Article 4. Compétences de l'Office des processus

Article 4. Compétences de l'Office des processus

Les compétences de l'Office des processus sont les suivantes :

a) Participer aux projets de transformation numérique de l'Administration générale.

b) Diriger, gérer et contrôler directement les projets relevant de sa compétence, ou la direction au nom d'un département de suivi transversal du portefeuille de projets relevant de sa juridiction de façon centralisée et coordonnée.

c) Élaborer et tenir à jour la cartographie des processus et le Catalogue des processus de l'Administration générale.

d) Hiérarchiser les processus et les procédures devant être mis en œuvre et formuler des propositions à cet égard.

e) Réaliser les analyses fonctionnelles des procédures internes et externes existantes ou en définir de nouvelles, ce qui inclut la définition ou la coordination de la définition des flux de travail, d'information et de documentation, au travers des différents systèmes d'information.

f) Formuler des propositions, auprès des unités fonctionnelles responsables, pour gérer le changement induit par la mise en œuvre de la gestion par processus et des nouvelles procédures : propositions de modifications normatives et organisationnelles, actions de formation et d'information, ou autres.

g) Collaborer avec le Département des systèmes d'information à l'automatisation et à la numérisation des procédures.

h) Collaborer avec le Département des systèmes d'information à la définition des flux de travail des procédures de l'Administration générale et paramétrer les objectifs et indicateurs des processus afin d'en assurer le suivi. La définition et le paramétrage doivent être effectués au moyen de l'outil de gestion des processus de l'organisation ou de tout autre outil dédié à cet effet.

i) Proposer aux directeurs des départements du Gouvernement le modèle de gestion des processus et des procédures mis en œuvre, ce qui inclut l'établissement de métriques et d'indicateurs des procédures, la fixation d'objectifs, le suivi des objectifs, l'identification des possibilités d'amélioration et l'élaboration du plan d'amélioration de chaque processus appliqué.

j) Mesurer la satisfaction des administrés et des agents publics quant au service reçu, et établir et gérer les procédures d'amélioration continue.

k) Doter l'Administration de méthodologies, d'outils et de techniques orientés vers la gestion par processus.

l) Apporter un soutien aux politiques publiques et fournir des connaissances pour développer les projets selon les méthodologies de l'Office des processus.

m) Proposer des normes ou des règlements liés au développement des nouveaux processus et procédures.

n) Réviser la législation en vigueur et ses propositions de modification en matière de processus, de procédures et de transformation numérique de l'Administration générale.

o) Demander aux départements et à leurs organismes et entités dépendants ou rattachés toutes les informations nécessaires à l'exercice des fonctions de l'Office des processus.

p) Constituer et coordonner des équipes de travail transversales afin de développer la gestion par processus.

q) Convoquer et présider les réunions, avec les départements et avec leurs organismes et entités dépendants ou rattachés, qui sont nécessaires à l'accomplissement de ses fonctions.

r) Recevoir les initiatives liées à l'exercice de ses fonctions formulées par les organes, les entités, les organismes, les organisations sectorielles, les citoyens et toute entité publique ou privée.

s) Toute autre compétence qui lui est expressément confiée par le Gouvernement en matière de gestion par processus et de transformation numérique de l'Administration générale.