diriger, gérer et contrôler directement les projets relevant de sa compétence, ou la direction au nom d'un département de suivi transversal du portefeuille de projets relevant de sa juridiction de façon centralisée et coordonnée.

c) Élaborer et tenir à jour la cartographie des processus et le Catalogue des processus de l'Administration générale.

d) Hiérarchiser les processus et les procédures devant être mis en œuvre et formuler des propositions à cet égard.

e) Réaliser les analyses fonctionnelles des procédures internes et externes existantes ou en définir de nouvelles, ce qui inclut la définition ou la coordination de la définition des flux de travail, d'information et de documentation, au travers des différents systèmes d'information.

f) Formuler des propositions, auprès des unités fonctionnelles responsables, pour gérer le changement induit par la mise en œuvre de la gestion par processus et des nouvelles procédures : propositions de modifications normatives et organisationnelles, actions de formation et d'information, ou autres.

g) Collaborer avec le Département des systèmes d'information à l'automatisation et à la numérisation des procédures.

h) Collaborer avec le Département des systèmes d'information à la définition des flux de travail des procédures de l'Administration générale et paramétrer les objectifs et indicateurs des processus afin d'en assurer le suivi. La définition et le paramétrage doivent être effectués au moyen de l'outil de gestion des processus de l'organisation ou de tout autre outil dédié à cet effet.

i) Proposer aux directeurs des départements du Gouvernement le modèle de gestion des processus et des procédures mis en œuvre, ce qui inclut l'établissement de métriques et d'indicateurs des procédures, la fixation d'objectifs, le suivi des objectifs, l'identification des possibilités d'amélioration et l'élaboration du plan d'amélioration de chaque processus appliqué.

j) Mesurer la satisfaction des administrés et des agents publics quant au service reçu, et établir et gérer les procédures d'amélioration continue.

k) Doter l'Administration de méthodologies, d'outils et de techniques orientés vers la gestion par processus.

l) Apporter un soutien aux politiques publiques et fournir des connaissances pour développer les projets selon les méthodologies de l'Office des processus.

m) Proposer des normes ou des règlements liés au développement des nouveaux processus et procédures.

n) Réviser la législation en vigueur et ses propositions de modification en matière de processus, de procédures et de transformation numérique de l'Administration générale.

o) Demander aux départements et à leurs organismes et entités dépendants ou rattachés toutes les informations nécessaires à l'exercice des fonctions de l'Office des processus.

p) Constituer et coordonner des équipes de travail transversales afin de développer la gestion par processus.

q) Convoquer et présider les réunions, avec les départements et avec leurs organismes et entités dépendants ou rattachés, qui sont nécessaires à l'accomplissement de ses fonctions.

r) Recevoir les initiatives liées à l'exercice de ses fonctions formulées par les organes, les entités, les organismes, les organisations sectorielles, les citoyens et toute entité publique ou privée.

s) Toute autre compétence qui lui est expressément confiée par le Gouvernement en matière de gestion par processus et de transformation numérique de l'Administration générale.

Article 5. Structure de l'Office des processus

L'Office des processus se compose d'un responsable qui coordonne une équipe permanente de l'Office et une équipe transversale de fonctionnaires, d'agents publics à durée indéterminée et d'agents publics intérimaires affectés aux projets de simplification et de processus de tous les départements de l'Administration. L'équipe permanente pluridisciplinaire de l'Office des processus doit être composée de trois techniciens dont les profils intègrent, au moins, des compétences dans les domaines de la gestion des processus, de la technologie, de la gestion des démarches, de la gestion des ressources humaines, de la science politique, du droit, de l'organisation et de la communication.

Article 6. Fonctionnement de l'Office des processus

1. L'Office des processus est assisté, pour l'exercice de ses fonctions, par le soutien administratif et matériel nécessaire des départements. Chaque ministère, organisme et entité rattachés à un ministère ou dépendant de celui-ci doivent désigner un ou plusieurs responsables, qui seront les interlocuteurs de l'Office des processus.

2. L'Office des processus dispose des moyens humains, techniques et économiques suffisants pour exercer ses fonctions.

3. L'Office des processus exerce son activité avec les ressources de l'Office lui-même ou en collaboration avec des entreprises tierces spécialisées.

4. L'Office des processus doit mettre en place ses propres processus pour gérer la demande de services, pour établir le modèle de qualité – qui comprend le suivi de la qualité du service et de la satisfaction du client –, pour mettre en œuvre les outils nécessaires, pour fixer le modèle méthodologique permettant de développer la gestion par processus, et pour gérer et administrer l'Office et ses ressources.

Article 7. Rapport et comptes rendus de l'Office des processus

1. L'Office doit élaborer un rapport qui doit contenir, au minimum, un résumé du niveau d'exécution des projets menés par l'Office, et doit le soumettre annuellement au ministre chargé des systèmes d'information.

2. En cas de désaccords ou de divergences d'appréciation concernant des propositions d'amélioration de l'Office pour un processus ou un service déterminé, ledit Office et le responsable du département du processus, du service ou des services doivent motiver leur position devant l'organe responsable de l'administration numérique, afin que ledit organe puisse décider ou statuer.

Disposition additionnelle Le.

ministère des Finances et le ministère de la Fonction publique et de la Simplification de l'Administration sont habilités à procéder aux adaptations budgétaires nécessaires pour assurer l'exécution des dispositions du présent Décret.

Disposition abrogatoire Est.

abrogée toute disposition de rang égal ou inférieur qui s'oppose au présent Décret ou le contredit.