Article 12. Développement de la Politique

Article 12. Développement de la Politique

La présente Politique est mise en œuvre au moyen du développement d'une série d'instruments techniques qui établissent des directives concrètes et qui composent le Modèle de gestion du dossier et du document électroniques (MGEDE) du Gouvernement. Les instruments et le service chargé de leur développement et de leur mise à jour sont les suivants :

a) Cycle de vie des documents. Cet instrument décrit la manière dont sont traités, pour les documents électroniques, les phases et les processus principaux de leur cycle de vie, tels que mentionnés à l'article 7. Il est défini et tenu à jour par le Service des Archives et de la Gestion des Documents.

b) Cadre de classement. Cet instrument permet le classement des dossiers en fonction de leur fonction au sein de l'organisation, en intégrant cette information dans les tableaux d'évaluation et d'accès à l'information. Son développement et sa tenue à jour relèvent du Service des Archives et de la Gestion des Documents.

c) Modèle technologique. Il décrit la structure et le format des dossiers et des documents électroniques visés par la présente Politique ainsi que la manière d'en mettre en œuvre les directives sur les plateformes technologiques du Gouvernement. Son développement et sa tenue à jour relèvent du département chargé des systèmes d'information.

d) Vocabulaire de métadonnées. Il définit la manière de dénommer et de décrire les dossiers et les documents, en en normalisant la description au moyen d'un ensemble de métadonnées structurées. Son développement et sa tenue à jour relèvent du Service de l'Archive et de la Gestion des Documents en coordination avec le département chargé des systèmes d'information.

e) Catalogue des typologies documentaires. Il identifie les typologies de documents qui, d'un point de vue fonctionnel, composent les dossiers du Gouvernement. Son développement et sa tenue à jour relèvent du Service des Archives et de la Gestion des Documents.

f) Catalogue des formats documentaires. Il identifie les formats électroniques admis par le Gouvernement selon un catalogue de normes. Son développement et sa tenue à jour relèvent du Service des Archives et de la Gestion des Documents en coordination avec le département chargé des systèmes d'information.

g) Tableaux d'évaluation et d'accès à l'information (TAAI). Instrument qui permet la définition de politiques systématiques de conservation ou d'élimination et d'accès des dossiers relevant de chacune des procédures. Les tableaux sont approuvés par la Commission nationale d'accès et d'évaluation de la documentation et appliqués par le Service des Archives et de la Gestion des Documents.

h) Modèle de sécurité et politiques d'accès. Il développe les aspects de sécurité du dossier et du document électroniques découlant des réglementations applicables en matière de sécurité documentaire. Son développement et sa tenue à jour incombent au département chargé des systèmes d'information et à l'entité chargée de la transparence en coordination avec le Service des Archives et de la Gestion des Documents.

i) Modèle de numérisation qualifiée. Il décrit la procédure et les outils à utiliser pour produire des copies électroniques authentiques de documents sur support papier. Son développement et sa tenue à jour appartiennent au Service des Archives et de la Gestion des Documents en coordination avec le département chargé des systèmes d'information.

j) Modèle d'impression sécurisée. Il décrit la procédure permettant de produire et de délivrer des copies authentiques sur papier de documents originaux électroniques. Son développement et sa tenue à jour relèvent du département chargé des systèmes d'information en coordination avec le Service des Archives et de la Gestion des Documents.

k) Modèle de préservation. Il décrit la stratégie du Gouvernement visant à garantir la sécurité, l'authenticité et la disponibilité des documents électroniques à long terme. Son développement et sa tenue à jour relèvent du département chargé des systèmes d'information en coordination avec le Service des Archives et de la Gestion des Documents.

l) Politique de signature électronique et de certificats numériques. Elle définit la manière d'utiliser la signature électronique au sein de l'organisation, les certificats qui sont utilisés et admis, ainsi que les formats et les procédures technologiques qui s'appliquent à la création de signatures. Son développement et sa tenue à jour relèvent du responsable des Services de certification électronique avec la collaboration du Cabinet juridique.