Statut: vigent · Texte en vigueur au 22/10/2026 · Données jusqu’au BOPA du 21/10/2026 · Publiée au BOPA núm. 40, any 2023 (22/03/2023) · Page complète (historique des versions)
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Le présent Décret établit la Politique de gestion du dossier et du document électroniques du Gouvernement d'Andorre.
Les objectifs principaux du modèle de gestion sont de couvrir les principes fondamentaux suivants :
1. Efficacité dans la gestion. L'intégration d'outils de traitement et de gestion de dossiers électroniques accélère le fonctionnement de l'organisation et offre davantage de garanties quant à la réalisation des objectifs.
2. Efficience dans l'utilisation des ressources. L'utilisation du dossier et du document électroniques permet de réduire le temps consacré à la gestion de documents sur support papier, économise l'espace destiné à l'archivage et réduit le nombre de déplacements et la consommation de matériel.
3. Sécurité de l'information. La définition de systèmes de préservation documentaire permet d'appliquer des mécanismes automatisés afin de pouvoir contrôler l'accès à la documentation et aussi de pouvoir en garantir la conservation à long terme.
4. Transparence. Le fait que la documentation soit disponible sur un support facile à partager répond de manière adéquate à la volonté de soumettre à l'examen public le travail du Gouvernement.
1. L'objectif principal est d'assurer que les documents électroniques gérés au sein du Gouvernement soient authentiques, fiables, intègres et qu'ils servent à soutenir les fonctions et les activités du Gouvernement pendant la durée jugée nécessaire.
2. La Politique identifie les instruments et les modèles opérationnels, développés dans le Modèle de gestion du dossier et du document électroniques (MGEDE), en vue de sa mise en œuvre effective, en identifiant dans chaque cas quel domaine ou département est responsable de leur développement et de leur maintenance.
3. La présente Politique établit un ensemble de lignes directrices, de procédures et de pratiques afin de garantir une gestion efficiente des dossiers et des documents électroniques tout au long de leur cycle de vie, c'est-à-dire depuis le moment où ils sont générés, capturés ou intégrés au Système de gestion documentaire jusqu'à leur disposition finale, c'est-à-dire jusqu'à ce qu'ils soient éliminés ou conservés de manière permanente. Ces lignes directrices sont regroupées en trois domaines :
a) L'établissement de principes stratégiques dans la gestion du document électronique.
b) La caractérisation des principaux processus liés à la gestion de documents électroniques.
c) L'attribution de responsabilités aux organes et aux membres du Gouvernement pour la mise en œuvre et le développement de la présente Politique.
La présente Politique s'applique à la gestion des dossiers et des documents électroniques produits et conservés par le Gouvernement et ses entités rattachées. Elle concerne l'ensemble de son personnel, tant à caractère public que contractuel, qu'il soit en situation de dépendance directe ou par l'intermédiaire d'entreprises externes au moyen de conventions ou de toute autre modalité contractuelle.
La gestion du dossier et du document électroniques au sein du Gouvernement est régie par les principes suivants :
1. Les documents et dossiers administratifs produits dans l'environnement du Gouvernement doivent être créés sous forme de dossiers électroniques, pour autant que les mécanismes appropriés soient disponibles.
2. Les documents et dossiers soumis à la présente politique et au MGEDE correspondant sont les documents faisant partie de dossiers associés à des procédures administratives figurant dans le Cadre de classement du Gouvernement.
3. Les documents reçus sur support papier de sources externes au Gouvernement qui doivent être intégrés à un dossier électronique doivent être numérisés de manière qualifiée afin d'être intégrés sur support électronique.
4. Tous les documents à caractère administratif doivent appartenir à un dossier. Les dossiers doivent être classés conformément au Cadre de classement institutionnel et doivent être identifiés par un code unique formé par la numérotation consécutive au sein de chaque exercice.
5. Afin de permettre l'application homogène de la présente Politique, une analyse détaillée des procédures gérées par le Gouvernement doit être réalisée afin de pouvoir définir la typologie des documents que contiennent les dossiers associés à chaque procédure, en s'assurant que :
a) Tous les documents composant le dossier sont correctement identifiés et peuvent être intégrés au dossier électronique.
b) Tous les dossiers et documents sont décrits conformément aux dispositions du Vocabulaire de métadonnées du Gouvernement d'Andorre (chapitre 4 du MGEDE). La description doit inclure toutes les métadonnées possibles pendant la phase de traitement.
6. La conservation, le transfert, l'élimination et l'accès aux dossiers et aux documents sont régis par l'application systématique des tables d'évaluation et d'accès à l'information (TAAI), approuvées par la Commission nationale d'accès et d'évaluation de la documentation (CNAAD).
7. Du point de vue technologique, le Gouvernement dispose d'une plateforme unique de gestion documentaire conforme au présent MGEDE pour stocker et gérer les documents associés à son activité administrative appartenant à des dossiers ouverts, indépendamment des outils utilisés pour leur traitement. Toute la documentation électronique faisant partie de dossiers administratifs du Gouvernement qui ne se trouve pas sur cette plateforme doit y être migrée.
8. Le Gouvernement dispose de deux dépôts pour stocker les documents associés à son activité administrative appartenant à des dossiers clos, indépendamment des outils utilisés pour leur traitement, l'un spécifique à la documentation en phase semi-active et l'autre à la documentation en phase historique.
9. L'accès à la documentation est régi par les principes suivants :
a) La consultation des dossiers par le personnel du Gouvernement est établie dans le Modèle de sécurité et politiques d'accès (chapitre 11 du MGEDE).
b) Les citoyens ont librement accès à tous les dossiers et documents électroniques classés en libre accès par le Domaine des Archives et de la Gestion documentaire. Pour la documentation qui n'est pas en libre accès, l'accès peut être sollicité au moyen d'une demande d'accès à l'information.
L'application systématique de la Politique de gestion du dossier et du document électroniques requiert le travail coopératif des domaines et des acteurs suivants :
1. Le titulaire ou l'entité responsable en matière d'administration électronique et/ou de transformation/transition numérique, qui doit impulser ce MGEDE et en garantir la viabilité par l'affectation des ressources humaines et économiques nécessaires et attribuer des responsabilités pour l'adoption de ce qui est établi dans le MGEDE sur toutes les procédures du Gouvernement et identifier d'éventuels besoins d'extension ou de mise à jour de ce qui est établi.
2. La Commission de gestion du dossier et document électronique doit veiller à l'adoption et à la mise en œuvre de ce qui est établi dans le MGEDE et identifier d'éventuels besoins d'extension ou de mise à jour de ce dernier.
3. Le Cabinet juridique, qui doit garantir que les décisions adoptées conformément au MGEDE, ainsi que leur application sur les procédures, respectent les conditions requises et les obligations légales du Gouvernement.
4. Le Domaine des archives et de la gestion des documents, qui est responsable du développement et de la maintenance des instruments de gestion documentaire et de la gestion documentaire elle-même des dossiers et documents électroniques une fois la phase d'instruction terminée.
5. Le responsable des systèmes d'information, qui est le principal responsable du développement du modèle technologique et du modèle de sécurité du MGEDE et de la garantie du service des outils technologiques nécessaires à la gestion et à la préservation correctes des dossiers et documents électroniques.
6. Le responsable des Services de certification électronique, qui est responsable de garantir les outils d'identification et de signature électronique, ainsi que les outils permettant de la préserver.
7. Les responsables de la fonction publique, qui doivent garantir la réalisation de la formation nécessaire au personnel du Gouvernement pour comprendre et pouvoir appliquer correctement ce qu'établit le MGEDE, ainsi que l'adaptation des postes de travail au contexte de l'Administration électronique.
8. Les responsables de procédures, qui promeuvent la réingénierie des processus qui doivent veiller à la mise en œuvre correcte du MGEDE dans l'organisation et conformément à la procédure administrative.
9. Tout le personnel de quelque niveau que ce soit impliqué dans les tâches de gestion des dossiers et des documents électroniques, qui doivent appliquer les directives établies par le MGEDE dans toutes les actions et démarches quotidiennes qu'ils effectuent et, en particulier, maintenir les dossiers et les documents adéquats et complets permettant de satisfaire à l'obligation de rendre compte de l'action administrative du Gouvernement.
Les fonctions du titulaire ou de l'entité responsable en matière d'administration électronique et/ou de transformation/transition numérique relatives au dossier et au document électroniques sont les suivantes :
a) Définir les politiques visant à planifier, mettre à jour, exécuter et administrer le MGEDE.
b) Arrêter les directives et approuver les instructions techniques internes nécessaires pour rendre effective la mise en place du MGEDE.
c) Coordonner et exécuter les actions nécessaires pour mettre en pratique le MGEDE de manière effective.
d) Évaluer les ressources économiques et humaines nécessaires pour appliquer le MGEDE et s'en doter.
e) Garantir l'évolution et la maintenance du MGEDE afin qu'il soit adapté à tout moment à la situation spécifique du Gouvernement, aux changements technologiques et à la réglementation connexe à laquelle il est soumis, conformément à ce que propose la Commission dans le cadre du déploiement du MGEDE.
f) Impulser les actions de diffusion et de formation visant à appliquer le MGEDE dans toute l'organisation.
g) Valider le matériel nécessaire pour exécuter les actions de diffusion et de formation que décide la Commission, ainsi qu'en confier et en superviser l'exécution au personnel de communication et de formation du Gouvernement.
1. Il est créé la Commission de gestion du dossier et du document électroniques (CGEDE), qui a pour objet d'apporter un soutien technique et spécialisé au titulaire ou à l'entité responsable en matière d'administration électronique et/ou de transformation/transition numérique dans le développement, l'extension et la mise à jour du Modèle de gestion des dossiers et documents électroniques (MGEDE).
2. Les fonctions de cette Commission sont les suivantes :
a) Élaborer les documents et les rapports, identifier et proposer les politiques d'action pour satisfaire aux conditions requises nécessaires à la mise en place du Modèle de gestion des dossiers et documents électroniques (MGEDE).
b) Veiller à l'application correcte du Modèle.
c) Collaborer pour garantir l'évolution et la maintenance du MGEDE afin qu'il soit adapté à tout moment à la situation spécifique du Gouvernement, aux changements technologiques et à la réglementation connexe à laquelle il est soumis.
d) Collaborer au développement du matériel nécessaire pour mettre en pratique les actions de diffusion et de formation dans le cadre du déploiement du MGEDE.
e) Évaluer la mise à jour technologique et proposer des actions de migration.
f) Veiller à ce que les procédures de migration correspondantes soient appliquées à l'outil d'archivage.
g) Toute autre fonction qui lui est confiée.
1. La Commission est composée des membres suivants :
a) Une personne responsable de la coordination, qui peut être choisie parmi les membres de la Commission ou être nommée séparément.
b) Deux personnes du Domaine des archives et de la gestion documentaire.
c) Une personne du Département des systèmes d'information désignée dans le domaine technique et d'infrastructure.
d) Une personne du Département des systèmes d'information désignée dans le domaine fonctionnel et d'architecture.
e) Une personne du Bureau des processus.
f) Une personne du Bureau des services de confiance électronique de la Principauté d'Andorre.
g) Un/une juriste du Cabinet juridique. Un même membre de la Commission peut être nommé pour plusieurs domaines. Ce membre peut se faire assister par qui il juge le plus approprié à chaque moment. La Commission bénéficie du soutien ponctuel des domaines et des départements impliqués dans des tâches de gestion des dossiers et documents électroniques ainsi que d'un conseil externe.
2. Les membres titulaires de la Commission, ainsi que, au minimum, une personne suppléante pour chacun d'eux, sont nommés par le Gouvernement sur proposition du titulaire ou de l'entité responsable en matière d'administration électronique et/ou de transformation/transition numérique, et sont publiés au BOPA.
3. La participation à la Commission est obligatoire.
1. La Commission doit se réunir avec le titulaire ou l’entité responsable en matière d’administration électronique et/ou de transformation/transition numérique au moins deux fois par an, afin de lui exposer le travail accompli au cours de cette période et l’état des projets sur lesquels elle travaille.
2. La périodicité des réunions entre les membres de la Commission est définie en fonction des besoins des projets menés. Lors de chaque réunion, la personne responsable de la coordination désigne un autre membre de la CGEDE qui exerce la fonction de secrétaire. Ce dernier établit un procès-verbal consignant les décisions prises, dont le suivi est assuré lors des réunions successives en vue de leur exécution. Il incombe à la personne responsable de la coordination de convoquer la réunion au moins quinze jours à l’avance.
1. Phases du cycle de vie La gestion du document électronique au sein du Gouvernement prévoit le traitement des dossiers de manière homogène à travers les étapes qui composent leur cycle de vie, structurées selon les phases suivantes :
a) La phase active commence avec l'ouverture du dossier et englobe toute la vie du dossier tant que la procédure à laquelle il se rapporte est en cours d'instruction. Au cours de cette phase, des documents sont versés au dossier et le département chargé de l'instruction l'utilise afin de pouvoir documenter ses activités. Pour verser des documents au dossier, des processus d'enregistrement, de capture, de classement et de description sont appliqués. Une fois l'instruction terminée, le département responsable ordonne la clôture du dossier, ce qui entraîne son foliotage et le changement de phase et, par conséquent, le transfert de la responsabilité des dossiers à l'Area d'Arxius i Gestió de Documents.
b) Phase semi-active. Cette phase commence avec le processus de transfert postérieur à la clôture du dossier. Au cours de cette phase, il importe de garantir l'accessibilité de la documentation, de fournir des outils de recherche et d'appliquer correctement les politiques d'utilisation et d'accès. Les documents sont identifiés et éliminés lorsqu'ils ont complètement perdu leur valeur et leur utilité administrative, à condition qu'ils ne présentent pas une valeur historique justifiant leur conservation définitive, et, en tout état de cause, conformément aux dispositions des tableaux d'évaluation et d'accès à l'information approuvés par la Comissió Nacional d'Accés i Avaluació de la Documentació.
c) Phase inactive. Cette phase commence avec le transfert vers l'outil d'archivage électronique des dossiers à conservation définitive provenant de la phase semi-active. Au cours de la dernière phase du cycle de vie, la priorité du système est la préservation de l'authenticité et de l'intégrité des dossiers soumis à des politiques de sort final exigeant une conservation à très long terme ou à caractère définitif. La responsabilité des dossiers au cours de cette phase incombe à l'Area d'Arxius i Gestió de Documents. Tant au cours de cette phase qu'au cours de la précédente, les procédures applicables pour préserver l'authenticité et l'intégrité des documents pendant la durée requise sont développées au chapitre relatif à la préservation du MGEDE.
2. Processus de gestion documentaire Ces processus, qui sont nécessaires au bon respect du Modèle, sont développés en détail au moyen des instruments de gestion documentaire décrits à l'article 8 du présent décret.
a) Capture : il s'agit du processus d'intégration d'un document dans le Système de gestion documentaire de l'organisation. Elle obéit aux règles suivantes : les documents produits sous le contrôle du Gouvernement sont produits de préférence sur support électronique ; ceux qui proviennent de sources externes sur support papier sont numérisés de manière qualifiée préalablement à leur versement au dossier, dans la mesure du possible, et les documents capturés sont affectés à un dossier.
b) Enregistrement : les documents qui proviennent de sources externes sont inscrits dans un registre unique à numérotation séquentielle afin de permettre leur identification univoque ainsi que l'identification de la procédure ou du dossier auxquels ils se rapportent. Tous les dossiers du Gouvernement ont un numéro unique qui les identifie de manière univoque ; ce numéro est attribué au moment de leur création et est consécutif au sein de chaque année.
c) Classement : les dossiers sont classés en fonction de leur fonction au sein de l'organisation au moyen des séries documentaires décrites dans le Plan de classement visé à l'article 8.b de la présente Politique.
d) Description : la description des dossiers et des documents est effectuée conformément au Vocabulaire de métadonnées visé à l'article 8.d de la présente Politique.
e) Accès : afin de gérer les droits d'accès à la documentation, une analyse détaillée de chaque procédure est effectuée et sont définis tant le niveau de sécurité de la documentation associée que les groupes d'utilisateurs qui y ont accès au cours de chacune des phases du cycle de vie de la documentation.
f) Foliotage : lors de la clôture du dossier, un processus de foliotage lui est appliqué. Le foliotage génère un document supplémentaire d'index du dossier comportant la liste de tous les documents qu'il contient, y compris des mécanismes permettant d'en valider l'intégrité. Ce document d'index est signé automatiquement et sert de témoin principal de l'authenticité du dossier. La procédure concrète est décrite dans le Modèle technologique du MGEDE visé à l'article 8.c de la présente Politique.
g) Évaluation : pour chaque procédure identifiée dans le Plan de classement, un processus d'évaluation documentaire est appliqué, permettant de déterminer les critères selon lesquels la documentation peut être éliminée ou conservée dans les délais qui sont établis.
h) Conservation : en fonction du résultat de l'évaluation documentaire, les politiques de préservation énoncées à l'article 8.k sont appliquées au dossier.
i) Transfert : le transfert est le processus par lequel la responsabilité est transférée à l'Area d'Arxius i Gestió de Documents à partir de l'entrée du dossier dans la phase semi-active et, le cas échéant, la localisation d'un dossier dans un dépôt d'archives.
j) Destruction ou élimination : la destruction de documents est subordonnée à l'application des tableaux d'évaluation et d'accès à l'information approuvés par la Comissió Nacional d'Accés i Avaluació de la Documentació.
3. Association de métadonnées Le Gouvernement dispose d'un Vocabulaire de métadonnées qui intègre les conditions requises du Modèle de conditions requises pour la gestion des documents (Moreq) et du Plan directeur de préservation des objets numériques d'Andorre. Ce vocabulaire, appliqué aux dossiers, aux documents et aux signatures électroniques, en permet l'identification, la recherche et la gestion. Les systèmes informatiques qui interviennent dans l'instruction se chargent d'automatiser autant que possible le chargement des métadonnées. Les métadonnées qui n'ont pas pu être automatisées sont saisies manuellement par les responsables de l'instruction au moment de la création d'un dossier ou de la capture d'un document. Ce n'est que dans des cas exceptionnels que la saisie de certaines métadonnées est autorisée à l'issue du processus d'instruction, et toujours préalablement à la clôture du dossier.
4. Formation Le Plan de formation du Gouvernement comporte des dispositions de formation continue destinées au personnel qui participe à la production et au contrôle de la gestion des documents électroniques. En outre, toutes les personnes identifiées à l'article 6 de la présente Politique ont accès à une formation spécifique dans ce domaine.
5. Supervision et audit La bonne application de la présente Politique peut être soumise à des procédures périodiques d'audit afin d'en vérifier le respect ainsi que la bonne mise en œuvre des instruments visés à l'article 8 du présent décret.
6. Gestion de la Politique La maintenance et la mise à jour de la présente Politique relèvent de la Comissió de Gestió de l'Expedient i el Document Electrònics.
La présente Politique est mise en œuvre au moyen du développement d'une série d'instruments techniques qui établissent des directives concrètes et qui composent le Modèle de gestion du dossier et du document électroniques (MGEDE) du Gouvernement. Les instruments et le service chargé de leur développement et de leur mise à jour sont les suivants :
a) Cycle de vie des documents. Cet instrument décrit la manière dont sont traités, pour les documents électroniques, les phases et les processus principaux de leur cycle de vie, tels que mentionnés à l'article 7. Il est défini et tenu à jour par le Service des Archives et de la Gestion des Documents.
b) Cadre de classement. Cet instrument permet le classement des dossiers en fonction de leur fonction au sein de l'organisation, en intégrant cette information dans les tableaux d'évaluation et d'accès à l'information. Son développement et sa tenue à jour relèvent du Service des Archives et de la Gestion des Documents.
c) Modèle technologique. Il décrit la structure et le format des dossiers et des documents électroniques visés par la présente Politique ainsi que la manière d'en mettre en œuvre les directives sur les plateformes technologiques du Gouvernement. Son développement et sa tenue à jour relèvent du département chargé des systèmes d'information.
d) Vocabulaire de métadonnées. Il définit la manière de dénommer et de décrire les dossiers et les documents, en en normalisant la description au moyen d'un ensemble de métadonnées structurées. Son développement et sa tenue à jour relèvent du Service de l'Archive et de la Gestion des Documents en coordination avec le département chargé des systèmes d'information.
e) Catalogue des typologies documentaires. Il identifie les typologies de documents qui, d'un point de vue fonctionnel, composent les dossiers du Gouvernement. Son développement et sa tenue à jour relèvent du Service des Archives et de la Gestion des Documents.
f) Catalogue des formats documentaires. Il identifie les formats électroniques admis par le Gouvernement selon un catalogue de normes. Son développement et sa tenue à jour relèvent du Service des Archives et de la Gestion des Documents en coordination avec le département chargé des systèmes d'information.
g) Tableaux d'évaluation et d'accès à l'information (TAAI). Instrument qui permet la définition de politiques systématiques de conservation ou d'élimination et d'accès des dossiers relevant de chacune des procédures. Les tableaux sont approuvés par la Commission nationale d'accès et d'évaluation de la documentation et appliqués par le Service des Archives et de la Gestion des Documents.
h) Modèle de sécurité et politiques d'accès. Il développe les aspects de sécurité du dossier et du document électroniques découlant des réglementations applicables en matière de sécurité documentaire. Son développement et sa tenue à jour incombent au département chargé des systèmes d'information et à l'entité chargée de la transparence en coordination avec le Service des Archives et de la Gestion des Documents.
i) Modèle de numérisation qualifiée. Il décrit la procédure et les outils à utiliser pour produire des copies électroniques authentiques de documents sur support papier. Son développement et sa tenue à jour appartiennent au Service des Archives et de la Gestion des Documents en coordination avec le département chargé des systèmes d'information.
j) Modèle d'impression sécurisée. Il décrit la procédure permettant de produire et de délivrer des copies authentiques sur papier de documents originaux électroniques. Son développement et sa tenue à jour relèvent du département chargé des systèmes d'information en coordination avec le Service des Archives et de la Gestion des Documents.
k) Modèle de préservation. Il décrit la stratégie du Gouvernement visant à garantir la sécurité, l'authenticité et la disponibilité des documents électroniques à long terme. Son développement et sa tenue à jour relèvent du département chargé des systèmes d'information en coordination avec le Service des Archives et de la Gestion des Documents.
l) Politique de signature électronique et de certificats numériques. Elle définit la manière d'utiliser la signature électronique au sein de l'organisation, les certificats qui sont utilisés et admis, ainsi que les formats et les procédures technologiques qui s'appliquent à la création de signatures. Son développement et sa tenue à jour relèvent du responsable des Services de certification électronique avec la collaboration du Cabinet juridique.
Les mises à jour du Modèle doivent être publiées sur le Portail de la transparence du Gouvernement.
À l'entrée en vigueur du présent Décret, le Décret du 13-6-18 portant approbation de la Politique de gestion du document électronique du Gouvernement d'Andorre est abrogé, sauf l'annexe, qui contient le MGEDE, jusqu'à ce que celui-ci soit mis à jour conformément aux dispositions du présent Décret et rendu public au moyen du Portail web de la transparence.
À l'entrée en vigueur du présent Décret, le Décret portant modification du Règlement de la Commission directrice de la gestion documentaire et de la Commission de travail de la gestion documentaire, du 28 novembre 2018, ainsi que le Décret portant nomination des membres de la Commission de travail de gestion documentaire du 5 décembre 2018, sont abrogés.
Le ministre des Finances est habilité à procéder aux adaptations budgétaires nécessaires pour exécuter les dispositions du présent Décret.
Le présent Décret entre en vigueur le lendemain de sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre .