Rescrit fiscal relatif aux obligations formelles (déclaratives) afférentes à l'émission et à la conservation des factures.

Rescrit fiscal relatif aux obligations formelles (déclaratives) afférentes à l'émission et à la conservation des factures.

Obligations formelles (déclaratives)

IGI - Impôt général indirect

Numéro de demande de rescrit fiscal :

CV0155-2019

Date d'émission :

18/06/2019

Réglementation :

· Décret législatif, du 5-4-2017, de publication du texte refondu de la Loi 11/2012, du 21 juin, de l'impôt général indirect · Décret du 8-5-2019 modifiant le Règlement régissant les obligations de facturation

Demande de rescrit fiscal

EXPOSÉ

PREMIÈREMENT.- Que, par le présent écrit, il formule une demande de rescrit fiscal écrite auprès de l'Administration fiscale de la Principauté d'Andorre conformément aux dispositions de l'article 65 du texte refondu de la Loi 21/2014, du 16 octobre, des bases de l'ordre juridique fiscal et de l'article 25 du Règlement d'application des impôts et taxes.

DEUXIÈMEMENT.- Que, conformément aux dispositions de l'article 25 du Règlement d'application des impôts et taxes, il est expressément déclaré qu'au moment de la présentation de la présente demande de rescrit fiscal écrite, le demandeur n'a pas en cours de procédure ou de recours administratif relatif au régime, à la classification ou au la qualification fiscale qui lui correspond soulevé dans la présente demande de rescrit fiscal.

TROISIÈMEMENT.- Conformément aux dispositions de l'article 65 du texte refondu de la Loi 21/2014, du 16 octobre, des bases de l'ordre juridique fiscal, la période applicable est l'année 2019 et les suivantes.

DESCRIPTION DES FAITS

Il s'agit du cas d'une société andorrane qui reçoit les factures de ses fournisseurs sous deux formats différents. Certains fournisseurs lui font parvenir la facture sur papier par courrier ordinaire et d'autres fournisseurs lui font parvenir une copie au format PDF par courrier électronique.

Par ailleurs, la société envisage la possibilité d'émettre les factures uniquement au format PDF et de les envoyer par courrier électronique à leurs destinataires.

QUESTION POSÉE

La demande de rescrit fiscal porte sur :

1. Le mode de conservation des factures reçues, que ce soit sur papier ou au format PDF. 2. La possibilité d'émettre les factures uniquement au format PDF et de les envoyer par courrier électronique à leurs destinataires.

POSITION DU DEMANDEUR

En vertu des dispositions du paragraphe troisième de l'article 77 de la Loi 11/2012, du 21 juin, de l'impôt général indirect (« Loi de l'IGI »), la conservation des factures « peut être effectuée par voie électronique [...] Lorsque le contribuable conserve par voie électronique les factures émises ou reçues, il doit garantir au ministère chargé des finances l'accès complet auxdites factures. L'obligation précédente est indépendante du lieu de conservation. »

Par ailleurs, l'article 17 du Décret portant approbation du Règlement régissant les obligations de facturation dispose que les factures ou documents de substitution reçus et les autres documents visés à l'article 16 « doivent être conservés par tout moyen, sur papier ou électronique, qui permette au ministère chargé des finances d'y accéder sans délai, sauf cause dûment justifiée. » À cet égard, ce même article considère comme « conservation par voie électronique celle effectuée au moyen d'équipements électroniques de traitement, y compris la compression numérique et le stockage de données, en utilisant des moyens optiques ou d'autres moyens électromagnétiques. » Enfin, la conservation par voie électronique visée à cet article « doit être effectuée de manière à en assurer la lisibilité dans le format original dans lequel ils ont été reçus ou émis. Les documents conservés par voie électronique doivent être gérés de manière à garantir un accès en ligne aux données, leur téléchargement à distance et leur utilisation par le ministère chargé des finances sur toute demande du ministère et sans retard injustifié. »

En ce qui concerne les règles d'émission des factures, l'article 76 de la Loi de l'IGI dispose que « les factures émises par l'entrepreneur ou le professionnel, par son client ou par un tiers, au nom et pour le compte dudit entrepreneur ou professionnel, peuvent être transmises par voie électronique, à condition que le destinataire des factures y ait consenti et que les moyens électroniques utilisés pour la transmission (cession) garantissent l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu. Les conditions requises de la facturation électronique sont déterminées par voie réglementaire. »

Enfin, l'article 15 du Décret portant approbation du Règlement régissant les obligations de facturation précise que « les factures peuvent être émises par tout moyen, sur papier ou sur support électronique. Les tickets ne peuvent être émis que sur papier. Les destinataires des factures peuvent exiger que les factures soient émises sur support papier, sans que cette émission n'entraîne pour eux aucun coût. »

Compte tenu de la réglementation transcrite, nous estimons que la société peut procéder à la numérisation des factures reçues sur papier et les conserver au format PDF, et ce indépendamment du format sous lequel elles ont été reçues, -papier ou électronique-, dès lors que l'article 77 de la Loi de l'IGI dispose expressément que la conservation peut être effectuée par voie électronique. En outre, il convient de tenir compte du fait que l'article 17 du Règlement régissant les obligations de facturation dispose clairement que les factures peuvent être conservées par tout moyen, sur papier ou électronique, sans exiger par conséquent la conservation sous les deux formats.

En ce qui concerne la possibilité d'émettre les factures uniquement au format PDF et de les envoyer par courrier électronique aux clients, nous estimons que cela est possible à condition d'obtenir le consentement du client, même tacite, et que celui-ci ne demande pas que la facture lui soit émise et envoyée sur support papier, ainsi que le prévoient les articles 76 de la Loi de l'IGI et 15 du Règlement régissant les obligations de facturation.

CONCLUSIONS

Au vu de ce qui a été exposé ci-dessus, nous estimons que la société andorrane a la possibilité de :

Premièrement.- Conserver au format PDF toutes les factures reçues, et ce indépendamment du format sous lequel elles ont été reçues (papier ou électronique), et sans qu'il soit nécessaire d'en conserver une copie papier.

Deuxièmement.- Émettre les factures uniquement au format PDF et les envoyer à leurs destinataires par courrier électronique, à condition que le client y consente, même tacitement, et que celui-ci ne demande pas expressément que la facture lui soit et émise et envoyée sur papier.

Réponse S'agissant de la première question, relative à la possibilité de conserver les factures reçues au format PDF, le Décret législatif, du 5-4-2017, de publication du texte refondu de la Loi 11/2012, du 21 juin, de l'impôt général indirect, dispose ce qui suit à l'article 77.1, relatif aux règles spéciales en matière de facturation : « Les factures reçues, les pièces justificatives comptables et les copies des factures émises doivent être conservées pendant le délai de prescription de l'impôt. La conservation peut être effectuée par voie électronique. Cette obligation peut être remplie par un tiers, qui doit agir au nom et pour le compte du contribuable. »

Quant à la deuxième question, relative au format d'émission des factures, la même Loi, en ce qui concerne les obligations formelles (déclaratives) des contribuables, établit ce qui suit à l'article 76.3 : « Les factures établies par l'entrepreneur ou le professionnel, par son client ou par un tiers, au nom et pour le compte dudit entrepreneur ou professionnel, peuvent être transmises par voie électronique, à condition que le destinataire des factures ait donné son consentement et que les moyens électroniques utilisés pour la transmission (cession) garantissent l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu. Les conditions requises de la facturation électronique sont déterminées par voie réglementaire. »

Par ailleurs, le 16 mai 2019 est entrée en vigueur la modification du Règlement régissant les obligations de facturation, publiée au BOPA n° 43, du 15 mai 2019. Cette norme harmonise l'utilisation des nouvelles technologies et des documents issus des échanges commerciaux et définit les conditions requises de la facturation électronique, de la conservation par voie électronique, ainsi que de l'émission et de la remise de factures par le client ou par un tiers visées aux articles 76 et 77 du Décret législatif de publication du texte refondu de la Loi 11/2012, du 21 juin, de l'impôt général indirect.

S'agissant de la conservation des factures reçues, le Règlement régissant les obligations de facturation prévoit ce qui suit aux articles 16 et 17 :

« Article 16. Obligation de conservation des factures, des documents substitutifs et d'autres documents

1. Les entrepreneurs ou professionnels doivent conserver pendant le délai prévu par la Loi relative aux bases de l'ordre juridique fiscal les documents suivants :

a) Les factures et les documents substitutifs reçus.

b) Les copies des factures, complètes et simplifiées, et les documents substitutifs émis.

c) En cas d'importations, le document administratif unique ou le document équivalent dûment visé, délivré par la Douane.

d) L'acte notarié documentant une opération.

2. Les documents doivent être conservés avec leur contenu original, de manière ordonnée et dans les délais et aux conditions fixés par le présent Règlement.

3. Ces obligations de conservation peuvent être matériellement remplies par un tiers, qui agit en tout état de cause au nom et pour le compte de l'entrepreneur ou professionnel ou du redevable, lequel est, en tout état de cause, responsable du respect des obligations de conservation établies par la présente norme.

Article 17. Conservation des factures et d'autres documents par voie électronique

1. Les obligations de conservation visées à l'article 16 peuvent être remplies au moyen de l'utilisation de moyens électroniques. À cet effet, on entend par conservation par voie électronique la conservation effectuée au moyen d'équipements électroniques de traitement, y compris la compression numérique et le stockage de données, en utilisant des moyens optiques ou d'autres moyens électromagnétiques.

L'obligation de conserver les factures par voie électronique peut être remplie par l'intermédiaire d'un tiers.

2. La conservation des documents par voie électronique doit être effectuée de manière à en assurer la lisibilité dans le format original dans lequel ils ont été reçus ou envoyés, ainsi que, le cas échéant, celle des données associées et des mécanismes de vérification de signature ou d'autres éléments autorisés garantissant l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu.

Le Ministère des Finances peut exiger à tout moment de l'expéditeur ou du destinataire des documents qu'il les transforme en langage lisible pour l'Administration fiscale.

3. Les documents conservés par voie électronique doivent être gérés et conservés par des moyens garantissant un accès en ligne aux données, ainsi que leur téléchargement à distance et leur utilisation par le Ministère des Finances face à toute demande d'utilisation et sans retard injustifié.

On entend par accès complet celui qui permet la visualisation, la recherche sélective, la copie ou le téléchargement en ligne et l'impression.

4. Les obligations de conservation peuvent également être remplies au moyen d'un service de confiance électronique consistant en la procédure de numérisation qualifiée des documents sur papier visée à l'article 23.3 de la Loi 35/2014, du 27 novembre, relative aux services de confiance électronique. »

Par conséquent, pour autant que les conditions requises définies dans les dispositions précitées soient remplies, la facture reçue sur support papier ou au format électronique pourra être conservée au format PDF.

S'agissant de la possibilité d'émettre également la facture au format PDF, le Règlement régissant les obligations de facturation dispose ce qui suit à l'article 15 :

« Article 15. Moyens d'émission ou documents substitutifs

1. Les factures ou les documents substitutifs pourront être émis par tout moyen, sur papier ou au format électronique, permettant à la personne tenue de les émettre de garantir l'authenticité de leur origine, l'intégrité de leur contenu et leur lisibilité, à compter de la date d'émission et pendant toute la période de conservation.

2. L'authenticité de l'origine de la facture, sur papier ou électronique, garantit l'identité de la personne tenue de l'émettre et de l'émetteur de la facture.

L'intégrité du contenu de la facture, sur papier ou électronique, garantit que ledit contenu n'a pas été modifié.

3. L'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu de la facture, sur papier ou électronique, peuvent être garanties par tout moyen de preuve admis en droit.

En particulier, l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu de la facture peuvent être garanties au moyen des contrôles de gestion usuels de l'activité entrepreneuriale ou professionnelle du redevable.

Lesdits contrôles de gestion doivent permettre de créer une piste d'audit fiable établissant le lien nécessaire entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui y est documentée.

4. Le consommateur final n'ayant pas la qualité d'entrepreneur ou professionnel peut exiger la remise de la facture sur support papier. »

En conséquence, les factures pourront être émises au format PDF pour autant que les conditions prévues dans cette disposition soient remplies.